Afsendelse af en e-mail med anmodning om orlov er en moderne, formel måde at bede om et par arbejdsdage af en bestemt grund. Medarbejdere modtager et bestemt antal syge- og ferieforladelser hvert år afhængigt af virksomhedens politikker. Før du sender din e-mail om orlovsansøgning, skal du gøre dig bekendt med din virksomheds orlovspolitikker. Dette sikrer, at du foretager anmodningen korrekt.

Forlad anmodningsemails

Hvorfor skal du sende en e-mail om orlovanmodning

En e-mail om orlovsanmodning er et officielt elektronisk dokument, der informerer dine overordnede og arbejdsgivere at du planlægger at tage en pause fra arbejdet i en bestemt periode. Du skal have en legitim grund til at tage orlov, hvis du vil have dine arbejdsgivere til at godkende din anmodning.

Uanset om du planlægger at skrive en personlig e-mail eller sygeorlov, er det vigtigt at have anmodningen skriftlig. Her er hovedårsagerne til, at du ville sende denne e-mail:

Med henblik på dokumentation

Hvis du ikke ønsker at komme i problemer, skal du have din orlovsansøgnings-e-mail og alle de tilsvarende svar på det er dokumenteret. Hvis du gør dette, bevares dine rettigheder og rettighederne for din virksomhed, hvis der opstår konflikt eller uenighed. I et sådant tilfælde kan du vise e-mails som bevis for, at du fik godkendelsen, før du gik i orlov.

For din virksomheds godkendelsesprocedurer

De fleste virksomheder har deres egne godkendelsesprocedurer for blade. Kontroller, om du skal sende en udskrevet kopi eller en e-mail med orlovsforespørgsel er tilstrækkelig. På den måde bryder du ikke nogen virksomhedsregler.

Årsager til at skrive en e-mail om orlov

Der er forskellige grunde til, at medarbejdere tager orlov. Når du forsøger at kontrollere eksempler på disse breve, kan du muligvis se e-mail-prøver på sygedag, e-mail-prøver på personlig dag og mere. Årsagen til, at du angiver i din e-mail, kan være:

• Årlig ferie: Dette er den mest almindelige grund til, at arbejdsgivere ser på e-mails med anmodning om orlov. De fleste medarbejdere modtager et bestemt antal dage hvert år, som de kan tage hver for sig eller alle på samme tid.
• Ferie- eller ferieferie: For de fleste virksomheder er dette det samme som den årlige ferie. Men for dem, der har en høj stilling, kan de have en separat ferie eller ferieferie.
• Sygeorlov: Send en sygeorlovs-e-mail, hvis du ikke kan komme på arbejde på grund af en sygdom eller skade. Afhængigt af din virksomheds politikker skal du muligvis fremlægge yderligere dokumentation for denne type orlov.
• Ubetalt orlov: Selvom du muligvis stadig får godkendelse til denne type orlov, får du ikke betalt for det. De fleste mennesker bruger denne type orlov, hvis de allerede har brugt alle deres årlige orlov.
• Nødorlov: Dette kaldes også en orlov med kort varsel, og du kan bruge det i nødsituationer.
• Fravær: For denne type orlov vil du gå væk fra dine pligter og ansvar, men du vil stadig være en medarbejder i virksomheden. At blive godkendt til denne type orlov afhænger af din årsag.
• Uddannelsesorlov: Dette er en særlig form for orlov, hvor virksomheden tillader sine ansatte at tage fri fra arbejdet til uddannelsesmæssige formål som at deltage i seminarer, kurser, og lignende.
• Barselsorlov: Kvinder modtager denne type orlov før og efter at de føder deres baby. Det meste af tiden modtager de også kompensation i orlov.
• Kompenserende orlov: Medarbejdere, der arbejder for mange dage eller timer, kan få denne type orlov.
• Medfølende orlov: Denne type orlov orlov går til medarbejdere, der har oplevet en uheldig begivenhed i deres liv som personlig krise eller død.

Tips til oprettelse af din e-mail om orlov

Mange medarbejdere kan føle en vis grad af frygt, når man anmoder om orlov. Men dette bør ikke være tilfældet, fordi medarbejderne tjener disse blade, især hvis de allerede har været i virksomheden i en betydelig periode.

Så længe du skriver en professionel e-mail om orlov, og du har en legitim grund, har din arbejdsgiver ikke grund til at afvise din anmodning. For at hjælpe dig med at oprette en fantastisk e-mail til orlovsansøgning, her er nogle tip:

Brug en høflig og behagelig tone

Hvis du vil gøre et godt indtryk, er dette det første skridt. At komponere din e-mail på denne måde gør det til en god læsning, hvilket igen øger chancen for, at din anmodning bliver godkendt.

Giv din grund

Ingen personlig eller sygeprøvet e-mailprøve ville være komplet uden grund. Du kan ikke anmode om orlov, bare fordi du vil have en. Sørg også for, at du har en legitim grund, hvis du vil have et godt resultat.

