Skrevet af Jes D.A.

E-mail-etikette er en almindelig kamp for studerende. Det er dog vigtigt at sømme sig ned, fordi professorer i den anden ende af dine e-mails er professionelle på etiketter. Og selvom det er lidt mere end skræmmende, betyder det også, at vi kan gå direkte til kilden – virkelige professorer ! – at lære at sende en e-mail til en professor.

De professorer, vi kontaktede, gav omfattende svar fulde af vidunderlig og tankevækkende feedback, der vil hjælpe eleverne med at skrive bedre e-mails. Mange temaer gentog sig, og det var ofte let at fortælle, at professorerne havde stærke følelser med hensyn til bestemte etiketteforhold.

Fra tip til hilsner til indhold og alt imellem har disse professorer givet råd til at hjælpe dig med e-mailing dine professorer baseret på virkelige scenarier.

De “har set det værste af dine e-mails; de” har set det bedste af dine e-mails. Så hvad er takeaway?

Har et godt kendskab til det engelske sprog

Det er vigtigt at være selvbevidst, når du skriver en e-mail. Hvis du har en fast forståelse af det engelske sprog, skal du være i stand til at skrive en grammatisk korrekt e-mail, hvor alt er stavet korrekt, ordvalget er akademisk, og tonen er passende.

Det engelske sprog er dog vanskelig , og det kan være svært at søge på detaljerne. Hvis du kæmper med grammatik eller har tendens til at overse fejl, vil det være svært at kommunikere professionelt med din professor. Som sådan vil du muligvis have din skrivet korrektur for at sikre, at din e-mail er helt fejlfri.

Dr. Brandon Gilroyed, en anaerob fordøjelses- og biobrændstofforskningsassistent professor ved University of Guelph Ridgetown Campus, bemærker vigtigheden af korrekt stavning og grammatik ved mailing til en professor: “Jeg har set masser af e-mails skrevet helt med små bogstaver og uden tegnsætning, sandsynligvis fordi beskeden blev skrevet på en smartphone. “

Mens det kan være mere praktisk at skrive på din telefon, siger Dr. Gilroyed, at det stadig betegner dårlig etikette. “Det er vanskeligt at tage afsenderen af en meddelelse, der er fyldt med stave- og grammatiske fejl alvorligt,” siger han.

At have et godt greb om det engelske sprog slutter ikke med stavning og store bogstaver. Klarhed i indholdet af din e-mail er afgørende, hvis du vil have, at din professor skal reagere positivt. Hvis en e-mail ikke er godt skrevet, kan det være svært at forstå dens indhold.

Dr. Ted Vokes, et adjungeret fakultetsmedlem i Psykologisk Institut ved University of Windsor, har undervist i mere end 100 kurser mellem Institut for Psykologi og Odette School of Business. Så han forstår forskellen mellem en velskrevet og dårligt skrevet e-mail. Han siger, “Hvis det er værd at sende e-mailen, er det værd at læse, før man sender den. Jeg vil virkelig hjælpe eleverne, men hvis jeg ikke kan forstå spørgsmålet, er jeg vild med, hvordan man hjælp. “

Se over din e-mail-adresse

Her er et andet tip, hvor selvbevidsthed er nøglen. E-mail ved hjælp af din studerendes e-mail-adresse, hvis du har en. Hvis du ikke bruger det eller ikke kan bruge det af en eller anden grund, skal du være meget opmærksom på, hvad din private e-mail-adresse kommunikerer til din professor. Jeg var nødt til at ændre e-mail-adressen her af hensyn til privatlivets fred, men jeg kan fortælle dig, at Dr. MJ Toswell, professor ved Institut for Engelsk ved Western University, bemærkede, at hun engang modtog en e-mail sendt fra en konto, der var så uprofessionel som “fuzzypyjamas” @ example.com, “hvilket er hendes” bedste eksempel på en dårlig e-mail-konto. ” Aftalt!

