Med over 50% af verdens befolkning, der ejer og bruger en mobilenhed, mobiltelefon brug er blevet anden natur for de fleste.

Fra at kontrollere e-mails og sende sms’er til at være vært for videokonferencer, er mange professionelle afhængige af mobiltelefoner som deres mobile kontor. Hvis du er en virksomhedsejer, der driver en succesrig virksomhed, chancerne er, at du har flere medarbejdere, der bruger deres mobile enheder til arbejde.

Hvor meget af disse penge skal du betale tilbage? Hvilken personlig brug af mobiltelefoner betragtes som “arbejdsrelateret”? Og hvordan måler du disse faktorer? Her nedbryder vi de nyeste love inden for refusion af mobiltelefoner, og hvordan vi kan garantere, at både du og dine medarbejdere får en rimelig aftale.

Lovgivning om refusion af mobiltelefoner

Tilbyder mobiltelefon refusion handler ikke kun om at være en godhjertet chef. Der er faktisk love omkring, hvad medarbejdere har ret til, når det kommer til kompensation for personlig mobiltelefonbrug. Nogle sammenligner det endda med uautoriseret overarbejde.

Disse love beskytter både arbejdstagere og arbejdsgivere. Uden et stipendium på plads kan medarbejdere sagsøge deres arbejdsgivere for de dermed forbundne omkostninger. På bagsiden kan medarbejderne være ansvarlige for at gå på kompromis med sikre virksomhedsoplysninger.

Selvom disse love varierer fra stat til stat, er Californien førende i denne voksende tendens. Disse ændringer kom i hælene på en kontroversiel retssag: Cochran vs. Schwan’s Home Services.

Under denne milepælssag anlagde appelretten i Californien en gruppesag på vegne af 1.500 kundeservice. Baggrunden for sagen var, at disse medarbejdere ikke fik godtgjort udgifter til arbejdsrelateret brug.

Advarslen er, at i Californien, uanset om arbejdsgiveren godkender personlig brug af mobiltelefoner til ansatte , hvis der afholdes udgifter, skal de betale. Selv om dette kan virke uretfærdigt for nogle, er det Californiens lov.

Et andet kontroversielt aspekt af denne lov er, at medarbejderne fortjener godtgørelse, selvom arbejdsrelateret brug kostede dem ikke en eneste krone! Hvis medarbejderen har ubegrænsede minutter eller data, er arbejdsgiveren stadig forpligtet til at betale “en rimelig procentdel af medarbejderens mobiltelefonregning.”

Forsvaret er, at virksomheden overfører sine driftsudgifter til medarbejderen. En ting, der stadig er uopklaret udryddet er hvad der udgør en rimelig procentdel? Dette spørgsmål gør det vanskeligt for arbejdsgivere at beslutte, hvilken type refusion af mobiltelefoner, der skal oprettes, og hvordan de kan beskytte sig mod juridiske konsekvenser.

FORESLÅEDE LÆSNINGER:

Sådan oprettes en IRS- overholdelsespolitik, der overholder udgifterne

Hvordan tackler udfordringerne til refusion af mobiltelefoner?

Med så mange forskellige love og uklare forventninger, hvordan kan virksomheder oprette en kompatibel, rimelig refusionspolitik for mobiltelefoner?

Nogle går så langt som at forbyde mobiltelefoner på arbejdspladsen for at undgå risiko og komplikationer forbundet med at skabe politikker og stipendier. Ulempen er, at dette potentielt kan påvirke medarbejdernes produktivitet og virksomhedsmoral.

I stedet for at give afkald på at være “forbandet, hvis du gør det, og forbandet, hvis du ikke gør det”, lad os undersøge forskellige måder at nærme sig debat om refusion af mobiltelefoner.

FORESLÅET LÆS: Afbalancering af overholdelse af udgiftspolitik og glade medarbejdere

• Betal medarbejdernes hele mobiltelefonregning

Selvom dette er en upopulær løsning for mange arbejdsgivere, handler det mere om ro i sindet. Ved blot at betale for dine medarbejderes mobiltelefonregninger overgår du klistrede juridiske problemer eller lange, trukkede debatter over procenter.

