S více než 50% světové populace vlastní a používá mobilní zařízení a mobilní telefon používání se stalo pro většinu druhou přirozeností.

Od kontroly e-mailů a odesílání textových zpráv až po pořádání videokonferencí se mnoho profesionálů spoléhá na mobilní telefony jako na svou mobilní kancelář. Pokud jste vlastníkem firmy a provozujete úspěšnou společnost, je pravděpodobné, že máte více zaměstnanců, kteří používají svá mobilní zařízení k práci.

Kolik z těchto peněz musíte zaplatit? Jaké osobní používání mobilního telefonu je považováno za „související s prací“? A jak měříte tyto faktory? Zde prolomíme nejnovější zákony v oblasti úhrady mobilních telefonů a jak zaručit, že vy i vaši zaměstnanci získáte spravedlivé řešení.

Zákony o úhradě mobilních telefonů

Nabídka mobilních telefonů náhrada není jen o tom, být laskavým šéfem. Ve skutečnosti existují zákony týkající se toho, na co mají zaměstnanci nárok, pokud jde o náhradu za používání osobních mobilních telefonů. Někteří to dokonce srovnávají s neoprávněnými přesčasy.

Tyto zákony chrání zaměstnance i zaměstnavatele. Bez zavedeného stipendia mohou zaměstnanci žalovat zaměstnavatele o související náklady. Na druhou stranu, zaměstnanci mohou nést odpovědnost za kompromitování zabezpečených informací o společnosti.

I když se tyto zákony liší stát od státu, Kalifornie v tomto rostoucím trendu vede. Tyto změny se objevily v patách kontroverzního soudního sporu: Cochran vs. Schwan’s Home Services.

Během tohoto milníkového případu podal odvolací soud v Kalifornii hromadnou žalobu jménem 1 500 zákaznických služeb Manažeři. Základem případu bylo, že těmto zaměstnancům nebyly uhrazeny výdaje vzniklé v souvislosti s používáním v zaměstnání.

Výhradou je, že v Kalifornii, bez ohledu na to, zda zaměstnavatel schválí použití osobních mobilních telefonů pro zaměstnance , pokud vzniknou výdaje, musí je zaplatit. I když se to některým může zdát nespravedlivé, jedná se o kalifornský zákon.

Dalším kontroverzním aspektem tohoto zákona je, že zaměstnanci si zaslouží náhradu, i když se jedná o použití související s prací. nestálo je to ani desetník! Pokud má zaměstnanec neomezené minuty nebo data, je zaměstnavatel stále povinen zaplatit „přiměřené procento z účtu zaměstnance za mobilní telefon.“

Obrana je, že společnost přenáší své provozní náklady na zaměstnance. Jedna věc stále zůstává nedetekovaná ermined je to, co představuje rozumné procento? Tato otázka zaměstnavatelům ztěžuje rozhodování o tom, jaký typ úhrady za mobilní telefon mají vytvořit a jak se chránit před právními důsledky.

NÁVRHOVÉ PŘEČTENÍ:

Jak vytvořit IRS- zásady proplácení výdajů v souladu s předpisy

Jak řešit problémy s úhradou poplatků za mobilní telefony?

Jak mohou společnosti vytvořit tolika různé zákony a nejasná očekávání, jak vytvořit odpovídající a přiměřenou zásadu úhrady nákladů na mobilní telefon? p>

Někteří jdou až k zákazu mobilních telefonů na pracovišti, aby se vyhnuli rizikům a komplikacím spojeným s vytvářením zásad a stipendií. Nevýhodou je, že by to mohlo potenciálně ovlivnit produktivitu zaměstnanců a morálku společnosti.

Místo toho, abyste rezignovali na to, že budete „zatraceně, pokud tak učiníte, a zatraceně, pokud to nebudete dělat“, prozkoumejme různé způsoby, jak přistupovat k debata o refundaci mobilních telefonů.

NAVRŽENÉ ČTENÍ: Vyvažování dodržování zásad výdajových zásad a spokojených zaměstnanců

• Plaťte zaměstnancům celý účet za mobilní telefon

I když se jedná o nepopulární řešení pro mnoho zaměstnavatelů, pro některé jde spíše o duševní pohodu. Pouhým zaplacením účtů za mobilní telefony svých zaměstnanců se vyhnete jakýmkoli lepkavým právním problémům nebo dlouhým debatám o procentech.