Det er klart, at en e-mail-adresse som denne ikke sender en professionel besked til din professor, og etikette handler om professionalisme. Der er dog et endnu større problem med at bruge private e-mail-konti: spam filtre. Dr. Toswell fortæller:

Min all-time favorit var en sekvens fra sidste år, en fredag aften. Den første e-mail kl. spurgte mig, om en opgave virkelig skulle afvikles online mandag aften. Den anden e-mail kl. spurgte, hvorfor jeg ikke havde besvaret den første e-mail endnu. Begge blev adresseret “Hej” og sendt fra en privat e-mail-adresse, der landede i min spam, så jeg kunne ikke se dem indtil lørdag morgen og næsten slettede dem, fordi emnelinjen var også tomt.

Så det bedste tilfælde er, at du mister den hårdt tiltrængte professionalisme, og det værste tilfælde er, at din e-mail afvikler ulæst. Vær meget opmærksom på den e-mail-adresse, du bruger til at e-maile en professor, og overvej nøje, hvad den kan kommunikere.

Kontroller pensum, inden du begynder at sende e-mail

De fleste af professorerne bemærkede, at studerende har ofte allerede de oplysninger, de søger, inden de sender en e-mail. Dr.Toswell understreger, at hendes “største elendighed” er relateret til vigtigheden af at kontrollere de oplysninger, der allerede er tilgængelige for dig, inden du begynder at sende e-mails.

Hun bemærker, at studerende ofte spørger, hvor eller hvornår eksamen er, hvad indhold er inkluderet i eksamen, eller endda for at være fritaget for eksamen, alt sammen kun timer før en eksamen er sat til at begynde. Dr. Toswell siger, “Det er svært at forklare høfligt, at kursusmaterialet, pensum og min in- klassediskussioner har dækket disse spørgsmål, og de skal se på hjemmesiden. “

Det er klart, at det bedst ikke er at e-maile din professor for information, der er allerede tilgængelig, men du er muligvis ikke klar over, at oplysningerne er tilgængelige. Sørg for at lytte i klassen, tjekke kursuswebstedet og henvise til pensum, inden du sender en e-mail til en professor. Dr. Manina Jones fra Department of English and Writing Studies ved Western University bemærker, at et tilbagevendende tema, hun og hendes kolleger møder, er, at eleverne stiller spørgsmål i co Urse-pensum kan svare.

Hun rådgiver: “Inden du skyder den e-mail, kan det aldrig skade at læse omhyggeligt igennem pensum for at se, om oplysningerne er inkluderet der.” Dette vil sikre, at du ikke vil komme på tværs som uopmærksom eller doven for dine professorer, hvilket ikke giver det bedste indtryk, hvis du stiller et spørgsmål eller beder om en tjeneste. Dr. Jones antyder også, at kontrol af pensum også gælder for hilsner: “Ofte vil pensum give professorens foretrukne adresseform.” På den note …

Overtænk hilsenen

Da hilsenen til en e-mail normalt kun er et par ord, er det let at overse. Hilsen kræver dog nøje overvejelse, især da det er den første linje i din e-mail.

Dr. Gilroyed bemærker, at det er almindeligt at få e-mails, der er for afslappede, begyndende med “Hey. ” Dr. Jan Plug, lektor og direktør for Center for Studie af Teori og Kritik ved Western University, er enig i, at studerende bør undgå at tale med deres professorer på denne måde. Han siger: “Selvfølgelig afhænger alt dette af, hvor godt den studerende kender professoren, men lidt for meget formalitet er måske ikke for meget, når man starter en samtale.” Han foreslår at bruge et simpelt “Kære” eller “Hej” i stedet. “Ting kan blive mere velkendte over tid, men du kan virkelig ikke gå galt ved at starte på denne måde.”

