Jak vytvořit bezplatnou obchodní e-mailovou adresu

Každá firma používá více komunikačních prostředků. Komunikace může být B2B – komunikace s jinými podniky nebo B2C – komunikace se zákazníky / klienty. Některá komunikace je jedna k mnoha a jiná komunikace jeden na jednoho. Na základě typu komunikace a sdělení, které je třeba předat, si podniky vybírají médium komunikace. I když je k dispozici několik způsobů komunikace, nejdůvěryhodnějším a nejspolehlivějším zdrojem komunikace je e-mail.

Ve světě obchodní komunikace jsou e-maily nevyhnutelné, důvěryhodné a legální. Je důležité, abyste důležitou obchodní komunikaci zasílali pouze prostřednictvím e-mailu. Poskytuje nejen platný důkaz pro komunikaci, ale také zajišťuje požadovanou bezpečnost a soukromí důležitých informací, které jsou doručovány.

Je také nezbytné, aby se takové zásadní obchodní zprávy odesílaly pomocí oficiální e-mailové adresy připojené k vaší doméně, nikoli pomocí běžných / obecných e-mailových adres.

Oficiální e-mailová adresa pomáhá zákazníkovi rozpoznat vaši značku, zvyšuje důvěryhodnost zprávy a buduje důvěru ve vztah. Proto k vytvoření takové značky by mělo být každé podnikání spojeno s doménou, která je spojena s vaší značkou.

Co je to doména?

Pokud chcete svému podnikání zajistit internet nebo online prezentaci, je prvním krokem získání vaší vlastní domény. Název domény se obvykle tvoří kombinací názvu vaší firmy / organizace se standardní příponou internetu nazvanou TLD (.com, .net, .info atd.). Názvy domén vypadají jako yourdomain.com nebo yourbusiness.info. Doména nemůže dělat nic sama. Když zaregistrujete doménu, registrátor poskytne správce DNS, který obsahuje důležité podrobnosti, jako je IP adresa vašeho webu, záznamy MX pro doručování vašich e-mailů atd.

Pokud nevlastníte doménu, můžete si koupit novou doménu od Zoho.

Co je to web?

Web je sada internetových stránek, které poskytují informace nebo podrobnosti o vaší firmě. Pomocí správce DNS namapujete IP adresu vašeho poskytovatele webhostingu na vaši doménu. Tím je zajištěno, že kdykoli někdo v prohlížeči zadá www.yourdomain.com, zobrazí se správné stránky z webhostingu a čtenáři budou mít přístup k příslušným informacím z vašeho webu.

Co je obchodní e-mailová adresa?

Obchodní e-mailové adresy jsou ty, které používají název domény vaší společnosti, například [email protected]. Vzhledem k tomu, že rezonují ve vaší firmě, vaši zákazníci vás budou moci snadno identifikovat. pomozte zjistit vaši identitu a zvyšte důvěryhodnost svých zákazníků.

Pomocí správce DNS budete mapovat svou doménu u svého poskytovatele e-mailu pomocí záznamů MX doporučených vaším poskytovatelem e-mailu.

Proč potřebujete obchodní e-mailovou adresu?

Ačkoli hlavním důvodem, proč máte obchodní e-mailovou adresu, je pomoci vašim zákazníkům identifikovat vás, do seznamu lze přidat mnoho dalších. pomůže vám:

• Promítejte svou profesionalitu

  Mít e-mailovou adresu, která odpovídá vaší značce, ukazuje, že to s vaší firmou myslíte vážně a profesionálně. Tímto způsobem vaši zákazníci budou vaši firmu brát vážně, protože si s největší pravděpodobností vyberou a důvěřují firmě s profesionální e-mailovou adresou.

• Ukažte svou autenticitu a získejte důvěru zákazníků

  Když vy nebo vaši zaměstnanci posíláte e-maily pomocí adresy, která obsahuje název vaší firmy, vaši zákazníci mohou s jistotou vědět, že e-mail pochází z autentický zdroj. Budou vás identifikovat ještě před otevřením vašeho obsahu. To jim pomůže vybudovat si u vás důvěru a dá jim důvěru v odpověď na vaše e-maily nebo kontaktování vašeho týmu podpory.

• Propagovat your brand

  S názvem vaší firmy na vaší e-mailové adrese propagujete svou značku každým odeslaným e-mailem. Tímto způsobem si můžete být jisti, že v jejich paměti zůstanete dlouho.

• Buďte důslední

  Při vytváření individuálních a skupinových e-mailových adres s vaší doménou zajistíte, aby každý e-mail který zhasne, má standardní formát, a tím udržuje konzistenci.

• Chraňte před spamem

  Když vás zákazníci poznají podle názvu vaší značky, je méně pravděpodobné, že vás označí jako spam. používáte obecné e-mailové účty, vaše e-maily možná nedostanou uznání, které si zaslouží, a nakonec budou spamovány.

Podívejte se na toto video, abyste pochopili, proč vaše firma potřebuje e-mail založený na doméně adresa a jak vám může pomoci být při komunikaci profesionálnější.

Osvědčené postupy při vytváření obchodních e-mailových adres

Při vytváření účtu je třeba mít na paměti několik věcí. e-mailová adresa firmy.

