Vil du lære at oprette en medarbejderdeltagelsespolitik?

Succesrige virksomheder overalt i verden har en ting til fælles – alle har fremragende medarbejderdeltagelse.

Men hvad sker der, når dine medarbejdere ikke dukker op?

Dine processer bliver afbrudt, du står over for en personaleproblemer, og du vil uundgåeligt gå glip af dine deadlines. Og med COVID-19-pandemien, der påvirker virksomheder overalt, bliver overvågning af medarbejderdeltagelse eksternt sværere end nogensinde før!

Lyder ikke ideelt, ikke?

En detaljeret medarbejderdeltagelsespolitik er en effektiv måde at undgå disse tilstedeværelsesproblemer på.

Den beskriver alt, hvad dine medarbejdere har brug for at vide om at møde op til arbejde og konsekvenserne af dårlig medarbejderdeltagelse.

For at hjælpe dig dækker vi, hvad en tilstedeværelsespolitik er, og hvad du skal medtage i din politik. For at komme i gang giver vi dig en prøve skabelon for medarbejderdeltagelsespolitik.

Denne artikel indeholder:

• Hvad er en medarbejder Deltagelsespolitik
• Hvorfor du har brug for en tilstedeværelsespolitik
• Hvad skal der dækkes i din medarbejderdeltagelsespolitik
• Et eksempel på en medarbejderdeltagelsespolitisk skabelon

Hvad er en medarbejderdeltagelsespolitik?

Bemærk: Disse første par sektioner dækker det grundlæggende i deltagelsespolitikker, og hvad de skal dække, hvis du vil springe videre til skabelonen, klik her .

En medarbejderdeltagelsespolitik er et dokument, der indeholder alle de oplysninger, dine medarbejdere har brug for med hensyn til fremmøde. Den indeholder, hvordan medarbejderne forventes at deltage i arbejdet, forventede deltagelsesniveauer og endda de problemer, der er forbundet med fremmøde.

For eksempel vil en retfærdig medarbejderdeltagelsespolitik dække en række almindelige tilstedeværelsesproblemer. Disse tilstedeværelsesproblemer kan variere fra forsinkelse og ikke planlagt fravær og endda omfatte sygedage og personlig orlov.

Denne politik hjælper dig også med at forklare disciplinære handlinger for dem, der ikke overholder virksomhedens deltagelseskrav.

Hvorfor har du brug for en tilstedeværelsespolitik?

At have en medarbejderdeltagelsespolitik har flere fordele:

Holder alle på samme side

En tilstedeværelsespolitik hjælper medarbejderen med at forstå, hvad der forventes af dem, når det kommer til fremmøde på arbejdspladsen. Denne politik forklarer også, hvorfor deres punktlighed og regelmæssig deltagelse er vigtig.

Det beskriver også tydeligt konsekvenserne af ikke at følge tilstedeværelsesretningslinjerne – sørg for, at alle er opmærksomme på, hvad de har brug for at undgå.

Beskytter dig selv mod mulige retssager

Hvad sker der, hvis medarbejderens fravær og den efterfølgende straf resulterer i urimelige behandlingskrav fra den pågældende medarbejder?

For at beskytte dig mod dette fungerer din tilstedeværelsespolitik som et juridisk dokument. Da det dækker en lang række tilstedeværelsesproblemer tydeligt – ved enhver medarbejder, hvad der venter på dem.

På denne måde kan du i tilfælde af fremtidige retssager henvise til politikken i deres medarbejderhåndbog som bevis for, at alt blev forklaret, og medarbejderen gav sit samtykke til at følge disse regler.

Hvad går der ind i en medarbejderdeltagelsespolitik?

Nu ved du, hvorfor det er vigtigt at have en medarbejderdeltagelsespolitik, men hvad skal der gå ind i denne politik?

Til sørg for at du ikke går glip af noget vigtigt, vi har samlet en liste over vigtige sektioner, der skal behandles i din politik.

Præciseringer over alle aspekter af fremmøde

Hvordan kan du sikre, at din deltagelsespolitik forstås af alle?

Du vil dække en række fremmøde i din politik.

At have for mange vilkår vil dog begynde at forvirre din medarbejder.

