Ein Moment in der beruflichen Laufbahn eines jeden, der ein Fest erfordert.

Nein, es ist keine Beförderung oder eine große Präsentation für das Führungsteam – obwohl das auch gute Dinge sind.

Das ist es In dem Moment, in dem Ihr Google Mail-Konto den Posteingang Null erreicht, ist dies das Geschäftsphänomen, bei dem Ihr Posteingang leer oder so nahe wie möglich leer bleibt.

Erfahren Sie, wie Sie Google Mail optimal nutzen.

Sicher, Sie könnten das Glücksspiel spielen, alle Ihre Nachrichten zu archivieren (nicht empfohlen) und von vorne zu beginnen, aber ohne die richtigen Tipps für die Google Mail-Organisation wird Ihr Posteingang mit neuen und ungelesenen Nachrichten überfüllt sein, bevor Sie es wissen it.

Tipps zur Google Mail-Organisation – Warum es so wichtig ist

Wie viele E-Mails würden Sie an einem Tag erhalten?

Laut einem Bericht einer Technologie Marktforschungsunternehmen, der durchschnittliche Mitarbeiter wird bis 2018 täglich 140 geschäftliche E-Mails senden oder empfangen. An einem typischen achtstündigen Arbeitstag sind das mehr als 17 E-Mails pro Stunde oder eine E-Mail fast alle vier Minuten.

Überlegen Sie Alle persönlichen oder Junk-E-Mails, die möglicherweise auch an Ihr Arbeitskonto gesendet werden, und diese Anzahl kann leicht die 200 E-Mails pro Tag überschreiten. Stellen Sie sich vor, wie viel produktiver Sie sein könnten, wenn Sie keine Zeit damit verschwenden müssten, all diese E-Mails zu durchsuchen, um festzustellen, welche am wichtigsten sind und eine sofortige Antwort erfordern.

5 Tipps zur Organisation von Google Mail, um dies zu erreichen Posteingang Null

Die Feinabstimmung scheint eine unmögliche Herausforderung zu sein und einige Zeit in Anspruch zu nehmen. Durch die Organisation Ihres Google Mail-Kontos können Sie jedoch Stress reduzieren und Ihre Zeit und Prioritäten besser verwalten.

Hier sind fünf einfache Tipps zur Organisation von Google Mail, mit denen Sie Posteingang Null erreichen und am Arbeitsplatz produktiver werden können.

1. Wählen Sie Ihr Layout zum Organisieren von Google Mail aus.

Der erste Schritt zum Organisieren In Google Mail wählen Sie Ihr bevorzugtes Layout aus.

Wenn Sie Ihren Posteingang öffnen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „Einstellungen“. Klicken Sie dann oben im Einstellungsfenster auf die Registerkarte „Posteingang“. Von hier aus bietet Ihnen Google Mail fünf Layoutoptionen für Ihren Posteingang.

• Standard: Dies ist das Standardformat, mit dem Google Mail nach dem Datum des Eingangs einer E-Mail organisiert wird. In dieser Ansicht können Sie verschiedene Kategorien auswählen, in denen Ihre E-Mails abgelegt werden. Sie werden als Registerkarten am oberen Bildschirmrand angezeigt und können hilfreich sein, um festzustellen, welche Ihrer E-Mails wahrscheinlich wichtiger sind.
• Wichtig zuerst: In dieser Ansicht versucht Google Mail vorherzusagen, welche E-Mails Sie am meisten sind wichtig (mit einer gelben Markierung gekennzeichnet) und zeigt diese Nachrichten in einem oberen Posteingang an. Ihre weniger wichtigen Nachrichten werden in einem unteren Posteingang am unteren Bildschirmrand angezeigt.
• Ungelesen zuerst: Diese Ansicht ähnelt der Option Wichtig zuerst. Ihr oberster Posteingang enthält jedoch Nachrichten, die Sie noch nicht geöffnet haben , während der untere Posteingang alles andere enthalten würde.
• Markiert zuerst: Ihre Ansicht Markiert zuerst teilt Ihren Posteingang auch in zwei Felder auf und zeigt nur die E-Mails an, die Sie in der Draufsicht markiert haben. Alles andere wird in der zweiten Ansicht unten angezeigt.
• Prioritäts-Posteingang: Dies ist wie eine Kombination aller Ansichten. Google Mail verwendet eine Vorhersageanalyse, um anhand früherer Aktionen zu ermitteln, mit welchen E-Mails Sie am wahrscheinlichsten interagieren. Diese E-Mails werden dann in der Draufsicht angezeigt.

