Od okamžiku, kdy nový zaměstnavatel přijme svého prvního zaměstnance, otevírá se zcela nový svět mzdové logistiky, daňových formulářů IRS a dalších nových povinností. Zatímco najímání vašeho prvního zaměstnance je vzrušující doba – vaše podnikání roste! – je důležité zvládnout nové povinnosti.

To znamená, že víme, že některé z těchto povinností se mohou zdát skličující. Analýza daňových formulářů a zadržování FICA nepřichází přirozeně pro mnoho majitelů malých podniků a ani webové stránky IRS nejsou tak užitečné.

Proto jsme spolu s dalšími napsali tuto příručku, abychom ji zjednodušili a vysvětlete nový svět daní ze mzdy, výkaznictví a formulářů IRS.

Tady mluvíme o formuláři IRS W-3, předávání mzdových a daňových výkazů. Vysvětlíme vše, co by noví i zkušení zaměstnavatelé měli vědět, včetně:

• Jaká je forma W-3
• Proč Správa sociálního zabezpečení (SSA) a IRS vyžadují, aby zaměstnavatelé podali it
• Jak zjistit, zda potřebujete podat formulář W-3
• Kdy a jak odeslat formulář W-3

Co je formulář W-3?

Pokud potřebujete pouze hubeného, zde jsou hlavní body, které byste měli vědět o formuláři W-3:

• Co je uvedeno ve formuláři W-3: Celkem zadržené mzdy a daně zaměstnanců
• Při podání: Ročně
• Kdo musí podat: Většina zaměstnavatelů v USA

Stručně řečeno, formulář W-3 je dokument používaný IRS a sociálním zabezpečením Administration (SSA) to Summary and Translate an Employer W-2 Forms.

IRS a SSA používají formulář W-3 ke sledování mezd, platů, provizí, tipů a dalších odměn, které zaměstnavatelé vyplácejí po celou dobu rok. Formulář také uvádí celkový příjem a federální zákon o příspěvcích na pojištění (FICA) zadržený z výplat zaměstnanců.

Podrobnosti W-3, mimo jiné:

• Celkový příjem a mzda vyplácená (všem zaměstnancům) zaměstnavatelem
• Celková část této mzdy, která podléhá dani ze sociálního zabezpečení a Medicare
• srážková celková daň (z příjmu i FICA) z této platby

Jak se liší formulář W-3 od formuláře W-2?

Formuláře W-3 a W-2 jsou mimořádně podobné. Hlásí většinu stejných informací a každý zaměstnavatel, který je povinen podat jeden nebo více formulářů W-2, musí také vyplnit formulář W-3.

Klíčový rozdíl je v tom, že formulář W-2 uvádí informace jako celkem mzdy a daně srážené každému zaměstnanci. Formulář W-3 naproti tomu uvádí celkovou mzdu, zdanitelnou mzdu a daň zadrženou zaměstnavateli.

Stručně řečeno, formulář W-2 sděluje IRS a SSA, kolik jste zaplatili a zadrželi Jane v průběhu roku — Formulář W-3 jim sděluje, kolik jste zaplatili a zadrželi celkem za všechny své zaměstnance.

Jak se liší Formulář W-3 od Formuláře W-4?

Na druhou stranu je Formulář W-4 považován za součást všech nových dokumentů o pronájmu. Kdykoli připojíte nového zaměstnance, zaměstnavatelé jsou odpovědní za to, aby vyplnili formulář W-4 a odeslali vyplněný formulář do příslušného Státního adresáře nových zaměstnanců. Správný adresář pro váš stát najdete zde.

Informace, které noví zaměstnanci poskytnou při vyplňování formuláře W-4, vám sdělí, kolik daně z příjmu zadržet z každé výplaty zaměstnance.

Není to od vás požadováno, ale mnoho zaměstnavatelů se rozhodlo, že zaměstnanci každý rok vyplní nový formulář W-4 – aby zajistili, že zadržujete správnou částku.

Proč IRS a SSA vyžaduje, aby zaměstnavatelé podali formulář W-3

Když jednotlivci podávají své roční daňové přiznání, hlásí celkový dosažený příjem, již zaplacené daně (obvykle srážkou zaměstnavatelem) a dlužnou daň (nebo splatnou) Má být vráceno). IRS i SSA mají skutečný zájem na zajištění toho, aby jednotlivci přesně vykazovali všechny příjmy, které dostávají po celý rok, takže vyžadují, aby zaměstnavatelé za každého zaměstnance podali formuláře W-2.

Podobně, Aby bylo možné sledovat všechny vyplacené mzdy, příjmy a daně FICA zadržené zaměstnavatelem, vyžaduje SSA formulář W-3, který slouží jako krycí list a kompilace všech zahrnutých formulářů W-2.

Co jsou to srážkové daně a daně FICA?

