Project Scope Management er en defineret proces til afslutning af et midlertidigt projekt. Det er et væsentligt element for ethvert teams funktion, hvilket sikrer maksimal effektivitet, eliminerer unødvendigt eller overflødigt arbejde og holder et team på samme side hvert trin på vejen. Projektomfang hjælper også med at styre klientens forventninger og holde projektet til tiden og på budgettet.

Hvad er projektledelse?

Projektomfangsstyring henviser til et sæt processer, der skal være afsluttet for at levere et “projekt”, som kunne være et produkt, en tjeneste eller et resultat med specifikke funktioner eller funktioner. Scope Management fokuserer på “hvordan vi kommer derhen” eller måske mere præcist “hvilke skridt tager vi for at komme derhen?” Disse trin defineres og kortlægges, så projektledere og vejledere kan bestemme den nødvendige mængde arbejde, og hvor teamets indsats skal fokuseres for at gennemføre projektet.

Projektomfangsstyring bør ikke forveksles med produkt Scope Management, der fokuserer mere på de funktionelle krav til produktet / tjenesten / resultatet. Denne type anvendelsesområde definerer, hvad produktet er, hvordan det vil se ud, og hvordan det vil fungere, om det er produktet som helhed eller et komponent af produktet.

Projektomfangsstyring inkluderer tre processer:

• Planlægning – Projektet defineres, og det arbejde (eller processer), der er nødvendigt for at levere projektet, bestemmes.
• Kontrol – Dette indebærer sporing, styring og overvågning af et projekts fremskridt, herunder sporingsdokumentation, omfangskrypning, sporing af arbejdet i hver fase og afvisning / godkendelse af ændringer undervejs.
• Afslutning – Dette er “wrap up” -delen af processen, som involverer en revision af projektleverancerne og adgang til resultaterne af det endelige produkt i forhold til den oprindelige definerede plan.

Her er et eksempel på en plan for projektomfangsstyring:

Kilde: MindGenius

Du kan også formatere dine planer for projektomfangsstyring som vejledninger. Yderligere eksempler kan findes her.

Bestem din projektomfangserklæring

Omfangserklæringen er, hvor du identificerer det arbejde, der skal udføres for at færdiggøre projektet. Det definerer dine mål og styrer processerne til at gennemføre projektet. Du kan også se omfangserklæringen kaldet “erklæringen om arbejde” eller “henvisningsbetegnelse.”

At have en klar omfangserklæring vil sikre, at alle ved, hvad de kan forvente, at hvert krævede trin tages , og at projektet gennemføres til tiden og på budgettet.

Omfangserklæringen skal indeholde en liste over alt, hvad der er nødvendigt for at skabe rammen for projektet, herunder: projektmål, leverancer, funktioner, funktioner, opgaver , deadlines og omkostninger.

Projektlederen, der arbejder sammen med teamledere og interessenter, skal udvikle omfangserklæringen og sikre følgende:

• Den inkluderer kun krævet arbejde (omfang);
• Hvert trin i projektet kan afsluttes til tiden, og
• At projektet kan gennemføres inden for det tildelte budget.

Omfangserklæringen skal omfatte:

1. Projektets grænser (hvad der er og hvad der ikke er inkluderet)
2. Ansvaret for hvert hold og de enkelte teammedlemmer
3. Procedurerne for at gennemføre hvert trin i projektet
4. Hvordan hvert trin verificeres og godkendes

Hvorfor projektet omfangsangivelse er vigtig

Du ville ikke tage på en lang biltur uden et kort. Projektomfangserklæringen er som et kort, der bruges til at komme fra start til slut. Uden denne erklæring kan holdmedlemmer ikke være tydelige på, hvad de skal gøre, og hvornår. Det er også mere sandsynligt, at du går glip af deadlines, laver fejl og løber over budgettet.

Omfangserklæringen bliver også en del af din vigtige dokumentation, hvilket viser, at alle parter blev informeret og underskrevet projektet, før noget arbejde begyndte . Du har brug for en sådan erklæring for at beskytte dine interesser i tilfælde af tvister med klienten, entreprenører, underleverandører eller arbejdstagere.

Her er et eksempel på en projektomfangserklæring:

Kilde: Eksempel.com

Yderligere eksempler på projektomfang kan findes her.

Projektledelse trin

Ledelse af projektomfang kræver et antal trin for at sikre, at de korrekte processer er på plads. Generelt er der 6 trin, der kan anvendes på næsten enhver industri eller projekttype, hvad enten det er et nyt produkt, computernetværkssystem, computersoftware / hardware, ingeniørprojekt, byggeprojekt eller en ny afdeling inden for en organisation.

Planlægningsforvaltning

Dette første trin involverer planlægning af processen og oprettelse af en omfangsstyringsplan. Målet med dette trin er at bestemme, hvordan omfanget defineres, styres, verificeres og kontrolleres.

Der er 4 primære dele af omfangsstyringsplanen:

• Krav
• Omfangserklæring
• Arbejdsopdelingsplan
• WBS (arbejdsopdelingsstruktur) ordbog

Indsaml krav

Dette andet trin fastslår, hvad der skal udføres under projektet. Du bliver nødt til at indsamle kravene fra alle interessenter, som kan omfatte klienten, den øverste ledelse, investorerne, statslige regulatorer, naboer eller nærliggende grundejere. Du bestemmer projektets tidslinje, tildeling af ressourcer og indstiller projektets mål.

