Inden du begynder, anbefaler vi dig kraftigt at læse forretningsordenen for appel til et College Appeal Committee og de ofte stillede spørgsmål om Senatskontorets websted. Dette skal hjælpe dig med at forstå reglerne for appeller, hvad der er og ikke er muligt, og hvordan du skal begynde at skitsere din sag.

Det ideelle resultat af dit appelbrev er, at din appel opretholdes og det middel, du ønsker tildelt uden behov for nogen at deltage i en høring af nogen art. At få din appel opretholdt udelukkende baseret på dit brev og bevismateriale er et tilfredsstillende resultat, men dette kan kun opnås ved at dække alle vinklerne. Et godt appelbrev vil i det væsentlige præsentere en fuld høring på papir. Du skal forsøge at besvare ethvert spørgsmål, som et udvalg kan stille. Hvis du lader spørgsmål være ubesvarede, skal en mulig høring muligvis finde sted.

Så når du skriver et appelbrev, skal du altid prøve at sætte dig selv ind i tankegangen hos de mennesker, der skal læse det ( dvs. appeludvalget). Prøv at forestille dig, hvilke spørgsmål de ville have, hvis de havde dig foran dem (se eksempler nedenfor). Prøv at forestille dig, hvilke yderligere oplysninger de måske vil vide for at nå frem til deres beslutning.

At kende dine grunde

Det er bedst at altid prøve at huske de grunde, du argumenterer for og hvordan du finder backup af disse grunde, med andre ord: beviser. Detaljeret information er som altid tilgængelig i universitetskalenderen, men for akademiske appeller er der et begrænset antal grunde, som alle kan appellere til:

1. Uretfærdig eller mangelfuld procedure eller
2. Manglende hensyntagen til medicinske eller andre ugunstige personlige forhold eller
3. Der er relevante medicinske eller andre ugunstige personlige forhold, som med god grund ikke tidligere er blevet præsenteret

Du skal opfylde et af disse grunde for at gå videre. Hvis du er i tvivl, kom og tal med rådgivningscentret.

Indsamling af beviser

Tænk over enhver understøttende dokumentation, du kan få, der kan hjælpe din sag. For at forberede en sag effektivt skal du sikkerhedskopiere det, du siger, med beviser. Dette kan omfatte:

1. Dit akademiske udskrift
2. Lægeattester
3. Støttebreve fra dine forældre / familie / lejlighedskammerater / placeringsudbyder
4. Uddrag fra din kursushåndbog
5. Kopier af korrespondance mellem dig og medarbejdere
6. Hvis du har brug for kopier af e-mails eller eksamenskomiteens minutter, skal du først prøve at spørge inden for din skole, om du kan have disse. Hvis de nægter, kan du have ansøgt om en anmodning om emneadgang gennem databeskyttelseskontoret.

Hvis du f.eks. Siger, at dine medicinske forhold ikke blev taget i betragtning – hvad du skal altid bede om er referatet af Board of Examiners Meeting, når den endelige klassifikation blev besluttet, og du vil være i stand til at se i disse minutter, hvis de medicinske beviser blev nævnt. Du bør også kontrollere nøje, hvad der står i din kursushåndbog. Ofte vil du være på udkig efter en uoverensstemmelse mellem procedurerne beskrevet i kursushåndbogen og hvad der faktisk skete. Husk, at kollegiet vil bede skolen om et svar på dit appelbrev. Selvom dette lyder klart, er det værd at sige – læg ikke noget i dit appelbrev, som du ved, at skolen kan modbevise. Det svækker bare hele din sag.

Konstruktion af argumentet

Hvis du appellerer til en “manglende hensyntagen til ugunstige eller medicinske omstændigheder”, kan du støde på et problem; nemlig at der allerede findes passende processer, designet med det formål, at eleverne fortæller deres skole om deres ugunstige personlige forhold på det tidspunkt. Hvis du ikke har fulgt disse procedurer, men nu ønsker, at der skal tages hensyn til dine ugunstige omstændigheder, skal du i dit appelbrev forklare, hvorfor du ikke fulgte procedurerne. Det vil også være vigtigt for dig at demonstrere din evne uden for det tidspunkt, hvor de ugunstige omstændigheder fandt sted. Et eksempel for at illustrere dette kan være:

En studerende på sit 4. år appellerer til sin endelige klassifikation med den begrundelse, at der ikke er taget negative personlige omstændigheder i betragtning. Hun fik Ds i sine afsluttende eksamener, hvor hun forventede at få BS. Klagenævnet vil se på hendes akademiske udskrift for at se, hvad hun har opnået gennem sin universitets karriere. Hvis det ser ud til, at hun altid har fået Bs, er der noget bevis, der understøtter hendes udsagn. Hvis hun altid ser ud til at have skrabet gennem universitetet på Ds, er der ingen beviser for, at hun ville have udført anderledes, og hendes appel vil sandsynligvis ikke lykkes.

