Det er et øjeblik i alles professionelle karriere, der kræver en fest.

Nej, det er ikke en forfremmelse eller sømning til en stor præsentation for ledergruppen – selvom det også er gode ting.

Det er i det øjeblik, din Gmail-konto opnår Inbox Zero, er det forretningsfænomen, hvor din indbakke forbliver tom eller så tæt på tom som muligt.

Lær hvordan du bruger Gmail til sit største potentiale.

Sikker på, du kan tage et spil ved bare at arkivere alle dine meddelelser (anbefales ikke) og starte fra bunden, men uden ordentlige Gmail-organisationstips vil din indbakke være overfyldt med nye og ulæste beskeder, før du kender det det.

Organisationstips til Gmail – hvorfor det er så vigtigt

Hvor mange e-mails vil du sige, at du modtager på en dag?

Ifølge en rapport fra en teknologi markedsundersøgelsesfirma vil den gennemsnitlige medarbejder sende eller modtage 140 forretnings-e-mails dagligt inden 2018. I en typisk otte-timers hverdag er det mere end 17 e-mails hver time eller en e-mail næsten hvert fjerde minut.

Overvej eventuelle personlige e-mails eller uønskede e-mails, der muligvis også går til din arbejdskonto, og dette antal kan let få 200 e-mails hver dag. Forestil dig, hvor meget mere produktiv du kan være, hvis du ikke har brug for at spilde tid på at søge igennem alle disse e-mails for at afgøre, hvilke der er vigtigst og kræver et øjeblikkeligt svar.

5 Gmail-organisationstip, der hjælper dig med at opnå Indbakke nul

Det kan virke som en umulig udfordring og det kan tage lidt tid at finjustere, men at organisere din Gmail-konto hjælper dig med at reducere stress og bedre styre din tid og dine prioriteter.

Her er fem enkle Gmail-organisationstip, som du kan bruge til at nå Inbox Zero og blive mere produktive på arbejdspladsen.

1. Vælg dit layout for at organisere Gmail

Det første skridt til at organisere din Gmail skal vælge dit foretrukne layout.

Når du åbner din indbakke, skal du klikke på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne og vælge “Indstillinger”. Klik derefter på fanen “Indbakke” øverst i indstillingsvinduet. Herfra giver Gmail dig fem layoutmuligheder til din indbakke.

• Standard: Dette er standardformatet, der organiserer din Gmail efter den dato, hvor en e-mail modtages. I denne visning kan du vælge forskellige kategorier, hvor dine e-mails er placeret. De vises som faner øverst på skærmen og kan være nyttige til at bestemme, hvilke af dine e-mails der sandsynligvis vil være vigtigere.
• Vigtigt først: I denne visning forsøger Gmail at forudsige, hvilke e-mails du er mest. vigtigt (bemærket med en gul markør) og viser disse meddelelser i en øverste indbakke. Dine mindre vigtige meddelelser vises i en nedre indbakke nederst på skærmen.
• Ulæst først: Denne visning svarer til indstillingen Vigtig først, men din øverste indbakke indeholder meddelelser, du ikke har åbnet endnu , mens den nederste indbakke vil omfatte alt andet.
• Stjernemarkeret først: Din stjernede først-visning opdeler også din indbakke i to felter og viser kun de e-mails, du har stjernet i øverste visning. Alt andet vises i den anden visning nedenfor.
• Prioriteret indbakke: Dette er som en kombination af alle visningerne. Gmail bruger forudsigelig analyse til at bestemme, hvilke e-mails du mest sandsynligt interagerer med baseret på tidligere handlinger. Derefter placeres disse e-mails i den øverste visning.

At finde et layout, der fungerer for dig, hjælper dig med at holde din Gmail organiseret.

2. Føj en eksempelrude til Organiser Gmail

Standardvisningen af Gmail viser bare afsenderen, emnelinjen og en lille smule eksempeltekst, før rækken løber tør for plads. I de fleste tilfælde skal du åbne e-mailen for at afgøre, om det er noget, der virkelig var værd at læse.

Du kan spare tid og organisere din Gmail ved at tilføje en eksempelrude. Klik på gear-symbolet og “Indstillinger” i rullemenuen. Vælg derefter “Labs” fra de viste faner. Rul ned til “Eksempelrude”, og klik på Aktiver. Gem dine ændringer, så har du mulighed for at se en forhåndsvisning af hver e-mail, der kommer ind.

3. Opret brugerdefinerede etiketter og mapper til at organisere Gmail.

I venstre side af din indbakke vil du bemærke en liste med etiketter, som du kan tilføje e-mails til at hjælpe holde din indbakke organiseret. Men vidste du, at du også kan oprette tilpassede etiketter i dette område?

