¿Quiere aprender cómo crear una política de asistencia de empleados?

Las empresas exitosas de todo el mundo tienen una cosa en común: todas cuentan con una excelente asistencia de empleados.

Pero, ¿qué sucede cuando sus empleados no se presentan?

Sus procesos se interrumpen, enfrenta una escasez de personal e inevitablemente no cumplirá con sus plazos. ¡Y con la pandemia de COVID-19 que afecta a las empresas en todas partes, monitorear la asistencia de los empleados de forma remota se está volviendo más difícil que nunca!

No suena ideal, ¿verdad?

Una política de asistencia detallada de los empleados es una forma eficiente de evitar estos problemas de asistencia.

Describirá todo lo que sus empleados necesitan saber acerca de presentarse a trabajar y las consecuencias de la mala asistencia de los empleados.

Para ayudarlo, cubriremos qué es una política de asistencia y qué debe incluir en su política. Para comenzar, le daremos un modelo de plantilla de política de asistencia de empleados.

Este artículo contiene:

• ¿Qué es un empleado? Política de asistencia
• Por qué necesita una política de asistencia
• Qué debe cubrirse en la política de asistencia de sus empleados
• Un modelo de plantilla de política de asistencia de empleados

¿Qué es una política de asistencia para empleados?

Nota: Estas primeras secciones cubren los conceptos básicos de las políticas de asistencia y lo que deben cubrir, si desea pasar a la plantilla, haga clic aquí. .

Una política de asistencia de los empleados es un documento que contiene toda la información que sus empleados necesitan con respecto a la asistencia. Contendrá cómo se espera que los empleados asistan al trabajo, los niveles de asistencia esperados e incluso los problemas asociados con la asistencia.

Por ejemplo, una política de asistencia justa de los empleados cubrirá una variedad de problemas de asistencia comunes. Estos problemas de asistencia pueden variar desde tardanzas y ausencias no programadas, e incluso incluyen días por enfermedad y licencia personal.

Esta política también le ayuda a explicar la acción disciplinaria para aquellos que no cumplen con los requisitos de asistencia de la empresa.

¿Por qué necesita una política de asistencia?

Tener una política de asistencia de los empleados tiene varios beneficios:

Mantiene a todos en la misma página

Una política de asistencia ayuda al empleado a comprender lo que se espera de ellos cuando se trata de la asistencia al trabajo. Esta política también explica por qué es importante su puntualidad y asistencia regular.

También describirá claramente las consecuencias de no seguir las pautas de asistencia, asegurándose de que todos estén al tanto de lo que deben evitar.

Protéjase de posibles litigios

¿Qué sucede si la ausencia del empleado y el castigo subsiguiente resulta en reclamos de trato injusto por parte de ese empleado?

Para protegerse de esto, su política de asistencia sirve como un documento legal. Como cubre una amplia variedad de problemas de asistencia claramente, cada empleado sabe lo que le espera.

De esta manera, en caso de cualquier litigio futuro, puede consultar la política en su manual del empleado como prueba de que todo fue explicado y el empleado consintió en seguir estas regulaciones.

¿Qué incluye una política de asistencia de los empleados?

Ahora sabe por qué es importante tener una política de asistencia de los empleados, pero ¿qué debería incluir esa política?

Para Asegúrese de no perderse nada importante, hemos compilado una lista de secciones importantes que deben abordarse en su política.

Aclaraciones sobre todos los aspectos de la asistencia

¿Cómo puede asegurarse de que todos comprendan su política de asistencia?

Desea cubrir una variedad de problemas de asistencia en su póliza.

Sin embargo, tener demasiados términos comenzará a confundir a su empleado.

Explicar claramente los diferentes términos utilizados en la política lo ayudará a evitar cualquier posible confusión sobre las expectativas de asistencia de los empleados.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de términos que debe definir en su política:

A. Ausentismo

Cuando comience a definir el absentismo en su política, debe ser específico sobre lo que marca a un empleado como ausente. Recuerde, el ausentismo puede incluir días de vacaciones, licencia médica o servicio como jurado.

Sus empleados también deben saber lo que deben hacer para evitar puntos de asistencia negativos o acciones disciplinarias.

Recuerde incluir también lo que considera ausentismo excesivo o abandono del trabajo y la acción disciplinaria por esas infracciones de asistencia.

B. Ausencia aprobada versus ausencia injustificada

Aunque desee eliminar la ausencia de los empleados, habrá ocasiones en las que los empleados no podrán cumplir con su horario de trabajo. Al explicar la ausencia aprobada en su póliza, es menos probable que los empleados sean marcados como ausentes innecesariamente.

La ausencia aprobada se puede verificar mediante documentos oficiales, como una nota del médico o avisos de servicio como jurado.Estas circunstancias pueden ser manejadas por su departamento de recursos humanos cuando sea necesario.

