Autor: Jes D.A.

E-mailová etiketa je pro studenty běžným bojem. Je však důležité přibít, protože profesoři na druhém konci vašich e-mailů jsou profesionálové v oblasti etikety. A i když to není nic jiného než zastrašování, znamená to také, že můžeme přejít přímo ke zdroji – skuteční profesoři ! — Naučit se, jak poslat e-mail profesorovi.

Profesoři, které jsme kontaktovali, poskytli komplexní odpovědi plné úžasné a promyšlené zpětné vazby, která studentům pomůže psát lepší e-maily. Mnoho témat se opakovalo a často bylo snadné říci, že profesoři měli silné city k určitým záležitostem etikety.

Tito profesoři poskytli rady, které vám pomohou s e-mailem, od tipů na pozdravy k obsahu a všemu mezi tím. vaši profesoři na základě scénářů z reálného života.

Viděli nejhorší z vašich e-mailů; viděli to nejlepší z vašich e-mailů. Co je tedy s sebou?

Angličtinu si dokonale osvojíte.

Při psaní e-mailu je důležité si uvědomovat sebe sama. Pokud máte pevné pochopení anglického jazyka, měli byste být schopni napsat gramaticky správný e-mail, ve kterém je vše napsáno správně, volba slova je akademická a tón je vhodný.

Angličtina je však složitá a přibývání drobných detailů může být obtížné. Pokud se potýkáte s gramatikou nebo máte tendenci přehlédnout chyby, bude obtížné profesionálně komunikovat se svým profesorem. Jako takový si možná budete chtít nechat připravit korekturu svého psaní, abyste se ujistili, zcela bezchybný.

Dr. Brandon Gilroyed, odborný asistent pro výzkum anaerobního trávení a biopaliv na kampusu University of Guelph Ridgetown, upozorňuje na důležitost správného pravopisu a gramatiky při zasílání emailů profesorovi: „Viděl jsem spousta e-mailů napsaných zcela malými písmeny a bez interpunkce, pravděpodobně proto, že zpráva byla napsána na smartphonu. “

Zatímco psaní do telefonu může být pohodlnější, Dr. Gilroyed uvádí, že stále označuje špatnou etiketu. „Je těžké brát odesílatele zprávy plné pravopisných a gramatických chyb vážně,“ říká.

Angličtina je pevně uchopitelná. nekončí pravopisem a velkými písmeny. Jasnost obsahu vašeho e-mailu je zásadní, pokud chcete, aby váš profesor reagoval kladně. Pokud e-mail není dobře napsaný, může být obtížné jeho obsahu porozumět.

Dr. Ted Vokes, pomocný člen fakulty na katedře psychologie na univerzitě ve Windsoru, učil více než 100 kurzů, mezi katedrou psychologie a Odette School of Business. Rozumí tedy rozdílu mezi dobře napsaným a špatně napsaným e-mailem. Říká: „Pokud má smysl poslat e-mail, stojí za to si ho přečíst, než ho někdo pošle. Opravdu chci studentům pomoci, ale pokud nemohu této otázce porozumět, jsem na rozpacích, jak pomoc. „

Podívejte se na svou e-mailovou adresu

Zde je další tip, kde je klíčové sebeuvědomění. E-mail pomocí studentské e-mailové adresy, pokud ji máte. Pokud jej z nějakého důvodu nepoužíváte, buďte velmi vědomi toho, co vaše soukromá e-mailová adresa sděluje vašemu profesorovi. Z důvodu ochrany osobních údajů jsem zde musel změnit e-mailovou adresu, ale mohu vám říci, že doktorka MJ Toswell, profesorka na Katedře angličtiny na Západní univerzitě, poznamenala, že kdysi obdržela e-mail zaslaný z účtu neprofesionálního typu „fuzzypyjamas“ @ example.com, „což je její nejlepší příklad špatného e-mailového účtu.“ Souhlasím!

