Der kan være situationer, hvor du skal opdele celler i Excel. Disse kan være, når du får dataene fra en database, eller du kopierer dem fra internettet eller får dem fra en kollega.

Et simpelt eksempel, hvor du har brug for at opdele celler i Excel, er når du har fulde navne og du vil opdele disse i fornavn og efternavn.

Eller du får adresse ‘og du vil opdele adressen, så du kan analysere byerne eller pinkoden separat.

Sådan opdeles celler i Excel

I denne vejledning lærer du, hvordan du deler celler i Excel ved hjælp af følgende teknikker:

• Brug af funktionen Tekst til kolonne.
• Brug af Excel-tekstfunktioner.
• Brug af Flashfyld (tilgængelig i 2013 og 2016).

Lad os begynde!

Del celler i Excel ved hjælp af tekst til kolonne

Nedenfor har jeg en liste med navne på nogle af mine yndlingsfiktive karakterer, og jeg vil opdele disse navne i separate celler .:

Her er trinene til at spli t disse navne i fornavnet og efternavnet:

• Vælg de celler, hvor du har teksten, du vil opdele (i dette tilfælde A2: A7).
• Klik på fanen Data
• I gruppen ‘Dataværktøjer’ skal du klikke på ‘Tekst til kolonner’.
• I guiden Konverter tekst til kolonner:
  • Trin 1 af 3 i guiden Tekst til kolonner: Sørg for, at Afgrænset er valgt (det er standardvalget). Dette giver dig mulighed for at adskille fornavnet og efternavnet baseret på en specificeret separator (mellemrumstast i dette tilfælde).
  • Klik på Næste.
  • Trin 2 af 3 Guiden Tekst til kolonner: Vælg Mellemrum som afgrænser og fravælg alt andet. Du kan se, hvordan dit resultat ville se ud i afsnittet Dataeksempel i dialogboksen.
  • Klik på Næste.
  • Trin 3 af 3 Guiden Tekst til kolonner: I dette trin kan du angive dataformatet, og hvor du vil have resultatet. Jeg vil beholde dataformatet som generelt, da jeg har tekstdata, der skal deles. Standarddestinationen er A2, og hvis du fortsætter med dette, vil den erstatte det originale datasæt. Hvis du vil beholde de originale data intakte, skal du vælge en anden celle som destination. I dette tilfælde vælges B2.
  • Klik på Finish.

Dette deler øjeblikkeligt cellens tekst i to forskellige kolonner.

Bemærk:

• Tekst til kolonne-funktionen opdeler indholdet af cellerne baseret på afgrænseren. Selvom dette fungerer godt, hvis du vil adskille fornavnet og efternavnet, vil det i tilfælde af for-, mellem- og efternavn opdele det i tre dele.
• Det resultat, du får ved at bruge Tekst til kolonne-funktionen er statisk. Dette betyder, at hvis der er ændringer i de originale data, skal du gentage processen for at få opdaterede resultater.

Opdel celler i Excel ved hjælp af tekstfunktioner

Excel-tekstfunktioner er gode, når du vil skære og skære tekststrenge i terninger.

Mens funktionen Tekst til kolonne giver et statisk resultat, er det resultat, du får ved at bruge funktioner, dynamisk og opdateres automatisk, når du ændre de originale data.

Opdeling af navne, der har fornavn og efternavn

Antag at du har de samme data som vist nedenfor:

Udpakning af fornavnet

For at få fornavnet fra denne liste skal du bruge følgende formel:

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

Denne formel vil få øje på det første mellemrumstegn og derefter returnere al teksten før dette mellemrumstegn:

Denne formel bruger SEARCH-funktionen til at få plads til mellemrumstegnet. I tilfælde af Bruce Wayne er pladskarakteren i 6. position. Det ekstraherer derefter alle tegnene til venstre for det ved hjælp af funktionen VENSTRE.

Uddrag af efternavnet

På samme måde, for at få efternavnet, skal du bruge følgende formel:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))

Denne formel bruger søgefunktionen til at finde placeringen af mellemrumstasten ved hjælp af funktionen SØG. Derefter trækker dette nummer fra den samlede længde af navnet (som er givet af LEN-funktionen). Dette giver antallet af tegn i efternavnet.

Dette efternavn ekstraheres derefter ved hjælp af RIGHT-funktionen.

Bemærk: Disse funktioner fungerer muligvis ikke godt, hvis du har førende, bageste eller dobbelte mellemrum i navnene. Klik her for at lære, hvordan du fjerner ledende / efterfølgende / dobbeltrum i Excel.

Opdeling af navne, der har et fornavn, mellemnavn og efternavn

Der kan være tilfælde, hvor du få en kombination af navne, hvor nogle navne også har et mellemnavn.

