Rád bych Microsoft PowerPoint považoval za test základních marketingových dovedností. Chcete-li vytvořit úspěšnou prezentaci, musím prokázat designové dovednosti, technickou gramotnost a smysl pro osobní styl.

Pokud má prezentace problém (například nezamýšlené písmo, nefunkční odkaz nebo nečitelný text) , pak jsem test pravděpodobně neprospěl.

Stáhnout nyní

I když je moje mluvená prezentace dobře nacvičená, špatný vizuální zážitek ji může divákům zničit.

Odbornost neznamená nic bez dobré prezentace, která ji podpoří. Pro začátečníky si níže vezměte svou sbírku bezplatných šablon PowerPointu a pomocí následujících tipů zdokonalte svou další prezentaci.

Bez ohledu na vaše téma závisí úspěšné PowerPoints na třech hlavních faktorech: vašem ovládání PowerPointu návrhové nástroje, vaše pozornost prezentačním procesům a vaše oddanost konzistentnímu stylu. Zde je několik jednoduchých tipů, které vám pomohou začít zvládat každý z těchto faktorů, a nezapomeňte si prohlédnout další zdroje ve spodní části tohoto příspěvku.

Jak vytvořit prezentaci PowerPoint

Prezentace se skládá z několika snímků a nyní, když víte, jak ji vytvořit, se můžete ponořit hlouběji do PowerPoint možnosti.

Znovu otevřete prázdnou prezentaci nebo začněte od té, kterou jste již vytvořili.

Pokud jste již vytvořili prezentaci, dvojitým kliknutím na ikonu otevřete existující ile. Jinak otevřete Microsoft PowerPoint, klikněte na „Soubor“ v levém horním rohu a klikněte na „Nová prezentace“. Odtud můžete podle pokynů nastavit novou prezentaci.

Vyberte „motiv“ nebo si vytvořte vlastní.

Společnost Microsoft nabízí integrovaná témata a barevné varianty, které vám pomohou navrhujete své snímky soudržným vzhledem. Chcete-li si vybrat z těchto předpřipravených motivů, vyberte znovu kartu „Soubor“, vyberte možnost „Nové“, vyberte jednu z možností a klikněte na „Vytvořit“.

Jinak můžete použít prvky aplikace PowerPoint, vaše smysl pro design a paleta barev vaší značky pro vytvoření vlastního „motivu“.

Vytvořte řadu snímků pro různé účely.

Nechcete prezentovat stejné přesný snímek, jen s různým obsahem. To by vaše publikum nudilo. Zajistěte, abyste vytvořili více variant, aby vyhovovaly některým běžným způsobům použití snímků. Minimálně budete potřebovat:

• Titulní snímek
• Snímek agendy nebo obsahu
• Snímek představující řečníka
• Různé snímky obsahu (vytvářejte různá rozvržení podle toho, jaký druh multimédií budete používat)

Pomocí funkce Duplikovat snímky můžete ušetřit čas.

Neexistuje žádný důvod k vytváření těchto návrhů znovu a znovu. Nyní, když máte několik, z nichž můžete čerpat, je můžete před vložením obsahu jednoduše duplikovat. Zde je postup:

1. V levém podokně klikněte pravým tlačítkem na miniaturu snímku, který chcete duplikovat.
2. Z rozbalovací nabídky vyberte možnost „Duplikovat snímek“.

Toto automaticky přidá kopii tohoto snímku do prezentace. Odtud jej můžete přizpůsobit svým potřebám.

Přidejte do snímků přechody (volitelně).

Hotovo, přechody mohou vaší prezentaci přidat trochu pohybu a herectví. . PowerPoint obsahuje několik přechodů, ze kterých si můžete vybrat.

Chcete-li k nim přistupovat, vyberte na horním pásu karet kartu Přechody. Odtud můžete vybrat přechod, jehož náhled chcete zobrazit na obrazovce. Chcete-li jej dále přizpůsobit, klikněte na „Možnosti efektů“ a pohrajte si s funkcemi, abyste našli něco, co vám vyhovuje. Chcete-li přechod odebrat, vyberte možnost Přechody a klikněte na Žádný.“

Přidejte do snímků animace (volitelně).

