Me gusta pensar en Microsoft PowerPoint como una prueba de habilidades básicas de marketing. Para crear una presentación de paso, necesito demostrar habilidades de diseño, conocimientos técnicos y un sentido de estilo personal.

Si la presentación tiene un problema (como una fuente no deseada, un enlace roto o texto ilegible) , entonces probablemente no pasé la prueba.

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Incluso si mi presentación hablada está bien ensayada, una mala experiencia visual puede arruinarla para la audiencia.

La experiencia no significa nada sin una buena presentación que la respalde. Para empezar, tome su colección de plantillas de PowerPoint gratuitas a continuación y use los consejos que siguen para perfeccionar su próxima presentación.

Independientemente del tema, los PowerPoints exitosos dependen de tres factores principales: su dominio de PowerPoint «s herramientas de diseño, su atención a los procesos de presentación y su dedicación al estilo coherente. A continuación, se ofrecen algunos consejos sencillos que le ayudarán a empezar a dominar cada uno de esos factores y no olvide consultar los recursos adicionales al final de esta publicación.

Cómo hacer una presentación de PowerPoint

Una presentación se compone de varias diapositivas, y ahora que sabe cómo hacer una, puede profundizar en PowerPoint. capacidades.

Abra una presentación en blanco nuevamente o comience desde una que ya haya creado.

Si ya ha creado una presentación, haga doble clic en el ícono para abrir el f ile. De lo contrario, abra Microsoft PowerPoint, haga clic en «Archivo» en la esquina superior izquierda y haga clic en «Nueva presentación». Desde allí, puede seguir las instrucciones para configurar una nueva presentación.

Elija un «tema» o cree el suyo propio.

Microsoft ofrece temas integrados y variaciones de color para ayudar diseña sus diapositivas con un aspecto cohesivo. Para elegir entre estos temas prediseñados, elija la pestaña «Archivo» nuevamente, seleccione «Nuevo», elija una de las opciones y haga clic en «Crear».

De lo contrario, puede usar elementos de PowerPoint, su sentido del diseño y la paleta de colores de su marca para crear su propio «tema».

Cree una variedad de diapositivas para diferentes propósitos.

No desea presentar el mismo diapositiva exacta, solo que con contenido diferente. Esto aburriría a su audiencia. Asegúrese de crear múltiples variaciones, acomodando algunos de los usos comunes de las diapositivas. Como mínimo, necesitará:

• Una diapositiva de título
• Una diapositiva de agenda o tabla de contenido
• Una diapositiva que presenta al orador
• Varias diapositivas de contenido (cree diferentes diseños teniendo en cuenta el tipo de multimedia que utilizará)

Utilice la función Duplicar diapositivas para ahorrar tiempo.

No hay razón para crear estos diseños una y otra vez. Ahora que tiene algunos para dibujar, simplemente puede duplicarlos antes de ingresar su contenido. Aquí le mostramos cómo hacerlo:

1. En el panel izquierdo, haga clic con el botón derecho en la miniatura de la diapositiva que desea duplicar.
2. Elija «Duplicar diapositiva» en el menú emergente.

Este automáticamente agregará una copia de esta diapositiva a la presentación. A partir de ahí, puede personalizarlo según sus necesidades.

Agregue transiciones a sus diapositivas (opcional).

Bien hechas, las transiciones pueden agregar un poco de movimiento y espectacularidad a su presentación . PowerPoint tiene varias transiciones integradas para que elijas.

Para acceder a ellas, selecciona la pestaña «Transiciones» en la cinta superior. Desde allí, puede seleccionar una transición para obtener una vista previa en su pantalla. Para personalizarlo aún más, haga clic en «Opciones de efectos» y juegue con las funciones para encontrar algo que se adapte a sus gustos. Para eliminar una transición, seleccione «Transiciones» y haga clic en «Ninguna.»

Agregue animaciones a sus diapositivas (opcional).

