Vær professionel: Brug det rigtige forretningsbrevformat.

Vejen et forretningsbrev ser straks giver læseren deres første indtryk, selv før de læser det. Kvaliteten af papiret, design af brevpapir, margener, afstand og mere har alt sammen noget at sige om organisationen.

En svaghed i et af disse elementer kan forringe meddelelsens effektivitet, selvom det er sagkyndigt skrevet. For at sige det enkelt ser du uprofessionelt ud.

Jeg har en lang liste over elementerne i det formelle forretningsbrevformat nedenfor. Der er også et par eksempler med alle elementerne fremhævet for lettere reference.

Fælles forretningsformatelementer

Følgende eksempel indeholder de mest almindelige elementer i et professionelt forretningsbrevformat.

For lettere henvisning, bogstavet i infografen ovenfor.

1: Din egen adresse.

I de fleste forretningssituationer bruger du din virksomheds fortrykte brevpapir. Hvis du bruger et blankt papir, skal du indtaste adressen.

2: Datolinjer

Placer datoen mindst to mellemrum under brevhovedet. Linjen kan være skyllet til venstre eller højre eller centreret under brevhovedet.

Forkort ikke måneden, og brug ikke nd, st eller th med dagnumrene som 5. maj 2011. Brug heller ikke en måneds nummer , ligesom 23/6/11.

Begge datoordrer, der er anført nedenfor, er passende; sidstnævnte bruges dog hovedsageligt af regeringen, militæret og dem uden for USA.

10. december 2010
10. december 2010

3: Modtageradresse

Indtast modtagerens adresse i dette afsnit.
Adressat – Adresse
By, stat Zip

Sørg for, at en persons navn er stavet korrekt. En modtager kan beslutte at ignorere et brev, der er skrevet af en person, der ikke kan stave sit navn.

To eller flere mænd er adresseret som Messrs., Hvilket betyder Misters. Brug ikke fornavne med denne forkortelse.
Messrs. Smith, Wyatt og Fury

To eller flere kvinder behandles som Mesdames, Mmes. Eller Mses. Brug ikke fornavne med disse forkortelser:
Mses. Farb, Lionel og Gray

Når du henvender dig til par, skal du give begge passende titler:
Dr. og fru Harold Wright
Mr. Harold Wright og Dr. Margaret Wright
Drs. Harold og Margaret Wright
Dr. Margaret Wright og Mr. Steven Jones
Mr. og fru Harvey Adams-Quinn
fru. Margaret Wright
Mr. Steven Jones

Når du vælger en titel, skal du altid bemærke, hvordan en person identificerer sig selv. For eksempel bruger nogle, der har en grad, ikke deres titler, mens andre gør det.

Nogle gifte kvinder foretrækker fru .; andre foretrækker fru. Hvis du ikke kender den titel, kvinden foretrækker, skal du bruge standardfrøken eller slippe titlen helt:

Placer den indvendige adresse mindst to linjer under datoen.

Placer en persons titel efter hans navn, medmindre den er usædvanlig lang, og gå derefter til næste linje.
Ken Green, præsident
Ken Green
vicepræsident for internationale operationer

The komma før forkortelserne Jr. og Sr. er valgfri.
Michael Jordan, Jr.
Michael Jordan Sr.

4: Hilsen

Brug altid individets navn, hvis du ved det.

Kære Amy: (personlig ven eller nær forretningsforbindelse)
Kære fru Rider:
Kære frøken Spears:
Kære fru Tyler: (brug fru. Hvis du ikke ved det civilstanden eller præferencen)
Kære Mr. Farnham:
Kære Dr. Doom:
Kære Sir Elton John:

Hvis du ikke kender navnet på personen, adresser det til individets titel i virksomheden og brug derefter kære herre eller fru: Her er et eksempel:

Leder af menneskelige ressourcer
ABC Company
123 Sesame Street

Dear Sir or Madam:

Men brug kun dette, hvis du virkelig ikke kan finde ud af navnet på personen. De fleste virksomheder vil fortælle dig, hvem personen er. Alt, hvad der kræves, er et telefonopkald. Det er også ret nemt at finde disse oplysninger på Linkin i disse dage.