Stejně jako přechody mohou animace přidat pohyb, odhalit informace a pomoci vám podtrhnout body, které chcete během řeči zasáhnout. při animaci prvku postupujte takto:

1. Kliknutím na něj vyberte prvek, který chcete animovat.
2. Na horní liště vyberte „Animace“.
3. Budete mít možnost vybrat si z několika efektů zobrazených na pásu karet.
4. Kliknutím na jeden získáte náhled.
5. Chcete-li přizpůsobit animaci, vyberte „Možnosti efektů . “
6. Chcete-li animaci odebrat, klikněte na pásu karet na„ Žádná “.

Mezi způsoby přizpůsobení animací patří:

• Na kliknutí
• S předchozím
• po předchozím
• trvání
• zpoždění

tyto popište, jak chcete, aby se efekt choval, takže si s nimi pohrajte, dokud nenajdete efekt, který vám vyhovuje.

Budete mít také možnost přesouvat animace během úprav ur snímky s funkcí „Změnit pořadí animace“ na horním pásu karet.

Uložte prezentaci.

Klikněte na „Soubor“ a „Uložit“ a určete, do které složky nebo cíle chcete chcete, aby byl váš PowerPoint uložen.

Spusťte prezentaci.

Vždy je dobré provést zkušební provoz, abyste se ujistili, že jsou vaše snímky správně nastaveny a vaše animace se střílí tak, jak jsou od nich očekáváte.

Chcete-li prezentovat svůj PowerPoint, přejděte na kartu „Prezentace“ a klikněte na „Přehrát od začátku“. Snímek pokryje celou obrazovku a zablokuje plochu a software PowerPoint. To je proto, že vaše publikum (v tomto případě vy pro zkušební provoz) se zaměřuje výhradně na vizuální prvky vaší prezentace.

Posuňte snímky.

Až budete hotovi s jedním snímkem a chcete zobrazit další ve své sekvenci, klikněte v prezentačním režimu myší. Tím se snímek posune.

PowerPoint Style

1 . Nenechte PowerPoint rozhodovat o tom, jak používáte PowerPoint.

Společnost Microsoft chtěla uživatelům aplikace PowerPoint poskytnout mnoho nástrojů. To ale neznamená, že byste je měli používat všechny. Zde je několik klíčových věcí, na které je třeba dávat pozor:

• Před přijetím se ujistěte, že přednastavená témata PPT doplňují vaše potřeby.
• Pokuste se přestat používat výchozí nastavení Microsoft Office písma, Calibri a Cambria. Používání těchto dvou písem může způsobit, že se prezentace bude zdát ohromující.
• Profesionálové by nikdy neměli používat akční zvuky PPT. (Zvažte prosím své publikum nad osobními preferencemi.)
• PowerPoint umožňuje odrážení automaticky, ale zeptejte se sami sebe: Jsou kulky skutečně vhodné pro to, co musíte udělat? Někdy jsou, ale ne vždy.
• Nedávná výchozí nastavení PPT zahrnují malý stín na všech tvarech. Odstraňte tento stín, pokud to skutečně není potřeba. Nenechávejte také tvary v jejich výchozí modré barvě.

2. Vytvořte vlastní velikosti snímků.

Zatímco vy obvykle se u většiny prezentací lze zbavit výchozí velikosti snímků, budete ji možná muset upravit u větších prezentací na podivně velkých displejích. Pokud to potřebujete udělat, postupujte takto.

Tip: Změňte velikost snímky, než k nim přidáte nějaké objekty, jinak se rozměry vašich objektů zkosí.

3. Upravte design šablony snímku.

Často je mnohem jednodušší upravit šablonu PowerPointu, než začnete – tímto způsobem nemusíte každý snímek navrhovat ručně. Takto to děláte.

• V horní navigaci vyberte možnost „Motivy“.
• Zcela vpravo klikněte na „Upravit předlohu“ a poté na „Předloha snímků. „
• Proveďte požadované změny a klikněte na„ Zavřít předlohu. “Všechny aktuální i budoucí snímky v této prezentaci budou tuto šablonu používat.

4. Při psaní textu pamatujte na své publikum.

Významnou součástí obsahu PowerPointu je text. Skvělá kopie může vaši prezentaci rozbít nebo rozbít, takže hodnocení vaší písemné práce z několika různých úhlů vás může působit přesvědčivěji. Přemýšlení o tom, jak je váš text přijat, odlišuje dobré přednášející od nejlepších.

Typografie:

Mnoho lidí podceňuje vliv písma, ale výběr správného písma je důležitý – vnímání typu písma může ovlivnit dojem publika na vás. správné písmo je příležitost vyjádřit konzistentní osobnost značky a profesionalitu.