Skrivning af appelbrevet

Detalje

Bare rolig, hvis dit brev virker langt. Hvis dit mål, som diskuteret tidligere, er at få din appel eller klage opretholdt uden behov for høring, kan du simpelthen ikke indsætte for mange detaljer. Du bliver nødt til at være specifik. Jo mere specifik du er, og jo mere relevant detalje du lægger i, jo større chance har du for at få sagen opretholdt ved første forsøg. For eksempel: Sig ikke bare: “Min mor var syg, og det påvirkede mig.” Hvorfor ikke? Forestil dig, hvad collegekomitéen ville have at sige om en sådan erklæring. Der er enhver chance for, at de vil se påstanden som vag og irrelevant. … Alles mor bliver “syg” engang. Alle er “påvirket” af sådanne ting. Hvorfor er denne sag speciel? Så du har brug for specifikke, absolutte, praktiske eksempler og detaljer derefter det specifikke bevis i en kausal kæde af begivenheder, der betyder, at du blev tvunget til en dårlig præstation. Som dette:

• Min mor led af kræft.
• Hun var oppe hele natten og kastede op.
• Jeg var den eneste person, der kunne passe min mor, og måtte tilbringe nætterne til at passe på hendes behov.
• Som et resultat sov jeg kun i gennemsnit to timers søvn pr. nat i ugerne før min eksamen.
• Det til gengæld påvirket min evne til at koncentrere mig og effektivt studere.

En sådan klar og præcis oversigt over begivenheder og konsekvenser kan kun hjælpe din appel.

Sig ikke bare “Jeg talte til skolen om dette ”. Igen, vær specifik: Hvornår gjorde du det? Hvem talte du til? Hvad sagde de præcist?

Undgå følelsesmæssigt sprog

Husk at forblive formel og forretningsmæssig. Du vil have en meget bedre chance for at svaje de akademikere, der vil overveje din sag, hvis du kan undgå kontradiktorisk, fjendtligt eller alt for følelsesladet sprog. At forblive objektiv og faktisk vil tjene dig godt og indikere for dem, der læser det, at du selv er tilstrækkelig overbevist om sagens fordele for ikke at ty til følelser. Undgå følelsesmæssigt sprog som

“… det var en skændsel …” og “… Jeg kan ikke tro, at de engang ville tør gøre dette …”

At holde sig til fakta er mere magtfuldt. Klagenævnet vil vide kendsgerningerne, og følelser er meninger. Hvad de vil vide er: hvad skete der? og hvad var konsekvenserne? Følelsesmæssigt sprog kan være en afbrydelse og kan læses som et tegn på desperation. Følelsesmæssigt sprog kan antagonisere de mennesker, du prøver at vinde over. Det vil frigøre din besked og distrahere fra dit indhold. Det er klart, at du undertiden stadig skal skrive om følelsesladede begivenheder og omstændigheder, men husk:

Skriv faktisk om følelserne, snarere end at skrive følelsesmæssigt om fakta.

Logik

Et godt argument flyder i en logisk rækkefølge. Prøv at sikre, at hvert afsnit i dit brev bygger på det foregående afsnit. Tving ikke dine læsere til at hoppe fra i august og derefter tilbage til forrige juni og til sidste uge via 2012. Så meget som du kan, så prøv at gøre din sag til en kronologisk fortælling. Det er bedre at vise end at fortælle. Sig ikke bare, at du ikke kunne studere, fordi din mor var syg. Vis detaljen med sikkerhedskopi fra lægecertifikater. Prøv at forbinde praktiske eksempler i en kausal kæde af trin, som alle bygger på hinanden mod dit endelige argument.

Klarhed

Hvis det hjælper din læser til at forstå din sag, så gør det ikke tøv med at bruge overskrifter til at opdele dit brev i “kapitler”. Uanset om det er akademikere eller ej, beskæftiger mennesker sig lettere med flere mindre stykker information snarere end en stor splurge af tekst. I sidste ende vil du have læseren til at forstå dit pointe og ikke være forvirret. Det påhviler dig at nå dette, fordi du prøver at påvirke en ændring af beslutningen. I akademiske appeller prøver du altid at ændre en beslutning, der allerede er truffet. Et uklart brev vil føre til tvivl og det naturlige imperativ når du er i tvivl er det at holde sig til det, der allerede er besluttet. Det vil sandsynligvis være nyttigt at have en anden (f.eks. et medlem af Advice Center-teamet), der læser dit brev, inden du sender det. Dette fanger grammatiske fejl og giver dig en ideel mulighed at se hvis du har beskrevet sagen tydeligt.

Spørgsmål, som klageudvalget kan stille …

• Hvad tror du var hovedårsagen til de problemer, du oplevede?
• Hvordan blev din studering påvirket?
• Tror du, at dine studiekompetencer skal forbedres?
• Hvis ja, hvad kræver især forbedring?
• Var der du er opmærksom på, at din præstation var ved at glide?
• Har du henvendt dig til en effektiv læringsrådgiver for at få hjælp til studie- / eksamensteknikken?
• Hvis ja, ændrede dit besøg hos den effektive læringsrådgiver hvordan du studerede?
• Tror du, at dit job har påvirket dine studier?
• Fortæl os om din placering / valgfag.Har du haft feedback fra det?
• Hvorfor henvendte du dig ikke til din studievejleder om problemet?
• Talte du med nogen om problemet?
• Har du henvendt dig til din læge? / Hvornår henvendte du dig til din læge om problemet?
• Hvis denne situation skulle gentage sig i fremtiden, hvad ville du gøre anderledes?
• Hvilke andre handlinger kunne du have taget?
• Føler du stadig, at dette er det rigtige kurs for dig?
• Hvis du får lov til at gentage året, vil du være i stand til at klare det økonomisk?
• Ved du, hvilke andre supportkilder der er tilgængelige for dig?