Nogle virksomheder foretrækker ikke at spille nikkel- og krone-spillet, og I stedet skal du bare betale hele beløbet. Dette er især velegnet til virksomheder, hvis medarbejdere bruger deres personlige telefoner til arbejde regelmæssigt. Den største ulempe ved denne mulighed er åbenbar – omkostninger. Afhængig af virksomhedens størrelse og antallet af medarbejdere kan det være meget dyrt at betale flere mobiltelefonregninger.

• Kræv, at medarbejderne beviser, at de bruger mobiltelefonen

Beviset er i budding, og mange arbejdsgivere ønsker at se nøjagtigt, hvad deres medarbejdere hævder som arbejdsrelaterede udgifter.

I denne situation skaber virksomheder en politik, der kræver, at medarbejderne skal bevise ethvert arbejdsrelateret mobiltelefonbrug og udgifter. Som du kunne forestille dig, bliver denne fremgangsmåde ret kedelig og tidskrævende.

En løsning er at beregne den gennemsnitlige tid brugt på arbejdsrelaterede projekter og derefter betale den del af medarbejderens samlede mobiltelefonregning Selv dette kan tage dyrebar tid og energi, der bruges bedre andre steder.

Fordelen ved denne tilgang er, at arbejdsgivere kun betaler for, hvad medarbejderne rent faktisk bruger.Dette betragtes også som den mest nøjagtige måde at beregne en rimelig procentdel af brug på – hvis du har tid og tålmodighed til at gøre det.

FORESLÅET LÆS: Sådan håndteres kvitteringer for at sikre, at dit team altid er revisionsklar ?

• Betal medarbejderne et fast beløb

For de virksomheder, der ser på at skære ned på de administrative omkostninger, er det bare en rentabel løsning at betale medarbejderne et fast beløb. Men husk, medarbejdere skal være enige om dette beløb, og det skal tydeligt fremgå af politikken.

Hvis medarbejdere føler sig berettigede til mere end det faste beløb, kræver mange virksomheder, at de indsender bevis. Den største fordel ved denne tilgang er, at omkostningerne er relativt stabile. Dette gør det lettere for arbejdsgivere at budgettere og afsætte midler til dækning af mobiltelefontilskud. Den største ulempe ved denne form for refusion af mobiltelefoner er det grå område, der findes mellem det faste beløb, og hvad medarbejderne føler, de har ret til. Ved at bruge denne metode åbner virksomheder døren for utallige uoverensstemmelser, som kan blive besværlige, både økonomisk og juridisk.

FORESLAG TIL LÆS: Sådan oprettes en IRS-kompatibel udgiftsgodtgørelsespolitik

• Opret mobiltelefonudgiftskonti

Omkostningskonti er almindeligt i større virksomheder, der kræver, at medarbejderne rejser og netværker som en del af deres jobbeskrivelse. Hvorfor ikke klump mobiltelefonbrug under paraplyen af udgiftskonti?

Dette betyder, at medarbejderne betales for deres nøjagtige mængden af arbejdsrelateret personlig mobiltelefonbrug – til øre. Dette lægger medarbejderen ansvar.

For arbejdsgivere betyder det mere administrativt benarbejde, hvilket kan øge omkostningerne. Det er også svært at beregne en ægte figur i form af mobiltelefonbrug for medarbejdere wi de ubegrænsede dataplaner.

• Udsted firmatelefoner

Dette er en populær mulighed for en lang række virksomheder. At give medarbejderne en virksomheds mobiltelefon betyder, at udgifterne allerede er beregnet.

Hvis medarbejderen vælger at bruge deres personlige mobile enhed, er det på dem! Du har leveret en mobiltelefon specielt til dette formål. På den anden side har arbejdsgivere nu til opgave at sikre, at medarbejderne ikke bruger virksomhedens telefon til personlig brug.

