Jeg kan godt lide at tænke på Microsoft PowerPoint som en test af grundlæggende marketingfærdigheder. For at oprette en bestående præsentation er jeg nødt til at demonstrere designfærdigheder, teknisk læsefærdighed og en følelse af personlig stil.

Hvis præsentationen har et problem (som en utilsigtet skrifttype, et brudt link eller uleselig tekst) , så har jeg sandsynligvis ikke bestået testen.

Download nu

Selvom min talte præsentation er godt indøvet, kan en dårlig visuel oplevelse ødelægge den for publikum.

Ekspertise betyder intet uden en god præsentation til sikkerhedskopiering. Til at begynde med skal du hente din samling af gratis PowerPoint-skabeloner nedenfor og bruge de tips, der følger, til at perfektionere din næste præsentation.

Uanset dit emne, vellykkede PowerPoints afhænger af tre hovedfaktorer: din kommando af PowerPoint designværktøjer, din opmærksomhed på præsentationsprocesser og din hengivenhed til ensartet stil. Her er nogle enkle tip, der hjælper dig med at begynde at mestre hver af disse faktorer, og glem ikke at tjekke de ekstra ressourcer nederst i dette indlæg.

Sådan laver du en PowerPoint-præsentation

En præsentation består af flere dias, og nu hvor du ved, hvordan du laver en, kan du dykke dybere ned i PowerPoint “s funktioner.

Åbn en tom præsentation igen, eller start fra en, du allerede har oprettet.

Hvis du allerede har oprettet en præsentation, skal du dobbeltklikke på ikonet for at åbne den eksisterende f ile. Ellers skal du åbne Microsoft PowerPoint, klikke på “Filer” i øverste venstre hjørne og klikke på “Ny præsentation.” Derfra kan du følge vejledningen for at oprette en ny præsentation.

Vælg et “tema” eller opret dit eget.

Microsoft tilbyder indbyggede temaer og farvevarianter for at hjælpe du designer dine dias med et sammenhængende look. For at vælge mellem disse forudbyggede temaer skal du vælge fanen “Filer” igen, vælge “Ny”, vælge en af mulighederne og klikke på “Opret”.

Ellers kan du bruge PowerPoint-elementer, dit designfølelse og dit brands farvepalet til at lave dit eget “tema.”

Opret en række dias til forskellige formål.

Du vil ikke præsentere det samme nøjagtigt dias, bare med forskelligt indhold på det. Dette ville kede dit publikum. Sørg for, at du opretter flere variationer, der rummer nogle af de almindelige anvendelser til dias. I det mindste har du brug for:

• En titeldias
• En dagsorden eller indholdsfortegnelse dias
• En dias, der introducerer højttaleren
• Forskellige indholdsbilleder (opret forskellige layouts i betragtning af, hvilken slags multimedie du vil bruge)

Brug funktionen Duplicate Slides til at spare dig for tid.

Der er ingen grund til at oprette disse designs igen og igen. Nu hvor du har et par at tegne fra, kan du simpelthen duplikere dem, inden du indtaster dit indhold. Sådan gør du det:

1. I venstre rude skal du højreklikke på miniaturen for det dias, du vil duplikere.
2. Vælg “Duplicate Slide” i pop op-menuen.

Dette tilføjer automatisk en kopi af dette dias til præsentationen. Derfra kan du tilpasse det til dine behov.

Tilføj overgange til dine dias (valgfrit).

Udført godt, overgange kan tilføje en lille smule bevægelse og udseende til din præsentation . PowerPoint har flere overgange indbygget, som du kan vælge imellem.

For at få adgang til dem skal du vælge fanen “Overgange” fra det øverste bånd. Derfra kan du vælge en overgang for at få den vist på din skærm. For at tilpasse det yderligere skal du klikke på “Effektindstillinger” og lege med funktionerne for at finde noget, der passer til dig. For at fjerne en overgang skal du vælge “Overgange” og klikke på “Ingen.”

Føj animationer til dine dias (valgfrit).