Některá písma jsou považována za čistá a profesionální, ale to neznamená, že jsou nudná. Běžnou chybou je myšlenka, že vaše písmo není „dostatečně vzrušující“, což vás může vést k výběru písma, které odvádí pozornost od vaší celkové zprávy.

Zdroj: Workfront

To znamená, že stále můžete používat zábavná a výstřední písma – s mírou. Kompenzace zábavného písma nebo velkých písmen něčím profesionálnějším může vytvořit poutavou prezentaci. Především se ujistěte, že jste konzistentní, aby vaše prezentace vypadala na každém snímku stejně, aby vaše publikum nebylo rozptylováno příliš mnoha různorodými typy písma.

Zdroj: Design Shack

5. Zkontrolujte, zda jsou všechny vaše objekty správně zarovnány.

Správné zarovnání objektů na snímku je klíčem k tomu, aby vypadal naleštěně a profesionálně. Můžete se pokusit ručně seřadit své obrázky … ale všichni víme, jak to obvykle funguje. Snažíte se zajistit, aby všechny vaše objekty visely uprostřed vašeho snímku, ale když je tam přetáhnete, stále to nevypadá úplně správně. Zbavte se této hádanky a nechte PowerPoint pomocí tohoto triku působit magicky.

Jak zarovnat více objektů:

• Vyberte všechny objekty podržením klávesy „Shift“ a kliknutím na všechny z nich.
• Na horním panelu možností vyberte možnost „Uspořádat“ a poté vyberte možnost „Zarovnat nebo distribuovat“.
• Vyberte typ zarovnání, které se vám líbí.

Jak zarovnat objekty na snímek:

• Vyberte všechny objekty podržením dolů „Shift“ a kliknout na všechny z nich.
• Na horní liště možností vyberte „Uspořádat“ a poté vyberte „Zarovnat nebo distribuovat“.
• Vyberte „Zarovnat na snímek“.
• Znovu vyberte možnost „Uspořádat“ na horním panelu možností a poté vyberte možnost „Zarovnat nebo distribuovat“.
• Vyberte typ zarovnání, které se vám líbí.

PowerPoint Design

6. K lepší kontrole návrhů svých objektů použijte „Nabídky formátování“.

Nabídky formátování vám umožňují provádět jemné úpravy, které se jinak zdají nemožné. Chcete-li to provést, klikněte pravým tlačítkem na objekt a vyberte možnost „Formátovat“. Zde můžete doladit stíny, upravit měření tvarů, vytvářet odrazy a mnoho dalšího. Vyskakovací nabídka vypadá takto:

Ačkoli hlavní možnosti najdete na panelech nástrojů formátu PowerPoint, hledejte úplnou kontrolu v nabídce okna formátu. Mezi další dostupné možnosti patří:

• Úprava textu uvnitř tvaru.
• Vytváření přirozeného perspektivního stínu za objektem.
• Barvení fotografií ručně a pomocí automatických možností.

7. Využijte výhody tvarů aplikace PowerPoint.

Mnoho uživatelů si neuvědomuje, jak flexibilní nástroje pro tvarování aplikace PowerPoint se staly. V kombinaci s rozšířenými možnostmi formátu, které společnost Microsoft vydala v roce 2010, je potenciál dobrého designu s tvary snadno dostupný. PowerPoint poskytuje uživateli spoustu skvělých tvarových možností nad rámec tradičních obdélníkových, oválných a zaoblených obdélníkových vzorů, na rozdíl od profesionálních návrhových programů, jako je Adobe Creative Suite nebo Quark.

Dnešní tvary zahrnují vysoce funkční inteligentní tvary funkce, která vám umožní okamžitě vytvářet diagramy a vývojové diagramy. Tyto nástroje jsou zvláště cenné, když vezmete v úvahu, že PowerPoint je vizuální médium. Odstavce a seznamy odrážek jsou nudné – pomocí obrazců můžete vyjádřit svou zprávu jasněji.

8. Vytvářejte vlastní tvary.

Když vytváříte tvar, klikněte pravým tlačítkem a stiskněte „Upravit body“. Úpravou bodů můžete vytvářet vlastní tvary, které vyhovují vašim konkrétním potřebám. Například můžete změnit tvar šipek tak, aby odpovídaly rozměrům, které se vám líbí.

Další možností je kombinovat dva tvary dohromady. Při výběru dvou tvarů klikněte pravým tlačítkem a v podnabídce „Seskupení“ zobrazte různé možnosti.