Je zřejmé, že taková e-mailová adresa neposílá profesionální zprávu vašemu profesorovi a etiketa je o profesionalitě. S používáním soukromých e-mailových účtů však existuje ještě větší problém: spam filtry. Dr. Toswell líčí:

Mým nejoblíbenějším favoritem byla sekvence z minulého roku, v pátek večer. První e-mail ve 20:00 zeptal se mě, zda je úkol v pondělí večer skutečně online. Druhý e-mail v 21:00 zeptal se, proč jsem zatím na první e-mail neodpověděl. Oba byli osloveni „Hej“ a posláni ze soukromé e-mailové adresy, která mi přistála v spamu, takže jsem je neviděl až do sobotního rána, a téměř je smazal, protože předmět prázdné také.

Nejlepší scénář je tedy ten, že ztratíte tolik potřebnou profesionalitu, a nejhorší scénář je, že váš e-mail skončí nepřečtený. Buďte si velmi dobře vědomi e-mailové adresy, kterou používáte k zasílání e-mailů profesorovi, a pečlivě zvažte, co by mohla komunikovat.

Než začnete posílat e-maily, zkontrolujte osnovy

Většina profesorů uvedla, studenti často již mají informace, které hledají, než pošlou e-mail. Dr.Toswell zdůrazňuje, že její „největší trápení“ souvisí s důležitostí kontroly informací, které máte již k dispozici, než začnete posílat e-maily.

Poznamenává, že studenti se často ptají, kde a kdy jsou zkoušky, co obsah je obsažen na zkouškách, nebo dokonce kvůli osvobození od zkoušek, vše jen několik hodin před zahájením zkoušky. Dr. Toswell říká: „Je těžké zdvořile vysvětlit, že materiály ke kurzu, osnovy a moje znalosti diskusí o třídách se tyto problémy zabývaly a měly by se podívat na webovou stránku. “

Je zřejmé, že je nejlepší neposílat e-mailem profesorovi informace, které jsou již k dispozici, ale možná si neuvědomujete, že jsou tyto informace k dispozici. Nezapomeňte poslouchat ve třídě, podívejte se na web kurzu a přečtěte si osnovy dříve, než pošlete e-mail profesorovi. Dr. Manina Jonesová z Katedry anglického a psaného studia na Západní univerzitě konstatuje, že opakujícím se tématem, se kterým se se svými kolegy setkávají, jsou studenti, kteří kladou otázky spol Sylabus urse může odpovědět.

Radí: „Než tento e-mail vystřelíte, nikdy vás nebude bolet pečlivě si přečíst osnovu, abyste zjistili, zda jsou tam tyto informace uvedeny.“ Tím zajistíte, že nepřijdete jako nepozorný nebo líný k vašim profesorům, kteří nebudou působit nejlepším dojmem, pokud budete klást otázku nebo požádat o laskavost. Dr. Jones také naznačuje, že kontrola osnovy platí také pro pozdravy: „Osnova často poskytne profesorovu preferovanou formu adresy.“ K této poznámce.

Přemýšlejte nad pozdravem

Protože pozdrav e-mailu je obvykle jen pár slov, je snadné jej přehlédnout. Oslovení však vyžaduje pečlivé zvážení, zejména proto, že se jedná o první řádek vašeho e-mailu.

Dr. Gilroyed konstatuje, že je běžné dostávat příliš neformální e-maily, začínající jednoduše „Hej. “ Dr. Jan Plug, docent a ředitel Centra pro studium teorie a kritiky na Západní univerzitě, souhlasí s tím, aby se studenti tímto způsobem vyhýbali oslovování svých profesorů. Říká: „Všechno to samozřejmě závisí na tom, jak dobře student zná profesora, ale při zahájení konverzace nemusí být příliš mnoho formalit příliš mnoho.“ Místo toho navrhuje použít jednoduchý výraz „Vážení“ nebo „Dobrý den“. „Věci se mohou postupem času lépe seznámit, ale opravdu se nemůžete pokazit, když začnete tímto způsobem.“