Hvis du vælger en besked eller flere beskeder, kan du klikke på knappen øverst i din indbakke, der ligner et shoppingtag. Dette giver dig mulighed for at tildele disse meddelelser til foruddefinerede etiketter, som Gmail bruger til at holde din indbakke organiseret.

Du kan også oprette brugerdefinerede etiketter i dette område ved at vælge “Opret nyt.” Du har endda mulighed for at rede etiketter i andre etiketter, svarende til at oprette undermapper, når du gemmer filer på din harddisk.

Du har endda mulighed for at farvekode dine etiketter for yderligere at skelne mellem prioritet. For eksempel kan du muligvis vælge rødt for en etiket kaldet VIP, som du arkiverer alle meddelelser fra din chef.

Når du opretter en etiket, vil du bemærke, at den tilføjer en mappe på listen til venstre for din indbakke og tilføjer etiketnavnet ud for emnelinjen. Når du arkiverer denne meddelelse, flyttes den nu til den specifikke mappe.

Ved at tilpasse dine muligheder gør det det nemmere at organisere dine Gmail-mapper og holde din indbakke ren.

4. Opret filtre til at organisere Gmail

Når du har oprettet brugerdefinerede etiketter, kan du anvende filtre på beskeder for at sende bestemte e-mails direkte til deres mapper og holde dem ude af din generelle indbakke.

For eksempel, hvis du ved, at du hver fredag modtager et internt kommunikationsnyhedsbrev, som du virkelig ikke har tid til at læse, kan du bruge filtre til at sende beskeden til en bestemt mappe, hvor du kan tjekke den ud – eller slette den – senere.

Når du har valgt den e-mail eller e-mails, du vil filtrere, skal du klikke på knappen “Mere” øverst i din indbakke og vælge “Filtrer beskeder som denne” i rullemenuen. Derfra kan du vælge at filtrere beskeder blandt andet efter afsender, emnelinje, nøgleord og vedhæftede filer. Når du har valgt dine kriterier, skal du klikke på “Opret filter med denne søgning” og vælge den handling, du vil have dette filter til at tage – såsom at tildele en brugerdefineret mappe eller etiket og springe indbakken over. Når du er færdig, skal du klikke på “Opret filter.”

Det er vigtigt at bemærke, at du også kan vælge at få dette filter anvendt på alle samtaler, der matcher kriterierne, så du ikke behøver at oprette individuelle filtre for hver enkelt.

5. Brug funktionen Send og arkiv til at organisere Gmail

Nu hvor du har organiseret din Gmail-indbakke til automatisk arkivering af bestemte e-mails til brugerdefinerede mapper, kan du virkelig rense din indbakke ved at arkivere beskeder på samme tid som du send svar.

For at aktivere denne funktion skal du klikke på tandhjulsikonet og “Indstillinger” i rullemenuen. Rul ned og vælg “Vis ‘Send & Arkiv ‘-knap som svar. ” Gem dine ændringer.

Nu når du svarer på en besked, har du to sendemuligheder. Den ene er en traditionel afsendelse, og den anden sender beskeden og sender automatisk e-mail-kæden til All Mail-arkivet. Hvis du tildelte en etiket til meddelelsen, går den i stedet til den specifikke mappe. Hvis nogen svarer på din sendte e-mail, flytter samtalen automatisk tilbage til din indbakke.

Aktivering af denne funktion er en hurtig og effektiv måde at rydde rodet ud af din indbakke og holde din Gmail organiseret.

At følge disse Gmail-organisationstip kan gøre indbakke nul mulig

Indbakke nul er ikke bare en undvigende drøm, hvis du følger disse enkle Gmail-organisationstips.

Men ligesom alle genveje skal du finde et system, der fungerer for dig. Hvis en af disse metoder gør det sværere for dig at finde arkiverede meddelelser eller holde styr på vigtige samtaler, så prøv noget andet. Når du har fundet de procedurer, der giver mening i din daglige rutine, vil din indbakke være en velolieret maskine.

Forøg din Gmail-produktivitet

De fleste forstår, hvordan man bruger det grundlæggende i deres Gmail-indbakke, men hvad med de nitty-gritty tips og tricks, der kan gøre dit liv lettere, dit arbejde mere effektivt og dine interaktioner mere vellykkede? Vi har samlet elleve tricks, der findes både i Gmail og gennem eksterne Google Chrome-udvidelser, der viser dig, hvordan du bruger Gmail bedre. Disse tricks giver dig mulighed for at forbedre din indbakke, spare tid og skalere din virksomhed. Klik på billedet nedenfor for at lære, hvordan du bruger Gmail.