Je okamžik v profesionální kariéře každého, který vyžaduje oslavu.

Ne, nejde o propagaci nebo přibití velké prezentace výkonnému týmu – i když to jsou také dobré věci.

Je to v okamžiku, kdy váš účet Gmail dosáhne Inbox Zero, obchodního fenoménu, kdy vaše doručená pošta zůstává prázdná nebo co nejblíže prázdnému.

Naučte se, jak používat Gmail v maximální možné míře.

Jistě, můžete riskovat, že budete jen archivovat všechny své zprávy (nedoporučuje se) a začít úplně od začátku, ale bez správných tipů pro organizaci Gmailu bude vaše doručená pošta přetékat novými a nepřečtenými zprávami, než budete vědět it.

Tipy pro organizaci Gmailu – Proč je to tak důležité

Kolik e-mailů byste řekli, že za den přijmete?

Podle zprávy technologie do roku 2018 bude průměrný pracovník posílat nebo přijímat 140 obchodních e-mailů. V typickém osmihodinovém pracovním dni je to více než 17 e-mailů každou hodinu nebo jeden e-mail téměř každé čtyři minuty.

Zvažte jakékoli osobní nebo nevyžádané e-maily, které mohou také směřovat na váš pracovní účet, a tento počet by mohl snadno dosáhnout 200 e-mailů každý den. Představte si, o kolik produktivnější byste mohli být, kdybyste nepotřebovali ztrácet čas prosáváním všech těchto e-mailů, abyste zjistili, které z nich jsou nejdůležitější, a vyžadují okamžitou odpověď.

5 tipů na organizaci Gmailu, které vám pomohou dosáhnout Inbox Zero

Může se to zdát jako nemožná výzva a její vyladění může nějakou dobu trvat, ale uspořádání vašeho účtu Gmail vám pomůže snížit stres a lépe spravovat váš čas a priority.

Zde je pět jednoduchých tipů na organizaci Gmailu, které můžete použít k dosažení Inboxu Zero a ke zvýšení produktivity na pracovišti.

1. Vyberte své rozvržení pro organizaci Gmailu

První krok k organizaci váš Gmail má vybrat vaše preferované rozvržení.

Když otevřete svou doručenou poštu, klikněte na symbol ozubeného kola v pravém horním rohu a vyberte „Nastavení“. Poté v horní části okna nastavení klikněte na kartu „Doručená pošta“. Od této chvíle vám Gmail nabízí pět možností rozvržení doručené pošty.

• Výchozí: Toto je standardní formát, který organizuje váš Gmail podle data přijetí e-mailu. V tomto zobrazení můžete vybrat různé kategorie, do kterých jsou vaše e-maily zařazeny. Zobrazují se jako karty v horní části obrazovky a mohou vám pomoci určit, které z vašich e-mailů budou pravděpodobně důležitější.
• Nejdůležitější: V tomto zobrazení se Gmail pokusí předpovědět, které e-maily jste nejvíce důležité (označené žlutou značkou) a zobrazí tyto zprávy v horní doručené poště. Vaše méně důležité zprávy se zobrazují v dolní doručené poště ve spodní části obrazovky.
• Nejprve nepřečtené: Toto zobrazení je podobné možnosti Důležité nejprve, ale v horní doručené poště jsou zprávy, které jste ještě neotevřeli. , zatímco spodní doručená pošta by obsahovala vše ostatní.
• Nejprve označeno hvězdičkou: Vaše zobrazení Nejlépe hodnocené také rozdělí vaši doručenou poštu na dvě pole a v horním pohledu zobrazuje pouze e-maily, které jste označili hvězdičkou. Vše ostatní se objeví v druhém pohledu níže.
• Prioritní pošta: Je to jako kombinace všech zobrazení. Gmail na základě minulých akcí pomocí prediktivní analýzy určuje, s jakými e-maily budete pravděpodobně komunikovat. Poté tyto e-maily umístí do horního pohledu.

Hledání rozložení, které vám vyhovuje, vám pomůže mít pořádek v Gmailu.

2. Přidejte podokno náhledu do Uspořádat Gmail

Výchozí zobrazení Gmailu zobrazuje pouze odesílatele, předmět a malou část textu náhledu, než dojde řádek v místnosti. Ve většině případů budete muset otevřít e-mail, abyste zjistili, zda je to něco, co opravdu stojí za přečtení.

Můžete ušetřit čas a uspořádat si svůj Gmail přidáním podokna náhledu. Klikněte na symbol ozubeného kola a v rozevírací nabídce na „Nastavení“. Poté na zobrazených kartách vyberte „Laboratoře“. Přejděte dolů do podokna náhledu a klikněte na aktivovat. Uložte provedené změny a poté budete mít možnost zobrazit náhled každého e-mailu, který přijde.

3. Vytvořte vlastní štítky a složky pro organizaci Gmailu

Na levé straně doručené pošty si všimnete seznamu štítků, ke kterým můžete přidávat e-maily. udržujte svou doručenou poštu organizovanou. Věděli jste však, že i v této oblasti můžete vytvářet vlastní štítky?