Dr. Vokes poznamenává, že v některých situacích může být vhodný neformální pozdrav. Zvažte Jak dobře znáte profesora. Pokud jste již s tímto profesorem korespondovali prostřednictvím e-mailu a ve třídě, možná budete chtít použít neformálnější pozdrav. Dr. Vokes říká: „Jsem úplně v pohodě s„ Ahoj Dr. Vokes. “ Ve třídě jsem nastavil neformální tón, takže „jsem rád, když se studenti cítí pohodlně tímto způsobem klást otázky e-mailem nebo osobně.“

Oslovte vhodným způsobem svého profesora

Způsob oslovíte svého profesora, sdělí něco o vás i o osobě, které e-mailem zasíláte, takže to vyžaduje pozornost. Dr. Jones poznamenává, že váš e-mail „vyžaduje formální pozdrav a uznání profesního statusu profesora (a vašeho vlastního!) ). „

Kromě toho Dr. Plug říká, že„ studenti mohou mít tendenci být příliš rychle obeznámeni se svým e-mailovým stylem. “ Musíte samozřejmě správně oslovit svého profesora a pečlivě zvážit jeho titul. Pokud má váš profesor doktorát, možná by nechtěl být nazýván „profesorem“. Podobně nemusí ocenit „pana“ nebo „paní“ a možná by raději byli oslovováni jako „profesorka“.

Je také nejlepší vyhnout se genderovým adresám. Profesorky, které kontaktovaly, často uváděly problém s adresou „paní“, tvrdí Dr. Jonesová. obzvláště dráždivý pozdrav, protože vychází z předpokladů o mém rodinném stavu a roli pohlaví. „Podobně dr. Toswell poznamenává, že nesnáší, když se jí tolik říká„ paní Toswellová „,„ je to viscerální. “ To rozhodně není druh reakce, kterou chcete od profesora získat!

Stejným způsobem mohou adresy jako „Sir“ v e-mailech pro vašeho profesora narazit jako neprofesionální. „Často dostávám“ Pane, „což je v pořádku, ale profům se jasně říká, že si stále myslíte, že jste na střední škole,“ poznamenává Dr. Vokes.

Dr. Vokes však říká, že rozumí tomu, jak oslovovat profesory vhodně matoucí pro studenty: „Ne všichni profesoři jsou lékaři. . . a ne všichni lékaři, kteří učí, jsou profesoři. . . . Jsem profesionální, ale protože jsem se stal doplňkem, jsou oba přesné. Pak samozřejmě postgraduální studenti, kteří učí, nejsou ani „pan“ nebo „paní“ je to vhodné. „Je to matoucí, ale to také znamená, že až to napravíte, vaši profesoři si všimnou a ocení váš čas a úsilí při správném oslovení.

Chybně na straně bytí příliš formální

Musíte přemýšlet o skutečném jménu, které budete používat k oslovení svého profesora.Je zřejmé, že chcete správně vyhláskovat jeho jméno. Nebude za to žádná velká odměna, ale hláskování jména nesprávně přijde jako extrémně neuctivé. Obvykle je do e-mailové adresy zahrnuto příjmení, takže neexistuje žádná omluva pro nesprávné hláskování jména v těle e-mailu. Dr. Vokes říká: „Dostal jsem„ Dr. Hlasy “právě dnes ráno. Chápu, že autokorekce je v tomto případě pravděpodobně viníkem, ale mám „Bokes“ a „Voakes.“ „I když poznamenává, že se v těchto případech ani v nejmenším neurazí, poznamenává také:„ Zanechává dojem, že toto člověk není tak pozorný k detailům. “

Kromě toho je zásadní správný pravopis e-mailové adresy profesora. Dr. Jones říká: „Protože moje příjmení je běžné, dokonce jsem měl dokonce e-maily určené pro jiného profesora,“ proto si ověřte, zda máte správnou adresu.

