Richtlinienbeschreibung & Zweck

Unsere Richtlinien zur Überprüfung des Mitarbeiterhintergrunds beziehen sich auf unsere Richtlinien zur Untersuchung des Hintergrunds unserer Bewerber im Rahmen unseres Einstellungsprozesses. Hintergrundüberprüfungen helfen uns:

• Erhalten Sie Einblick in den Hintergrund der Kandidaten.
• Stellen Sie sicher, dass wir zuverlässige Mitarbeiter einstellen.
• Überprüfen Sie die Informationen der Kandidaten auf Wahrhaftigkeit und Richtigkeit
• Screening-Kandidaten, die wegen schwerwiegenden kriminellen Verhaltens verurteilt wurden.

Geltungsbereich

Diese Richtlinie zur Überprüfung des Mitarbeiterhintergrunds gilt für Kandidaten, die den Einstellungsprozess unseres Unternehmens durchlaufen . Dies kann auch für interne Kandidaten gelten, die für eine Beförderung oder einen Transfer in Betracht gezogen werden.

Richtlinienelemente

Hintergrundüberprüfungen können Folgendes umfassen:

• Strafregister .
• Kreditberichte.
• Drogentests.
• Überprüfungsberichte (z. B. Identität, frühere Beschäftigung, Ausbildung, SSN)
• Fahraufzeichnungen .
• Referenzprüfungen.

Nicht alle Kandidaten müssen alle von uns angebotenen Hintergrundprüfungen bestehen, bevor unser Unternehmen sie anstellt. Jede Position hat ihre eigenen Anforderungen. Zum Beispiel können Fahraufzeichnungen für vor Ort zuverlässige Verkäufer und Taxifahrer relevant sein, nicht jedoch für die Einstellung von Büroleitern. Das grundlegende Hintergrund-Screening umfasst

Lokale Gesetze können bestimmte Arten von Hintergrundprüfungen verbieten oder einschränken. Wir halten uns jederzeit an die gesetzlichen Richtlinien.

Strafregisterprüfungen sind unerlässlich, wenn Kandidaten für Positionen interviewen, in denen sie:

• unser Unternehmen vertreten und sich mit unserem befassen Kunden oder Stakeholder.
• Zugang zu sensiblen und vertraulichen Informationen
• Umgang mit Geld und Finanzen
• Kontakt zu Kindern oder älteren Menschen haben

Wann sollten Sie eine Mitarbeiter-Hintergrundprüfung durchführen?

In den meisten Fällen kosten Hintergrundprüfungen Zeit und Geld. Wir empfehlen Personalchefs und Personalmitarbeitern, Kontrollen sparsam durchzuführen: vorzugsweise in der letzten Runde der Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, oder bei Kandidaten, die sie für die Einstellung ausgewählt haben. Gemäß den örtlichen Gesetzen muss ein Kandidat möglicherweise ein Angebot zur Hand haben, bevor wir um Erlaubnis für eine Hintergrundprüfung bitten. Wir werden alle Gesetze einhalten.

Hintergrund-Screening sollte nicht dazu verwendet werden, jemanden zu disqualifizieren oder die Anzahl der Bewerber für eine Stelle zu verringern. Hintergrundüberprüfungen sollen eine Einstellungsentscheidung verstärken und sicherstellen, dass Kandidaten, die für einen Job ausgewählt wurden, geeignet sind.

Verantwortlichkeiten unseres Unternehmens

Die Einstellung von Managern und Personalmitarbeitern muss:

• Informieren Sie die Kandidaten darüber, dass in der Stellenanzeige eine Hintergrundprüfung erforderlich ist.

• Bitten Sie die Kandidaten, vor der Durchführung einer Hintergrundprüfung eine schriftliche Genehmigung einzuholen, und teilen Sie ihnen mit, wie Der Vorgang dauert lange.

• Stellen Sie einen seriösen und zuverlässigen Anbieter für Hintergrundüberprüfungen ein. Bei der Auswahl eines Anbieters zu berücksichtigende Kriterien sind: Kosten, Rechtmäßigkeit, Verpflichtung zur Vertraulichkeit und Bearbeitungszeit. Wenn unser aktueller Anbieter unsere Anforderungen für diese Kriterien nicht erfüllt, sollte die Personalabteilung nach einem neuen Anbieter suchen.

• Informieren Sie die Kandidaten über die Ergebnisse ihrer Hintergrundprüfungen und darüber, was wir planen do (Kandidaten ablehnen oder in die nächste Einstellungsphase verschieben) Anbieter von Hintergrundprüfungen sollten Kandidaten Kopien ihrer Ergebnisse geben.

• Führen Sie eine Hintergrundprüfung für alle Kandidaten durch, die die for durchlaufen eine bestimmte Position, ohne bestimmte Personen zu diskriminieren.

• Geben Sie den Kandidaten Informationen, die sie benötigen, um einen Bericht zu bestreiten oder Probleme zu lösen, die bei einer Hintergrundüberprüfung auftreten.