Giv klare detaljer

Mange arbejdsgivere er meget detaljerede.Så det kan være en god idé at medtage klare detaljer som datoen eller tidspunktet for din ferie. Medtag også den nøjagtige dato, hvornår du kommer tilbage til arbejde. Angiv også, om de kan kontakte dig eller ej, mens du har orlov.

Hvis du tager en lang orlov, er det også en god ide at give oplysninger om de aktuelle opgaver eller projekter, du forlader bag. Hvis du har tildelt nogen til at arbejde på disse eller tage sig af eventuelle problemer, mens du er væk, skal du medtage disse oplysninger i din e-mail til fordel for din arbejdsgiver.

Indsend din anmodning på forhånd

Endelig må du aldrig sende din e-mail med orlov kun en dag eller to, før du tager orlov. Giv din arbejdsgiver nok tid til at godkende orloven og planlægge ting, når du er ude af kontoret. Dette øger også chancerne for, at din anmodning bliver godkendt.

Overvejelser inden du sender din e-mail om orlov

Hvis du allerede har planlagt din ferie, skal du sende en e-mail om orlov lige efter du har afsluttet alle dine planer. Der er også nogle overvejelser, du skal tage, inden du sender din anmodning. Disse inkluderer:

Virksomhedskrav

Hvis du planlægger at rejse i en meget travl tid for din virksomhed, når de har brug for dig, kan du forvente, at din anmodning bliver afvist. Det er vigtigt for dig at tænke over den effekt, din orlov skaber i arbejdsmiljøet. Selvom det er din ret til at tage orlov en gang imellem, skal du også overveje det rette tidspunkt til at tage orlov.

Selvom du skubber din orlov og kræver, at dine arbejdsgivere godkender det, er du måske ikke hyg dig, fordi du tænker på din virksomhed, eller de prøver fortsat at nå dig til bekymringer.

Din afløser eller den ansvarlige person

Dette er især vigtigt, hvis du planlægger at tage en lang orlov. Du kan tildele en erstatning eller en person, der har ansvaret for dine opgaver. Uanset hvad skal du instruere denne person godt og informere din arbejdsgiver om, at du har orienteret personen om, hvad han skal gøre, mens du er væk.

Opsigelsesperioden

Som nævnt, det er vigtigt at sende din anmodning om orlov så tidligt som muligt. På den måde forventer din arbejdsgiver, at du ikke kommer i arbejde, og han kan planlægge det.

Helligdage

Kontroller, om de dage, du planlægger at tage orlov, falder sammen med helligdage. I sådanne tilfælde behøver du slet ikke at fremsætte en anmodning, især hvis din virksomhed lukker i løbet af helligdage.

Fejl, der skal undgås, når du skriver en e-mail om orlov

Hvornår det kommer til at skrive e-mails med personlig orlov, sygemeldingsmails og endda andre former for formelle e-mails på arbejdspladsen, der er nogle fejl, du skal undgå. Husk, at når du sender en e-mail til en anden på kontoret, afspejler det din egen professionalisme. Her er nogle fejl, du skal undgå, når du sammensætter din e-mail:

Brug ikke en hilsen eller en lukning

Når du skriver en e-mail, skal du altid starte den med en hilsen. Uden dette virker din e-mail krævende og kortfattet. Afslut også din e-mail med en ordentlig afslutningserklæring for at vise din høflighed og professionalisme.

At være for afslappet eller for formel

Efterlad e-mails og andre typer kontormails skal have en god balance mellem formalitet og venlighed. Det er ikke passende at sende den samme slags e-mail, som du vil sende til en af dine nærmeste venner til din chef. Sørg for, at du opretholder niveauet af respekt i din e-mail.

At være for formel er muligvis ikke godt for nogle medarbejdere. Brug af sådant sprog kan få det til at virke som om du er ked af det, eller om du kræver noget fra modtageren. Du skal finde en god balance mellem disse ekstremer, når du sammensætter din e-mail.

Brug af sætningen “Til hvem det kan bekymre sig”

Dette er et enormt nej-nej, især når du ‘ videresendelse af en e-mail til orlovsansøgning. For denne type e-mail skal du allerede vide, hvem du skal sende den til. Brug derfor navnet på den person i hilsen i stedet for denne generiske sætning.

Ændrer ikke emnelinje

Et af de vigtigste aspekter ved e-mails er emnelinjen. Når du sender den første e-mail, skal du give et passende emne. Men hvis du er startet med en ny tråd eller diskussion fra denne e-mail, Sørg også for at ændre emnelinjen.

At klikke på “svar alle”, når du kun skal svare på en person

At gøre dette kan være en potentielt pinlig situation, især hvis din arbejdsgiver bad dig om at uddybe din “personlige årsag”, og du ville ikke have, at alle skulle finde ud af, hvad det er. Så før du klikker på “send”, skal du sørge for, at e-mailen kun indeholder e-mail-tilføjelsen tryk på en modtager i feltet “Til:”.