Al igual que las transiciones, las animaciones pueden agregar movimiento, revelar información y ayudarlo a subrayar los puntos que desea abordar durante su discurso. animar un elemento, siga estos pasos:

1. Seleccione el elemento que desea animar haciendo clic en él.
2. Elija «Animaciones» en la cinta superior.
3. Tendrá la opción de elegir entre varios efectos que se muestran en la cinta.
4. Al hacer clic en uno, obtendrá una vista previa.
5. Para personalizar la animación, seleccione «Opciones de efectos . «
6. Para eliminar una animación, haga clic en» Ninguno «en la cinta.

Algunas de las formas de personalizar animaciones incluyen:

• Al hacer clic
• Con anterior
• Después del anterior
• Duración
• Retraso

Estos describe cómo quieres que se comporte el efecto, así que juega con ellos hasta que encuentres un efecto que se adapte a tu gusto.

También tendrás la opción de mover las animaciones mientras editas tu Sus diapositivas con la función «Reordenar animación» en la cinta superior.

Guarde su presentación.

Haga clic en «Archivo» y «Guardar», asegurándose de especificar qué carpeta o destino desea que se almacene su PowerPoint.

Ejecute su presentación.

Siempre es bueno hacer una prueba para asegurarse de que sus diapositivas estén configuradas correctamente y sus animaciones se activen de la manera usted espera que lo hagan.

Para presentar su PowerPoint, vaya a la pestaña «Presentación de diapositivas» y haga clic en «Reproducir desde el inicio». La diapositiva cubrirá toda la pantalla, bloqueando el escritorio y el software de PowerPoint. Esto es para que su audiencia (en este caso, usted para la ejecución de prueba) se centre únicamente en los elementos visuales de su presentación.

Avance las diapositivas.

Cuando haya terminado con una diapositiva y desea mostrar la siguiente en su secuencia, haga clic con el mouse en el modo de presentación. Esto hará avanzar la diapositiva.

Estilo de PowerPoint

1 . No dejes que PowerPoint decida cómo usas PowerPoint.

Microsoft quería brindarles a los usuarios de PowerPoint muchas herramientas. Pero esto no significa que debas usarlos todos. Estas son algunas cosas clave a tener en cuenta:

• Asegúrese de que los temas PPT preestablecidos complementen sus necesidades antes de adoptarlos.
• Trate de evitar el uso de la configuración predeterminada de Microsoft Office. fuentes, Calibri y Cambria. El uso de estos dos tipos de letra puede hacer que la presentación parezca decepcionante.
• Los profesionales nunca deben utilizar los sonidos de acción de PPT. (Considere su audiencia por encima de las preferencias personales).
• PowerPoint hace que las viñetas sean automáticas, pero pregúntese: ¿Son las viñetas realmente apropiadas para lo que necesita hacer? A veces lo son, pero no siempre.
• Los valores predeterminados de PPT recientes incluyen una pequeña sombra en todas las formas. Elimine esta sombra si no es realmente necesaria. Además, no deje las formas en su azul predeterminado.

2. Cree tamaños de diapositiva personalizados.

Mientras por lo general, puede salirse con la suya con el tamaño de diapositiva predeterminado para la mayoría de las presentaciones, es posible que deba ajustarlo para presentaciones más grandes en pantallas de tamaño extraño. Si necesita hacerlo, aquí le explicamos cómo hacerlo.

diapositivas antes de agregarles objetos o las dimensiones de los objetos se desviarán.

3. Edite el diseño de su plantilla de diapositiva.

A menudo, es mucho más fácil editar su plantilla de PowerPoint antes de comenzar; de esta manera, no tiene que diseñar cada diapositiva a mano. Así es como se hace.

• Seleccione «Temas» en la barra de navegación superior.
• En el extremo derecho, haga clic en «Editar patrón» y luego en «Patrón de diapositivas». «
• Realice los cambios que desee y luego haga clic en» Cerrar patrón «. Todas las diapositivas actuales y futuras de esa presentación utilizarán esa plantilla.

4. Escriba texto pensando en su audiencia.

Una parte importante del contenido de PowerPoint es el texto. Una excelente copia puede hacer o deshacer su presentación, por lo que evaluar su trabajo escrito desde algunos ángulos diferentes podría hacer que parezca más persuasivo. Pensar en cómo se recibe su texto diferencia a los buenos presentadores de los mejores.

