Fra det øjeblik en ny arbejdsgiver ansætter deres første medarbejder, åbner en helt ny verden af lønningslogistik, IRS-skatteformularer og andre nye ansvarsområder. Mens det at ansætte din første medarbejder er en spændende tid – din virksomhed vokser! – Det er vigtigt at få fat på dine nye ansvarsområder.

Når det er sagt, ved vi, at nogle af disse ansvarsområder kan virke skræmmende. At analysere skatteformularer og FICA-tilbageholdelse kommer ikke naturligt for mange ejere af små virksomheder, og IRS-webstedet er heller ikke så nyttigt.

Derfor skrev vi denne vejledning sammen med andre for at forenkle og forklar den nye verden af lønskat, rapportering og IRS-formularer.

Her taler vi om IRS-formular W-3, fremsendelse af løn- og skatteopgørelser. Vi forklarer alt, hvad nye og erfarne arbejdsgivere skal vide, herunder:

• Hvad form W-3 er
• Hvorfor Social Security Administration (SSA) og IRS kræver, at arbejdsgivere indgiver det
• Hvordan ved jeg, om du har brug for at indsende formular W-3
• Hvornår og hvordan du indsender formular W-3

Hvad er formular W-3?

Hvis du bare har brug for den tynde, er her de vigtigste punkter at vide om formular W-3:

• Hvad rapporteres om formularen W-3: I alt medarbejderlønninger og skatter tilbageholdt
• Når det arkiveres: Årligt
• Hvem har brug for at indgive: De fleste arbejdsgivere i USA

I en nøddeskal er Form W-3 et dokument, der bruges af IRS og Social Security Administration (SSA) til at opsummere og transmittere en arbejdsgivers W-2-formularer.

IRS og SSA bruger formular W-3 til at spore løn, løn, provision, tip og anden kompensation, som arbejdsgivere udbetaler i hele år. Formularen rapporterer også den samlede skat og FICA-skat (Federal Insurance Contribution Act) tilbageholdt fra lønmodtagere.

Formular W-3 indeholder blandt andet oplysninger:

• Samlet indkomst og løn udbetalt (til alle medarbejdere) af en arbejdsgiver
• Den samlede del af lønnen, der er underlagt social sikring og Medicare-skat
• Den samlede skat (både indkomst og FICA) tilbageholdt fra den løn

Hvordan adskiller form W-3 sig fra form W-2?

Formular W-3 og W-2 er meget ens. De rapporterer meget af de samme oplysninger, og enhver arbejdsgiver, der skal indsende en eller flere W-2-formularer, skal også indsende formular W-3.

Hovedforskellen er, at formular W-2 rapporterer information som total lønninger og skatter tilbageholdt for hver medarbejder. Form W-3 rapporterer derimod den samlede løn, den skattepligtige løn og den tilbageholdte skat for en arbejdsgiver.

Kort fortalt fortæller Form W-2 IRS og SSA, hvor meget du betalte og tilbageholdt for Jane i løbet af året — formular W-3 fortæller dem, hvor meget du har betalt og tilbageholdt i alt for alle dine medarbejdere.

Hvordan adskiller formular W-3 sig fra formular W-4?

På bagsiden betragtes Form W-4 som en del af alt nyt lejepapirarbejde. Når du er ombord på en ny medarbejder, er arbejdsgivere ansvarlige for at få dem til at udfylde en W-4-formular og indsende den udfyldte formular til det relevante statsliste over nye ansættelser. Du kan finde den rigtige mappe til din stat her.

De oplysninger, nye medarbejdere giver, når de udfylder en W-4-formular, fortæller dig, hvor meget indkomstskat der skal tilbageholdes fra hver af medarbejderens lønsedler.

Du er ikke forpligtet til det, men mange arbejdsgivere vælger, at medarbejderne udfylder en ny W-4-formular hvert år – for at sikre, at du tilbageholder det korrekte beløb.

Hvorfor IRS og SSA kræver, at arbejdsgivere indgiver formular W-3

Når enkeltpersoner indgiver deres årlige selvangivelse, rapporterer de den samlede indkomst, de har tjent, allerede betalte skatter (normalt via arbejdsgiver tilbageholdelse) og skyldig skat (eller skyldig skal refunderes). Både IRS og SSA har en interesse i at sikre, at enkeltpersoner nøjagtigt rapporterer alle de indkomster, de får betalt i løbet af året, så de kræver, at arbejdsgivere indsender W-2-formularer til hver medarbejder.