O skutečném používání svého profesora „Jméno v e-mailu, Dr. Gilroyed poznamenává, že pozdrav profesora jeho křestním jménem je v pořádku, pokud je to předem dohodnuto, ale jinak by to byla nesprávná e-mailová etiketa. Říká:“ První e-mailová komunikace mezi student a profesor není vhodná doba na to, abyste začali používat křestní jméno. “

Máte-li pochybnosti, Dr. Jones poznamenává, že profesoři vám řeknou přímo, zda dávají přednost oslovení křestním jménem. „stále si nejste jisti, radí, že“ formální volba pozdravu nikdy neurazí, a pak můžete být opraveni (je snadnější říci: „Prosím, říkejte mi Bob“, než to znamená: „Hm, já“ raději jsi mi neříkal „Bobe“). “

Dr. Plug také konstatuje, že po prvním e-mailu můžete začít sledovat profesorovo vedení a Dr. Jones souhlasí es. V mém původním e-mailu adresovaném Dr. Jonesové jsem ji oslovil „Dr. Jones“ a bezpečně jsem zvolil formálnější adresu. Poté, co se ve své odpovědi odhlásila jako „Manina“, bylo bezpečné předpokládat, že ji od nynějška budu moci oslovovat jako „Manina“, což jsem udělal v následujících e-mailech. Vzala to na vědomí při vracení tipů ke mně, takže to vlastně funguje! Pozorné čtení cedulí vám pomůže vybrat správnou adresu.

Poskytněte dostatek základních informací

Při zasílání profesorům e-mailem si musíte pamatovat, že každý den dostávají spoustu e-mailů. Tyto e-maily pocházejí od různých studentů v různých třídách, někdy na různých fakultách nebo dokonce z různých areálů.

Když pošlete e-mail svému profesorovi a nebudete se správně identifikovat, váš profesor by mohl mít problém vás umístit. pamatuješ, když jsi jen jeden student ve velké třídě, je ještě větší obava, pokud máš společné jméno. Dr. Gilroyed poznamenává, že „ve větších třídách by mohli být tři studenti jménem Matthew nebo pět studentů jménem Jessica.“

Dr. Jones rovněž uvádí, že ve stejném semestru někdy vyučuje mnoho velkých tříd a že znát jméno každého studenta je obtížné. To nezahrnuje ani problémy v různých třídách nebo sekcích! Je tedy nutné, abyste se umístili přesně a úplně. Pokud uvedete své křestní jméno a příjmení, třídu, čas a den ve třídě a číslo sekce, pomůže vám profesor správně vás umístit. Dr. Jones poznamenává, že můžete uvést také kontext, pokud jde o pokračování předchozí konverzace nebo stavění na tématu, o kterém jste již diskutovali osobně.

Kromě toho musíte poskytnout základní informace, pokud jde o aktuální téma. Dr. Gilroyed říká: „Studenti často píší e-maily, ve kterých se okamžitě zaměřují na velmi konkrétní téma nebo detail, aniž by poskytli jakýkoli kontext nebo preambuli. Zatímco studentovi může být obsah zprávy zcela jasný, profesor, který má desítky nebo stovky studentů, může potřebovat více informací, aby pochopil rozsah studentova dotazu. “ Rovněž poznamenává, že úplné vysvětlení situace je „lepší než za předpokladu, že váš profesor bude okamžitě znát nebo si pamatovat každý detail.“

Všimněte si rozdílu mezi ležérností a nedbalostí

Pokud Již jste e-mailem a mluvili s vaším profesorem a navázali jste neformálnější korespondenci, vaše zprávy by se mohly číst trapně, pokud jsou příliš formální. Profesoři v tomto případě podporují ležérnost. Je však důležité si uvědomit rozdíl mezi ležérností a nedbalostí.

