Stručný přehled zásad & účel

Naše zásady kontroly pozadí zaměstnanců odkazují na naše pokyny pro vyšetřování pozadí našich kandidátů na zaměstnání jako součást našeho procesu přijímání. Kontroly na pozadí nám pomáhají:

• Získejte přehled o pozadí kandidátů.
• Zajistěte, abychom najali spolehlivé zaměstnance.
• Ověřte pravdivost a přesnost informací kandidátů. .
• Screen kandidáti usvědčeni ze závažného kriminálního chování.

Rozsah

Tato politika kontroly spolehlivosti zaměstnanců se vztahuje na kandidáty, kteří projdou procesem přijímání zaměstnanců naší společnosti . Může se vztahovat také na interní kandidáty, kteří jsou zvažováni pro povýšení nebo převod.

Prvky zásad

Kontroly pozadí mohou zahrnovat:

• Rejstříky trestů .
• Úvěrové zprávy.
• Testování drog.
• Zprávy o ověření (např. totožnost, předchozí zaměstnání, vzdělání, SSN)
• Řidičské záznamy .
• Kontroly referencí.

Od všech kandidátů se nevyžaduje, aby absolvovali všechny typy prověřování, které nabízíme, než je naše společnost najme. Každá pozice má své vlastní požadavky. Například záznamy o řízení mohou být relevantní pro spolehlivé prodejce v terénu a taxikáře, ale ne pro pronájem kancelářských manažerů. Základní screening na pozadí zahrnuje

Místní zákony mohou určité typy kontrol na pozadí zakázat nebo omezit. Budeme vždy dodržovat právní předpisy.

Kontroly v trestním rejstříku jsou nezbytné, pokud uchazeči pohovorují na pozice, kde budou:

• Zastupovat naši společnost a jednat s naší společností klienti nebo zúčastněné strany.
• mít přístup k citlivým a důvěrným informacím,
• nakládat s penězi a financemi,
• udržovat kontakt s dětmi nebo staršími osobami,

Kdy byste měli provést kontrolu spolehlivosti zaměstnanců?

Ve většině případů stojí kontroly pozadí za čas a peníze. Doporučujeme náborovým manažerům a personalistům, aby kontroly prováděli střídmě: nejlépe v posledním kole kandidátů zařazených do užšího výběru v procesu náboru nebo u kandidáta, kterého si vybrali. Místní zákony mohou vyžadovat, aby uchazeč měl nabídku v ruce, než požádáme o povolení ke kontrole spolehlivosti. Budeme dodržovat všechny zákony.

Screening na pozadí by neměl být používán jako způsob, jak někoho diskvalifikovat nebo snížit počet uchazečů o pozici. Kontroly pozadí mají posílit rozhodnutí o přijetí a zajistit, aby kandidáti, kteří byli vybráni pro práci, byli vhodní.

Odpovědnosti naší společnosti

Náboroví manažeři a personalisté musí:

• Informovat kandidáty o tom, že v inzerátu pozice je vyžadována kontrola spolehlivosti.

• Před provedením kontroly spolehlivosti požádejte kandidáty o písemné povolení a sdělte jim, jak proces bude trvat dlouho.

• Najměte si renomovaného a spolehlivého poskytovatele kontroly pozadí. Kritéria, která je třeba vzít v úvahu při výběru poskytovatele, jsou: cena, zákonnost, závazek mlčenlivosti a doba zpracování. Pokud náš současný poskytovatel nesplňuje naše požadavky na tato kritéria, měla by HR vyhledat nového poskytovatele.

• Informovat kandidáty o výsledcích jejich ověření spolehlivosti a o tom, co plánujeme dělat (odmítnout nebo přesunout kandidáty do další fáze náboru.) Poskytovatelé ověření spolehlivosti by měli uchazečům poskytnout kopie jejich výsledků.

• Proveďte ověření spolehlivosti u všech kandidátů, kteří projdou konkrétní pozici bez diskriminace určitých jednotlivců.

• Poskytněte uchazečům informace, které potřebují, aby mohli vznést námitku proti zprávě nebo řešit jakékoli problémy, u nichž se objeví kontrola pozadí.