Formlen i sådanne tilfælde er lidt kompleks.

Uddrag af fornavnet

For at få fornavnet:

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

Dette er den samme formel, som vi brugte, da der ikke var noget mellemnavn. Det ser simpelthen efter det første mellemrumstegn og returnerer alle tegnene før mellemrummet.

Uddrag af mellemnavnet

Sådan får du mellemnavnet:

=IFERROR(MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)-SEARCH(" ",A2)),"")

MID-funktionen starter fra det første mellemrumstegn og udtrækker mellemnavnet ved hjælp af forskellen i placeringen af det første og det andet mellemrumstegn.

I tilfælde er der intet mellemnavn, MID-funktionen returnerer en fejl. For at undgå fejlen er den pakket ind i IFERROR-funktionen.

Udpakning af efternavnet

For at få efternavnet skal du bruge nedenstående formel:

=IF(LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))=1,RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2)),RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)))

Denne formel kontrollerer, om der er et mellemnavn eller ej (ved at tælle antallet af mellemrumstegn). Hvis der kun er 1 mellemrumstegn, returnerer det simpelthen al teksten til højre for mellemrumstegnet.

Men hvis der er 2, så spotter det det andet mellemrumstegn og returnerer antallet af tegn efter andet mellemrum.

Bemærk: Disse formler fungerer godt, når du har navne, der enten har knytnæve- og efternavnet eller for-, mellem- og efternavn. Men hvis du har en blanding, hvor du har suffikser eller hilsner, bliver du nødt til at ændre formlerne yderligere.

Opdel celler i Excel ved hjælp af Flash Fill

Flash Fill er en ny funktion introduceret i Excel 2013.

Det kan være rigtig praktisk, når du har et mønster, og du hurtigt vil udtrække en del af det.

Lad os for eksempel tage fornavnet og efternavndata:

Flash-udfyldning fungerer ved at identificere mønstre og replikere det for alle de andre celler.

Sådan udtrækker du fornavnet fra listen ved hjælp af Flash Fill:

• I celle B2 skal du indtaste fornavnet til Bruce Wayne (dvs. Bruce).
• Med den valgte celle vil du bemærke en lille firkant i højre ende af cellevalget. Dobbeltklik på den. Dette udfylder det samme navn i alle cellerne.
• Når cellerne er udfyldt, vises nederst til højre ikonet Indstillinger for autofyld. Klik på den.
• Vælg Flash Fill fra listen.
• Som så snart du vælger Flash Fill, vil du bemærke, at alle celler opdaterer sig selv og nu viser fornavnet for hvert navn.

Hvordan fungerer Flash Fill?

Flash Fill ser efter mønstrene i datasættet og replikerer mønsteret.

Flash Fill er en overraskende smart funktion og fungerer som forventet i de fleste tilfælde. Men det mislykkes også i nogle tilfælde.

For eksempel hvis jeg har en liste med navne, der har en kombination af navne, hvor nogle har et mellemnavn og andre ikke.

Hvis jeg udtrækker mellemnavnet i en sådan sag, returnerer Flash Fill fejlagtigt efternavnet, hvis der ikke er noget fornavn.

For at være ærlig er det stadig en god tilnærmelse af tendensen. Det er dog ikke, hvad jeg ønskede.

Men det er stadig et godt nok værktøj til at opbevare i dit arsenal og bruge, når behovet opstår.

Her er et andet eksempel, hvor Flash Fill fungerer glimrende.

Jeg har et sæt adresser, hvorfra jeg hurtigt vil udtrække byen.

For hurtigt at hente byen skal du indtaste bynavnet for den første adresse (indtast London i celle B2 i dette eksempel) og bruge autofyld til at udfylde alle cellerne. Brug nu Flash Fill og giver dig straks navnet på byen fra hver adresse.

På samme måde kan du opdele adressen og udtrække en hvilken som helst del af adressen.

Bemærk at dette skal adressen være et homogent datasæt med den samme afgrænser (komma i dette tilfælde).

Hvis du prøver at bruge Flash Fill, når der ikke er noget mønster, viser det dig en fejl som vist nedenfor:

I denne vejledning har jeg dækket tre forskellige måder at opdele celler i Excel i flere kolonner (ved hjælp af Tekst til Kolonner, formler og Flash-udfyld)

Håber du fandt denne Excel-tutorial nyttig.

Du kan muligvis også lide følgende Excel-tutorials:

• Hvordan til hurtigt at kombinere celler i Excel.
• Sådan udtrækkes en understreng i Excel ved hjælp af formler.
• Sådan tælles celler, der indeholder tekststrenge.
• Uddrag brugernavne fra E-mail-id’er i Excel.
• Sådan opdeles flere linjer i en celle i separate celler / kolonner.