¿Qué es el ciclo contable?

El ciclo contable es el proceso de aceptar, registrar, clasificar y acreditar los pagos realizados y recibidos dentro de una empresa durante un período contable particular. Las empresas generalmente equilibran sus libros cada trimestre y luego nuevamente al final del año, aunque es posible que otras prefieran liquidar los libros todos los días o todas las semanas; eso es mucho trabajo, pero se puede hacer si lo desea.

Con base en las transacciones registradas como parte del ciclo contable, se pueden preparar estados financieros tales como informes de flujo de efectivo, estados de pérdidas y ganancias y balances generales. Una vez que se han equilibrado todas las cuentas comerciales, se cierran para ese período y se crean otras nuevas para el siguiente período contable.

Pasos del ciclo

Dependiendo de con quién hable , el ciclo contable puede tener entre siete y nueve pasos, según el nivel de detalle de cada paso.

1. Se producen transacciones financieras, como vender inventario, comprar materias primas o hacer pagos de arrendamiento, por ejemplo.
2. Esas transacciones se anotan en el diario financiero correspondiente, dependiendo de en qué se gastó o se originó el dinero. Los débitos se usan para indicar el dinero gastado y los créditos se usan para el dinero que se recibe.
3. Las transacciones luego se registran en la cuenta en el libro mayor, que es la lista de todas las cuentas financieras de la empresa, que impacta, como el alquiler, los salarios o el marketing.
4. Al final del período contable, se ejecuta un balance de prueba para ver si todos los números están en equilibrio. Con frecuencia, no lo harán, por lo que es necesario realizar ajustes.
5. El siguiente paso es tratar de encontrar la causa del desequilibrio y corregirlo.
6. Una vez que las cuentas están equilibradas, los estados financieros están preparados.
7. Al final del período, los libros se cierran y se crean nuevas cuentas de ingresos y gastos con saldos cero. Estos se utilizan para el próximo período contable.

El problema con el equilibrio

El propósito del ciclo contable es garantizar que todo el dinero que ingresa o sale de una empresa se contabiliza. Es por eso que el balance es tan crítico.

Sin embargo, con frecuencia se cometen errores al registrar las entradas, lo que genera un balance de prueba incorrecto que debe ajustarse para que los débitos y los créditos coincidan. Las razones más comunes de un desequilibrio en la cuenta incluyen:

• Olvidar una transacción
• Registrar una transacción en la cuenta incorrecta
• Registrar una transacción como débito en lugar de un crédito, o viceversa
• Publicaciones duplicadas
• Publicando la cantidad incorrecta

Una vez descubierto, el error se corrige fácilmente.