Tilsvarende for at holde styr på alle de lønninger, der er betalt, indkomst og FICA-skat tilbageholdt af en arbejdsgiver, kræver SSA, at formular W-3 fungerer som et forsideark og udarbejdelse af alle inkluderede W-2-formularer.

Hvad er dog kildeskat og FICA-skatter?

Så måske har du hørt om kildeskat og FICA-skatter, men er du helt klar over, hvad de er? Hvis svaret er “Nej,” lad os tage et skridt tilbage og forklare.

Når det kommer til løn- og beskæftigelsesafgift, er der tre hovedtyper af skat:

• Kildeskat: Dette er de skatter, du tilbageholder fra din medarbejders løn, og de inkluderer både standardindkomstskatten og medarbejderens del af FICA-skatter. Det er dit job at tilbageholde disse skatter og deponere dem hos den relevante skattemyndighed. Disse er en del af hvad er rapporteret på formular W-3.
• Arbejdsgiverafgifter: Som navnet antyder, betaler du som arbejdsgiver hele disse afgifter.
• Delt skat: Disse skatter opdeles (normalt 50/50) mellem dig og dine medarbejdere. Skatter på social sikring og Medicare (eller FICA) er nogle af de mest bemærkelsesværdige delte skatter. Samlingen af alle dine medarbejderes bidrag til disse skatter rapporteres også på din W-3-formular.

Indkomstskat udgør den største del af IRS-skattegrundlaget. FICA-skatter betaler derimod til social sikring og Medicare (også kendt som social sikkerhedsnet-program) inden for SSA.

Hver medarbejders indkomstskattesats varierer afhængigt af deres årlige indkomst, kvalificerede afhængige, personlige præference og andre faktorer. Derfor skal du indsamle formular W-4 fra hver medarbejder. Formularen fortæller dig, hvor meget indkomstskat der skal trækkes fra hver lønseddel.

Standard 2019 FICA-skattesatser tilføjer op til 7,65% for hver part inklusive arbejdsgiveren og medarbejderen. Fordelingen ser sådan ud:

• 6,2% socialafgift (også kaldet OASDI)
• 1,45% Medicare tax

Det er vigtigt at bemærke, at socialsikringsafgift kun gælder for de første $ 132.900, som en medarbejder tjener i året. Når deres indtjening overstiger denne tærskel, pålægges du eller medarbejderen ingen yderligere socialsikringsafgift.

Derimod skal medarbejdere, der tjener mere end en fast indkomsttærskel, betale yderligere 0,9% Medicare-skat på indtjening over $ 200.000 for dem, der arkiverer som enlige eller $ 250.000 for dem, der arkiverer sammen med en ægtefælle. Husk: Den ekstra Medicare-skat betales kun af medarbejderen og ikke arbejdsgiveren.

Behøver jeg at indsende formular W-3?

Kort sagt, hvis du er skal indsende en eller flere W-2-formularer til medarbejderne, skal du også indsende formular W-3 til Social Security Administration (SSA). For at nedbryde det, hvis du:

• Tilbagebetalt enhver indkomst-, socialsikrings- eller Medicare-skat af lønninger til medarbejdere
• Betalt $ 600 eller mere i løn – selvom du ikke gjorde det tilbageholde enhver indkomst, social sikring eller Medicare-skat

Så skal du indsende både formular W-2 og formular W-3.

Behøver jeg sende formular W-3 til medarbejderne?

Her er et let svar til dig: Nej. Arbejdsgivere skal sende hver medarbejder deres respektive W-2-formular inden den 31. januar hvert år – men de sender ikke formularen W-3 til alle andre end Social Security Administration (SSA).

Sådan udfyldes formular W-3

Hvis du falder ind i langt de fleste arbejdsgivere, der er forpligtet til at fil W-2-formularer, og derfor formular W-3, lad os tale om, hvordan og hvornår du gør netop det. For at udfylde formular W-3 skal du have disse oplysninger klar:

• Dine forretningsoplysninger, herunder arbejdsgiveridentifikationsnummer (EIN), juridisk adresse og anden kontaktperson information
• Samlet løn (løn, tip, provision og anden kompensation) udbetalt til medarbejdere i løbet af det foregående år
• Samlet skattepligtig løn for social sikring og Medicare
• Samlet tilbageholdt skat – både føderal og stat
• Samlet socialforsikringsafgift tilbage
• Samlet tilbageholdt Medicare-skat

Den gode nyhed er, at de fleste lønninger systemer (inklusive Wave) holder styr på al denne information for dig. Når skattetiden ankommer, kan du hurtigt og nemt hente disse detaljer og mere.