Ligesom overgange kan animationer tilføje bevægelse, afsløre information og hjælpe dig med at understrege de punkter, du vil ramme under din tale. animer et element, følg disse trin:

1. Vælg det element, du vil animere, ved at klikke på det.
2. Vælg “Animationer” fra det øverste bånd.
3. Du har mulighed for at vælge mellem flere effekter, der vises på båndet.
4. Hvis du klikker på en, får du et eksempel.
5. For at tilpasse animationen skal du vælge “Effektindstillinger” . “
6. For at fjerne en animation skal du klikke på” Ingen “i båndet.

Nogle af måderne til at tilpasse animationer inkluderer:

• Ved klik
• Med forrige
• Efter forrige
• Varighed
• Forsinkelse

Disse beskrive, hvordan du vil have effekten til at opføre sig, så leg rundt med dem, indtil du finder en effekt, der passer til dig.

Du vil også have mulighed for at flytte animationer, mens du redigerer dig ur glider med funktionen “Genbestil animation” i det øverste bånd.

Gem din præsentation.

Klik på “File” og “Save”, og sørg for at angive, hvilken mappe eller destination du skal have vil have din PowerPoint gemt.

Kør din præsentation.

Det er altid godt at prøvekøre for at sikre, at dine dias er konfigureret korrekt, og at dine animationer affyres på den måde du forventer, at de gør.

For at præsentere din PowerPoint skal du gå til fanen “Slide Show” og klikke på “Afspil fra start”. Sliden dækker hele din skærm og blokerer dit skrivebord og PowerPoint-software. Dette er så dit publikum (i dette tilfælde dig til prøvekørslen) udelukkende er fokuseret på de visuelle elementer i din præsentation.

Gå fremad på diasene.

Når du er færdig med et dias og vil vise det næste i din rækkefølge, skal du klikke på musen i præsentationstilstand. Dette fremmer diaset.

PowerPoint-stil

1 . Lad ikke PowerPoint bestemme, hvordan du bruger PowerPoint.

Microsoft ønskede at give PowerPoint-brugere en masse værktøjer. Men dette betyder ikke, at du skal bruge dem alle. Her er nogle vigtige ting, du skal passe på:

• Sørg for, at forudindstillede PPT-temaer supplerer dine behov, inden du vedtager dem.
• Prøv at komme væk fra at bruge Microsoft Office’s standard skrifttyper, Calibri og Cambria. Brug af disse to skrifttyper kan få præsentationen til at være overvældende.
• Professionelle bør aldrig bruge PPT’s actionlyde. (Overvej dit publikum over dine personlige præferencer).
• PowerPoint gør bulleting automatisk, men spørg dig selv: Er kugler faktisk passende til det, du skal gøre? Nogle gange er de det, men ikke altid.
• Nylige standardindstillinger for PPT inkluderer en lille skygge på alle former. Fjern denne skygge, hvis det faktisk ikke er nødvendigt. Lad heller ikke figurer være i deres blå.

2. Opret brugerdefinerede diasstørrelser.

Mens du er normalt kan slippe af med standard diasstørrelsen for de fleste præsentationer, skal du muligvis justere den til større præsentationer på underlige størrelser. Hvis du har brug for det, skal du gøre det her.

Tip: Tilpas glider, før du tilføjer objekter til dem, ellers bliver dine objekters dimensioner skæv.

3. Rediger dit diasskabelondesign.

Ofte er det meget nemmere at redigere din PowerPoint-skabelon, før du starter – på denne måde behøver du ikke designe hvert dias manuelt. Sådan gør du det.

• Vælg “Temaer” øverst i navigationen.
• Klik på “Rediger master” længst til højre og derefter på “Slide Master”. “
• Foretag eventuelle ændringer, du kan lide, og klik derefter på” Luk master. “Alle aktuelle og fremtidige dias i præsentationen bruger den skabelon.

4. Skriv tekst med dit publikum i tankerne.

En væsentlig del af et PowerPoint-indhold er tekst. Stor kopi kan gøre eller bryde din præsentation, så at evaluere dit skriftlige arbejde fra nogle få forskellige vinkler kan få dig til at virke mere overbevisende. At tænke på, hvordan din tekst modtages, adskiller gode præsentanter fra de bedste.

Typografi:

Mange undervurderer skrifttypens indflydelse, men det er vigtigt at vælge den rigtige skrifttype – opfattelsen af din skrifttype kan påvirke dit publikums indtryk af dig. højre skrifttype er en mulighed for at formidle ensartet brandpersonlighed og professionalisme.

