Sådan oprettes en gratis forretnings-e-mail-adresse

Hver virksomhed bruger flere kommunikationsmedier. Kommunikationen kan være B2B – kommunikere med andre virksomheder eller B2C – kommunikere med kunderne / kunderne. Nogle kommunikationer er en-til-mange, og nogle kommunikationer er en-mod-en. Baseret på kommunikationstypen og den besked, der skal formidles, vælger virksomhederne kommunikationsmediet. Selvom der findes flere kommunikationsformer, er e-mail den mest pålidelige og pålidelige kommunikationskilde.

I en verden af forretningskommunikation er e-mails uundgåelige, pålidelige og lovlige. Det er vigtigt, at du kun sender forretningskritisk kommunikation via e-mail. Det giver ikke kun et gyldigt bevis for kommunikation, men sikrer også den krævede sikkerhed og privatlivets fred for de vigtige oplysninger, der leveres.

Det er også vigtigt, at sådanne forretningskritiske meddelelser sendes ved hjælp af en officiel e-mail-adresse, der er knyttet til dit domæne, snarere end en almindelig / generisk e-mail-adresse.

Den officielle e-mail-adresse hjælper kunden med at genkende dit brand, tilføjer troværdighed til meddelelsen og skaber tillid til forholdet. Derfor skal enhver virksomhed være tilknyttet et domæne, der er forbundet med dit brand, for at skabe en sådan branding.

Hvad er et domæne?

Hvis du vil give internet eller online tilstedeværelse til din virksomhed, er det første skridt at få dit eget domæne. Et domænenavn dannes typisk ved at kombinere dit virksomheds / organisations navn med et standard internetsuffiks kaldet TLD (.com, .net, .info og så videre). Domænenavnene ligner ditdomæne.dk eller dit firma.info. Et domæne kan ikke gøre noget alene. Når du registrerer et domæne, giver registratoren en DNS-manager, der indeholder de kritiske detaljer som IP-adressen på dit websted, MX-poster for at levere din e-mail og så videre.

Hvis du ikke ejer et domæne, kan du købe et nyt domæne fra Zoho.

Hvad er et websted?

Et websted er et sæt internetsider, der giver information eller detaljer om din virksomhed. Du bruger din DNS-manager til at kortlægge IP-adressen til din Webhosting-udbyder til dit domæne. Dette sikrer, at når nogen skriver www.yourdomain.com i browseren, vises de korrekte sider fra Webhost, og læserne er i stand til at få adgang til de relevante oplysninger fra dit websted.

Hvad er en virksomheds e-mail-adresse?

Virksomheds-e-mail-adresser er de, der bruger din virksomheds domænenavn, f.eks. [email protected]. Da de giver genlyd med din virksomhed, vil dine kunder nemt kunne identificere dig. Således har adresser som disse hjælpe med at etablere din identitet og forbedre troværdigheden hos dine kunder.

Du bruger din DNS Manager til at kortlægge dit domæne med din e-mail-udbyder ved hjælp af de MX-poster, der anbefales af din e-mail-udbyder.

Hvorfor har du brug for en e-mail-adresse til virksomheden?

Selvom den primære årsag til at have en forretnings-e-mail-adresse er at hjælpe dine kunder med at identificere dig, er der mange andre, der kan føjes til listen. hjælper dig:

• Projekter din professionalisme

  At have en e-mail-adresse, der matcher dit brand, viser at du er seriøs og professionel omkring din virksomhed. På denne måde vil din virksomhed også blive taget alvorligt af dine kunder, da de sandsynligvis vælger og stoler på en virksomhed med professionel e-mail-adresse.

• Vis din ægthed og optjen kundetillid

  Når du eller dine medarbejdere sender e-mails ved hjælp af adressen, der inkluderer din virksomheds “navn, kan dine kunder med sikkerhed vide, at e-mailen er fra en autentisk kilde. De identificerer dig selv inden du åbner dit indhold. Dette hjælper dem med at opbygge deres tillid til dig og give dem tillid til at svare tilbage på dine e-mails eller kontakte dit supportteam.

• Fremme dit brand

  Med dit virksomheds navn i din e-mail-adresse promoverer du dit brand med hver e-mail, du sender. På denne måde er du sikker på at forblive i deres hukommelse i lang tid.

• Vær konsekvent

  Når du opretter individuelle adresser og gruppe-e-mail-adresser med dit domæne, skal du sørge for at hver e-mail der går ud har et standardformat og dermed opretholder konsistens.

• Hold dig væk fra at blive spammet

  Når kunder genkender dig ved dit brandnavn, er de mindre tilbøjelige til at markere dig som spam. du bruger generiske e-mail-konti, dine e-mails modtager muligvis ikke den anerkendelse, de fortjener, og ender med at blive spammet.

Tjek denne video for at forstå, hvorfor din virksomhed har brug for en domænebaseret e-mail adresse, og hvordan det kan hjælpe dig med at være mere professionel i din kommunikation.

Bedste fremgangsmåder, når du opretter forretnings-e-mail-adresser

Der er få ting, der skal huskes, når du opretter en virksomheds e-mail-adresse.