Tipografía:

Muchas personas subestiman la influencia del tipo de letra, pero elegir la fuente correcta es importante: la percepción de su tipo de fuente podría influir en la impresión que su audiencia tiene de usted. la fuente correcta es una oportunidad para transmitir una personalidad y profesionalismo de marca consistentes.

Algunas fuentes se consideran limpias y profesionales, pero esto no significa que sean aburridas. Un error común es pensar que su fuente no es lo suficientemente «emocionante», lo que podría llevarlo a elegir una fuente que distraiga de su mensaje general.

Fuente: Workfront

Dicho esto, aún puede usar fuentes divertidas y excéntricas, con moderación. La compensación de una fuente divertida o letras grandes con algo más profesional puede crear una presentación atractiva. Sobre todo, asegúrese de ser coherente para que su presentación se vea igual en todas las diapositivas, para que su audiencia no se distraiga con demasiadas fuentes dispares.

Fuente: Design Shack

5. Asegúrese de que todos sus objetos estén correctamente alineados.

Tener objetos correctamente alineados en su diapositiva es la clave para que se vea pulida y profesional. Puede intentar alinear manualmente sus imágenes … pero todos sabemos cómo suele funcionar. Está tratando de asegurarse de que todos sus objetos cuelguen en el medio de su diapositiva, pero cuando los arrastra allí, todavía no se ve del todo bien. Deshazte de tu juego de adivinanzas y deja que PowerPoint haga su magia con este truco.

Cómo alinear varios objetos:

• Selecciona todos los objetos manteniendo presionada la tecla «Shift» y haciendo clic en todos ellos.
• Seleccione «Organizar» en la barra de opciones superior, luego elija «Alinear o Distribuir».
• Elija el tipo de alineación que desee.

Cómo alinear objetos a la diapositiva:

• Seleccione todos los objetos manteniendo presionado presione «Shift» y haga clic en todos ellos.
• Seleccione «Organizar» en la barra de opciones superior, luego elija «Alinear o distribuir».
• Seleccione «Alinear con diapositiva».
• Seleccione «Organizar» en la barra de opciones superior nuevamente, luego elija «Alinear o Distribuir».
• Elija el tipo de alineación que «le gustaría.

Diseño de PowerPoint

6. Use «Menús de formato» para controlar mejor los diseños de sus objetos.

Los menús de formato le permiten hacer ajustes finos que de otra manera parecerían imposibles. Para hacer esto, haga clic derecho en un objeto y seleccione la opción «Formato». Aquí, puede ajustar las sombras, ajustar las medidas de la forma, crear reflejos y mucho más. El menú emergente tiene el siguiente aspecto:

Aunque las opciones principales se pueden encontrar en las barras de herramientas de formato de PowerPoint, busque el control completo en el menú de la ventana de formato. Otros ejemplos de opciones disponibles incluyen:

• Ajustar texto dentro de una forma.
• Crear una sombra en perspectiva natural detrás de un objeto.
• Cambiar el color de las fotos manualmente y con opciones automáticas.

7. Aproveche las formas de PowerPoint.

Muchos usuarios no se dan cuenta de lo flexibles que se han vuelto las herramientas de formas de PowerPoint. En combinación con las opciones de formato ampliado lanzadas por Microsoft en 2010, el potencial para un buen diseño con formas está disponible. PowerPoint proporciona al usuario un montón de opciones de formas geniales más allá de los patrones tradicionales de rectángulos, óvalos y rectángulos redondeados, a diferencia de los programas de diseño profesionales como Adobe Creative Suite o Quark.

Las formas actuales incluyen formas inteligentes altamente funcionales función, que le permite crear diagramas y diagramas de flujo en poco tiempo. Estas herramientas son especialmente valiosas si se considera que PowerPoint es un medio visual. Las listas de párrafos y viñetas son aburridas; puede usar formas para ayudar a expresar su mensaje con mayor claridad.

8. Crea formas personalizadas.

Cuando creas una forma, haz clic derecho y presiona «Editar puntos». Al editar puntos, puede crear formas personalizadas que se adapten a sus necesidades específicas. Por ejemplo, puede cambiar la forma de las flechas para que se ajusten a las dimensiones que desee.