• Kombinace vytvoří vlastní tvar, který má překrývající se části dvou předchozích tvarů out.
• Union vytvoří jeden zcela sloučený tvar.
• Intersect vytvoří tvar pouze překrývajících se částí dvou předchozích tvarů.
• Odečtení vyřízne překrývající se tvar část jednoho tvaru od druhého.

Použitím těchto nástrojů místo toho, abyste se snažili přesně upravovat body, můžete vytvářet přesně měřené vlastní tvary.

9. Ořízněte obrázky do vlastních tvarů.

Kromě vytváření vlastních tvarů v prezentaci můžete také použít PowerPoint k oříznutí existujících obrázků do nových tvarů.Takto to děláte:

Další informace o vytváření obrázků pro vaše marketingové kanály naleznete ve videu níže.

10. Současné webové stránky v aplikaci PowerPoint.

Tradice říká, že pokud chcete zobrazit web v PowerPointu, měli byste pouze vytvořit odkaz na stránku a vyzvat prohlížeč k otevření. Pro uživatele PC existuje lepší volba.

Software třetích stran, který plně integruje do záložky vývojáře aplikace PowerPoint lze použít k vložení webu přímo do vašeho PowerPointu pomocí normálního prvku iframe HTML. Jedním z nejlepších nástrojů je LiveWeb, software třetí strany vyvinutý nezávisle.

Pomocí LiveWeb, nemusíte přerušovat svůj PowerPoint a vaše prezentace zůstane plynulá a přirozená. Ať už vložíte celou webovou stránku nebo jen video z YouTube, může to být vysoce kvalitní vylepšení od třetí strany.

Bohužel „Uživatelé počítačů Mac nemají podobnou možnost druhou možností je pořizovat snímky obrazovky z webu, propojit je pomocí prohlížeče nebo vložit média (například video z YouTube) stažením přímo do počítače.

11. Zkuste použít GIF.

GIF jsou smyčkové animované obrázky sloužící ke komunikaci nálady, nápadu, informací a mnohem více. Uživatelé přidávají soubory GIF do powerpointů, aby byli zábavní nebo rychle ukázali proces. Přidávání souborů GIF do snímků je snadné. Postupujte takto:

Proces aplikace PowerPoint

12. Snažte se o to jednoduché.

PowerPoint je vynikající nástroj pro podporu vaší prezentace vizuálními informacemi, grafikou a doplňkovými body. To znamená, že váš powerpoint by neměl být celou vaší prezentací. Vaše snímky – bez ohledu na to, jak kreativní a krásné – by neměly být hvězdou ukázat. Udržujte svůj text a obrázky jasné a stručné, používejte je pouze k doplnění své zprávy a autority.

Pokud vaše snímky obsahují husté a přeplněné informace, bude to publikum rozptylovat a bude mnohem pravděpodobnější, že ztratíte jeho pozornost. Nic ve vašich snímkách by nemělo být zbytečné! Udržujte svou prezentaci přesvědčivou a udržujte ji čistou. Existuje několik způsobů, jak toho dosáhnout:

• Omezit odrážky a text.
• Vyhýbejte se odstavcům a dlouhým uvozovkám.
• Udržujte „prázdné místo“ nebo „negativní prostor“.
• Udržujte procenta, grafy a data super základní.

13. Vložte soubory písem.

Jedním z neustálých problémů moderátorů s PowerPointem je, že se písma mění, když se moderátoři přesunou z jednoho počítače do druhého. Ve skutečnosti se písma nemění – prezentační počítač prostě nemá nainstalované stejné soubory písem. Pokud používáte počítač a prezentujete na počítači, pak je tento problém bezproblémový. (Pokud používáte systémy Mac, řešení je trochu drsnější. Viz Tip č. 11.)
Tady je trik: Když ukládáte soubor PowerPoint (pouze v počítači), měli byste kliknout na Uložit možnosti v části „Uložit jako“. … “Dialogové okno. Poté zaškrtněte políčko „Vložit písma TrueType“ a stiskněte „OK“. Vaše prezentace nyní zachová soubor písem a vaše písma se při přesunu počítačů nezmění (pokud prezentaci nedáte v počítačích Mac).

14. Uložte snímky jako soubory JPEG.

V aplikaci PowerPoint pro Mac 2011 neexistuje možnost vložit písma do prezentace. Pokud tedy nepoužíváte všudypřítomná písma jako Arial nebo Tahoma, vaše PPT se pravděpodobně setká se změnami písma na různých počítačích.