Nikdy byste se neměli uchýlit k textovým zprávám. Je zřejmé, že je to neprofesionální. Dr. Gilroyed poznamenává: „Používání tohoto druhu jazyka mi sděluje, že student si nepřeje trávit čas vytvořením správné zprávy, přesto však často budou chtít, abych svůj čas strávil čtením zprávy a poté něco pro je. „

Podobně Dr. Jones říká, že je nevhodné používat krátké formuláře a emotikony. To také znamená rozdíl mezi správně napsanou angličtinou a e-maily prošpikovanými překlepy. Dr. Vokes poznamenává, že po uctivém pozdravu „musí následovat jasná a uctivě napsaná informace v těle e-mailu.„Existuje rozdíl mezi nedbale napsanou zprávou a nesprávnou a neopatrnou zprávou.

Existuje také rozdíl mezi ležérností a neopatrností z hlediska obsahu. Váš profesor nechce vědět příliš mnoho informace; i když je s vámi v přátelském vztahu, některé rozhovory by měly být vyhrazeny pouze pro přátele. Dr. Jones například poznamenává, že dostává e-maily od studentů, které nabízejí omluvy pro chybějící třídu a které prostě poskytují příliš mnoho informací. Nepotřebuji vědět, že mu kamarádi studenta uspořádali narozeninovou oslavu a on visel a chtěl napsat zkoušku make-upu, nebo že se rozhodla absolvovat prodloužený víkend nebo uvízla v provozu, “ říká.

Nepokládejte obávanou otázku

Ačkoli tento tip přímo nesouvisí s e-mailovou etiketou, byl zahrnut, protože jej bez vyzvání uvedlo několik profesorů. a týká se to obsahu vašeho e-mailu. Několik profesorů si všimlo určité otázky, na kterou se „běžně ptají, a která je hýbe absolutně bláznivým dojmem. Studenti, kteří zmeškají hodinu, se často ptají:„ Zmeškal jsem něco v pondělí v hodině? “Dr. Plug říká:„ Vždy chci říct: „Ne , neudělali jsme absolutně nic, jako obvykle. ““

Dr. Jones poznamenává, že stejná otázka je „velkou zhoubou všech profesorů.“ Nabízí tuto báseň, která se zabývá tématem. Proč je to tak hrozná otázka, a proč je tak nevhodná? Profesor Jones nabízí odpověď:

Zaprvé je urážkou naznačit, že obsah jakékoli třída možná nebyla důležitá, nebo že ji lze shrnout v krátkém e-mailu – a zadruhé, není odpovědností profesora nabízet několik iterací třídy. Pokud zmeškáte kurz bez legitimního důvodu, je vaší odpovědností zajistit přístup k poznámkám od jiného studenta a / nebo zjistit, co bylo zahrnuto.

Je zřejmé, že je nejlepší se této otázce vyhnout!

Potvrďte svou vděčnost

Než se odhlásíte, je důležité zahrnout rozsudek – tedy bezplatný sbohem. Dr. Jones konstatuje, že ve správné e-mailové etiketě je důležitý rozsudek, i když je to jen rychlé prohlášení jako „Děkujeme za vaši pomoc! Říká: „Vyplatí se uznat, že pokud něco požadujete (i když je to jen informace), váš profesor si zaslouží určité uznání svého času a problémů.“

Místo toho když se pustíte přímo do toho, o co chcete požádat svého profesora, můžete uznat svou vděčnost nebo jak je zaneprázdněn. Je to příjemný malý způsob, jak rozpoznat snahu profesora odpovídat na vaše e-maily, a toto gesto oceníte. Dr. Jones poskytuje příklad účinného hodnocení: „Zkuste něco jako„ Já vás znám “jste zaneprázdněni, ale doufám, že si „udělám čas na setkání a projití mých odpovědí v kvízu.“ “

Může se to zdát jako malá nebo bezvýznamná poznámka, ale určitě může pomoci vašemu e-mail bude přijímán v pozitivním světle a bude vás příznivě malovat, zejména mezi spoustou e-mailů, které nezahrnují valedictions. Dr. Vokes poznamenává: „Z výzkumu víme, že první dojmy velmi ovlivňují touhu člověka být pomoci. “ Pokud uděláte dobrý první dojem, váš profesor vám pravděpodobně pomůže, nebo bude přinejmenším šťastnější, když vám pomůže.