Otra opción es combinar dos formas juntas. Al seleccionar dos formas, haga clic derecho y vaya al submenú «Agrupación» para ver una variedad de opciones.

• Combinar crea una forma personalizada que tiene partes superpuestas de las dos formas anteriores cortadas
• La unión crea una forma completamente fusionada.
• Intersect construye una forma de solo las secciones superpuestas de las dos formas anteriores.
• Restar corta la superposición parte de una forma de la otra.

Al usar estas herramientas en lugar de tratar de editar puntos con precisión, puede crear formas personalizadas medidas con precisión.

9. Recorta imágenes en formas personalizadas.

Además de crear formas personalizadas en tu presentación, también puedes usar PowerPoint para recortar imágenes existentes en nuevas formas.Así es como se hace:

Obtenga más información sobre cómo crear imágenes para sus canales de marketing en el video a continuación.

10. Presenta sitios web en PowerPoint.

La tradición dice que si desea mostrar un sitio web en un PowerPoint, debe crear un enlace a la página y pedirle a un navegador que se abra. Para los usuarios de PC, hay una mejor opción.

Software de terceros que se integra completamente en la pestaña de desarrollador de PowerPoint se puede usar para incrustar un sitio web directamente en su PowerPoint usando un iframe HTML normal. Una de las mejores herramientas es LiveWeb, un software de terceros desarrollado de forma independiente.

Al usar LiveWeb, no tienes que interrumpir tu PowerPoint y tu presentación seguirá siendo fluida y natural. Ya sea que insertes una página web completa o solo un video de YouTube, esto puede ser una mejora de alta calidad de terceros.

Desafortunadamente , Los usuarios de Mac no tienen una opción similar. La segunda opción es tomar capturas de pantalla del sitio web, vincularlo a través de un navegador o insertar contenido multimedia (como un video de YouTube) descargándolo directamente en su computadora.

11. Intente usar GIF.

Los GIF son imágenes animadas en bucle que se utilizan para comunicar un estado de ánimo, una idea, información y mucho más. Los usuarios agregan GIF a Powerpoints para que sean divertidos o muestren rápidamente un proceso. Es fácil agregar GIF a sus diapositivas. Para hacerlo, simplemente siga estos pasos:

Proceso de PowerPoint

12. Sea simple.

PowerPoint es una excelente herramienta para respaldar su presentación con información visual, gráficos y puntos complementarios. Esto significa que su powerpoint no debe ser toda su presentación. Sus diapositivas, sin importar cuán creativas y hermosas sean, no deben ser la estrella del show. Mantenga su texto e imágenes claros y concisos, utilizándolos solo para complementar su mensaje y autoridad.

Si sus diapositivas tienen información densa y desordenada, distraerá a su audiencia y hará que sea mucho más probable que pierda su atención. ¡Nada en tus diapositivas debería ser superfluo! Mantenga su presentación persuasiva manteniéndola limpia. Hay algunas formas de hacer esto:

• Limite las viñetas y el texto.
• Evite los párrafos y las comillas largas.
• Mantenga el «espacio en blanco» o «espacio negativo».
• Mantenga los porcentajes, gráficos y datos súper básicos.

13. Incruste sus archivos de fuentes.

Un problema constante que los presentadores tienen con PowerPoint es que las fuentes parecen cambiar cuando los presentadores se mueven de una computadora a otra. En realidad, las fuentes no cambian: la computadora de presentación simplemente no tiene los mismos archivos de fuentes instalados. Si está usando una PC y presenta en una PC, entonces hay una solución sencilla para este problema. (Cuando se trata de sistemas Mac, la solución es un poco más complicada. Consulte la sugerencia n. ° 11.)
Este es el truco: cuando guarde su archivo de PowerPoint (solo en una PC), debe hacer clic en Guardar opciones en «Guardar como … «Ventana de diálogo. Luego, seleccione la casilla de verificación «Incrustar fuentes TrueType» y presione «Aceptar». Ahora, su presentación mantendrá el archivo de fuente y sus fuentes no cambiarán cuando mueva computadoras (a menos que dé su presentación en una Mac).