Pokud vyberete zprávu nebo více zpráv, můžete kliknout na tlačítko v horní části doručené pošty, které vypadá jako nákupní značka. To vám umožní přiřadit tyto zprávy k předdefinovaným štítkům, které Gmail používá k uspořádání vaší doručené pošty.

V této oblasti můžete také vytvořit vlastní štítky výběrem možnosti Vytvořit nový. Dokonce máte možnost vnořit štítky do jiných štítků, podobně jako při vytváření podsložek při ukládání souborů na pevný disk.

Dokonce máte možnost barevně označit štítky, abyste dále rozlišili prioritu. Můžete například vybrat červenou pro štítek s názvem VIP, do kterého archivujete všechny zprávy od svého nadřízeného.

Jakmile vytvoříte štítek, všimnete si, že přidá složku do seznamu vlevo od Doručená pošta a přidá název štítku vedle předmětu. Když nyní archivujete tuto zprávu, přesune se do této konkrétní složky.

Přizpůsobením možností usnadníte uspořádání složek Gmailu a udržíte svou doručenou poštu čistou.

4. Vytvářejte filtry pro organizaci Gmailu

Po vytvoření vlastních štítků můžete filtry použít na zprávy, abyste mohli posílat určité e-maily přímo do jejich složek a udržovat je mimo obecnou doručenou poštu.

Například pokud víte, že každý pátek obdržíte interní komunikační zpravodaj, který opravdu nemáte čas číst, můžete pomocí filtrů poslat tuto zprávu do konkrétní složky, kde ji můžete zkontrolovat – nebo smazat – později.

Po výběru e-mailu nebo e-mailů, které chcete filtrovat, klikněte na tlačítko „Více“ v horní části doručené pošty a z rozbalovací nabídky vyberte „Filtrovat zprávy jako je tento“. Odtud můžete mimo jiné vybrat filtrování zpráv podle odesílatele, předmětu, klíčových slov a příloh. Po výběru kritérií klikněte na „Vytvořit filtr pomocí tohoto vyhledávání“ a vyberte akci, kterou má tento filtr provést – například přiřadit vlastní složce nebo štítku a přeskočit doručenou poštu. Po dokončení klikněte na „Vytvořit filtr“.

Je důležité si uvědomit, že můžete také vybrat použití tohoto filtru na všechny konverzace, které odpovídají kritériím, takže pro každou z nich nemusíte vytvářet jednotlivé filtry.

5. Uspořádejte Gmail pomocí funkce Odeslat a archivovat

Nyní, když jste si svou doručenou poštu v Gmailu uspořádali tak, aby automaticky archivovala určité e-maily do vlastních složek, můžete svou doručenou poštu skutečně vyčistit archivováním zpráv současně odesílat odpovědi.

Chcete-li tuto funkci aktivovat, klikněte na ikonu ozubeného kola a v rozbalovací nabídce na možnost „Nastavení“. Posuňte se dolů a vyberte možnost „Zobrazit“ Odeslat & Archivovat tlačítko v odpovědi. “ Uložte změny.

Když nyní na zprávu odpovíte, budete mít dvě možnosti odeslání. Jeden je tradiční odeslání a druhý odešle zprávu a automaticky odešle e-mailový řetězec do archivu Všechny zprávy. Pokud jste zprávě přiřadili štítek, místo toho přejde do konkrétní složky. Pokud někdo odpoví na váš odeslaný e-mail, konverzace se automaticky přesune zpět do vaší doručené pošty.

Zapnutí této funkce je rychlý a efektivní způsob, jak odstranit nepořádek z vaší doručené pošty a udržet vaši organizaci Gmailu.

Dodržování těchto tipů na organizaci Gmailu může zajistit, aby byla doručená pošta nulová

Pokud budete postupovat podle těchto jednoduchých organizačních tipů pro Gmail, Inbox Zero nebude jen prchavým snem.

Ale stejně jako všechny klávesové zkratky musíte najít systém, který vám vyhovuje. Pokud vám některá z těchto metod ztěžuje hledání archivovaných zpráv nebo sledování důležitých konverzací, zkuste něco jiného. Jakmile najdete postupy, které mají smysl pro vaši každodenní rutinu, bude vaše doručená pošta dobře naolejovaným strojem.

Zvyšte produktivitu svého Gmailu

Většina lidí rozumí tomu, jak používat základy jejich doručené pošty v Gmailu, ale co ty hloupé tipy a triky, které by vám mohly usnadnit život, zefektivnit vaši práci a uspět vaše interakce? Shromáždili jsme jedenáct triků, které existují jak v Gmailu, tak prostřednictvím externích rozšíření Google Chrome, které vám ukáží, jak používat Gmail lépe. Tyto triky vám umožní vylepšit doručenou poštu, ušetřit čas a rozšířit vaše podnikání. Kliknutím na fotografii níže se dozvíte, jak používat Gmail.