Pečlivě zvažte své odhlášení

Při přihlášení profesorovi e-mailem je stejně důležité zvážit vaše přihlášení. Stejně jako váš úvodní pozdrav sděluje něco o vás. Budete také moci dále nastavit tón e-mailu, ať už formálnější (s použitím výrazů jako „pozdravy“), nebo neformálnější (s použitím výrazů jako „vše nejlepší“). Nabídka „na zdraví“ nebude vždy vhodná , takže znovu zvažte, jak dobře znáte profesora, kterému posíláte e-maily.

Dr. Gilroyed uvádí: „Každý e-mail profesorovi by se měl řídit standardní konstrukcí dopisu, která zahrnuje úvodní pozdrav, text zprávy a příslušné odhlášení.“ Proto je použití nesprávného nebo vůbec žádného odhlášení špatnou e-mailovou etiketou a je třeba se mu vyhnout. Jednoduché odhlášení je v pořádku; zkuste vyvážit neformální a profesionální přístup.

Můžete také použít signoff, abyste se dále rozlišovali mezi mořem studentů. Dr. Gilroyed poznamenává, že studenti by se měli odhlásit „s vhodným závěrečným pozdravem a poté celým jménem.“ Profesoři zase dostávají každý den mnoho e-mailů. Někteří jsou bez odhlášení a někteří používají pouze křestní jména. Uvedení celého jména pomůže vašemu profesorovi rychle a snadno vás rozpoznat a identifikovat.

Uvedení do praxe

Dobře, teď, když máme seznam tipů na e-mailovou etiketu od skutečných profesorů, co takhle je uvést do praxe? Zde je příklad vynikajícího e-mailu profesorovi:

E-mail není jen kousek korespondence.Je to cvičení dobré komunikace a vy jste podle něj souzeni. S využitím této rady skutečných profesorů o tom, jak poslat e-mail profesorovi, můžete být příznivě posouzeni. Dr. Gilroyed říká: „Nemohu mluvit za všechny profesory, ale určitě si všímám, když dostanu dobře sestavený e-mail od studenta. Ukazuje mi, že jim záleží na tom, aby se pokusili sestavit správné poselství a respektují můj čas. “

Ještě lepší je, že můžete poslat e-mail profesorovi ve svůj prospěch a položit skutečné a intelektuální otázky. Jak vysvětluje Dr. Toswell, „nevyužívejte to, co si myslím, jako vaši e-mailovou měnu (v mém mozku je jen tak velká šířka pásma pro jednoho studenta a její otázky, pokud se skutečně nezabývají studijními materiály) na špatné dotazy. “ A co víc, můžete pomocí těchto otázek vytvořit pouto se svými profesory. Dr. Toswell dále říká: „E-mail, aby bylo možné navázat spojení a vytvořit z něj pevné spojení.“ Pokud váš e-mail odpovídá těmto tipům, vy “ Bezpochyby se mi podaří navázat spojení, které vydrží na univerzitě i mimo ni.

Zvláštní poděkování patří všem profesorům, kteří s námi pro tento článek sdíleli tipy na e-mailovou etiketu. Váš čas a postřehy jsou velmi ceněny!

Zdroj obrázku: Nosnibor137 / BigStockPhoto.com

Posílejte profesionální e-maily.

O autorovi

Jes je kouzelník a mechanik; to znamená, že vytváří kousky písma ze vzduchu, aby je sdílela jako spisovatelka, a čistí rzi a mastnotu ostatních kousků psaní jako editorka. Ví, že vždy existuje něco cenného, co lze vytáhnout z prázdné stránky, nebo něco lesklého, co je třeba odhalit, v té, která potřebuje trochu vyleštit. Když Jes nevyčaruje nebo neudržuje věty, hltá je a vždy hladová více slov.