Dr. Vokes bemærker, at en afslappet hilsen dog kan være passende i nogle situationer. Overvej hvor godt du kender professoren. Hvis du allerede har svaret med denne professor via e-mail og i klassen, vil du måske bruge en mere afslappet hilsen. Dr. Vokes siger, “Jeg har det helt fint med” Hej Dr. Vokes. ” Jeg sætter en afslappet tone i klassen, så det glæder mig, når de studerende føler sig trygge ved at stille spørgsmål via e-mail eller personligt på denne måde. “

Adresser din professor passende

Vejen du henvender dig til din professor, kommunikerer noget både om dig og om den person, du sender e-mail til, så det har brug for opmærksomhed. Dr. Jones bemærker, at din e-mail “kræver en formel hilsen og en anerkendelse af professorens professionelle status (og din egen! ). “

Desuden siger Dr. Plug, at” studerende kan have tendens til at være for fortrolige i deres e-mail-stil for hurtigt. ” Du er nødt til at henvende dig korrekt til din professor, naturligvis, nøje overveje hans eller hendes titel. Hvis din professor har en doktorgrad, vil han eller hun måske ikke blive kaldt “Professor”. Tilsvarende sætter han eller hun måske ikke pris på en “Mr.” eller “fru” og foretrækker måske at blive adresseret som “professor.”

Det er også bedst at undgå kønsoprettede adresser. De kvindelige professorer, der blev kontaktet, citerede ofte og tog problem med adressen “fru.” Dr. Jones siger, at det er ” en særlig irriterende hilsen, fordi den antager antagelser om min ægteskabelige status og kønsrolle. “På samme måde bemærker Dr. Toswell, at hun hader at blive kaldt fru Toswell så meget, at det er visceralt.” Det er bestemt ikke den slags reaktion, du ønsker at få fra en professor!

På samme måde kan adresser som “Sir” komme over som uprofessionelle i e-mails til din professor. “Jeg får ofte” Sir, “hvilket er fint, men det formidler tydeligt til profs, at du stadig tror, du er i gymnasiet,” bemærker Dr. Vokes.

Dr. Vokes siger dog, at han forstår, hvordan man henvender sig til professorer er forvirrende for studerende: “Ikke alle professorer er læger. . . og ikke alle læger, der underviser, er professorer. . . . Jeg er sessional, men fordi jeg er blevet suppleret, er begge nøjagtige. Så er selvfølgelig seniorstuderende, der underviser, hverken og “Mr.” eller “fru.” er passende. “Det er forvirrende, men det betyder også, at når du får det rigtigt, vil dine professorer både lægge mærke til og sætte pris på din tid og kræfter i at adressere dem korrekt.

Fejl ved at være for formel

Du er nødt til at tænke over det faktiske navn, du vil bruge til at tale til din professor.Det er klart, du vil stave hans eller hendes navn korrekt. Der vil ikke være nogen stor belønning for dette, men stavning af et navn fejler forkert som ekstremt respektløst. Normalt er et efternavn inkluderet i e-mail-adressen, så der er ingen undskyldning for at stave navnet forkert i e-mailens krop. Dr. Vokes siger, “Jeg fik” Dr. Stemmer “lige i morges. Jeg forstår, at autokorrektur sandsynligvis er synderen i dette tilfælde, men jeg får “Bokes” og “Voakes.” “Mens han bemærker, at han ikke er fornærmet i disse tilfælde i det mindste, bemærker han også,” Det efterlader indtryk af, at dette personen er ikke så opmærksom på detaljer.

Derudover er det vigtigt at stave professorens e-mail-adresse korrekt. Dr. Jones siger, “Fordi mit efternavn er almindeligt, har jeg” endda haft e-mails beregnet til en anden professor helt, “så sørg for at kontrollere, at du har den rette adresse.