Některé společnosti dávají přednost tomu, aby si nikl a desetník nehrály, a místo toho stačí zaplatit celou částku. To je vhodné zejména pro společnosti, jejichž zaměstnanci pravidelně používají své osobní telefony k práci. Hlavní nevýhoda této možnosti je zřejmá – cena. V závislosti na velikosti společnosti a počtu zaměstnanců může být placení několika účtů za mobilní telefony docela nákladné.

• Vyžadovat, aby zaměstnanci prokázali používání mobilního telefonu

Důkaz je v pudinku a mnoho zaměstnavatelů chce vidět přesně to, co jejich zaměstnanci požadují jako výdaje spojené s prací.

V této situaci vytvářejí společnosti politiku, která vyžaduje, aby zaměstnanci prokázali jakékoli související s prací využití mobilních telefonů a výdaje. Jak si dokážete představit, tento přístup je docela zdlouhavý a časově náročný.

Řešením je vypočítat průměrný čas strávený na projektech souvisejících s prací a poté zaplatit tu část celkového účtu zaměstnance za mobilní telefon . I to může trvat drahocenný čas a energii lépe vynaloženou jinde.

Výhodou tohoto přístupu je, že zaměstnavatelé platí pouze za to, co zaměstnanci skutečně používají.Toto je také považováno za nejpřesnější způsob výpočtu rozumného procenta využití – pokud na to máte čas a trpělivost.

DOPORUČENÉ ČTENÍ: Jak spravovat příjmy, abyste zajistili, že váš tým bude vždy připraven na audit ?

• Platit zaměstnancům pevnou částku

Pro společnosti, které hledají snížení administrativních nákladů, je jednoduše platit zaměstnancům pevnou částku schůdnou možností. Nezapomeňte však, že zaměstnanci se musí na této částce dohodnout a mělo by to být jasně uvedeno v zásadách.

Pokud se zaměstnanci domnívají, že mají nárok na vyšší částku, než je pevně stanovená částka, vyžaduje mnoho společností, aby předložili důkaz. Největší výhodou tohoto přístupu je, že náklady jsou relativně stabilní. To usnadňuje zaměstnavatelům rozpočet a přidělování finančních prostředků na úhradu úhrady za mobilní telefony. Největší nevýhodou této formy úhrady mobilních telefonů je šedá oblast, která existuje mezi pevnou částkou a tím, na co mají zaměstnanci pocit, že na ni mají nárok. Pomocí této metody společnosti otevírají dveře nesčetným nesrovnalostem, které mohou být problematické, jak finančně, tak legálně.

NAVRHOVANÉ ČTENÍ: Jak vytvořit zásady refundace výdajů v souladu s IRS

• Vytváření účtů výdajů na mobilní telefony

Výdajové účty jsou běžné ve větších korporacích, které od zaměstnanců vyžadují, aby v rámci popisu své práce cestovali a provozovali síť. Proč nevyužít paušální používání mobilních telefonů pod záštitou výdajových účtů?

To znamená, že zaměstnanci dostávají za svou přesnou množství práce s mobilním telefonem související s prací – do pencí. To klade odpovědnost na zaměstnance.

Pro zaměstnavatele to znamená více administrativních prací, které mohou zvýšit režijní náklady. Je také obtížné vypočítat skutečné číslo z hlediska používání mobilních telefonů pro zaměstnance wi neomezené datové tarify.

• Vydávání firemních telefonů

Toto je oblíbená volba pro širokou škálu společností. Poskytnutí firemního mobilního telefonu zaměstnancům znamená, že náklady jsou již vypočítány.

Pokud se zaměstnanec rozhodne používat své osobní mobilní zařízení, je to na nich! Poskytli jste mobilní telefon speciálně pro tento účel. Na druhou stranu mají nyní zaměstnavatelé za úkol zajistit, aby zaměstnanci firemní telefon nepoužívali pro osobní potřebu.