Arkivering af W-2-formularer

Formular W-3 rapporterer de samlede lønninger, skattepligtige lønninger og skatter din virksomhed tilbageholdes hele året. Men dets primære formål er at fungere som et “forsideark” til dine W-2-formularer.

Arbejdsgivere er også forpligtet til at indsende formular W-2 — der beskriver de samme oplysninger som formular W-3, men opdelt efter medarbejder – for hver medarbejder, du havde i løbet af året. Når tiden kommer, skal du indsende en W-2-formular for hver medarbejder sammen med en formular W-3 for at opsummere dem alle.

Hvornår skal man indsende formular W-3

Formular W-3 er en årlig ansøgning, så IRS og SSA kræver, at arbejdsgivere udfylder og indsender den en gang om året. Den årlige frist for indgivelse af formular W-3 ( sammen med alle tilsvarende W-2-formularer) er den 31. januar.

Husk: Du skal også sende kopier af W-2-formularer til dine medarbejdere inden den samme frist.

Indsendelse af formular W-3 til regeringen

Arbejdsgivere har et par muligheder at vælge imellem, når tiden er inde til at indsende formular W-3:

• E-fil online
• Mail i din form
• Arbejd med en revisor, der skal arkivere til dig
• Enhver kombination af den forrige opti ons

Bemærk: Arbejdsgivere, der har brug for at indsende mere end 250 W-2-formularer om året, skal e-filere form W-3 online. I 2021 vil denne maksimale tærskel gå ned til 100 eller mere. Fra 2022 falder det maksimale antal formularer til 10 eller mere.

E-fil online

Ifølge SSA er e-arkivering hurtigere, mere præcis og mere sikker . Og husk: Hvis du arkiverer mere end 250 W-2-formularer (for 2019) sammen med din Form W-3, skal du arkivere online.

For at arkivere formular W-3 online, du bruger SSA’s Business Services Online (eller BSO) portal.Ved hjælp af BSO-portalen har du to muligheder for at udfylde formular W-3:

• Opret en udfyldningsversion af formularen og udskriv kopier for at indsende ELLER
• Upload lønfiler fra din skatte- eller lønsoftware (BSO genererer automatisk den tilsvarende formular W-3).

Når det kommer til at betale din årlige tilbageholdelse og FICA-skattebalance og foretage indskud online kan du bruge det elektroniske føderale skattebetalingssystem (EFTPS).

Hvis du vælger at arbejde med en skatteprofessionel eller skattesoftware, anbefaler IRS at foretage dine betalinger via elektronisk tilbagetrækning (eller EFW). Denne mulighed giver dig mulighed for at e-filere og godkende betaling med et trin.

Mail i din form

Mens SSA foretrækker, at arbejdsgivere arkiverer online, har små virksomheder også mulighed for at maile i form W-3 sammen med alle dine W-2-formularer og tilsvarende skattebetalinger.

Før du sender din formular og betaling, skal du bestille papirkopier af formular W-2 og W- 3 fra IRS. Bemærk: disse formularer kan ikke downloades fra IRS-webstedet og derefter sendes ind – du skal bestille papirkopier fra SSA.

Når du har bestilt og udfyldt formularerne, kan du sende dem til nedenstående adresse (samt på side 5 i vejledningen til formular W-2 og W-3):

Social Security Administration

Direct Operations Center

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Bemærk: Hvis du har brug for at sende formularerne natten over for at nå deadline (typisk via private operatører som Fedex eller UPS), skal du sende dem til dette adresse i stedet:

Data Operations Center

ATTN: W-2 Process

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Arbejd med en revisor, der skal arkivere til dig

Den sidste mulighed, som arbejdsgivere har til at indgive formular W-3, og eventuelle udestående betalinger eller indskud er at arbejde med en skattepersonale, der kan håndtere både arkivering og deponering for dig. Begge disse udføres ofte via det tidligere refererede elektroniske fondsudtrækningssystem (EFW).

Indpakning

Phew – vi dækkede meget om IRS-formular W-3 i dag. Til hurtig reference er her hovedpunkterne, som arbejdsgivere som du har brug for at vide:

• Form W-3 rapporterer den samlede løn og løn til alle dine medarbejdere sammen med den samlede indkomst og FICA-skatter tilbageholdt i løbet af det foregående år
• Enhver arbejdsgiver, der indgiver en eller flere W-2-formularer, skal også arkivere formular W-3
• Bestil papirkopier af formularen på IRS-webstedet og e- fil gennem SSA’s BSO-portal