1. Find et domænenavn, der hurtigt kan relateres til din virksomhed og let identificeres af kunder.
2. Det er vigtigt at have et standardformat af e-mail-adresser i hele din organisation. For eksempel kan du bruge [email protected] som dit standardformat for alle medarbejdere.
3. Opret gruppe-e-mail-adresser som [email protected] efter afdelinger, så du kan administrere alle afdelingens e-mails fra ét sted.
4. Du skal sørge for at sikre din virksomheds e-mail-adresse mod phishing og spamming ved at godkende dit domæne med SPF- og DKIM-konfigurationer.

Sådan vælger du den bedste e-mail-tjenesteudbyder

Der er flere faktorer, der skal overvejes, når du vælger en e-mail-udbyder. Nogle af de vigtigste faktorer inkluderer:

• Nem opsætning

  Det første aspekt, du skal kigge efter hos en e-mail-udbyder, er, om trinnene, der er angivet for at konfigurere dit domæne med dem, er enkle og ukomplicerede. Selvom du holder processen enkel, skal du kontrollere, at din tjenesteudbyder ikke vil have dig til at springe de nødvendige godkendelsestrin over.

• Effektiv migration

  Sørg for, at den tjenesteudbyder, du vælger, giver dig mulighed for effektivt at migrere alle dine e-mails, kontakter og andre data fra din tidligere udbyder. Migration kan ikke kompromitteres for enhver pris, fordi ingen har råd til datatab.

• Sikker og privat

  Vælg en tjeneste, der sikrer dig datasikkerhed og privatliv. Der skal være flere autentificeringslag for din konto og end-til-ende-kryptering for dine meddelelser. Personlige oplysninger, som du har delt med tjenesten, skal også holdes private – overholdelse af privatlivets fred bør have højeste prioritet.

• Tilpasset domæne, der matcher din virksomhed

  Dit e-mail-domæne skal være relevant for din virksomhed, så sørg for, at den e-mail-tjeneste, du vælger, giver dig mulighed for at levere et domæne efter din præference og lade du bruger det, hvis det er tilgængeligt.

• Robust kontrolpanel

  Vælg en tjenesteudbyder, der har et kraftigt kontrolpanel, der lader dig tage kontrol over alle dine domænerelaterede indstillinger, administrere brugere og gruppeadresser, opsætte begrænsninger og spam-politik og gøre mere. Tjenesten skal også sikre dig en god procentdel af oppetid.

• Samarbejde og andre forretningsværktøjer

  Det er bedst, hvis udbyderen har midler til internt teamsamarbejde og indbyggede værktøjer som kalender, noter, kontaktadministration osv.

Oprettelse af en virksomheds-e-mail-adresse med Zoho Mail

Zoho Mail er en sikker, privat, annoncefri platform til at være vært for din brugerdefinerede domæne-e-mail og giver dig det bedste ud af alle ovennævnte faktorer. Sådan oprettes en gratis forretnings-e-mail-adresse.

Funktioner under den gratis plan for Zoho Mail er som følger:

• 5 brugerkonti
• 5 GB lagerplads / bruger
• E-mail-vedhæftede filer op til 25 MB
• E-mail-hosting til et enkelt domæne
• To-faktor-godkendelse

Besøg Zoho Mails prisside, og vælg den valgte prisplan. Hvis du ikke har en konto hos Zoho, kan du tilmelde dig herfra. Du kan også henvise til vores installationsguider for at få et overblik over trinnene.

Hvis du allerede har et eget domæne :

1. Når du har valgt din plan, bliver du bedt om at oprette din konto. Vælg Tilmeld dig med et domæne, jeg allerede ejer.
2. Indtast dit domæne, og klik på Tilføj.

   

3. Indtast registreringsoplysningerne efter behov. Klik på Fortsæt.
4. Kontroller, om alle dine oplysninger er indtastet korrekt, og klik på Tilmeld, og udfyld dine oplysninger i tilmeldingsformularen.

Når du først har tilføjet dit domæne, skal du bekræfte dit domæne. Du kan derefter tilføje brugere og oprette e-mail-konti til dem. Konfigurer MX-poster, så alle dine e-mails leveres til din Zoho Mail-konto. Overfør dine e-mails til Zoho Mail via POP- eller IMAP-protokoller. Udfør endelig SPF- og DKIM-konfigurationerne. Læs detaljeret om disse opsætninger.

Hvis du allerede har en konto hos Zoho, skal du gå til Zoho Mail, og klik på Aktivér e-mail-hosting fra toppen af din side, og følg ovenstående trin for at konfigurere dit domæne.

Hvis du vil købe et nyt domæne:

Hvis du ikke donerer “ikke har et eget domæne, du kan købe et, mens du tilmelder dig. Vælg Køb et nyt domæne til min virksomhed, og indtast et domænenavn, der er ideelt til din virksomhed, og kontroller, om det er tilgængeligt. Hvis det er tilgængeligt, kan du tilmelde dig Zoho og købe domænet. Når du registrerer et domæne med Zoho Mail, bliver dine DNS-indstillinger forudkonfigureret. Læs i detaljer om at købe et nyt domæne.