Dobrou zprávou je, že zaměstnavatel má přístup ke všem záznamům o mobilních telefonech a může ovládat přidružené Plány. Zaměstnavatelé také klidně vědí, že jejich zaměstnanci mají potřebné nástroje k dokončení práce. Společnosti musí také zvážit náklady, pokud jde o nákup telefonů v rámci celé společnosti. Neexistuje ani záruka, že zaměstnanci budou s vydanými telefony zacházet opatrně. Společnosti riskují poškození, ztrátu nebo krádež firemních telefonů – tím se do rovnice přidávají náklady na náhradu.

NÁVRHOVÉ PŘEČTENÍ:

Nejčastější chyby ve správě podnikových nákladů

Výzvy, kterým finanční týmy čelí v oblasti cestování & správa výdajů

Co jsou zásady pro vlastní zařízení (BYOD)?

V pracovním prostředí se zásady BYOD nebo přineste si vlastní zařízení stávají běžnějšími. Podle těchto zásad platí mnoho zaměstnavatelů kdekoli od 30 do 50 USD měsíčně za účty zaměstnanců za mobilní telefon. Tento údaj se liší v závislosti na společnosti a dohodnuté politice.

Tyto platby se označují jako mobilní stipendia. Zaměstnavatelé při navrhování odpovědných zásad pro proplácení kandidátů a stanovení výše stipendia berou v úvahu několik faktorů. Zde je jen několik:

• Poplatky za přepravu
• režie správy mobilních zařízení
• nákupy nového zařízení
• software pro správu mobilních výdajů

Ale tyto zásady BYOD pokrývají mnohem víc než jen účty za mobilní telefony. Rovněž se zabývají bezpečnostními opatřeními, která udržují informace o zaměstnancích i společnosti v bezpečí a důvěrnosti.

Závěrečné argumenty

Neexistuje univerzální přístup k úhradě mobilních telefonů pro zaměstnance.

Zaměstnavatelé musí chránit své právní zájmy i integritu. Při zvažování, jaké zásady proplácení mobilních telefonů jsou pro vaše podnikání nejlepší, je třeba mít na paměti několik věcí:

Spočítat náklady

Stejně jako u většiny věcí v životě jde i o peníze. Která z těchto možností má pro vaši společnost finanční největší smysl?

• Pokud máte pracovní sílu, nejpřesnějším způsobem, jak nabídnout náhradu za mobilní telefon, je vytvoření výdajových účtů nebo nabídka pevné částky.
• Pokud peníze nejsou předmětem, vydejte firemní mobilní telefony nebo jednoduše zaplaťte svým zaměstnancům celý účet .

Posaďte se a zkraťte čísla, než se rozhodnete pro řešení.

Vytvořte snadno srozumitelnou zásadu vracení peněz za mobilní telefon

Wh zásady proplácení výdajů ateveru, které vytváříte, ujistěte se, že pokyny jsou naprosto jasné.

• Uveďte podrobný nástin očekávání společnosti.
• Kolik jste ochotni zaplatit a jak se toto procento vypočítá.
• Pokud se rozhodnete poskytovat firemní mobilní telefony, buďte připraveni sledovat jejich používání a výslovně uvádět, jaké je schválené použití související s prací.

NÁVRHOVÉ ČTENÍ:

Pět způsobů, jak zaměstnancům usnadnit vykazování výdajů

Vyrovnávání souladu se zásadami výdajů a spokojených zaměstnanců

Jak může Fyle pomoci s platy za mobilní telefony?

V dnešním rychle se rozvíjejícím světě má každý většinu dní ve svých telefonech nos. Není překvapením, že se refundace mobilních telefonů stala aktuálním tématem. Stále však zůstává otázkou, kolik z toho je pro osobní potřebu a kolik souvisí s prací? Na tuto otázku se společnosti po celém světě pokoušejí odpovědět.

I když necháváme možnosti na vás, Fyle může udělat mnohem víc, než jen zefektivnit náhrady vašim zaměstnancům! Potřebujete pomoc se správou výdajů vaší společnosti a vypracováním jasných zásad? Fyle je software pro správu výdajů v novém věku, který dokáže vyřešit všechny vaše strasti spojené se správou výdajů! Naplánujte si demo ještě dnes a začněte!