Náboroví manažeři / HR musí uchazečům sdělit, že kontrola čistého zázemí nezaručuje zaměstnání, pokud již nedostali ústní nabídku práce.

Co dělat s negativními výsledky

Rejstříky trestů automaticky nekvalifikují kandidáty z procesu přijímání, ledaže by byli odsouzeni za závažné trestné činy (např. Sexuální napadení). špatně posoudit podstatu rejstříku trestů podle těchto kritérií:

• Počet odsouzení za trestný čin za stejný trestný čin.
• Čas uplynulý od posledního odsouzení za trestný čin.
• Jak souvisí odsouzení za trestný čin s pozicí.

Všimněte si, že personalisté / náboroví manažeři budou při kontrole prověrky kandidáta brát v úvahu odsouzení, nikoli zatčení.

> HR a náboroví manažeři by měli mít na paměti zájmy společnosti při hodnocení závažnosti jakýchkoli problémů, které odhalí kontroly pozadí. Například kandidáti, kteří jsou zvažováni na pozici, která zahrnuje řízení služebního vozidla, by měli mít alespoň dvouletý rekord v čistém řízení. Personalisté a náboroví manažeři by měli v posledních dvou letech odmítnout kandidáty usvědčené z řízení pod vlivem alkoholu.

Obecně platí, že pokud se náboroví manažeři a personalisté rozhodnou, že konkrétní kandidát by pro naši společnost přinesl vysoké nebo nepřiměřené riziko, měli by kandidáta odmítnout.

Personalisté a náboroví manažeři mohou kandidáty vyzvat k diskusi výsledky jejich ověření spolehlivosti v případě drobných nesrovnalostí (např. pozastavená licence). Pokud uchazeči uspokojivě odpoví, mohou být stále najati pro spolupráci s naší společností.

Postup

My usilovat o transparentní proces přijímání, který respektuje práva kandidátů. Doporučujeme náborovým manažerům a zaměstnancům HR dodržovat tento postup pro prověřování pozadí:

1. Náboroví manažeři a HR diskutují o tom, zda je pro danou pozici nutná kontrola podkladů a co bude kontrola zahrnovat.
2. Náboroví manažeři v inzerátu uvádějí, že před přijetím do zaměstnání je vyžadována kontrola spolehlivosti.
3. Když jsou vybráni koneční kandidáti (jeden nebo více finalistů), náboroví manažeři nebo personalisté se s kandidáty obracejí, aby získali písemné povolení pro ověření spolehlivosti a vysvětlení procesu. Toho lze dosáhnout prostřednictvím systému sledování uchazečů (ATS.)
4. Pokud kandidáti odmítnou podstoupit screening na pozadí, HR je informuje, že na tuto pozici nebudou považováni. Pokud kandidáti poskytnou písemné povolení, mohou kontrolu zahájit poskytovatelé kontroly pozadí.
5. Jakmile HR obdrží výsledky kontroly pozadí, zaměstnanci o nich diskutují s náborovými manažery, aby rozhodli o dalších krocích pro kandidáty a pozici.
6. Náboroví manažeři informují kandidáty o jejich rozhodnutích a zajišťují, aby dostávali kopie jejich jednotlivých zpráv o kontrole pozadí. Pokud dojde k negativním zjištěním, musí personalisté / náboroví manažeři oznámit uchazečům, jak proti zprávě podat námitku.

Naše zásady důvěrnosti a ochrany údajů se vždy vztahují na odhalené kontroly pozadí.

Zřeknutí se odpovědnosti: Tato šablona zásad má poskytnout obecné pokyny a měla by být použita jako reference. Nemusí zohledňovat všechny příslušné místní, státní nebo federální zákony a nejedná se o právní dokument. Autor ani Workable nepřebírají žádnou právní odpovědnost, která by mohla vzniknout při použití těchto zásad.

Další informace

• Co musí zaměstnavatelé vědět o kontrolách spolehlivosti – Komise pro rovné příležitosti v zaměstnání (EEOC)
• Screening před zaměstnáním: tipy, jak se orientovat v nepříjemných rozhovorech
• Osm základních zaměstnavatelů v oblasti kontroly pozadí zaměstnání
• Tipy pro výběr nejlepší služba kontroly pozadí