Správa rozsahu projektu je definovaný proces pro dokončení dočasného projektu. Jedná se o základní prvek pro fungování jakéhokoli týmu, který zajišťuje maximální efektivitu, eliminuje zbytečnou nebo nadbytečnou práci a udržuje tým na stejné stránce na každém kroku. Rozsah projektu také pomůže spravovat očekávání klienta a udržet projekt včas a podle rozpočtu.

Co je řízení projektu?

Správa rozsahu projektu odkazuje na sadu procesů, které musí být dokončeno za účelem dodání „projektu“, kterým by mohl být produkt, služba nebo výsledek se specifickými vlastnostmi nebo funkcemi. Správa oboru se zaměřuje na „jak se tam dostaneme“ nebo přesněji „jaké kroky podnikneme, abychom se tam dostali?“ Tyto kroky jsou definovány a mapovány tak, aby projektoví manažeři a vedoucí mohli určit množství potřebné práce a kam zaměřit úsilí týmu na dokončení projektu.

Správa rozsahu projektu by neměla být zaměňována s produktem Správa rozsahu, která se více zaměřuje na funkční požadavky produktu / služby / výsledku. Tento typ oboru definuje, jaký je produkt, jak bude vypadat a jak bude fungovat, ať už jde o produkt jako celek nebo o Součást produktu.

Správa rozsahu projektu zahrnuje tři procesy:

• Plánování – projekt je definován a je stanovena práce (nebo procesy) potřebné k realizaci projektu.
• Controlling – zahrnuje sledování, správu a monitorování postupu projektu, včetně sledování dokumentace, dotvarování rozsahu, sledování práce během každé fáze a neschválení / schválení jakýchkoli změn.
• Zavírání – Toto je „zabalená“ část procesu, který zahrnuje audit výstupů projektu a přístup k výsledkům konečného produktu oproti původně definovanému plánu.

Zde je příklad plánu řízení rozsahu projektu:

Zdroj: MindGenius

Plány správy rozsahu projektu můžete také naformátovat jako průvodce. Další příklady naleznete zde.

Určete prohlášení o rozsahu projektu

V prohlášení o rozsahu najdete místo, kde je třeba identifikovat práci, kterou je třeba provést za účelem dokončení projektu. Definuje vaše cíle a řídí procesy pro dokončení projektu. Můžete také vidět prohlášení o rozsahu označované jako „prohlášení o práci“ nebo „referenční období“.

Jasné prohlášení o rozsahu zajistí, že každý ví, co může očekávat, že bude proveden každý požadovaný krok a že projekt je úspěšně dokončen včas a podle rozpočtu.

Prohlášení o rozsahu by mělo obsahovat seznam všeho, co je potřeba k vytvoření rámce pro projekt, včetně: cílů projektu, výstupů, funkcí, funkcí, úkolů , termíny a náklady.

Projektový manažer ve spolupráci s vedoucími týmu a zúčastněnými stranami by měl vypracovat prohlášení o rozsahu a zajistit následující:

• Zahrnuje pouze požadovaná práce (rozsah);
• Každý krok projektu lze dokončit včas a
• že projekt lze dokončit v rámci přiděleného rozpočtu.

Prohlášení o rozsahu by mělo obsahovat:

1. Hranice projektu (co je a co není zahrnuto)
2. Odpovědnosti každého týmu a jednotliví členové týmu
3. Postupy pro dokončení každého kroku projektu
4. Jak bude každý krok ověřen a schválen

Proč projekt Prohlášení o rozsahu je zásadní

Bez dlouhé mapy byste se na dlouhou cestu nevydali. Prohlášení o rozsahu projektu je jako mapa použitá k získání od začátku do konce. Bez tohoto prohlášení nemohou mít členové týmu jasno v tom, co a kdy mají dělat. Pravděpodobně také zmeškáte termíny, uděláte chyby a vyčerpáte rozpočet.

Prohlášení o rozsahu se také stává součástí vaší základní dokumentace, což dokazuje, že všechny strany byly informovány a podepsány na projektu před zahájením jakékoli práce . Toto prohlášení potřebujete k ochraně svých zájmů v případě sporů s klientem, dodavateli, subdodavateli nebo pracovníky.

Zde je příklad prohlášení o rozsahu projektu:

Zdroj: Example.com

Další příklady prohlášení o rozsahu projektu naleznete zde.

Správa projektu kroky

Správa rozsahu projektu vyžaduje řadu kroků, aby bylo zajištěno zavedení správných procesů. Obecně existuje 6 kroků, které lze použít téměř v jakémkoli odvětví nebo typu projektu, ať už se jedná o nový produkt, počítačový síťový systém, počítačový software / hardware, inženýrský projekt, stavební projekt nebo nové oddělení v organizaci.

Plánování rozsahu plánu

Tento první krok zahrnuje plánování procesu a vytvoření plánu správy rozsahu. Cílem tohoto kroku je určit, jak bude obor definován, spravován, ověřen a řízen.

Existují 4 primární části plánu správy oboru:

• Požadavky
• Prohlášení o rozsahu
• Časový rozvrh práce
• Slovník WBS (struktura rozdělení práce)

Shromažďovat požadavky

Tento druhý krok stanoví, čeho je třeba během projektu dosáhnout. Budete muset shromáždit požadavky všech zúčastněných stran, které mohou zahrnovat klienta, vyšší vedení, investory, vládní regulační orgány, sousedy nebo blízké vlastníky půdy. Určete časovou osu projektu, rozdělení zdrojů a nastavíte cíle projektu.