Takže jste možná slyšeli o srážkách daně z příjmu a daních FICA, ale máte úplně jasno v tom, jaké jsou? Pokud je odpověď „Ne,“ vraťme se o krok zpět a vysvětlíme.

Pokud jde o daně ze mzdy a zaměstnání, existují tři hlavní typy daní:

• Srážkové daně: Jedná se o daně, které srazíte ze mzdy vašeho zaměstnance, a zahrnují jak standardní daň z příjmu, tak část zaměstnanecké daně z FICA. Úkolem těchto daní je srážet je a uložit je u příslušného daňového úřadu. Jsou součástí co je uvedeno na formuláři W-3.
• Daně pro zaměstnavatele: Jak název napovídá, vy, zaměstnavatel, platíte všechny tyto daně.
• Sdílené daně: Tyto daně jsou rozděleny (obvykle 50/50) mezi vás a vaše zaměstnance. Daně ze sociálního zabezpečení a Medicare (nebo FICA) jsou některé z nejvýznamnějších sdílených daní. Souhrn všech příspěvků vašich zaměstnanců na tyto daně je uveden také ve vašem formuláři W-3.

Dane z příjmu představují největší část základu daně IRS. Daně FICA na druhé straně platí v rámci SSA do systému sociálního zabezpečení a Medicare (také známého jako program sociální záchranné sítě).

Sazba daně z příjmu každého zaměstnance se liší podle jeho ročního příjmu, kvalifikovaných závislých osob, osobního preference a další faktory. Proto budete muset od každého zaměstnance vyzvednout formulář W-4. Formulář vám sdělí, kolik daně z příjmu odečíst z každé výplaty.

Standardní sazby daně FICA pro rok 2019 činí pro každou stranu, včetně zaměstnavatele a zaměstnance, až 7,65%. Rozdělení vypadá takto:

• 6,2% daň ze sociálního zabezpečení (nazývaná také OASDI)
• 1,45% daň z Medicare

Je to důležité poznamenat, že daň ze sociálního zabezpečení se vztahuje pouze na prvních 132 900 $, které zaměstnanec v daném roce vydělá. Jakmile jejich výdělek překročí tuto hranici, nevznikne vám ani zaměstnanci žádná další daň ze sociálního zabezpečení.

Naproti tomu zaměstnanci, kteří vydělávají více než stanovenou hranici příjmu, musí zaplatit dalších 0,9% daň Medicare ze zisku nad 200 000 $ pro ty, kteří podávají žádost jako jednotlivci, nebo 250 000 $ pro ty, kteří podávají společně s manželem. Nezapomeňte: Dodatečnou daň Medicare platí pouze zaměstnanec, nikoli zaměstnavatel.

Musím odeslat formulář W-3?

Stručně řečeno, pokud jste Pokud potřebujete podat jeden nebo více formulářů W-2 pro zaměstnance, musíte také podat formulář W-3 u Správy sociálního zabezpečení (SSA). Chcete-li to rozdělit, pokud:

• Zadrželi jste ze mzdy zaměstnanců jakoukoli daň z příjmu, sociálního zabezpečení nebo Medicare
• Vyplatili jste mzdu 600 $ nebo více – i když jste to neudělali zadržet jakýkoli příjem, daň ze sociálního zabezpečení nebo daň z Medicare

Pak musíte vyplnit formulář W-2 i formulář W-3.

Musím odeslat formulář W-3 zaměstnancům?

Zde je pro vás snadná odpověď: Ne. Zaměstnavatelé jsou povinni zaslat každému zaměstnanci příslušný formulář W-2 do 31. ledna každého roku – formulář však neposílají W-3 komukoli jinému než Správě sociálního zabezpečení (SSA).

Jak vyplnit formulář W-3

Pokud spadáte do drtivé většiny zaměstnavatelů, kteří jsou povinni soubor W-2, a tedy formulář W-3, pojďme si promluvit o tom, jak a kdy to uděláte. Abyste mohli vyplnit formulář W-3, musíte mít tyto informace připravené:

• Údaje o vaší firmě, včetně identifikačního čísla zaměstnavatele (EIN), adresy sídla a dalších kontaktů informace
• Celková mzda (plat, spropitné, provize a další náhrady) vyplácené zaměstnancům v předchozím roce
• Celková zdanitelná mzda pro sociální zabezpečení a zdravotní péči
• Sražená celková daň z příjmu – federální i státní
• Sražená celková daň ze sociálního zabezpečení
• Sražena celková daň z Medicare

Dobrou zprávou je, že většina mezd systémy (včetně Wave) pro vás všechny tyto informace sledují. Až nastane daňový čas, můžete tyto a další podrobnosti rychle a snadno zjistit.