En klar forklaring på de forskellige udtryk, der bruges i politikken, hjælper dig med at undgå enhver forvirring omkring medarbejdernes tilstedeværelsesforventninger.

Her er nogle eksempler på udtryk, du skal definere i din politik:

A. Fravær

Når du begynder at definere fravær i din politik, skal du være specifik for hvad der markerer en medarbejder som fraværende. Husk, fravær kan omfatte feriedage, lægeorlov eller jurypligt.

Dine medarbejdere har også brug for at vide, hvad de skal gøre for at undgå negative fremmøde eller disciplinære handlinger.

Husk også at medtage det, du ser som overdreven fravær eller jobafskedigelse, og disciplinære handlinger for disse overtrædelser af fremmøde.

B. Godkendt fravær vs Uudnyttet fravær

Selvom du vil fjerne medarbejderfravær, vil der være tidspunkter, hvor medarbejderne ikke kan holde sig til deres arbejdsplan. Ved at forklare godkendt fravær i din politik er medarbejdere mindre tilbøjelige til at blive markeret som unødvendige fraværende.

Godkendt fravær kan verificeres ved hjælp af officielle dokumenter såsom lægebesked eller jurypligt.Disse omstændigheder kan håndteres af din personaleafdeling, når det er nødvendigt.

C. Undtagne medarbejdere og ikke-fritagne medarbejdere

Din politik skal også omfatte forskellen mellem medarbejdere, der er fritaget og medarbejdere, der ikke er fritaget. FLSA-reglerne siger tydeligt, at fritagne medarbejdere ikke kan kræve overarbejde.

En ikke-fritaget medarbejder KAN derimod kræve overtidsbetaling for alle ekstra timer, de arbejdede.

D. Sygedag vs personlig orlov

Vil du tildele betalt sygeorlov i din politik?

Hvad skal der gives for at kvalificere sig til det sygefravær?

Dette er blot nogle af de spørgsmål, du skal svare på i din politik.

Din tilstedeværelsespolitik kan også omfatte personlige orlovsmuligheder, så dine medarbejdere ikke bruger deres sygefravær uhensigtsmæssigt. Du kan også medtage en ekstra betalt fritidsindstilling, såsom en feriedag for at give ekstra fleksibilitet.

E. FMLA-beskyttet orlov

Er din virksomhed dækket til FMLA-orlov?

I henhold til lov om familie- og medicinsk orlov har berettigede medarbejdere ret til at tage 12 ugers ubetalt orlov i en 12-måneders periode.

Sørg for, at din arbejdsdeltagelsespolitik tager dette i betragtning og forklarer denne proces klart.

F. Langsomhed

Hvordan definerer du langsom adfærd?

Din politik skal omfatte, hvordan du definerer forsinkelse. Denne afklaring hjælper medarbejderne til at forstå, hvor vigtig punktlighed er og kvalificerer sig til den.

Vil en medarbejder f.eks. Blive markeret som forsinket, hvis de ankommer 15 minutter for sent til deres planlagte skift? Eller vil du være mere skånsom, når det gælder starttidspunktet for en arbejdsplan?

Hvis du kun vil tage fat på langsom adfærd, kan du overveje at oprette en forsinkelsespolitik, der skal ledsage din tilstedeværelsespolitik.

Hvordan måler du medarbejderdeltagelse?

Du har nu afklaret alle de vigtige vilkår i din politik.

Men hvordan sporer og måler du fremmøde for hver medarbejder i din virksomhed?

Dette er hvor du nævner dit fremmødehåndteringssystem i din politik.

Vil du f.eks. bruge logins, biometriske scannere eller enkle tidskort?

Eller når fjernarbejde bliver så populær, bruger du onlineværktøjer til at spore fremmøde i stedet?

At forklare dette i din fremmøde er vigtigt, fordi det giver medarbejderne klarhed over fremmøde proces for at forhindre misforståelser i fremtiden.

Vil du tilføje en deltagelsesbonus?

At tildele medarbejdere for fremragende deltagelse er et stort incitament for medarbejdere, der også fungerer som en god medarbejdermoralforstærker.

Du kan måle et godt fremmøde ved at evaluere følgende:

• Konsekvent til tiden til arbejde.
• Forlader ikke kontoret for at udføre personlige ærinder.
• Oplyser altid deres vejleder om potentielle blade.