Wenn Sie ein für Sie geeignetes Layout finden, können Sie Google Mail besser organisieren.

2. Fügen Sie ein Vorschaufenster hinzu Google Mail organisieren

In der Standardansicht von Google Mail werden nur der Absender, die Betreffzeile und ein wenig Vorschau-Text angezeigt, bevor die Zeile keinen Platz mehr hat. In den meisten Fällen müssen Sie die E-Mail öffnen, um festzustellen, ob sie wirklich lesenswert ist.

Sie können Zeit sparen und Google Mail organisieren, indem Sie einen Vorschaufenster hinzufügen. Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf das Zahnradsymbol und auf „Einstellungen“. Wählen Sie dann auf den angezeigten Registerkarten „Labs“ aus. Scrollen Sie nach unten zu „Vorschaufenster“ und klicken Sie auf „Aktivieren“. Speichern Sie Ihre Änderungen. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, eine Vorschau aller eingehenden E-Mails anzuzeigen.

3. Erstellen Sie benutzerdefinierte Labels und Ordner, um Google Mail zu organisieren

Auf der linken Seite Ihres Posteingangs sehen Sie eine Liste von Labels, zu denen Sie E-Mails hinzufügen können, um zu helfen Halten Sie Ihren Posteingang organisiert. Aber wussten Sie, dass Sie auch in diesem Bereich benutzerdefinierte Beschriftungen erstellen können?

Wenn Sie eine Nachricht oder mehrere Nachrichten auswählen, können Sie auf die Schaltfläche oben in Ihrem Posteingang klicken, die aussieht Auf diese Weise können Sie diese Nachrichten vordefinierten Labels zuweisen, mit denen Google Mail Ihren Posteingang organisiert.

Sie können in diesem Bereich auch benutzerdefinierte Labels erstellen, indem Sie „Neu erstellen“ auswählen. Sie haben sogar die Möglichkeit, Beschriftungen in andere Beschriftungen zu verschachteln, ähnlich wie beim Erstellen von Unterordnern beim Speichern von Dateien auf Ihrer Festplatte.

Sie haben sogar die Möglichkeit, Ihre Etiketten farblich zu kennzeichnen, um die Priorität weiter zu unterscheiden. Sie können beispielsweise Rot für ein Label namens VIP auswählen, in dem Sie alle Nachrichten Ihres Chefs archivieren.

Sobald Sie ein Label erstellt haben, werden Sie feststellen, dass es einen Ordner in der Liste links von hinzufügt Ihren Posteingang und fügt den Labelnamen neben der Betreffzeile hinzu. Wenn Sie diese Nachricht jetzt archivieren, wird sie in diesen bestimmten Ordner verschoben.

Durch Anpassen Ihrer Optionen wird es einfacher, Ihre Google Mail-Ordner zu organisieren und Ihren Posteingang sauber zu halten.

4. Filter zum Organisieren von Google Mail erstellen

Nach dem Erstellen benutzerdefinierter Beschriftungen können Sie Nachrichten auf Nachrichten anwenden, um bestimmte E-Mails direkt in ihre Ordner zu senden und sie aus Ihrem allgemeinen Posteingang fernzuhalten.

Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie jeden Freitag einen internen Kommunikations-Newsletter erhalten, für den Sie wirklich keine Zeit zum Lesen haben, können Sie diese Nachricht mithilfe von Filtern an einen bestimmten Ordner senden, in dem Sie sie auschecken oder löschen können – später.