Vyplňování formulářů W-2

Formulář W-3 uvádí celkové mzdy, zdanitelné mzdy a daně vaše podnikání zadrženo po celý rok. Ale jeho primárním účelem je fungovat jako „krycí list“ pro vaše formuláře W-2.

Zaměstnavatelé jsou také povinni podat formulář W-2 – který obsahuje stejné informace jako formulář W-3, ale rozdělené podle zaměstnanců – pro každého zaměstnance, kterého jste měli v průběhu roku. Až přijde čas, odešlete formulář W-2 pro každého zaměstnance spolu s jedním formulářem W-3 a shrnete je všechny.

Kdy podat formulář W-3

Formulář W-3 je každoroční podání, takže IRS a SSA vyžadují, aby zaměstnavatelé vyplňovali a předkládali jej jednou ročně. Roční lhůta pro podání formuláře W-3 ( spolu se všemi odpovídajícími formuláři W-2) je 31. leden.

Nezapomeňte: Rovněž jste povinni zaslat svým zaměstnancům kopie formulářů W-2 ve stejné lhůtě.

Odeslání formuláře W-3 vládě

Zaměstnavatelé mají na výběr z několika možností, kdy nastane čas odeslat formulář W-3:

• E-soubor online
• Pošta ve vašem formuláři
• Spolupracujte s účetním, který vám založí
• Jakákoli kombinace předchozí možnosti ons

Poznámka: Zaměstnavatelé, kteří potřebují podat více než 250 formulářů W-2 za rok, musí odeslat elektronický formulář W-3 online. V roce 2021 se tato maximální hranice sníží na 100 nebo více. Počínaje rokem 2022 klesne maximální počet formulářů na 10 nebo více.

Elektronický soubor online

Podle SSA je elektronické podání rychlejší, přesnější a bezpečnější . A pamatujte: Pokud vyplňujete více než 250 formulářů W-2 (pro rok 2019) spolu s formulářem W-3, musíte podat online.

Chcete-li podat formulář W-3 online, budete používat portál SSA Business Services Online (nebo BSO).Pomocí portálu BSO budete mít dvě možnosti vyplnění formuláře W-3:

• Vytvořte vyplňovací verzi formuláře a vytiskněte kopie pro odeslání NEBO
• Nahrajte mzdové soubory ze svého daňového nebo mzdového softwaru (BSO automaticky vygeneruje odpovídající formulář W-3).

Pokud jde o výplatu roční srážkové daně a zůstatku daně FICA a provádění vkladů online, můžete použít Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS).

Pokud se rozhodnete spolupracovat s daňovým profesionálem nebo daňovým softwarem, IRS doporučuje provádět platby prostřednictvím elektronického výběru prostředků (EFW). Tato možnost umožňuje jedním krokem odeslat e-mail a autorizovat platbu.

Pošlete e-mail ve svém formuláři

Zatímco SSA upřednostňuje zaměstnavatele, aby ukládali online, malé podniky mají také možnost posílat poštou ve formuláři W-3 spolu se všemi vašimi formuláři W-2 a odpovídajícími platbami daní.

Před zasláním formuláře a platby budete muset objednat papírové kopie formulářů W-2 a W- 3 z IRS. Poznámka: tyto formuláře nelze stáhnout z webu IRS a poté zaslat poštou – musíte si objednat papírové kopie z SSA.

Jakmile si objednáte a vyplníte formuláře, můžete je poslat na adresa uvedená níže (a také na straně 5 pokynů pro formuláře W-2 a W-3):

Správa sociálního zabezpečení

Centrum přímého provozu

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Poznámka: Pokud potřebujete odeslat formuláře přes noc, abyste mohli dodržet termín (obvykle prostřednictvím soukromých přepravců, jako je Fedex nebo UPS), budete je muset zaslat na toto adresa místo:

Centrum datových operací

ATTN: Proces W-2

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Spolupracujte s účetním, který vás zaeviduje

Poslední možností, kterou zaměstnavatelé mají k vyplnění formuláře W-3 a veškerých neuhrazených plateb nebo vkladů, je spolupráce s daňovým profesionálem, který může za vás zpracovat podání i vklad. Obojí se často provádí prostřednictvím systému EFW (Electronic Funds Withdrawal), na který jsme již dříve odkazovali.

Shrnutí

Phew – dnes jsme se hodně zabývali formulářem IRS W-3. Pro rychlou orientaci jsou zde hlavní body, které zaměstnavatelé jako byste měli vědět:

• Formulář W-3 uvádí celkovou mzdu a mzdy vyplácené všem vašim zaměstnancům spolu s celkovým příjmem a daněmi FICA zadrženo během předchozího roku
• Každý zaměstnavatel, který podává jeden nebo více formulářů W-2, musí také podat formulář W-3
• Objednat papírové kopie formuláře na webových stránkách IRS a e- podat prostřednictvím portálu BSO SSA