Når du faktisk bruger din professor “Navn i e-mailen, bemærker Dr. Gilroyed, at det er fint at hilse på en professor ved hans eller hendes fornavn, hvis det på forhånd er aftalt, men at gøre det ellers er forkert e-mail-etikette. Han siger,” Den første e-mail-kommunikation mellem studerende og professor er ikke et godt tidspunkt at begynde at bruge fornavnet. “

Når du er i tvivl, bemærker Dr. Jones, at professorer vil fortælle dig direkte, hvis de foretrækker at blive adresseret med deres fornavn. Hvis du “er stadig usikker, hun rådgiver, at” det mere formelle valg af hilsen aldrig vil fornærme, og så kan du blive rettet (det er lettere at sige, “Ring mig venligst Bob”, end det er at sige “Um, jeg” hellere kaldte du mig ikke Bob “).”

Dr. Plug bemærker også, at du efter den første e-mail kan begynde at følge professorens ledelse, og Dr. Jones er enig es. I min oprindelige e-mail til Dr. Jones henvendte jeg mig til hende som “Dr. Jones”, hvor jeg sikkert valgte en mere formel adresse. Efter at hun underskrev “Manina” i sit svar, var det sikkert at antage, at jeg fremover kunne tale med hende som “Manina”, hvilket jeg gjorde i mine efterfølgende e-mails. Hun noterede sig dette ved at returnere tip til mig, så det fungerer faktisk! Læsning af skilte omhyggeligt hjælper dig med at vælge den rigtige adresse.

Giv nok baggrundsinformation

Når du mailer professorer, skal du huske, at de modtager masser af e-mails hver dag. Disse e-mails kommer fra forskellige studerende i forskellige klasser, nogle gange fra forskellige fakulteter eller endda fra forskellige campusser.

Når du mailer din professor og ikke identificerer dig korrekt, kan din professor muligvis have problemer med at placere dig. husket, når du bare er en elev i en kæmpe klasse, er en endnu større bekymring, hvis du har et fælles navn. Dr. Gilroyed bemærker, at “i større klasser kan der være tre studerende ved navn Matthew eller fem studerende ved navn Jessica.”

Dr. Jones siger ligeledes, at hun nogle gange underviser i mange store klasser i samme semester, og at det er svært at kende navnet på hver studerende. Det inkluderer ikke engang problemer på tværs af forskellige klasser eller sektioner! Så det er bydende nødvendigt, at du placerer dig selv nøjagtigt og fuldt ud. Omfatter dit for- og efternavn, klasse, tid og dag og sektionsnummer hjælper en professor med at placere dig korrekt. Dr. Jones bemærker, at du også kan give sammenhæng med hensyn til at fortsætte en tidligere samtale eller bygge videre på et emne, du allerede har diskuteret personligt.

Derudover skal du give baggrundsinformation med hensyn til faktiske emne ved hånden. Dr. Gilroyed siger, “Studerende skriver ofte e-mails, hvor de straks fokuserer på et meget specifikt emne eller en detalje uden at give nogen sammenhæng eller indledning. Mens indholdet af meddelelsen kan være helt klart for den studerende, kan en professor, der har snesevis eller hundreder af studerende muligvis have brug for mere information for at forstå omfanget af den studerendes forespørgsel. Han bemærker også, at en fuldstændig forklaring af en situation er “bedre end at antage, at din professor kender eller husker alle detaljer med det samme.”

Bemærk forskellen mellem at være afslappet og være skødesløs

Hvis du ” har allerede sendt en e-mail og talt til din professor og har oprettet en mere afslappet korrespondance, kan dine meddelelser læse akavet, hvis de er for formelle. Professorer opmuntrer til at være afslappet i dette tilfælde. Det er dog vigtigt at bemærke forskellen mellem at være afslappet og være skødesløs.