Hvis du henvender dig til en organisation og ikke en person, skal du bruge følgende:

Mine damer og herrer:

Og hvis du vil fremhæve brevet til en eller flere personer i organisationen, brug opmærksomhedslinjen som følger:

Opmærksomhed: Miss J. Fonda, CEO og Mr. M.Jackson, CFO

Mine damer og herrer:

5: Letter Body

Dette er kroppen i dit brev. Resten af dette websted forklarer mere om, hvordan man skriver effektivt for hver type bogstav, du vil skrive.Jeg forsøger at dække, hvordan man skriver kroppen effektivt, så du kan få din besked videre og nå dit mål.

6: Gratis lukning

For et normalt forretningsbrevformat foretrækker jeg at bruge hilsen, Med venlig hilsen og med venlig hilsen din. Andet acceptabelt formelt forretningsbrev tæt inkluderer hjerteligt, hjerteligt din, meget oprigtig din, meget hjertelig din, din meget virkelig, meget virkelig din, og hvis personen er af høj stat, respektfuldt din.

7: Underskrift

Brug en titel (Mr., Miss, Ms) til at angive din præference og dit køn og give dig for- og efternavn.

Din officielle forretningstitel går under dit navn. Dette er valgfrit og afhænger af, hvor seriøs du vil være. F.eks. Ville et formelt ansættelsesbrev kræve et.

Papiret

Jeg anbefaler at bruge 20 lb til normal brug og 32 lb til vigtige breve som genoptage følgebrev og takbrev.

Farve: Hvid er standarden og skal normalt bruges. Lysfarver (grå, blå, grøn osv.) Bliver også populære.

Størrelse: For mig er Letter eller A4 de eneste acceptable størrelser. Der er andre størrelser, men jeg anbefaler det ikke, medmindre du er i det kreative felt, eller hvis du prøver at fange opmærksomhed for et salgsbrev.

Layout

I et forretningsbrevformat er der mange layouts; de tre mest populære er halvblokeret, blokeret og fuldblokeret. Nedenfor er eksempler på, hvordan disse layout vil se ud på et to-siders brev. (klik på billedet nedenfor for at se eksemplerne)

Forretningsbrevformater

Uanset hvilket layout du ønsker at bruge, betyder det ikke rigtig noget. Hvad mig angår, foretrækker jeg blokeringen, simpelthen fordi det er lettere at skrive på computeren.

Margener

Venstre og højre 1 tomme
Top og bund 1 ½ tomme

Mellemrum

De fleste forretningsbreve, der bruger det korrekte forretningsbrevformat, har et enkelt mellemrum. Brug dobbelt mellemrum til korte bogstaver. Efterlad en tom linje mellem afsnit, 2 tomme linjer før den komplementære lukning (dvs. med venlig hilsen) og 3 til 4 linjer til signaturen.

Konvolutter

Sørg for, at adressen på din konvolut er let at læse, så den ikke kastes i et postrum. Placer adressen lige under det lodrette centrum og lige til højre for det vandrette centrum.

Enhver speciel instruktion som “Personlig”, “Videresend venligst” eller “Fortrolig”, vises på venstre side af konvolutten under returadresse. Placer en “opmærksomhedslinje” direkte under firmanavnet på en konvolut.

Fortroligt: Fru Susan Johnson

Sørg for, at adressen på konvolutten er skrevet, så en postarbejder kan læse det med et øjeblik.

Når både en gade- og en postadresse er angivet, leverer postvæsenet dit brev til den adresse, der vises direkte over postnummeret.

På konvoluttadressen skal du skrive navnene på fremmede lande alle med store bogstaver.

Skriv alle numeriske gadenavne fra en til ti.
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
Five Park Avenue
One Wingren Plaza

Brug en bindestreg mellem gade- og opholdsnumre.
556 – 91 Street