Nogle skrifttyper ses som rene og professionelle, men det betyder ikke, at de er kedelige. En almindelig fejl er at tro, at din skrifttype ikke er “spændende” nok, hvilket kan få dig til at vælge en skrifttype, der distraherer din overordnede besked.

Kilde: Workfront

Når det er sagt, kan du stadig bruge sjove og excentriske skrifttyper – i moderation. Modregning af en sjov skrifttype eller store bogstaver med noget mere professionelt kan skabe en engagerende præsentation. Først og fremmest skal du være sikker på, at du er ensartet, så din præsentation ser den samme ud på hvert dias, så dit publikum ikke bliver distraheret af for mange forskellige skrifttyper.

Kilde: Design Shack

5. Sørg for, at alle dine objekter er korrekt justeret.

At have korrekt justerede objekter på dit dias er nøglen til at få det til at se poleret og professionelt ud. Du kan manuelt prøve at stille dine billeder på linje … men vi ved alle, hvordan det typisk fungerer. Du forsøger at sikre dig, at alle dine genstande hænger ud midt på dit dias, men når du trækker dem derhen, ser det stadig ikke helt rigtigt ud. Slip af med dit gættespil, og lad PowerPoint arbejde med sin magi med dette trick.

Sådan justeres flere objekter:

• Vælg alle objekter ved at holde “Skift” nede og klikke på dem alle.
• Vælg “Arranger” i den øverste indstillingslinje, og vælg derefter “Juster eller distribuer.”
• Vælg den type justering, du gerne vil.

Sådan justeres objekter til diaset:

• Vælg alle objekter ved at holde ned “Skift” og klikke på dem alle.
• Vælg “Arranger” i den øverste indstillingslinje, og vælg derefter “Juster eller distribuer.”
• Vælg “Juster til dias.”
• Vælg “Arranger” i den øverste indstillingslinje igen, og vælg derefter “Align or Distribute.”
• Vælg den type justering, du gerne vil.

PowerPoint-design

6. Brug “Format menuer” til bedre at kontrollere dine objekters “designs.

Format menuer giver dig mulighed for at foretage fine justeringer, der ellers synes umulige. For at gøre dette skal du højreklikke på et objekt og vælge” Format “. Her kan du finjustere skygger, justere formmålinger, oprette refleksioner og meget mere. Menuen, der vises, ser sådan ud:

Selvom de vigtigste valgmuligheder findes på PowerPoints formatværktøjslinjer, skal du kigge efter fuldstændig kontrol i formatvinduemenuen. Andre eksempler på tilgængelige muligheder inkluderer:

• Justering af tekst inde i en figur.
• Oprettelse af en naturlig perspektivskygge bag et objekt.
• Gendannelse af fotos manuelt og med automatiske indstillinger.

7. Udnyt formerne for PowerPoint.

Mange brugere er ikke klar over, hvor fleksible PowerPoint’s formværktøjer er blevet. I kombination med de udvidede formatmuligheder, der blev frigivet af Microsoft i 2010, er potentialet for godt design med former let tilgængeligt. PowerPoint giver brugeren en masse gode formmuligheder ud over det traditionelle rektangel, ovale og afrundede rektangelmønster, i modsætning til endda professionelle designprogrammer som Adobe Creative Suite eller Quark.

Dagens figurer indeholder en meget funktionel Smart Shapes funktion, som giver dig mulighed for at oprette diagrammer og flowdiagrammer på ingen tid. Disse værktøjer er især værdifulde, når du overvejer, at PowerPoint er et visuelt medium. Afsnit og punktlister er kedelige – du kan bruge figurer til at udtrykke din besked mere tydeligt.

8. Opret brugerdefinerede figurer.

Når du opretter en figur, skal du højreklikke og trykke på “Rediger punkter.” Ved at redigere punkter kan du oprette brugerdefinerede figurer, der passer til dit specifikke behov. For eksempel kan du omforme pile, så de passer til de dimensioner, du kan lide.

En anden mulighed er at kombinere to former sammen. Når du vælger to figurer, skal du højreklikke og gå til undermenuen “Gruppering” for at se en række muligheder.