Du bør aldrig ty til sms-sprog. Det er åbenbart uprofessionelt. Dr. Gilroyed bemærker, “Brug af denne form for sprog kommunikerer til mig, at en studerende ikke ønsker at bruge tiden på at konstruere en ordentlig besked, men alligevel vil de ofte have mig til at bruge min tid på at læse beskeden og derefter gøre noget for dem. “

Tilsvarende siger Dr. Jones, at det er upassende at bruge korte formularer og humørikoner. Dette betyder også forskellen mellem korrekt skrevet engelsk og e-mails med typografier. Dr. Vokes kommenterer, at efter en respektfuld hilsen skal “klare og respektfulde skriftlige oplysninger i e-mailens krop følge.”Der” er en forskel mellem en tilfældigt skrevet besked og en forkert og skødesløs meddelelse.

Der er også en forskel mellem at være afslappet og være skødesløs med hensyn til indhold. Din professor ønsker ikke at vide for meget information, selvom han eller hun er venlig med dig, bør nogle samtaler forbeholdes kun venner. F.eks. bemærker Dr. Jones, at hun modtager e-mails fra studerende, der tilbyder undskyldninger for manglende klasse, der simpelthen giver for meget information. “Jeg don” behøver ikke at vide, at en studerendes venner holdt ham til en fødselsdagsfest, og at han hang og ønsker at skrive en make-up-test, eller at hun har besluttet at tage en lang weekend eller sidder fast i trafikken, ” siger hun.

Stil ikke det frygtede spørgsmål

Selvom dette tip ikke er direkte relateret til e-mail-etikette, er det inkluderet, fordi det blev nævnt af flere professorer uden at spørge og det vedrører indholdet af din e-mail. Flere professorer bemærkede et bestemt spørgsmål, som de ofte bliver stillet, der gør dem absolut nødder. Studerende, der savner klassen, vil ofte spørge: “Har jeg savnet noget i klassen mandag?” Dr. Plug siger, “Jeg vil altid sige,” Nej , vi gjorde absolut intet som sædvanligt. “”

Dr. Jones bemærker, at det samme spørgsmål er “den store bane for alle professorer.” Hun tilbyder dette digt, der tackler emnet. Hvorfor er det sådan en men forfærdeligt spørgsmål, og hvad gør det så upassende? Professor Jones giver et svar:

For det første er det fornærmende at antyde, at indholdet af enhver klasse måske ikke har været vigtig, eller at den kan genoptages i en kort e-mail – og for det andet er det ikke professorens ansvar at tilbyde flere gentagelser af klassen. Hvis du går glip af en klasse uden en legitim grund, er det dit ansvar at sørge for adgang til noter fra en anden elev og / eller finde ud af, hvad der blev dækket.

Det er klart, at det er bedst at undgå dette spørgsmål!

Anerkend din taknemmelighed

Før du logger af, er det vigtigt, at du inkluderer en korrektur – det vil sige en gratis farvel. Dr. Jones bemærker vigtigheden af en vurdering i korrekt e-mail-etikette, selvom det bare er en hurtig erklæring som “Tak for din hjælp!” Hun siger, “Det betaler sig at erkende, at hvis du beder om noget (selvom det kun er information), fortjener din professor en vis anerkendelse af hans / hendes tid og problemer.”

I stedet for starter direkte ind i, hvad det er, du vil bede om fra din professor, kan du anerkende din taknemmelighed eller hvor travl han eller hun er. At gøre det er en dejlig lille måde at genkende professorens bestræbelser på at besvare dine e-mails, og gesten vil blive værdsat. Dr. Jones giver et eksempel på en effektiv vurdering: “Prøv noget som” Jeg ved dig “er optaget, men jeg håber, du vil være i stand til at give mig tid til at mødes og gå igennem mine svar på quizzen. “”

Det kan virke som en lille eller ubetydelig note, men det kan helt sikkert hjælpe din e-mail, der skal modtages i et positivt lys og male dig positivt, især blandt en masse e-mails, der ikke inkluderer forudsigelser. Dr. Vokes bemærker, “Fra forskning ved vi, at førstehåndsindtryk meget påvirker en persons ønske om at være af hjælp. ” Hvis du giver et godt førsteindtryk, vil din professor være mere tilbøjelig til at hjælpe dig, eller i det mindste vil de være gladere for at hjælpe dig.

