Chcete se naučit, jak vytvořit zásady docházky zaměstnanců?

Úspěšné společnosti po celém světě mají jednu věc společnou – všechny mají vynikající účast zaměstnanců.

Ale co se stane, když se vaši zaměstnanci nedostaví?

Vaše procesy jsou narušeny, čelíte personální krizi a nevyhnutelně zmeškáte své termíny. A s pandemií COVID-19, která ovlivňuje podniky všude, je dálková kontrola docházky zaměstnanců stále těžší než kdy jindy!

Nezní to ideálně, že?

Podrobná politika docházky zaměstnanců je efektivní způsob, jak se těmto problémům s docházkou vyhnout.

Nastíní vše, co vaši zaměstnanci potřebují vědět o příchodu do práce a důsledcích špatné docházky zaměstnanců.

Abychom vám pomohli, vysvětlíme, co jsou zásady docházky a co musíte do svých zásad zahrnout. Na úvod vám poskytneme vzorovou šablonu zásad docházky zaměstnanců.

Tento článek obsahuje:

• Co je zaměstnanec Zásady docházky
• Proč potřebujete zásady docházky
• Co je třeba zahrnout do zásad docházky zaměstnanců
• Ukázka šablony zásad docházky zaměstnanců

Co jsou zásady docházky zaměstnanců?

Poznámka: V těchto prvních několika částech jsou popsány základy zásad docházky a co by měly zahrnovat, pokud chcete přeskočit na šablonu, klikněte sem .

Zásady docházky zaměstnanců jsou dokumenty, které obsahují všechny informace, které vaši zaměstnanci s ohledem na docházku potřebují. Bude obsahovat informace o tom, jak se od zaměstnanců očekává, že budou chodit do práce, očekávané úrovně docházky a dokonce i problémy spojené s docházkou.

Například spravedlivá politika docházky zaměstnanců bude pokrývat celou řadu běžných problémů s docházkou. Tyto problémy s docházkou se mohou pohybovat od zpoždění a neplánované nepřítomnosti a mohou zahrnovat i dny nemoci a osobní dovolenou.

Tato zásada vám také pomůže vysvětlit disciplinární opatření pro ty, kteří nedodržují požadavky společnosti na docházku.

Proč potřebujete zásady účasti?

zásady docházky zaměstnanců mají několik výhod:

Udržuje všechny na stejné stránce

Zásady docházky pomáhají zaměstnanci pochopit, co se od nich očekává, pokud jde o docházku do práce. Tato politika také vysvětluje, proč je důležitá jejich přesnost a pravidelná účast.

Rovněž jasně stanoví důsledky nedodržení pokynů pro účast – ujistěte se, že si každý je vědom toho, čemu se musí vyhnout.

Chrání se před možnými soudními spory

Co se stane, pokud nepřítomnost zaměstnanců a následný trest budou mít za následek nespravedlivé zacházení ze strany tohoto zaměstnance?

Abychom se před tím ochránili, slouží vaše docházkové zásady jako právní dokument. Jelikož jasně pokrývá širokou škálu problémů s docházkou – každý zaměstnanec ví, co pro ně čeká.

Tímto způsobem můžete v případě budoucích soudních sporů odkazovat na zásady v jejich příručce pro zaměstnance jako důkaz, že bylo vše vysvětleno a zaměstnanec souhlasil s dodržováním těchto předpisů.

Co zahrnuje zásady docházky zaměstnanců?

Nyní víte, proč je důležité mít zásady docházky zaměstnanců, ale co by mělo do těchto zásad spadat?

aby vám nic důležitého neuniklo, sestavili jsme seznam důležitých částí, kterými by se vaše zásady měly zabývat.

Vyjasnění všech aspektů docházky

Jak můžete zajistit, aby všichni vaši zásadu docházky pochopili?

Chcete se zabývat různými problémy docházky v vaše politika.

Příliš mnoho termínů však vašeho zaměstnance začne matet.

Jasné vysvětlení různých pojmů použitých v zásadách vám pomůže vyhnout se jakékoli nejasnosti ohledně očekávání docházky zaměstnanců.