• Kombiner opretter en brugerdefineret form, der har overlappende dele af de to tidligere former, der er klippet ud.
• Union skaber en helt sammensmeltet form.
• Intersect bygger kun en form af de overlappende sektioner af de to foregående figurer.
• Subtrakt skærer overlappende ud del af den ene form fra den anden.

Ved at bruge disse værktøjer i stedet for at prøve at redigere punkter præcist, kan du oprette nøjagtigt målte brugerdefinerede figurer.

9. Beskær billeder i brugerdefinerede figurer.

Udover at oprette brugerdefinerede figurer i din præsentation kan du også bruge PowerPoint til at beskære eksisterende billeder i nye figurer.Sådan gør du det:

Lær mere om oprettelse af billeder til dine marketingkanaler i videoen nedenfor.

10. Præsenter websteder i PowerPoint.

Tradition siger, at hvis du vil vise et websted i en PowerPoint, skal du bare oprette link til siden og bede en browser om at åbne. For pc-brugere er der en bedre mulighed.

Tredjepartssoftware, der integreres fuldt ud i PowerPoints udviklerfane kan bruges til at integrere et websted direkte i din PowerPoint ved hjælp af en normal HTML iframe. Et af de bedste værktøjer er LiveWeb, en tredjepartssoftware udviklet uafhængigt.

Ved at bruge LiveWeb, du behøver ikke at afbryde din PowerPoint, og din præsentation forbliver flydende og naturlig. Uanset om du integrerer en hel webside eller bare en YouTube-video, kan dette være en forbedring af høj kvalitet fra tredjepart.

Desværre , Mac-brugere har ikke en lignende mulighed andet valg er at tage skærmbilleder af hjemmesiden, linke ind via en browser eller integrere medier (såsom en YouTube-video) ved at downloade det direkte til din computer.

11. Prøv at bruge GIF’er.

GIF’er er animerede billeder i loop, der bruges til at kommunikere en stemning, idé, information og meget mere. Brugere tilføjer GIF’er til Powerpoints for at være sjove eller hurtigt demonstrere en proces. Det er let at tilføje GIF’er til dine dias. For at gøre det skal du blot følge disse trin:

PowerPoint-proces

12. Hold det simpelt.

PowerPoint er et fremragende værktøj til at understøtte din præsentation med visuel information, grafik og supplerende punkter. Dette betyder, at dit powerpoint ikke skal være hele din præsentation. Dine lysbilleder – uanset hvor kreative og smukke – skal ikke være stjernen i at vise. Hold din tekst og billeder klare og koncise, og brug dem kun til at supplere din besked og autoritet.

Hvis dine dias har tæt og rodet information, vil det både distrahere dit publikum og gøre det meget mere sandsynligt, at du mister deres opmærksomhed. Intet i dine dias skal være overflødigt! Hold din præsentation overbevisende ved at holde den ren. Der er et par måder at gøre dette på:

• Begræns punkttegn og tekst.
• Undgå afsnit og lange citater.
• Oprethold “hvidt rum” eller “negativt mellemrum”.
• Hold procenter, grafer og data super basale.

13. Integrer dine skrifttypefiler.

Et konstant problem, som præsentanter har med PowerPoint, er, at skrifttyper ser ud til at ændre sig, når præsentatorer flytter fra en computer til en anden. I virkeligheden ændres skrifttyperne ikke – præsentationscomputeren har bare ikke de samme skrifttypefiler installeret. Hvis du bruger en pc og præsenterer på en pc, er dette problem problemfrit. (Når du involverer Mac-systemer, er løsningen lidt hårdere. Se tip # 11.)
Her er tricket: Når du gemmer din PowerPoint-fil (kun på en pc), skal du klikke på Gem indstillinger i “Gem som … “dialogvindue. Marker derefter afkrydsningsfeltet “Integrer TrueType-skrifttyper”, og tryk på “OK”. Nu holder din præsentation fontfilen, og dine skrifttyper ændres ikke, når du flytter computere (medmindre du giver din præsentation på en Mac).

14. Gem dine dias som JPEG’er.

I PowerPoint til Mac 2011 er der ingen mulighed for at integrere skrifttyper i præsentationen. Så medmindre du bruger allestedsnærværende skrifttyper som Arial eller Tahoma, vil din PPT sandsynligvis støde på fontændringer på forskellige computere.