Nachdem Sie die E-Mail oder E-Mails ausgewählt haben, die Sie filtern möchten, klicken Sie oben in Ihrem Posteingang auf die Schaltfläche „Mehr“ und wählen Sie „Nachrichten wie diese filtern“ aus dem Dropdown-Menü. Von dort aus können Sie Nachrichten unter anderem nach Absender, Betreffzeile, Schlüsselwörtern und Anhängen filtern. Nachdem Sie Ihre Kriterien ausgewählt haben, klicken Sie auf „Filter mit dieser Suche erstellen“ und wählen die Aktion aus, die dieser Filter ausführen soll, z. B. Zuweisen zu einem benutzerdefinierten Ordner oder Etikett und Überspringen des Posteingangs. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Filter erstellen“.

Es ist wichtig zu beachten, dass Sie diesen Filter auch auf alle Konversationen anwenden können, die den Kriterien entsprechen, damit Sie nicht für jede einzelne Filter einen eigenen Filter erstellen müssen.

5. Verwenden Sie die Sende- und Archivierungsfunktion zum Organisieren von Google Mail

Nachdem Sie Ihren Google Mail-Posteingang so organisiert haben, dass bestimmte E-Mails automatisch in benutzerdefinierten Ordnern archiviert werden, können Sie Ihren Posteingang wirklich bereinigen, indem Sie gleichzeitig Nachrichten archivieren Antworten senden.

Um diese Funktion zu aktivieren, klicken Sie im Dropdown-Menü auf das Zahnradsymbol und auf „Einstellungen“. Scrollen Sie nach unten und wählen Sie „Show ‚Send & Schaltfläche „Archivieren“ als Antwort. “ Speichern Sie Ihre Änderungen.

Wenn Sie jetzt auf eine Nachricht antworten, haben Sie zwei Sendeoptionen. Einer ist ein herkömmlicher Versand und der andere sendet die Nachricht und sendet die E-Mail-Kette automatisch an das All Mail-Archiv. Wenn Sie der Nachricht eine Bezeichnung zugewiesen haben, wird sie stattdessen in diesen bestimmten Ordner verschoben. Wenn jemand auf Ihre gesendete E-Mail antwortet, wird die Konversation automatisch wieder in Ihren Posteingang verschoben.

Durch Aktivieren dieser Funktion können Sie schnell und effektiv die Unordnung in Ihrem Posteingang beseitigen und Google Mail organisieren.

Befolgen Sie diese Tipps zur Google Mail-Organisation, um Posteingang Null möglich zu machen.

Posteingang Null ist nicht nur ein schwer fassbarer Traum, wenn Sie diese einfachen Tipps zur Google Mail-Organisation befolgen.

Aber Wie bei allen Verknüpfungen müssen Sie ein System finden, das für Sie funktioniert. Wenn eine dieser Methoden es Ihnen erschwert, archivierte Nachrichten zu finden oder wichtige Konversationen zu verfolgen, versuchen Sie etwas anderes. Sobald Sie die für Ihren Tagesablauf sinnvollen Verfahren gefunden haben, ist Ihr Posteingang ein gut geölter Computer.

Steigern Sie Ihre Google Mail-Produktivität

Die meisten Menschen verstehen, wie man die Grundlagen von verwendet ihren Google Mail-Posteingang, aber was ist mit den kleinen Tipps und Tricks, die Ihr Leben einfacher, Ihre Arbeit effizienter und Ihre Interaktionen erfolgreicher machen könnten? Wir haben elf Tricks zusammengestellt, die sowohl in Google Mail als auch über externe Google Chrome-Erweiterungen vorhanden sind und Ihnen zeigen, wie Sie Google Mail besser nutzen können. Mit diesen Tricks können Sie Ihren Posteingang erweitern, Zeit sparen und Ihr Unternehmen skalieren. Klicken Sie auf das Foto unten, um zu erfahren, wie Sie Google Mail verwenden.