Zde je několik příkladů pojmů, které byste měli ve svých zásadách definovat:

A. Absence

Když ve svých zásadách definujete absenci, musíte přesně určit, co označuje zaměstnance jako nepřítomného. Nezapomeňte, že absence může zahrnovat dny dovolené, zdravotní dovolenou nebo povinnost poroty.

Vaši zaměstnanci také musí vědět, co je třeba udělat, aby se vyhnuli negativním docházkovým bodům nebo disciplinárnímu řízení.

Nezapomeňte také zahrnout to, co považujete za nadměrné absence nebo opuštění zaměstnání, a disciplinární opatření za tato porušení pravidel docházky.

B. Schválená absence vs. neomluvená absence

I když chcete vyloučit nepřítomnost zaměstnanců, nastanou chvíle, kdy se zaměstnanci nebudou moci držet svého pracovního harmonogramu. Vysvětlením schválené nepřítomnosti ve vašich zásadách je méně pravděpodobné, že zaměstnanci budou zbytečně označeni jako nepřítomní.

Schválenou nepřítomnost lze ověřit pomocí oficiálních dokumentů, jako jsou poznámky lékaře nebo oznámení o porotě.Tyto okolnosti může v případě potřeby vyřešit vaše oddělení lidských zdrojů.

C. Zaměstnanci osvobození od daně a zaměstnanci bez výjimky

Vaše zásady musí také zahrnovat rozdíl mezi zaměstnanci osvobozenými od daně a zaměstnanci, kteří nejsou osvobozeni od daně. Předpisy FLSA jasně stanoví, že zaměstnanci osvobození od daně nemohou žádat o odměnu za práci přesčas.

Na druhé straně zaměstnanec bez výjimky MŮŽE požadovat odměnu za práci přesčas za každou další odpracovanou hodinu.

D. Nemocný den vs. osobní volno

Budete ve své pojistné smlouvě přidělovat placenou nemocenskou dovolenou?

Co je třeba uvést, abyste získali nárok na tuto pracovní neschopnost?

Je to jen několik otázek, na které musíte ve svých zásadách odpovědět.

Vaše zásady docházky mohou také zahrnovat možnosti osobní dovolené, aby vaši zaměstnanci nevyčerpali nevolnost nevhodně. Pro větší flexibilitu můžete také zahrnout další možnost placeného volna, například Prázdninový den.

E. Chráněná dovolená FMLA

Je vaše společnost krytá na dovolenou FMLA?

Podle zákona o rodinné a zdravotní dovolené mají způsobilí zaměstnanci nárok na 12 týdnů neplaceného volna po dobu 12 měsíců.

Zajistěte, aby to vaše zásady docházky do práce braly v úvahu a tento proces jasně vysvětlily.

F. Zpoždění

Jak definujete opožděné chování?

Vaše zásady musí zahrnovat to, jak definujete nedochvilnost. Toto vyjasnění pomůže zaměstnancům pochopit, jak důležitá je přesnost a má pro ni kvalifikaci.

Bude například zaměstnanec označen jako zpožděný, pokud dorazí o 15 minut později na plánovanou směnu? Nebo budete shovívavější, pokud jde o začátek pracovního harmonogramu?

Pokud se chcete zaměřit pouze na opožděné chování, zvažte nastavení zásady opožděnosti, která bude doprovázet vaši docházkovou politiku.

Jak budete měřit docházku zaměstnanců?

Nyní jste objasnili všechny důležité pojmy ve svých zásadách.

Ale jak budete sledovat a měřit docházku každého zaměstnance ve vaší společnosti?

Zde zmíníte do svých zásad svůj systém správy docházky.

Budete například používat přihlašovací údaje, biometrické skenery nebo jednoduché časové karty?

Nebo, když se vzdálená práce stává tak populární, budete místo toho používat online nástroje ke sledování docházky?

Vysvětlení ve vaší docházkové politice je důležité, protože dává zaměstnancům jasnost nad docházkou postup, aby se v budoucnu předešlo nedorozuměním.

Přidáte docházkový bonus?

Ocenění zaměstnanců za vynikající docházku je velkým stimulem pro zaměstnance, který funguje také jako skvělý posilovač morálky zaměstnanců.

Dobrou docházku můžete měřit hodnocením následujících položek:

• Důsledně včas do práce.
• Neopouštějte kancelář, abyste mohli vyřídit osobní záležitosti.
• Vždy informujte svého nadřízeného o možných odchodech.