Die Einstellung von Managern / Personal muss den Bewerbern mitteilen, dass eine saubere Hintergrundprüfung keine Anstellung garantiert, es sei denn, sie haben bereits ein mündliches Stellenangebot erhalten.

Was ist mit negativen Ergebnissen zu tun?

Strafregister disqualifizieren Kandidaten nicht automatisch vom Einstellungsprozess, es sei denn, sie werden wegen schwerer Straftaten (z. B. sexueller Übergriffe) verurteilt. Wir w Ich kann den Inhalt von Strafregistern nach folgenden Kriterien beurteilen:

• Anzahl der strafrechtlichen Verurteilungen wegen derselben Straftat.
• Zeit, die seit der letzten strafrechtlichen Verurteilung vergangen ist.
• Wie sich die strafrechtliche Verurteilung auf die Position bezieht.

Beachten Sie, dass Personal- / Einstellungsmanager bei der Überprüfung der Hintergrundprüfung eines Kandidaten Verurteilungen und keine Festnahmen berücksichtigen.

Personal- und Einstellungsmanager sollten die Interessen des Unternehmens berücksichtigen, wenn sie die Schwere von Problemen bewerten, die Hintergrundprüfungen aufdecken. Zum Beispiel sollten Kandidaten, die für eine Position in Betracht gezogen werden, bei der ein Firmenfahrzeug gefahren wird, mindestens zwei Jahre sauber fahren. Personal- und Einstellungsmanager sollten Kandidaten ablehnen, die wegen Fahrens verurteilt wurden, während sie in den letzten zwei Jahren betrunken waren.

Wenn Personalchefs und Personalabteilung entscheiden, dass ein bestimmter Kandidat ein hohes oder unangemessenes Risiko für unser Unternehmen mit sich bringt, sollten sie den Kandidaten im Allgemeinen ablehnen.

Personal- und Personalmanager können Kandidaten zur Diskussion anrufen Die Ergebnisse ihrer Hintergrundüberprüfungen bei geringfügigen Unstimmigkeiten (z. B. eine suspendierte Lizenz). Wenn die Kandidaten zufriedenstellend antworten, werden sie möglicherweise weiterhin für die Zusammenarbeit mit unserem Unternehmen eingestellt.

Verfahren

Wir ein transparentes Einstellungsverfahren anstreben, das die Rechte der Bewerber achtet. Wir empfehlen Personalmanagern und Personalmitarbeitern, dieses Verfahren für das Hintergrund-Screening einzuhalten:

1. Einstellungsmanager und Personalabteilung besprechen, ob für eine Position eine Hintergrundprüfung erforderlich ist und was die Prüfung beinhalten wird.
2. Einstellungsmanager vermerken in der Stellenanzeige, dass vor der Einstellung eine Hintergrundprüfung erforderlich ist.
3. Wenn die endgültigen Kandidaten (ein oder mehrere Finalisten) ausgewählt werden, wenden sich Einstellungsmanager oder die Personalabteilung an die Kandidaten, um eine schriftliche Genehmigung zu erhalten für Hintergrundüberprüfungen und erläutern Sie den Vorgang. Dies kann über ein Bewerber-Tracking-System (ATS) erfolgen.
4. Wenn sich Kandidaten weigern, ein Hintergrund-Screening durchzuführen, informiert die Personalabteilung sie darüber, dass sie für die Position nicht berücksichtigt werden. Wenn die Kandidaten eine schriftliche Genehmigung erteilen, können die Anbieter von Hintergrundüberprüfungen die Überprüfung einleiten.
5. Sobald die Personalabteilung die Ergebnisse der Hintergrundüberprüfung erhalten hat, besprechen die Mitarbeiter diese mit den Personalmanagern, um die nächsten Schritte für die Kandidaten und die Position zu bestimmen.
6. Einstellungsmanager informieren Kandidaten über ihre Entscheidungen und stellen sicher, dass sie Kopien ihrer individuellen Hintergrundprüfberichte erhalten. Wenn negative Ergebnisse vorliegen, müssen Personal- / Einstellungsmanager den Kandidaten mitteilen, wie sie den Bericht anfechten können.

Unsere Vertraulichkeits- und Datenschutzrichtlinien gelten immer für aufgedeckte Hintergrundinformationen.

Haftungsausschluss: Diese Richtlinienvorlage soll allgemeine Richtlinien enthalten und als Referenz verwendet werden. Es berücksichtigt möglicherweise nicht alle relevanten lokalen, staatlichen oder bundesstaatlichen Gesetze und ist kein juristisches Dokument. Weder der Autor noch Workable übernehmen eine rechtliche Haftung, die sich aus der Verwendung dieser Richtlinie ergeben kann.

Weiterführende Literatur

• Was Arbeitgeber über Hintergrundüberprüfungen wissen müssen – Equal Employment Opportunity Commission (EEOC)
• Screening vor der Einstellung: Tipps zur Navigation in unangenehmen Gesprächen
• Die 8 wichtigsten Arbeitgeberinformationen zur Überprüfung des Beschäftigungshintergrunds
• Tipps zur Auswahl Der beste Hintergrundprüfungsdienst