Der er 5 kategorier af projektkrav:

• Forretningskrav
• Interessentkrav
• Produktkrav
• Overgangskrav
• Kvalitetskrav

Definer anvendelsesområde

Dette trin indebærer bestemmelse af omfanget af det arbejde, der skal involveres for at levere projektet. Det skal skitsere de trin, der skal tages for at opfylde projektets mål og mål.

Definer projektets omfang ved at identificere:

• Projektmål
• Mål
• Underfaser
• Opgaver
• Ressourcer
• Budget
• Tidsplan

I denne fase opretter du også projektets parametre. Med andre ord skal du definere nøjagtigt, hvad der er inkluderet i projektet, og hvad der ikke er. Dette sikrer, at klienten, interessenterne, den øverste ledelse, projektlederen og teammedlemmerne alle er opmærksomme på, hvad der forventes.

Opret WBS

Work Breakdown Structure (WBS) involverer underopdeling projektets leverancer i mindre enheder. Dybest set opdeler du projektet i faser, herunder de opgaver, der kræves for at fuldføre hver fase.

Hvis du byggede et hus, kan WBS-faser muligvis omfatte:

• Design – Oprettelse af planer / tegninger og ændringer af planerne
• Strukturel – Udgravning, hældning af fundament, indramning, gipsvæg og tagbjælker
• Hjælpeprogrammer – VVS, elektrisk og VVS
• Efterbehandling – Maleri, vinduer, tagdækning, sidespor og landskabspleje

Et WBS-eksempel:

Kilde: Lucidchart

5. Valider Scope

Dette trin har at gøre med formalisering af accept af leverancer. Denne fase vedrører ikke selve leverancerne, men hvordan de vil blive accepteret og godkendt. Pointen med denne fase er at undgå interessenter, der beslutter, at tingene skulle have været gjort anderledes, efter at projektet er afsluttet.

Valideringsomfang skal omfatte:

• Om projektet leverer accepteres?
• Hvem accepterer projektleverancer?
• Under hvilke betingelser accepteres leverancer?

Kontrolomfang

Dette refererer til processen med at overvåge fremskridt og styre ændringer, der opstår under projektet. Den overvåger “scope creep”, som sker, når yderligere opgaver tilføjes / ændres uden at foretage de nødvendige ændringer i omfanget med hensyn til tidsplan, omkostninger og ressourcer. Dette er en væsentlig del af processen, da ændringer kan resultere i tabt tid, omkostningsoverskridelser og kræver omfordeling af aktiver og arbejdskraft.

10 tip til vellykket projektplanlægning og -styring

Planlægning af ethvert projekt kræver forsvarlig projektomfangsstyring. Du skal have en klar plan så alle involverede parter ved, hvad de kan forvente, og hvad deres roller vil være.

Her er ti afsluttende tip til succesrig projektomfangsstyring:

1. Forstå projektet – Du skal identificere og forstå klientens interesser, behov og mål og have en klar forståelse af projektets mål.
2. Identificer projektkravene – For at vide, hvilke ressourcer der er brug for, skal du identificere kravene til at gennemføre projektet. Du skal derefter samle en te m, definer roller og tildel opgaver.
3. Ansæt en kvalificeret projektleder – Den bedste plan i verden falder fra hinanden, hvis du ikke har den rigtige projektleder. De skal være dygtige til at styre et team med en klar forståelse af, hvordan man fordeler opgaver baseret på hver persons færdigheder og personligheder.
4. Definer milepæle – For at gennemføre et projekt skal du definere nøglefaser af et projekt eller en milepæl. Du skal også definere, hvordan du evaluerer og godkender hver fase / milepæl.
5. Vedligehold kommunikation – Du skal være i stand til at kommunikere med interessenterne, projektlederen, vejledere, entreprenører og teammedlemmer for at diskutere spørgsmål og ændringer så alle forbliver på samme side.
6. Identificer teammedlemmers styrker og svagheder – At være opmærksom på teammedlemmers styrker og svagheder vil gøre teamet mere effektivt, så du kan opfylde projektkravene.
7. Udnyt ledelsen værktøjer – Der er mange ressourcer i online projektstyringssoftware. Disse værktøjer kan være en central platform til at spore, styre, dele og kommunikere med alle involverede i projektet.
8. Øv dig risikostyring – Styring af potentielle risici er afgørende for at identificere potentielle trusler og undgå fejl og omkostningsoverskridelser, der kan afspore et projekt.
9. Testleverancer – For at kunne levere et projekt med succes skal du udvikle tests ved kritiske milepæle. Dette vil sikre, at kravene i hvert trin er opfyldt.
10. Evaluering af projektet – Når et projekt er afsluttet, skal projektlederen gennemgå og evaluere de forskellige komponenter i projektet og projektet som helhed. Målet er at identificere succeser såvel som områder, hvor forbedringer kan foretages for at forhindre fejl på fremtidige projekter.

Forbedre dit projektledelsesevne sæt

Global Knowledge tilbyder en omfattende bibliotek med projektledelseskurser og certificeringer, herunder CompTIA, ITIL®, Project Management Institute (PMI) og mere.

• Se uddannelseskurser i projektledelse
• Se uddannelsesforløb for certificering af projektledelse