Přiřazením docházkových bodů ke každé z těchto aktivit můžete přesně měřit pravidelnou docházku vašeho zaměstnance.

Jak často byste však měli odměňovat dobrou docházku za to, že budete pracovat jako posilovač morálky zaměstnanců?

Dobrou návštěvnost můžete odměnit buď měsíčně, nebo ročně. Získáte tak dostatek času na přesné měření a docházku zaměstnanců.

Disciplinární řízení

Když ve své politice uvedete disciplinární postupy, vaši zaměstnanci budou znát důsledky špatné účasti zaměstnanců.

Můžete použít jednoduchý „bodový“ systém ke sledování jakýchkoli problémů s docházkou zaměstnanců, například:

• Chybí, s prokázaným důvodem: 1 bod.
• Nepřítomen, žádné volání nebo omluva: 2 body.
• Tardy: ½ bodu.
• Nehlásí se k práci v plánovaném čase: ½ bodu.
• Pozdní návrat z oběda nebo přestávky: 1 bod (za 30 minut).
• Během pracovní doby ne na pracovní stanici: 3 body

Tyto slabé docházky můžete využít body pro výpočet porušení docházky zaměstnance a přiřazení postupných disciplinárních akcí:

• 15 bodů: je vydáno slovní varování.
• 30 bodů: je uděleno písemné varování.
• 45 bodů: Setkání s vedoucím, možné řešení nebo pozastavení.
• 60 bodů: Zaměstnanec bude ukončen.

Ukázková docházka zaměstnanců Šablona zásad

Zde je ukázka zásad docházky zaměstnanců, které můžete pro svou organizaci použít:

(Verze tohoto šablony ke stažení ate je k dispozici na konci této části.)

Přehled a účel této docházkové politiky

Pravidelná docházka se doporučuje na. Všichni zaměstnanci, bez ohledu na pozici a oddělení, jsou důležití pro úspěch společnosti. To, že se nedostavíte do práce a zdržujete se, způsobí nežádoucí narušení, kterým se chceme vyhnout.

Tato zásada stanoví očekávání a postupy, které očekáváme od našich zaměstnanců, pokud jde o jejich účast.

Docházka zaměstnanců

Jsme hrdí na to, že jsme vybudovali spravedlivé a odpovědné pracoviště pro všechny naše zaměstnance. Když zdrženlivost nebo nadměrná absence zaměstnanců začne narušovat ostatní a každodenní chod společnosti, bude to považováno za „nevhodné chování“ a budou zahájeny disciplinární postupy.

Absence vs.

Absence bude definována jako nehlášená a / nebo neověřená absence.

Tardiness bude definována jako neschopnost dodržet denní pracovní plán stanovený pro zaměstnance. To zahrnuje pozdní příjezd a / nebo časné časy odjezdů a příliš dlouhé přestávky na kávu / oběd. Časy přesahující XX minut se budou považovat za zpoždění.

Absence by se měla za všech okolností vyhnout, chápeme však, že ne každý den jde podle plánu . Požadujeme, aby se naši zaměstnanci snažili ze všech svých schopností komunikovat se svým nadřízeným o jakékoli neplánované nepřítomnosti.

Pokud se zaměstnanec ocitne v nepředvídatelné situaci, která má za následek neplánovanou nepřítomnost, je břemeno na zaměstnance informovat vedoucí.

Zaměstnanec bude označen jako nepřítomný, pokud nenahlásí ověřitelný důvod svému přímému nadřízenému.

Pokud je zaměstnanec označen jako nepřítomný po dobu tří nebo více po sobě jdoucích dnů, musí zaměstnanec poskytnout důkazy odůvodňující jejich dlouhodobou nepřítomnost.

Následující text se nepovažuje za vhodnou omluvu pro nepřítomnost zaměstnance:

• Problémy nebo poruchy automobilu
• Neověřené zdravotní stavy
• Nemoc neověřeného člena rodiny
• Neschválené dny dovolené
• Přespání
• Osobní každodenní úkoly / pochůzky

Docházka zaměstnanců výjimky

Vedoucí při absenci zaměstnance vezme v úvahu následující zvláštní okolnosti:

• Dopravní nehoda,
• Porod,
• Smrt,
• vojenská povinnost,
• extrémní povětrnostní podmínky
• pohřby,
• povinnost poroty,
• Medical Appointment,
• nevyhnutelné nouzové situace.