Ved at tildele tilstedeværelsespoint til hver af disse aktiviteter kan du nøjagtigt måle den regelmæssige fremmøde for din medarbejder.

Men hvor ofte skal du belønne god fremmøde for at arbejde som en medarbejderes moralbooster?

Du kan belønne godt deltagelse enten månedligt eller årligt. Dette giver dig nok tid til nøjagtigt at måle og medarbejderdeltagelse.

Disciplinære procedurer

Når du beskriver de disciplinære procedurer i din politik, vil dine medarbejdere kende konsekvenserne af dårlig medarbejderdeltagelse.

Du kan bruge et simpelt “punktsystem” til at spore eventuelle medarbejderdeltagelsesproblemer, såsom:

• Fraværende med dokumenteret årsag: 1 point.
• Fraværende, ingen opkald eller undskyldning: 2 point.
• Tardy: ½ point.
• Rapporterer ikke til arbejde på det planlagte arbejdstid: ½ point.
• Forsinket retur fra frokost eller pause: 1 point (over 30 minutter).
• Ikke på arbejdsstationen i arbejdstiden: 3 point

Du kan bruge disse dårlige fremmøde point for at beregne medarbejderens tilstedeværelsesovertrædelser og tildele de progressive disciplinhandlinger:

• 15 point: Verbal advarsel gives.
• 30 point: Der gives skriftlig advarsel.
• 45 point: Møde med vejleder, mulig løsning eller suspension.
• 60 point: Medarbejderen vil blive opsagt.

Et eksempel på medarbejderdeltagelse politikskabelon

Her er en eksempel på medarbejderdeltagelsespolitik, som du kan bruge til din organisation:

(En version, der kan downloades af denne skabelon ate er tilgængelig i slutningen af dette afsnit.)

Oversigt og formål med denne deltagelsespolitik

Regelmæssig fremmøde fremmes kl. Alle medarbejdere, uanset stilling og afdelinger, er vigtige for virksomhedens succes. Ikke at møde op til arbejde og forsinkelse forårsager uønskede forstyrrelser, som vi vil undgå.

Denne politik beskriver de forventninger og procedurer, vi forventer af vores medarbejdere med hensyn til deres fremmøde.

Medarbejderdeltagelse

At vi er stolte af, at vi har bygget en retfærdig og ansvarlig arbejdsplads for alle vores medarbejdere. Når en medarbejders forsinkelse eller overdreven fravær begynder at medføre forstyrrelser for andre og virksomhedens daglige drift, betragtes det som “upassende opførsel”, og disciplinære procedurer vil begynde.

Fravær versus forsinkelse:

Fravær defineres som urapporteret og / eller ikke-verificeret fravær.

Tardiness defineres som manglende evne til at holde sig til den daglige arbejdsplan som fastlagt for medarbejderen. Dette inkluderer sen ankomst og / eller tidlige afgangstider og overforlængede kaffe / frokostpauser. Tider, der overstiger XX minutter, vil blive betragtet som forsinkelse.

Fravær bør undgås til enhver tid, men vi forstår, at ikke hver dag går efter planen Vi kræver, at vores medarbejdere prøver efter bedste evne at kommunikere til deres tilsynsførende om uplanlagt fravær.

Hvis medarbejderen befinder sig i en uforudsigelig omstændighed, som resulterer i et uplanlagt fravær, påhviler det on medarbejderen at underrette deres tilsynsførende straks.

Medarbejderen markeres som fraværende, hvis den manglende rapportering af en verificerbar grund til deres nærmeste vejleder.

Hvis en medarbejder markeres fraværende i tre eller flere på hinanden følgende dage, skal medarbejderen fremlægge beviser for at retfærdiggøre deres langvarige fravær.

Følgende betragtes ikke som en passende undskyldning for en medarbejders fravær:

• Bilproblemer eller funktionsfejl
• Ubekræftede medicinske tilstande
• Ikke-verificeret familiemedlemsygdom
• Ikke-godkendte orlovsdage
• Oversovende
• Personlige daglige opgaver / ærinder

Medarbejderdeltagelse undtagelser

Følgende særlige omstændigheder vil blive taget i betragtning af vejlederen for en medarbejders fravær:

• Bilulykke,
• Fødsel,
• Dødsfald,
• Militærpligt,
• Ekstreme vejrforhold
• Begravelser,
• Jurypligt,
• Medicinsk aftale,
• Uundgåelige nødsituationer.