Overvej nøje din afmelding

Din afmelding er lige så vigtig at overveje som alt andet ved e-mail til en professor. Ligesom din åbningshilsen kommunikerer det noget om dig. Du vil også være i stand til yderligere at angive tonen i e-mailen, hvad enten det er mere formelt (ved hjælp af noget som “hilsen”) eller mere afslappet (ved hjælp af noget som “alt det bedste”). Det er ikke altid passende at tilbyde “jubel”. så overvej igen, hvor godt du kender den professor, du sender e-mail til.

Dr. Gilroyed siger: “Hver e-mail til en professor skal overholde standardkonstruktionen af et brev, der inkluderer en åbningshilsen, meddelelsens krop og en passende afmelding.” Derfor er brug af forkert afmelding eller slet ingen afmelding dårlig e-mail-etikette og bør undgås. En simpel afmelding er fint. Prøv at balancere med at være afslappet og professionel.

Du kan også bruge din signoff for yderligere at skelne mellem et hav af studerende. Dr. Gilroyed bemærker, at studerende skal logge af “med en passende afsluttende hilsen og derefter et fuldt navn.” Igen modtager professorer mange e-mails hver dag. Nogle er uden afmelding, og nogle bruger kun fornavne. Inkludering af dit fulde navn hjælper din professor med at genkende og identificere dig hurtigt og nemt.

At sætte det i praksis

Okay, nu hvor vi har en liste over e-mail-etikette-tip fra rigtige professorer, hvad med at omsætte dem i praksis? Her er et eksempel på en fremragende e-mail til en professor:

En e-mail er ikke bare et stykke korrespondance.Det er en øvelse i at kommunikere godt, og du bliver bedømt efter det. Ved at bruge dette råd fra rigtige professorer om, hvordan man mailer en professor, kan du blive bedømt positivt. Dr. Gilroyed siger, “Jeg kan ikke tale for alle professorer, men jeg bemærker bestemt, når jeg modtager en velkonstrueret e-mail fra en studerende. Det viser mig, at de bryr sig nok om at gøre en indsats for at komponere en ordentlig besked, og de respekterer min tid. “

Endnu bedre kan du bruge e-mail til en professor til din fordel ved at stille ægte og intellektuelle spørgsmål. Som Dr. Toswell forklarer, ”Brug ikke det, jeg tænker på, som din e-mail-valuta (der er kun så meget båndbredde i min hjerne til en studerende og hendes spørgsmål, medmindre de virkelig beskæftiger sig med kursusmaterialet) på dårlige henvendelser. ” Hvad mere er, kan du bruge disse spørgsmål til at danne et bånd med dine professorer. Dr. Toswell siger yderligere, “E-mail for at skabe en forbindelse og gøre det til en solid en.” Hvis din e-mail følger disse tip, du ” Jeg vil uden tvivl være i stand til at etablere en forbindelse, der varer gennem universitetet og videre.

Særlig tak til alle de professorer, der delte deres e-mail-etikette-tip med os til denne artikel. Din tid og din indsigt er meget værdsat!

Billedkilde: Nosnibor137 / BigStockPhoto.com

Send professionelle e-mails.

Om forfatteren

Jes er en tryllekunstner og en mekaniker; det vil sige, hun skaber skrivestykker fra luften til at dele som forfatter, og hun rydder op i rust og fedt fra andre skrivestykker som redaktør. Hun ved, at der altid er noget værdifuldt at blive trukket ud af en tom side eller noget skinnende, der skal afdækkes i en, der har brug for lidt polering. Når Jes ikke trylle eller vedligeholde sætninger, fortærer hun dem, altid sulten efter flere ord.