Existuje 5 kategorií požadavků projektu:

• Obchodní požadavky
• Požadavky zúčastněných stran
• Požadavky na produkt
• Požadavky na přechod
• Požadavky na kvalitu

Definujte rozsah

Tento krok zahrnuje stanovení rozsahu práce, která bude zahrnuta do realizace projektu. Měl by nastínit kroky, které budou podniknuty za účelem splnění cílů a cílů projektu.

Definujte rozsah projektu určením:

• Cíle projektu
• Cíle
• Dílčí fáze
• Úkoly
• Zdroje
• Rozpočet
• Časový plán

V této fázi také určíte parametry projektu. Jinými slovy musíte přesně definovat, co je do projektu zahrnuto a co nikoli. Tím je zajištěno, že klient, zúčastněné strany, vyšší vedení, vedoucí projektu a členové týmu jsou si vědomi toho, co se očekává.

Vytvořit WBS

Struktura rozpisu práce (WBS) zahrnuje rozdělení výstupy projektu do menších celků. V zásadě rozdělíte projekt na fáze, včetně úkolů požadovaných k dokončení každé fáze.

Pokud jste stavěli dům, fáze WBS mohou zahrnovat:

• Design – Vytváření plánů / plánů a provádění změn v plánech
• Strukturální – Výkopové práce, nalévání základů, rámování, sádrokartonové desky a střešní nosníky
• Nástroje – Instalatérské, elektrické a vzduchotechnické
• Dokončovací práce – malby, okna, střešní krytiny, obklady a terénní úpravy

Příklad WBS:

Zdroj: Lucidchart

5. Ověření rozsahu

Tento krok má co do činění s formálním přijetím výstupů. Tato fáze se nezabývá samotnými výstupy, ale tím, jak budou přijaty a schváleny. Smyslem této fáze je zabránit tomu, aby se zúčastněné strany rozhodly, že po dokončení projektu by se věci měly dělat jinak.

Ověření rozsahu by mělo zahrnovat:

• Zda jsou výsledky projektu jsou přijímány?
• Kdo přijímá výstupy projektu?
• Za jakých podmínek budou výstupy přijímány?

Rozsah kontroly

Týká se to procesu monitorování pokroku a řízení změn, které během projektu nastanou. Monitoruje „dotvarování rozsahu“, ke kterému dochází, když jsou přidány / změněny další úkoly, aniž by bylo nutné provést nezbytné změny rozsahu, pokud jde o harmonogram, náklady a zdroje. Toto je nezbytná součást procesu, protože změny mohou vést ke ztrátě času, překročení nákladů a bude vyžadovat přerozdělení aktiv a pracovní síly.

10 tipů pro úspěšné plánování a správu projektů

Plánování jakéhokoli projektu vyžaduje řádnou správu rozsahu projektu. Musíte mít jasný plán aby všechny zúčastněné strany věděly, co mohou očekávat a jaké budou jejich role.

Zde je 10 závěrečných tipů pro úspěšné řízení rozsahu projektu:

1. Pochopte projekt – vy musíte identifikovat a porozumět zájmům, potřebám a cílům klienta a mít pevné pochopení cílů projektu.
2. Identifikovat požadavky projektu – Abyste věděli, jaké zdroje jsou potřeba, musíte identifikovat požadavky na dokončení projektu. Poté budete muset sestavit čaj m, definujte role a přidělte úkoly.
3. Najměte kvalifikovaného projektového manažera – nejlepší plán na světě se rozpadne, pokud nemáte správného projektového manažera. Měli by být zběhlí v řízení týmu a měli by jasně rozumět tomu, jak přidělovat úkoly na základě dovedností a osobností každého člověka.
4. Definujte milníky – Abyste mohli dokončit projekt, musíte definovat klíčové fáze projektu nebo milníku. Musíte také definovat, jak vyhodnotit a schválit každou fázi / milník.
5. Udržovat komunikaci – Musíte být schopni komunikovat se zúčastněnými stranami, projektovým manažerem, supervizory, dodavateli a členy týmu, abyste mohli diskutovat o problémech a změnách aby všichni zůstali na stejné stránce.
6. Identifikujte silné a slabé stránky členů týmu – Když si uvědomíte silné a slabé stránky členů týmu, bude tým efektivnější, abyste mohli splnit požadavky projektu.
7. Využijte výhod managementu nástroje – V softwaru pro správu online projektů existuje mnoho zdrojů. Tyto nástroje mohou být centralizovanou platformou pro sledování, správu, sdílení a komunikaci se všemi účastníky projektu.
8. Procvičování řízení rizik – Správa potenciálních rizik je nezbytná pro identifikaci potenciálních hrozeb a vyhnutí se chybám a překročení nákladů, které by mohlo vykolejit projekt.
9. Testování výstupů – Abyste mohli úspěšně doručit projekt, musíte vyvinout testy s kritickými milníky. Tím se zajistí splnění požadavků každého kroku.
10. Hodnocení projektu – Po dokončení projektu by měl vedoucí projektu zkontrolovat a vyhodnotit různé složky projektu a projektu jako celku. Cílem je identifikovat úspěchy i oblasti, ve kterých lze provést zlepšení, aby se předešlo chybám v budoucích projektech.

Vylepšete své dovednosti v oblasti projektového řízení

Global Knowledge offers a komplexní knihovna školicích kurzů a certifikací projektového managementu, včetně CompTIA, ITIL®, Project Management Institute (PMI) a dalších.

• Zobrazit školicí kurzy projektového řízení
• Zobrazit certifikační školení projektového managementu