14. Guarde sus diapositivas como archivos JPEG.

En PowerPoint para Mac 2011, no hay ninguna opción para incrustar fuentes en la presentación. Entonces, a menos que use tipos de letra ubicuos como Arial o Tahoma, es probable que su PPT encuentre cambios de fuente en diferentes computadoras.

La forma más segura de evitar esto es guardando su presentación final como archivos JPEG y luego insertando estos JPEG en sus diapositivas. En una Mac, los usuarios pueden arrastrar y soltar fácilmente los archivos JPEG en PPT con un tiempo de carga rápido. Si no utiliza acciones en su presentación, esta opción funciona especialmente bien.

Si desea que su presentación aparezca «animada», tendrá que hacer algunos retoques. Todo lo que necesita hacer es guardar archivos JPEG de cada «fotograma» de la animación. Luego, en su presentación final, solo mostrará esos archivos JPEG en el orden en que desea que aparezca la animación. Aunque, técnicamente, tendrá varias diapositivas nuevas en lugar de uno original, su audiencia no notará la diferencia.

Una consideración importante: si su PPT incluye muchos archivos JPEG, el tamaño del archivo aumentará.

15. Insertar multimedia.

PowerPoint le permite vincular a archivos de video / audio externamente o incrustar los medios directamente en su presentación. Debe incrustar estos archivos si puede, pero si usa una Mac, en realidad no puede incrustar el video (ver nota a continuación). Para PC, dos grandes razones para incrustar son:

• La incrustación le permite reproducir medios directamente en su presentación. Se verá mucho más profesional que cambiar entre ventanas.
• Incrustar también significa que el archivo permanece dentro de la presentación de PowerPoint, por lo que debería reproducirse normalmente sin trabajo adicional (excepto en una Mac).

Nota: los usuarios de Mac OS de PowerPoint deben tener mucho cuidado con el uso de archivos multimedia.

Si usa PowerPoint para Mac, entonces siempre deberá traer el video y / o archivo de audio con usted en la misma carpeta que la presentación de PowerPoint. Es mejor insertar archivos de video o audio solo una vez que la presentación y la carpeta que los contiene se hayan guardado en una unidad portátil en su carpeta permanente. Además, si la presentación se reproducirá en una computadora con Windows, los usuarios de Mac deben asegurarse de que sus archivos multimedia estén en formato WMV. Este consejo se complica un poco, por lo que si desea utilizar PowerPoint de forma eficaz, considere utilizar el mismo sistema operativo para diseñar y presentar, pase lo que pase.

16. Traiga su propio hardware.

Entre los sistemas operativos, PowerPoint todavía está un poco nervioso. Incluso entre diferentes versiones de PPT, las cosas pueden cambiar. Una forma de solucionar estos problemas es asegurarse de que tiene el hardware adecuado, así que solo lleve su propia computadora portátil cuando esté presentando.

17. Use «Vista de presentador»

En la mayoría de situaciones de presentación, habrá una pantalla del presentador y la pantalla principal proyectada para su presentación. PowerPoint tiene una gran herramienta llamada Vista del presentador, que se puede encontrar en la pestaña «Presentación de diapositivas» de PowerPoint 2010 (o 2011 para Mac). En la Vista del presentador se incluye un área para notas, un temporizador / reloj y una pantalla de presentación.

Para muchos presentadores, esta herramienta puede ayudar a unificar su presentación hablada y su ayuda visual. Nunca querrá que PowerPoint parezca una pila de notas que usa una muleta. Utilice la opción Vista del presentador para ayudar a crear una presentación más natural.

Consejo profesional: al comienzo de la presentación, también debes presionar CTRL + H para que desaparezca el cursor. ¡Presionar la tecla «A» lo traerá de vuelta si lo necesitas!

Con los procesos de estilo, diseño y presentación en su haber, puede hacer mucho más con PowerPoint que solo presentaciones para sus clientes. PowerPoint y aplicaciones de diapositivas similares son herramientas flexibles que no deben olvidarse. Con una excelente plantilla, puede comenzar a crear presentaciones que sorprendan a su audiencia.

Nota del editor: Esta publicación se publicó originalmente en agosto de 2019 y se actualizó para que sea más completa.

Publicado originalmente el 10 de septiembre de 2020 5:30 : 00 p.m., actualizado el 25 de enero de 2021