Odeslání e-mailu s žádostí o dovolenou je moderní, formální způsob, jak požádat o několik dní volna z konkrétního důvodu. Zaměstnanci dostávají každý rok určitý počet nemocenských a dovolené z dovolené v závislosti na zásadách společnosti. Před odesláním e-mailu s žádostí o dovolenou se seznamte se zásadami dovolené pro vaši společnost. Tím je zajištěno, že odešlete požadavek správně.

Zanechat e-maily s požadavky

Proč byste měli poslat e-mail s žádostí o dovolenou

E-mail s žádostí o dovolenou je oficiální elektronický dokument, který informuje vaše nadřízené a zaměstnavatele že si plánujete na určitou dobu odpočinout od práce. Pokud chcete, aby vaši zaměstnavatelé vaši žádost schválili, musíte mít legitimní důvod pro čerpání dovolené.

Ať už plánujete napsat osobní e-mail nebo pracovní neschopnost, je důležité mít písemnou žádost. Zde jsou hlavní důvody, proč byste měli posílat tento e-mail:

Pro účely dokumentace

Pokud se nechcete dostat do žádných potíží, musíte mít svůj e-mail s žádostí o povolení zdokumentovány všechny odpovídající odpovědi. Tímto způsobem jsou zachována vaše práva a práva vaší společnosti pro případ, že dojde ke konfliktu nebo neshodě. V takovém případě můžete e-maily ukázat jako důkaz, že jste dostali souhlas před odjezdem.

Pro schvalovací postupy vaší společnosti

Většina společností má vlastní schvalovací postupy pro listy. Zkontrolujte, zda musíte zaslat tištěnou kopii, nebo by stačil e-mail s žádostí o dovolenou. Tímto způsobem neporušíte žádná firemní pravidla.

Důvody pro psaní e-mailu s žádostí o dovolenou

Existují různé důvody, proč zaměstnanci čerpají dovolenou. Když se pokusíte zkontrolovat vzorky těchto dopisů, mohou se vám zobrazit ukázky e-mailů v den nemoci, vzorky e-mailů v osobní den atd. Důvod, který uvedete ve svém e-mailu, může být:

• Roční dovolená: Toto je nejčastější důvod, proč se zaměstnavatelé setkávají v e-mailech s žádostí o dovolenou. Většina zaměstnanců dostává každý rok určitý počet dní, které mohou čerpat samostatně nebo všechny najednou.
• Dovolená nebo dovolená na dovolenou: Pro většinu společností je to stejná doba jako dovolená na dovolenou. Ale pro ty, kteří zastávají vysoké pozice, mohou mít samostatnou dovolenou nebo dovolenou.
• Nemocenské: Pokud nemůžete přijít do práce kvůli nemoci nebo úrazu, pošlete e-mail s pracovní neschopností. V závislosti na zásadách vaší společnosti možná budete muset k tomuto typu dovolené poskytnout další dokumentaci.
• Neplatené volno: I když pro tento typ dovolené můžete přesto získat souhlas, nedostanete zaplaceno pro to. Většina lidí využívá tento typ dovolené, pokud již vyčerpala všechny své roční dovolené.
• Nouzové volno: Toto se také označuje jako krátkodobé volno a můžete jej využít v případě nouze.
• Dovolená: U tohoto typu dovolené byste se vzdali svých povinností a odpovědností, ale stále byste byli zaměstnancem společnosti. Získání schválení pro tento typ dovolené závisí na vašem důvodu.
• Dovolená na vzdělání: Jedná se o speciální druh dovolené, kdy společnost umožňuje svým zaměstnancům volno z práce pro vzdělávací účely, jako je účast na seminářích, kurzech, a podobně.
• Mateřská dovolená: Ženy dostávají tento typ dovolené před a po porodu. Většinu času dostávají také kompenzaci během dovolené.
• Vyrovnávací volno: Zaměstnanci, kteří pracují přes dny nebo hodiny, mohou tento typ dovolené získat.
• Soucitné volno: Tento typ dovolená jde zaměstnancům, kteří v životě zažili nešťastnou událost, jako je osobní krize nebo smrt.

Tipy pro vytvoření e-mailu s žádostí o dovolenou

Mnoho zaměstnanců se může cítit určitá úroveň obav při žádosti o dovolenou. Ale nemělo by tomu tak být, protože zaměstnanci tyto dovolené získávají, zejména pokud jsou ve společnosti již významnou dobu.

Pokud vytvoříte e-mail s žádostí o profesionální dovolenou a vy mít oprávněný důvod, váš zaměstnavatel nebude mít důvod zamítnout vaši žádost. Zde je několik tipů, které vám pomohou vytvořit skvělý e-mail s žádostí o dovolenou:

Použijte zdvořilý a příjemný tón

Pokud chcete udělat dobrý dojem, je to první krok. Skládání vašeho e-mailu tímto způsobem umožňuje dobré čtení, což zase zvyšuje šanci na schválení vašeho požadavku.

Uveďte svůj důvod

Nebyl by k dispozici žádný vzorek e-mailu pro osobní nebo nemocné dny kompletní bez důvodu. Nemůžete požádat o dovolenou jen proto, že ji chcete. Pokud chcete dobrý výsledek, ujistěte se také, že máte oprávněný důvod.

