Gennemgang af din aldersrapport om tilgodehavender mindst en gang om måneden – og ideelt set oftere – kan hjælpe med at sikre, at dine kunder og kunder betaler dig. Det fortæller dig i det mindste, hvor de står, så du kan tage skridt til at indsamle om nødvendigt.

Forklarede tilgodehavender

Tilgodehavender, der undertiden kaldes “tilgodehavender” eller “A / R”, er de beløb, som kunderne skylder virksomheden. Du kan måske betragte dem som “betalinger på grund af min virksomhed.”

Tilgodehavender betragtes som et forretningsaktiv, fordi de har værdi. De “er det samlede skyldte beløb til din virksomhed. De” rangeres højt på listen over aktiver, fordi de kan konverteres til kontanter. Så snart de er betalt, bliver de kontante.

Nogle kontante virksomheder eller virksomheder, der er stærkt afhængige af en kunde, der bruger kreditkort, har ikke tilgodehavender. Men hvis du fakturerer dine kunder, og hvis du tilbyder dem vilkår som at betale over en bestemt tid, vil du være i stand til at køre en A / R-aldringsrapport, så du kan se, hvor meget der skal betales af hver af dem.

Regnskabsmetode og tilgodehavender

Du bruger sandsynligvis periodiseringsregnskabsmetoden i modsætning til kontantregnskab, hvis din virksomhed har et rimeligt antal kunder, der ikke betale straks. denne regnskabsmetid bruges til at matche indtægter og udgifter i det rigtige år. Med periodiseringsregnskab kan du medtage et tilgodehavende beløb i bruttoindkomsten for skatteåret, hvis du kan fastslå din ret til at modtage pengene og beløbet med for eksempel en faktura.

Processen med at indsamle penge fra kunder i denne type forretning typisk begynder med en faktura – en regning til kunden. Fakturaen angiver det skyldige beløb, og hvornår det forfalder, inklusive betalingsbetingelser. Betalingsbetingelserne inkluderer undertiden en rabat ved tidlig betaling. Det kan også vise vilkårene og gebyret for forlængelse af betalingstiden.

Tilgodehavende modtagelsesrapport for konti

Aldring af tilgodehavender, undertiden kaldet afstemning af tilgodehavender, er processen med at kategorisere alle de skyldige beløb for alle dine kunder, inklusive hvor lang tid det er beløb har været udestående og ubetalte. Du ”ælder” disse oplysninger. Aldringsrapporten bruges til at opkræve gæld og etablere kredit.

Standardkategorier for denne type rapporter inkluderer:

• Aktuel: Forfalder straks
• 1 til 30 dage: Forfalder inden for de næste 30 dage
• 31 til 60 dage: En måned for sent
• 61 til 90 dage: To måneder for sent
• 91 dage og derover: Mere end to måneder for sent

Hvis en kunde har flere regninger, der er afholdt på forskellige tidspunkter, viser rapporten, hvor meget der skal betales og på hvilket tidspunkt. For eksempel kan en aldringsrapport for tilgodehavender for JR’s Delicatessen læse noget som dette:

• $ 230 30 dage
• $ 120 60 dage
• $ 390 Over 90 dage.

Formålet med denne aldring med tilgodehavender er at vise dig, hvilke tilgodehavender der skal behandles hurtigere, fordi de ” har været forsinket længere. Denne rapport er standard med de fleste forretningsregnskabssoftwareprogrammer, herunder online-systemer.

Betydningen af en modtagende aldersrapport om konti

Regel nummer et i inkasso er, at jo længere en gæld skyldes, jo mindre sandsynligt bliver det, at du “vil være i stand til at indsamle det. At vide om dine kunder og deres gæld er afgørende for at indsamle fra dem.

Sådan bruges en A / R-aldringsrapport

Se først på de største beløb, som alle kunder skylder. Er disse beløb aktuelle? Er de 30 dage? Eller har disse regninger været udestående i 120 dage eller mere?

Overvej 80/20-princippet (undertiden kaldet Pareto-princippet), der siger, at ca. 80% af problemerne er forårsaget af 20% af gruppen. Hvis du fokuserer på 20%, er kunderne med de højeste saldi du maksimerer dine samlinger. Dette giver dig det højeste afkast. Find ud af, hvordan du vil håndtere hver af disse store regninger, skriv derefter en plan, og få din administratør til at begynde at arbejde.

Tager Kunder til samlinger

Se nu på de regninger, der er forfaldne i lang tid. Find ud af, om du er klar til at tage hver af disse kunder til næste trin i indsamlingsprocessen, sende kontiene til et indsamlingsbureau eller indgive sag i en retskrav. Du ved måske, at en kundes kone har terminal kræft, så beslutter måske ikke at tage denne person til retten.Det er din virksomhed, så du kommer til at beslutte.

Endelig skal du bruge dit indsamlingssystem til at bestemme, hvordan du vil kontakte alle kunder med regninger, der er 30 dage eller mere forsinkede. Lad systemet guide dig, men tøv ikke med at gøre undtagelser.

Inden du forsøger at tage nogen til retten for en dårlig gæld, skal du være opmærksom på statens vedtægter af begrænsninger på samlinger. Denne tidsperiode varierer efter tilstand.

Den gennemsnitlige indsamlingsperiode

Det kan også være en god idé at beregne et forretningsanalyseforhold kaldet “gennemsnitlig indsamlingsperiode.” Denne beregning viser det antal dage i gennemsnit, det tager at indsamle på dit forretningssalg. Du kan se, om dette forhold stiger over tid og tager lang tid at indsamle.

Formlen for den gennemsnitlige indsamlingsperiode er:

Hvad hvis du ikke kan opkræve?

Du kan muligvis kræve et fradrag for dårlig gæld på din virksomheds selvangivelse, hvis du ikke kan opkræve et tilgodehavende. Du skal bruge den periodiserede regnskabsmetode til at gøre dette.

Før