Nejjistějším způsobem, jak tomu zabránit, je uložení finální prezentace ve formátu JPEG a následné vložení těchto JPEG na vaše snímky. Na počítačích Mac mohou uživatelé snadno přetahovat soubory JPEG do PPT s rychlou dobou načítání. Pokud ve své prezentaci nepoužíváte akce, pak tato možnost funguje obzvláště dobře.

Pokud chcete, aby se vaše prezentace zobrazovala „animovaná“, budete si muset trochu pohrát. Vše, co musíte udělat ukládá JPEG z každého „snímku“ animace. Ve své finální prezentaci pak tyto JPEG pouze zobrazíte v pořadí, v jakém chcete, aby se animace zobrazovala. Zatímco technicky budete mít místo jeden původní, vaše publikum rozdíl nezná.

Důležité upozornění: Pokud váš soubor PPT obsahuje mnoho souborů JPEG, velikost souboru se zvětší.

15. Vložit multimédia.

PowerPoint vám umožňuje buď externě odkazovat na video / zvukové soubory, nebo vložit média přímo do vaší prezentace. Tyto soubory byste měli vložit, pokud můžete, ale pokud používáte Mac, ve skutečnosti nemůžete vložte video (viz poznámka níže). U počítačů existují dva skvělé důvody pro vložení:

• Vkládání umožňuje přehrávat média přímo ve vaší prezentaci. Budu vypadat mnohem profesionálněji než přepínání mezi okny.
• Vložení také znamená, že soubor zůstane v prezentaci PowerPoint, takže by se měl hrát normálně bez práce navíc (kromě počítačů Mac).

Poznámka: Uživatelé PowerPointu v Mac OS by měli být při používání multimediálních souborů velmi opatrní.

Pokud používáte PowerPoint pro Mac, budete si vždy muset video přinést a / nebo zvukový soubor s sebou ve stejné složce jako prezentace PowerPoint. Nejlepší je vložit video nebo zvukové soubory, jakmile prezentace a složka obsahující složku budou uloženy na přenosnou jednotku do jejich trvalé složky. Pokud se prezentace bude přehrávat na počítači se systémem Windows, uživatelé Mac se musí ujistit, že jejich multimediální soubory jsou ve formátu WMV. Tento tip se trochu zkomplikuje, takže pokud chcete PowerPoint používat efektivně, zvažte použití stejného operačního systému pro navrhování a prezentaci bez ohledu na to.

16. Přineste si vlastní hardware.

Mezi operačními systémy je PowerPoint stále trochu nervózní. I mezi různými verzemi PPT se věci mohou změnit. Jedním ze způsobů, jak tyto problémy vyřešit, je ujistit se, že máte správný hardware – proto si při prezentaci vezměte s sebou svůj vlastní notebook.

17. Použijte „Presenter View“.

Ve většině prezentačních situací bude pro vaši prezentaci k dispozici obrazovka přednášejícího i hlavní promítaný displej. PowerPoint má skvělý nástroj s názvem Presenter View, který najdete na kartě „Prezentace“ aplikace PowerPoint 2010 (nebo 2011 pro Mac). V zobrazení Presenter je oblast pro poznámky, časovač / hodiny a zobrazení prezentace.

Mnohým přednášejícím může tento nástroj pomoci sjednotit jejich mluvenou prezentaci a vizuální pomůcku. Nikdy nechcete, aby PowerPoint vypadal jako hromádka poznámek, které používáte jako berlu. Pomocí možnosti Zobrazení předváděče můžete vytvořit přirozenější prezentaci.

Tip pro profesionály: Na začátku prezentace byste také měli stisknout kombinaci kláves CTRL + H, aby zmizel kurzor. Stisknutím klávesy „A“ ji v případě potřeby vrátíte zpět!

Díky procesům stylu, designu a prezentace, které máte pod kontrolou, můžete s PowerPointem udělat mnohem víc než jen prezentace pro vaše klienty. PowerPoint a podobné aplikace snímků jsou flexibilní nástroje, na které byste neměli zapomínat. Díky skvělé šabloně můžete být na cestě k vytváření prezentací, které ohromí vaše publikum.

Poznámka editora: Tento příspěvek byl původně publikován v srpnu 2019 a byl aktualizován kvůli srozumitelnosti.

Původně publikováno 10. září 2020 5:30 : 00 PM, aktualizováno 25. ledna 2021