1. Najděte název domény, který může rychle souviset s vaší firmou a snadno ho zákazníci identifikují.
2. Je důležité mít ve vaší organizaci standardní formát e-mailových adres. Například můžete použít křestní jméno.poslední jmé[email protected] jako standardní formát pro všechny zaměstnance.
3. Vytvořte skupinové e-mailové adresy, jako je [email protected], podle oddělení, abyste mohli spravovat všechny e-maily oddělení z jednoho místa.
4. Měli byste se ujistit, že svou firemní e-mailovou adresu zabezpečíte proti phishingu a spamu ověřením vaší domény pomocí konfigurací SPF a DKIM.

Jak vybrat nejlepšího poskytovatele e-mailových služeb

Při výběru poskytovatele e-mailových služeb je třeba vzít v úvahu několik faktorů. Mezi nejdůležitější faktory patří:

• Snadné nastavení

  Prvním aspektem, který je třeba u poskytovatele e-mailu hledat, je, zda jsou kroky k nastavení vaší domény s nimi jednoduché a nekomplikované. I když je tento proces jednoduchý, mějte na paměti, že váš poskytovatel služeb nechce, abyste přeskočili nezbytné kroky ověřování.

• Efektivní migrace

  Ujistěte se, že vybraný poskytovatel služeb vám umožní efektivně migrovat všechny vaše e-maily, kontakty a další data od předchozího poskytovatele. Migraci nelze ohrozit za každou cenu, protože nikdo si nemůže dovolit ztrátu dat.

• Zabezpečené a soukromé

  Vyberte si službu, která vám zajistí zabezpečení a soukromí dat. Mělo by existovat několik vrstev ověřování pro váš účet a end-to-end šifrování vašich zpráv. Osobní údaje, které jste sdíleli se službou, by také měly být uchovávány jako soukromé – dodržování soukromí by mělo být jeho nejvyšší prioritou.

• Vlastní doména, která odpovídá vaší firmě

  Vaše e-mailová doména by měla být pro vaši firmu relevantní, proto se ujistěte, že vámi vybraná e-mailová služba umožňuje zadat doménu podle vašich preferencí a nechat použijete jej, pokud je k dispozici.

• Robustní ovládací panel

  Vyberte si poskytovatele služeb, který má výkonný ovládací panel, který vám umožní převzít kontrolu nad všemi vašimi nastaveními týkajícími se domény, spravovat uživatele a adresy skupin, nastavovat omezení a zásady spamu a dělat více. Tato služba by vám také měla zajistit dobré procento provozuschopnosti.

• Spolupráce a další obchodní nástroje

  Nejlepší bude, když poskytovatel bude mít prostředky pro interní týmovou spolupráci a integrované nástroje, jako je kalendář, poznámky, správa kontaktů atd.

Vytvoření obchodní e-mailové adresy pomocí Zoho Mail

Zoho Mail je bezpečná, soukromá platforma bez reklam, která umožňuje hostovat váš vlastní e-mail domény a poskytuje vám to nejlepší z všechny výše uvedené faktory. Zde je postup, jak vytvořit bezplatnou obchodní e-mailovou adresu.

Funkce bezplatného plánu Zoho Mail jsou následující:

• 5 uživatelských účtů
• 5 GB úložiště / uživatel
• E-mailové přílohy až do 25 MB
• E-mailový hosting pro jednu doménu
• Dvoufaktorové ověřování

Navštivte cenovou stránku společnosti Zoho Mail a vyberte cenový plán podle vašeho výběru. Pokud nemáte účet u Zoho, můžete se zaregistrovat odsud. Můžete si také přečíst naše průvodce nasazením a získat přehled kroků.

Pokud již vlastníte doménu :

1. Po výběru plánu budete požádáni o založení účtu. Vyberte možnost Zaregistrovat se pomocí domény, kterou již vlastním.
2. Zadejte svou doménu a klikněte na Přidat.

   

3. Podle potřeby zadejte registrační údaje. Klikněte na Pokračovat.
4. Zkontrolujte, zda jsou všechny vaše údaje zadány správně, klikněte na Zaregistrovat se a vyplňte své údaje v přihlašovacím formuláři.

Jakmile přidáte svou doménu, budete ji muset ověřit. Poté můžete přidat uživatele a vytvořit pro ně e-mailové účty. Nastavte záznamy MX tak, aby vám byly doručovány všechny vaše e-maily svůj účet Zoho Mail. Migrujte své e-maily do Zoho Mail pomocí protokolů POP nebo IMAP. Nakonec dokončete konfigurace SPF a DKIM. Přečtěte si podrobně o těchto nastaveních.

Pokud již máte účet u Zoho, přejděte na Zoho Mail a v horní části stránky klikněte na Povolit hostování e-mailů a podle výše uvedených kroků nastavte svou doménu.

Pokud si chcete koupit novou doménu:

Pokud ne „Nemáte vlastní doménu, můžete si ji při registraci koupit. Vyberte možnost Koupit novou doménu pro mé podnikání, zadejte název domény ideální pro vaše podnikání a zkontrolujte jeho dostupnost. Pokud je k dispozici, můžete se zaregistrovat do Zoho a zakoupit doménu. Když zaregistrujete doménu u Zoho Mail, vaše nastavení DNS bude předem nakonfigurováno. Přečtěte si podrobně o nákupu nové domény.