Den gode nyhed er, at arbejdsgiveren har adgang til alle mobiltelefonoptegnelser og kan kontrollere den tilknyttede planer. Arbejdsgivere er også lette at vide, at deres medarbejdere har de nødvendige værktøjer til at gennemføre jobbet. Virksomheder skal også overveje omkostninger, når det kommer til at købe telefoner i hele virksomheden. Der er heller ingen garanti for, at medarbejdere behandler de udstedte telefoner med omhu. Virksomheder risikerer medarbejdere at beskadige, miste eller stjæle virksomhedstelefoner – dette tilføjer erstatningsomkostninger til ligningen.

FORESLAG TIL LÆSNINGER:

Mest almindelige fejl i virksomhedernes omkostningsstyring

Udfordringer, som økonomiteams står over for med rejser & udgiftsadministration

Hvad er politikkerne for Bring Your Own Device (BYOD)?

BYOD, eller tag din egen enhed, politikker bliver mere almindelige i arbejdsmiljøer. I henhold til disse politikker betaler mange arbejdsgivere alt fra $ 30 til $ 50 pr. Måned mod medarbejdernes mobiltelefonregninger. Dette tal varierer afhængigt af virksomheden og den aftalte politik.

Disse betalinger kaldes mobilstipendier. Arbejdsgivere overvejer flere faktorer, når de udarbejder ansvarlige politikker for refusion af kandidater og fastsætter stipendier. Her er blot nogle få:

• Operatørgebyrer
• Mobiladministrationsomkostninger
• Nye enhedskøb
• Mobil udgiftsadministrationssoftware

Men disse BYOD-politikker dækker meget mere end kun mobiltelefonregninger. De behandler også sikkerhedsforanstaltninger, der holder både medarbejderen og virksomhedsoplysningerne sikre og fortrolige.

Afsluttende argumenter

Der er ingen ensartet tilgang til refusion af mobiltelefoner for medarbejdere.

Arbejdsgivere skal beskytte deres juridiske interesser såvel som deres integritet. Her er et par ting at huske på, når de overvejer, hvilken type refusionspolitik for mobiltelefoner, der er bedst for din virksomhed:

Beregn omkostninger

Som med de fleste ting i livet kommer det ned til penge. Hvilken af disse muligheder giver den mest økonomiske mening for din virksomhed?

• Hvis du har arbejdskraften, den mest nøjagtige måde at tilbyde refusion på mobiltelefon er at oprette udgiftskonti eller tilbyde et fast beløb.
• Hvis penge ikke er noget objekt, skal du udstede virksomhedens mobiltelefoner eller blot betale dine medarbejderes “hele regningen .

Sæt dig ned og knus numre, inden du vælger en løsning.

Opret en nem at forstå politikken for refusion af mobiltelefoner

Wh politik for tilbagebetaling af udgifter, du udarbejder, skal du sørge for, at retningslinjerne er helt klare.

• Medtag en detaljeret oversigt over, hvad virksomhedens forventninger er.
• Hvor meget du er villig til at betale, og hvordan denne procentdel beregnes.
• Hvis du vælger at levere firmaets mobiltelefoner, skal du være parat til at overvåge deres anvendelse og være eksplicit med hensyn til, hvad der er godkendt arbejdsrelateret brug.

FORESLAG TIL LÆSNINGER:

Fem måder at gøre det lettere for medarbejderne at rapportere om udgifter

At afbalancere overholdelse af udgiftspolitikken og glade medarbejdere

Hvordan kan Fyle hjælpe med mobiltelefonstipendier?

I dagens hurtige verden har alle deres næse i deres telefoner det meste af dagen. Det er ikke overraskende, at refusion af mobiltelefoner er blevet et varmt emne. Alligevel er spørgsmålet stadig, hvor meget der er til personlig brug, og hvor meget er arbejdsrelateret? Dette er det spørgsmål, som virksomheder over hele kloden prøver at besvare.

Selvom vi overlader valgene til dig, kan Fyle gøre meget mere end blot at strømline dine medarbejdertilskud! Har du brug for hjælp til at styre din virksomheds udgifter og udarbejde klare politikker? Fyle er en new age-omkostningsadministrationssoftware, der kan løse alle dine problemer med udgiftsstyring! Planlæg en demo i dag og lad os komme i gang! div id = “e8c45de372”>