Den mest sikre måde at undgå dette er ved at gemme din endelige præsentation som JPEG’er og derefter indsætte disse JPEGs på dine dias. På en Mac kan brugerne let trække og slippe JPEG’erne i PPT med hurtig indlæsningstid. Hvis du ikke bruger handlinger i din præsentation, fungerer denne valgmulighed særligt godt.

Hvis du vil have, at din præsentation skal vises “animeret”, skal du gøre lidt tinkering. Alt hvad du skal gøre er at gemme JPEG’er af hver “ramme” i animationen. Derefter vil du i din endelige præsentation bare vise disse JPEG’er i den rækkefølge, du gerne vil have, at animationen skal vises. Mens du teknisk set har flere nye dias i stedet for en original, vil dit publikum ikke kende forskellen.

En vigtig overvejelse: Hvis din PPT indeholder mange JPEG’er, vil filstørrelsen stige.

15. Integrer multimedie.

PowerPoint giver dig mulighed for enten at linke til video- / lydfiler eksternt eller at integrere mediet direkte i din præsentation. Du skal integrere disse filer, hvis du kan, men hvis du bruger en Mac, kan du faktisk ikke integrere videoen (se note nedenfor). For pc’er er to store grunde til indlejring:

• Integrering giver dig mulighed for at afspille medier direkte i din præsentation. Det ser meget mere professionelt ud end at skifte mellem windows.
• Integrering betyder også, at filen forbliver inden for PowerPoint-præsentationen, så den skal afspilles normalt uden ekstra arbejde (undtagen på en Mac).

Bemærk: Mac OS-brugere af PowerPoint skal være ekstra forsigtige med at bruge multimediefiler.

Hvis du bruger PowerPoint til Mac, skal du altid medbringe videoen og / eller lydfil med dig i samme mappe som PowerPoint-præsentationen. Det er bedst kun at indsætte video- eller lydfiler, når præsentationen og den indeholdende mappe er gemt på et bærbart drev i deres permanente mappe. Hvis præsentationen også afspilles på en Windows-computer, skal Mac-brugere sørge for, at deres multimediefiler er i WMV-format. Dette tip bliver lidt kompliceret, så hvis du vil bruge PowerPoint effektivt, overvej at bruge det samme operativsystem til at designe og præsentere, uanset hvad.

16. Medbring din egen hardware.

Mellem operativsystemer er PowerPoint stadig en smule sprød. Selv mellem forskellige PPT-versioner kan ting ændre sig. En måde at løse disse problemer på er at sikre dig, at du har den rigtige hardware – så tag bare din egen bærbare computer med, når du “præsenterer igen.

17. Brug” Presenter View “.

I de fleste præsentationssituationer vil der være både en præsentationsskærm og den vigtigste projicerede skærm til din præsentation. PowerPoint har et fantastisk værktøj kaldet Presenter View, som kan findes på fanen “Slide Show” i PowerPoint 2010 (eller 2011 til Mac). Inkluderet i præsentationsvisningen er et område til noter, et timer / ur og en præsentationsvisning.

For mange oplægsholdere kan dette værktøj hjælpe med at samle deres talte præsentation og deres visuelle hjælp. Du ønsker aldrig at få PowerPoint til at virke som en stak noter, som du bruger en krykke. Brug indstillingen Vis præsenter for at hjælpe med at skabe en mere naturlig præsentation.

Pro Tip: I starten af præsentationen skal du også trykke CTRL + H for at få markøren til at forsvinde. Hvis du trykker på “A” -tasten, bringes den tilbage, hvis du har brug for det!

Med stil-, design- og præsentationsprocesser under dit bælte kan du gøre meget mere med PowerPoint end bare præsentationer til dine kunder. PowerPoint og lignende diasapplikationer er fleksible værktøjer, der ikke skal glemmes. Med en fantastisk skabelon kan du være på vej til at oprette præsentationer, der wow dit publikum.

Editorens bemærkning: Dette indlæg blev oprindeligt offentliggjort i august 2019 og er blevet opdateret for at gøre det mere omfattende.

Oprindeligt offentliggjort 10. september 2020 5:30 : 00 PM, opdateret 25. januar 2021