Buďte profesionálem: používejte správný formát obchodního dopisu.

Způsob obchodní dopis vypadá okamžitě a dává čtenáři první dojem ještě předtím, než si jej přečte. Kvalita papíru, design hlavičkového papíru, okraje, mezery a další mají co říci o organizaci.

Slabina kteréhokoli z těchto prvků může snížit účinnost zprávy, i když je odborně napsán. Jednoduše řečeno, vypadáte neprofesionálně.

Níže uvádíme dlouhý seznam prvků formálního formátu obchodního dopisu. K dispozici je také několik ukázek se všemi prvky zvýrazněnými pro snadnější použití.

Prvky formátu běžného obchodního dopisu

Následující příklad obsahuje nejběžnější prvky ve formátu profesionálního obchodního dopisu.

Pro snadnější orientaci použijte písmeno v infografu výše.

1: Vaše vlastní adresa.

Ve většině obchodních situací budete používat předtištěný hlavičkový papír vaší společnosti. Pokud používáte prázdný papír, zadejte adresu.

2: Řádky data

Datum umístěte alespoň o dvě mezery pod hlavičkový papír. Řádek může být zarovnaný vlevo nebo vpravo nebo vycentrovaný pod hlavičkovým papírem.

Nezkracujte měsíc ani nepoužívejte nd, st nebo th s čísly dnů, jako je 5. května 2011. Nepoužívejte také číslo měsíce , jako 23. 6. 2011.

Obě níže uvedené objednávky dat jsou vhodné; toto je však používáno hlavně vládou, armádou a těmi mimo USA.

10. prosince 2010
10. prosince 2010

3: Adresa příjemce

Do této části zadejte adresu přijímače.
Adresát
Adresa
Město, Stát PSČ

Zkontrolujte, zda je jméno osoby napsáno správně. Příjemce se může rozhodnout ignorovat dopis, který napsal někdo, kdo nemůže vyhláskovat jeho jméno.

Dva nebo více mužů je oslovováno jako pánové, což znamená Misters. Nepoužívejte křestní jména s touto zkratkou.
Pánové. Smith, Wyatt a Fury

Dvě nebo více žen je oslovováno jako Mesdames, Mmes. Nebo Mses. Nepoužívejte křestní jména s těmito zkratkami:
Mses. Farb, Lionel a Gray

Při oslovování párů uveďte oba příslušné tituly:
Dr. a paní Harold Wrightová
Mr. Harold Wright a Dr. Margaret Wrightová
Drs. Harold a Margaret Wrightovi
Dr. Margaret Wright a pan Steven Jones
pan a paní Harvey Adams-Quinn
paní Margaret Wright
pan Steven Jones

Při výběru titulu si vždy všimněte, jak se jedinec identifikuje. Například někteří, kteří mají tituly, nepoužívají své tituly, zatímco jiní ano.

Některé vdané ženy dávají přednost paní .; jiní dávají přednost paní Pokud neznáte titul, který žena upřednostňuje, použijte standardní paní nebo titul úplně zahoďte:

Umístěte vnitřní adresu alespoň o dva řádky pod datum.

Umístěte titul osoby za jeho jméno, pokud není neobvykle dlouhé, pak přejděte na další řádek.
Ken Green, prezident
Ken Green
viceprezident pro mezinárodní operace

čárka před zkratkami Jr. a Sr. je volitelná.
Michael Jordan, Jr.
Michael Jordan Sr.

4: Oslovení

Vždy použijte jméno jednotlivce, pokud vím to.

Vážená Amy: (osobní přítel nebo blízký obchodní partner)
Vážená paní Riderová:
Vážená slečna Spearsová:
Vážená paní Tylerová: (použijte paní, pokud nevíte rodinný stav nebo preference)
Vážený pane Farnham:
Vážený Dr. Doom:
Vážený pane Elton John:

Pokud neznáte jméno jednotlivce, adresujte jej na titul jednotlivce ve společnosti a poté použijte vážený pane nebo paní: Zde je příklad:

Vedoucí oddělení lidských zdrojů
Společnost ABC
123 Sesame Street

Vážený pane nebo paní:

Používejte jej však pouze v případě, že skutečně nezjistíte jméno osoby. Většina společností vám řekne, o koho jde. Stačí telefonní hovor. V dnešní době je také docela snadné najít tyto informace na Linkinu.