Poskytněte jasné podrobnosti

Mnoho zaměstnavatelů je velmi podrobně zaměřeno.Možná budete chtít uvést jasné podrobnosti, jako je datum nebo čas vaší dovolené. Uveďte také přesné datum, kdy se vrátíte do práce. Uveďte také, zda vás mohou nebo nemohou kontaktovat, když máte dovolenou.

Pokud čerpáte delší dovolenou, je také dobré poskytnout podrobnosti o aktuálních úkolech nebo projektech, které opouštíte. za. Pokud jste někomu pověřili, aby na nich pracoval nebo se staral o jakékoli problémy, když jste pryč, uveďte tyto podrobnosti ve svém e-mailu ve prospěch vašeho zaměstnavatele.

Předběžně odešlete svůj požadavek

A konečně, nikdy neposílejte e-maily s žádostí o dovolenou jen den nebo dva před čerpáním dovolené. Poskytněte svému zaměstnavateli dostatek času na schválení dovolené a plánování věcí, až budete mimo kancelář. Tím se také zvyšuje šance na schválení vašeho požadavku.

Úvahy před odesláním e-mailu s žádostí o dovolenou

Pokud jste si již dovolenou naplánovali, měli byste ihned po odeslání e-mailu s žádostí o dovolenou poslat dokončili jste všechny své plány. Před odesláním požadavku je také třeba vzít v úvahu několik aspektů. Patří mezi ně:

Požadavky společnosti

Pokud plánujete odejít ve velmi rušné době pro vaši společnost, když vás potřebuje, očekávejte, že vaše žádost bude zamítnuta. Je důležité, abyste přemýšleli o efektu, který vaše dovolená vytváří v pracovním prostředí. I když máte právo čerpat dovolenou jednou za čas, musíte také přemýšlet o vhodném čase, kdy si chcete vzít dovolenou.

I když na ni budete tlačit a požadujete, aby ji vaši zaměstnavatelé schválili, možná nebudete užijte si to, protože myslíte na svou společnost, nebo se vás stále snaží oslovit kvůli obavám.

Váš zástupce nebo odpovědná osoba

To je zvláště důležité, pokud plánujete dlouhá dovolená. Můžete pověřit náhradu nebo osobu odpovědnou za vaše úkoly. V každém případě musíte tuto osobu dobře poučit a informovat svého zaměstnavatele, že jste ji orientovali na to, co má dělat, když jste pryč.

Výpovědní doba

Jak již bylo uvedeno výše, je důležité poslat žádost o dovolenou co nejdříve. Tímto způsobem váš zaměstnavatel očekává, že do práce nepřijdete a on si to může naplánovat.

Státní svátky

Zkontrolujte, zda se dny, které plánujete čerpat, shodují s některými veřejné prázdniny. V takových případech nemusíte vůbec žádat, zvláště pokud vaše společnost zavírá během státních svátků.

Omyly, kterým je třeba se vyvarovat při psaní e-mailu s žádostí o dovolenou

Když jde o psaní osobních e-mailů o dovolené, e-mailů z důvodu nemoci a dokonce i jiných druhů formálních e-mailů v práci, je třeba se vyhnout některým chybám. Pamatujte, že když posíláte e-mail někomu jinému v kanceláři, odráží to vaši vlastní profesionalitu. Tady je několik chyb, kterým se musíte při psaní e-mailu vyhnout:

Nepoužívání pozdravu ani závěrečného

Při psaní e-mailu jej vždy začněte pozdravem. Bez toho bude váš e-mail vypadat náročně a stručně. Svůj e-mail také zakončete řádným závěrečným prohlášením, které prokáže vaši zdvořilost a profesionalitu.

Příliš neformální nebo příliš formální

E-maily s žádostí a jiné typy kancelářských e-mailů musí být dobré rovnováha mezi formálností a vstřícností. Není vhodné posílat šéfovi stejný druh e-mailu, který byste poslali jednomu z nejbližších přátel. Dbejte na to, abyste ve svém e-mailu udržovali úroveň respektu.

Také příliš formální přístup nemusí některým zaměstnancům vyhovovat. Při použití takového jazyka se může zdát, že jste naštvaní nebo že od příjemce něco požadujete. Při vytváření e-mailu musíte najít dobrou rovnováhu mezi těmito extrémy.

Použití fráze „Komu se to může týkat“

Toto je obrovské ne-ne, zvláště když Znovu posíláte e-mail s aplikacemi na dovolenou. U tohoto typu e-mailu byste už měli vědět, komu jej poslat. Proto použijte místo oslovení místo této obecné fráze jméno této osoby.

Nemění se předmět

Jedním z nejdůležitějších aspektů e-mailů je předmět. Když odešlete první e-mail, uveďte vhodný předmět. Pokud jste však v tomto e-mailu začali s novým vláknem nebo diskusí, nezapomeňte také změnit předmět zprávy.

Když potřebujete odpovědět pouze jedné osobě, klikněte na „odpovědět všem“

Může to být potenciálně trapná situace, zvláště pokud váš zaměstnavatel vás požádal, abyste upřesnili svůj „osobní důvod“ a nechtěli jste, aby všichni zjistili, co to je. Než tedy kliknete na „odeslat“, ujistěte se, že e-mail obsahuje pouze e-mail jednoho příjemce v poli „Komu:“.