Břemeno je na zaměstnanci, aby svému nadřízenému poskytl oficiální dokumentaci prokazující zvláštní okolnosti, které vyústily v jejich nepřítomnost.

Zákon o rodinné a zdravotní dovolené (FMLA)

Pokud máte nárok na dovolenou FMLA podle zákona o rodinné a zdravotní dovolené (FMLA), je vaší odpovědností komunikovat a zajistit si volno u svého nadřízeného XX dní před plánovaným nepřítomností.

Disciplinární řízení a bodový systém

Trvalá špatná docházka zaměstnance po dobu XX měsíců / dní bude mít za následek disciplinární řízení a možné ukončení zaměstnanecké smlouvy.

Porušení těchto pravidel docházky bude měřeno pomocí bodového systému. Tento systém je nastaven tak, aby rozumně měřil docházku zaměstnance:

• Nepřítomen, s prokázaným důvodem: XX bod.
• Nepřítomen, žádná omluva: XX bodů.
• Tardy: XX bod.
• Nehlásí se k práci v naplánovaném čase práce
• Pozdní návrat z oběda nebo přestávky: XX bod (více než XX minut).
• Během pracovní doby ne na pracovní stanici: XX bodů

Tyto negativní docházkové body budou vypočítány a v závislosti na nashromážděných bodech bude postupovat disciplinárně následovně:

• XXX bodů: Je vydáno slovní varování.
• XXX bodů: Je uvedeno písemné varování.
• XXX bodů: Setkání s nadřízeným, možné řešení nebo pozastavení .
• XXX bodů: Zaměstnanec bude ukončen.

Mezi další důvody pro disciplinární opatření mohou patřit:

• Řešení nemůže najdete po XXX schůzkách mezi zaměstnancem a nadřízeným.
• Zaměstnanec nedokáže zodpovědně pomáhat při sledování jeho docházky.
• Zaměstnanec neustále nerespektuje pravidla této politiky.
• Zaměstnanec při několika příležitostech ignoruje varování, která mu byla dána.

Body budou vynulovat na konci každého roku.

Docházkový bonus

Zaměstnanci, kteří dosáhli rekordu docházky ve výši XX%, budou odměňováni každý měsíc. Ti, kteří během roku dosáhnou návštěvnosti XX%, budou mít šanci vyhrát roční účastnický bonus v hodnotě XX.

Docházkové body budou přiděleny zaměstnanci, který:

• je vždy včas na svou pracovní směnu.
• nenechává kancelář vyřizovat osobní pochůzky.
• Informuje svého nadřízeného o listinách.

–

Přečetl jsem a porozuměl obsahu uvedenému v tomto dokumentu, který jsou popsány v této docházkové politice.

Souhlasím ____________________ s dodržováním pokynů uvedených v těchto zásadách.

Přečetl a odsouhlasil:

Zaměstnanec: ____________________

Podpis: ____________________

Vedoucí: ____________________

Podpis : ____________________

Datum: ____________________

Zřeknutí se odpovědnosti: Tato šablona zásad, kterou jsme poskytli, má sloužit pouze jako obecný průvodce a lze ji použít pouze jako referenci. Tato šablona zásad nemusí odpovídat místním, státním nebo federálním zákonům a dalším platným zákonům a neměla by být považována za právní dokument. Autor ani Time Doctor nepřebírají žádnou právní odpovědnost, která by mohla vzniknout použitím této ukázkové politiky docházky zaměstnanců.

Odkazy ke stažení:

• Zásady docházky zaměstnanců (Google Doc)
• Zásady docházky zaměstnanců (Word Doc)

Ukončení

Nejdůležitější věcí, kterou si musíte pamatovat při sestavování docházkové politiky je, že vaši zaměstnanci jsou lidé. Mít empatický výhled při přípravě této politiky podpoří spravedlnost a vytvoří systém, který bude fungovat pro každého.

A abyste se ujistili, že pro svou příručku pro zaměstnance vytvoříte spravedlivé zásady docházky zaměstnanců, jednoduše postupujte podle kroků, které jsme zde uvedli, a budete v pořádku.