Pokud se obracíte na organizaci, nikoli na jednotlivce, použijte následující:

Dámy a pánové:

A pokud chcete zvýraznit písmeno jednotlivcům v organizaci použijte linku pozornosti následovně:

Pozor: slečna J. Fonda, generální ředitel a pan M. Jackson, finanční ředitel

Dámy a pánové:

5: Tělo dopisu

Toto je tělo vašeho dopisu. Zbytek tohoto webu vysvětluje více o tom, jak efektivně psát pro každý typ dopisu, který chcete napsat.Snažím se popsat, jak efektivně napsat text tak, abyste mohli šířit své poselství a dosáhnout svého cíle.

6: Bezplatné zavření

U běžného formátu obchodního dopisu dávám přednost pozdravu, S pozdravem a s úctou. Další přijatelné formální uzavření obchodního dopisu zahrnuje Srdečně, Srdečně vaše, Velmi upřímně vaše, Velmi srdečně vaše, Vaše Velmi pravdivě, Velmi skutečně vaše, a pokud je osoba vysoké postavy, S úctou vaše.

7: Podpis

Použijte k označení název (pan, slečna, paní) vaše preference a pohlaví a dá vám jméno a příjmení.

Váš oficiální obchodní název je pod vaším jménem. To je volitelné a záleží na tom, jak vážně chcete být. Například formální dopis s nabídkou zaměstnání by vyžadoval jeden.

Dokument

Doporučuji použít 20 lb pro běžné použití a 32 lb pro důležité dopisy, jako jsou životopisné motivační dopisy a děkovné dopisy.

Barva: Bílá je standardní a obvykle by se měla používat. Populární jsou také světlé odstíny (šedé, modré, zelené atd.).

Velikost: Pro mě jsou přijatelné velikosti pouze Letter nebo A4. Existují i jiné velikosti, ale nedoporučuji to, pokud nejste v kreativní oblasti nebo se snažíte upoutat pozornost prodejního dopisu.

Rozvržení

Ve formátu obchodního dopisu existují mnoho rozvržení; tři nejoblíbenější jsou poloblokované, blokované a plně blokované. Níže jsou ukázky toho, jak budou tato rozvržení vypadat na dvoustránkovém dopise. (ukázky zobrazíte kliknutím na obrázek níže)

Formáty obchodních dopisů

Bez ohledu na rozložení, které chcete použít, na tom nezáleží. Pokud jde o mě, upřednostňuji blokované jednoduše proto, že se na počítači snadněji píše.

Okraje

Levý a pravý 1 palec
Horní a dolní 1 ½ palce

Mezery

Většina obchodních dopisů používajících správný formát obchodních dopisů má jednoduché mezery. Pro krátká písmena použijte dvojité mezery. Mezi odstavci nechte jeden prázdný řádek, 2 prázdné řádky před doplňkovým zavřením (tj. S pozdravem) a 3 až 4 řádky pro podpis.

Obálky

Zkontrolujte, zda je adresa na obálce snadno čitelná, aby se v nějaké poštovní místnosti nepřehodila. Umístěte adresu těsně pod svislý střed a napravo od vodorovného středu.

Jakákoli speciální instrukce, například „Osobní“, „Prosím přeposlat“ nebo „Důvěrné“, jde na levou stranu obálky pod zpáteční adresa. Umístěte „linku pozornosti“ přímo pod název společnosti na obálku.

Důvěrné: paní Susan Johnson

Zkontrolujte, zda je adresa na obálce napsána tak, aby poštovní pracovník to může přečíst na první pohled.

Pokud je uvedena jak ulice, tak adresa pošty, poštovní služba doručí váš dopis na adresu, která se nachází přímo nad PSČ.

Na adresu obálky zadejte názvy cizích zemí všechna velká písmena.

Vyhláskujte všechny číselné názvy ulic od jedné do deseti.
127 Ninth Avenue, North
127 E. Ulice 15
Five Park Avenue
One Wingren Plaza

Použijte pomlčku mezi čísly ulice a bydliště.
556 – 91 Ulice