Det påhviler medarbejderen at give deres tilsynsførende officiel dokumentation for at bevise den særlige omstændighed, der resulterede i deres fravær.

Lov om familie- og medicinsk orlov (FMLA)

Hvis du er berettiget til FMLA-orlov i henhold til lov om familie- og medicinsk orlov (FMLA), er det dit ansvar at kommunikere og arrangere din fri med din vejleder XX dage før dit planlagte fravær.

Disciplinær procedure og punktsystem

Konsekvent dårlig deltagelse af en medarbejder i XX måneder / dage vil resultere i disciplinære handlinger og mulig opsigelse af en medarbejders kontrakt.

Overtrædelser af denne tilstedeværelsespolitik måles ved hjælp af et punktsystem. Dette system er indstillet til med rimelighed at måle en medarbejderes tilstedeværelse:

• Fraværende, med dokumenteret årsag: XX point.
• Fraværende, ingen undskyldning: XX point.
• Tardy: XX point.
• Rapporterer ikke til arbejde på det planlagte arbejdstid
• Sen retur fra frokost eller pause: XX point (over XX minutter).
• Ikke på arbejdsstationen i arbejdstiden: XX point

Disse negative tilstedeværelsespoint beregnes, og afhængigt af akkumulerede point finder progressiv disciplinær handling sted som følger:

• XXX point: Mundtlig advarsel gives.
• XXX point: Skriftlig advarsel gives.
• XXX point: Møde med supervisor, mulig løsning eller suspension .
• XXX point: Medarbejder vil blive opsagt.

Andre grunde til disciplinærforanstaltninger kan omfatte:

• En løsning kan ikke findes efter XXX møder mellem medarbejderen og vejlederen.
• En medarbejder hjælper ikke ansvarligt med at spore deres fremmøde.
• En medarbejder respekterer løbende reglerne i denne politik.
• En medarbejder ser bort fra advarsler til dem ved flere lejligheder

Der vil være point nulstilles til nul ved udgangen af hvert år.

Tilstedeværelsesbonus

De ansatte, der har opnået en fremmøde på XX%, belønnes hver måned. De, der opnår en fremmøde på XX% i løbet af året, vil have en chance for at vinde en årlig fremmøde til en værdi af XX.

Deltagelsespoint gives til medarbejderen, der:

• er konsekvent til tiden til deres arbejdsskift.
• Overlader ikke kontoret til køre personlige ærinder.
• Holder deres vejleder informeret om blade.

–

Jeg har læst og forstået indholdet i dette dokument, som er beskrevet i denne tilstedeværelsespolitik.

Jeg ____________________ accepterer at overholde retningslinjerne som beskrevet i denne politik.

Læst og aftalt af:

Medarbejder: ____________________

Underskrift: ____________________

Vejleder: ____________________

Underskrift : ____________________

Dato: ____________________

Ansvarsfraskrivelse: Denne politikskabelon, vi har leveret, er kun beregnet til at være en generel vejledning og kan kun bruges som en reference. Denne politikskabelon tager muligvis ikke hensyn til lokale, statslige eller føderale love og andre gældende love og skal ikke betragtes som et juridisk dokument. Hverken forfatteren eller Time Doctor påtager sig noget juridisk ansvar, der kan opstå som følge af brugen af denne prøve Medarbejderdeltagelsespolitik.

Downloadlinks:

• Politik for medarbejderdeltagelse (Google Doc)
• Policy for medarbejderdeltagelse (Word Doc)

Indpakning

Det vigtigste at huske, når du udarbejder din tilstedeværelsespolitik, er at dine medarbejdere er menneskelige. At have et empatisk perspektiv, når man udarbejder denne politik, vil tilskynde til retfærdighed og skabe et system, der fungerer for alle.

Og for at sikre, at du opretter en retfærdig medarbejderdeltagelsespolitik for din medarbejderhåndbog, skal du blot følge de trin, vi har skitseret her, og du har det godt.