C. Empleados exentos y empleados no exentos

Su política también debe incluir la diferencia entre empleados exentos y empleados no exentos. Las regulaciones de la FLSA establecen claramente que los empleados exentos no pueden reclamar el pago de horas extras.

Un empleado no exento, por otro lado, PUEDE reclamar el pago de horas extras por las horas adicionales que trabajó.

D. Día de enfermedad frente a licencia personal

¿Asignará licencia por enfermedad pagada en su póliza?

¿Qué se debe proporcionar para calificar para esa licencia por enfermedad?

Estas son solo algunas de las preguntas que debe responder en su póliza.

Su política de asistencia también puede incluir opciones de licencia personal para que sus empleados no utilicen su licencia por enfermedad de manera inapropiada. También puede incluir una opción adicional de tiempo libre pagado, como un día de vacaciones, para mayor flexibilidad.

E. Licencia protegida por FMLA

¿Su empresa está cubierta? para la licencia FMLA?

De acuerdo con la Ley de Licencia Médica y Familiar, los empleados elegibles tienen derecho a tomar 12 semanas de licencia sin goce de sueldo durante un período de 12 meses.

Asegúrese de que su política de asistencia laboral tenga esto en cuenta y explique claramente este proceso.

F. Tardanza

¿Cómo define el comportamiento tardío?

Su política debe incluir cómo define la tardanza. Esta aclaración ayudará a los empleados a comprender lo importante que es la puntualidad y lo califica.

Por ejemplo, ¿se marcará un empleado como tarde si llega 15 minutos tarde a su turno programado? ¿O será más indulgente cuando se trata de la hora de inicio de un horario de trabajo?

Si solo desea abordar el comportamiento de tardanza, considere establecer una política de tardanzas para acompañar su política de asistencia.

¿Cómo medirá la asistencia de los empleados?

Ahora ha aclarado todos los términos importantes de su política.

Pero, ¿cómo controlará y medirá la asistencia de todos los empleados de su empresa?

Aquí es donde menciona su sistema de gestión de asistencia en su política.

Por ejemplo, ¿utilizará inicios de sesión, escáneres biométricos o tarjetas de tiempo simples?

O, con el trabajo remoto cada vez más popular, ¿utilizará herramientas en línea para realizar un seguimiento de la asistencia?

Es importante explicar esto en su política de asistencia porque les brinda a los empleados claridad sobre la asistencia proceso para evitar malentendidos en el futuro.

¿Agregará una bonificación por asistencia?

Premiar a los empleados por su excelente asistencia es un gran incentivo para los empleados que también funciona como un gran estímulo para la moral de los empleados.

Puede medir una buena asistencia evaluando lo siguiente:

• Constantemente a tiempo para el trabajo.
• No salir de la oficina para hacer diligencias personales.
• Siempre informar a su supervisor sobre posibles bajas.

Al asignar puntos de asistencia a cada una de estas actividades, puede medir con precisión la asistencia regular de su empleado.

Pero, ¿con qué frecuencia debe recompensar la buena asistencia para trabajar como un refuerzo de la moral del empleado?

Puede recompensar la buena asistencia ya sea de forma mensual o anual. Esto le dará tiempo suficiente para medir con precisión la asistencia de los empleados.

Procedimientos disciplinarios

Cuando describa los procedimientos disciplinarios en su política, sus empleados conocerán las consecuencias de la mala asistencia de los empleados.

Puede usar un sistema simple de «puntos» para rastrear cualquier problema de asistencia de los empleados, como:

• Ausente, con razón comprobada: 1 punto.
• Ausente, sin llamada o excusa: 2 puntos.
• Tardanza: ½ punto.
• No se presenta a trabajar a la hora programada: ½ punto.
• Regreso tardío del almuerzo o el descanso: 1 punto (más de 30 minutos).
• No en la estación de trabajo durante las horas de trabajo: 3 puntos

Puede usar estos puntos de baja asistencia puntos para calcular las infracciones de asistencia del empleado y asignar las acciones disciplinarias progresivas:

• 15 puntos: se da una advertencia verbal.
• 30 puntos: se da una advertencia por escrito.
• 45 puntos: reunión con el supervisor, posible solución o suspensión.
• 60 puntos: el empleado estará sujeto a despido.

una muestra de asistencia del empleado plantilla de política

Aquí hay un ejemplo de política de asistencia de empleados que puede utilizar para su organización:

(Una versión descargable de este modelo se encuentra disponible al final de esta sección.)

Resumen y propósito de esta política de asistencia

Se anima a asistir regularmente a. Todos los empleados, independientemente del puesto y los departamentos, son importantes para el éxito de la empresa. No presentarse al trabajo y las tardanzas provocan interrupciones no deseadas que queremos evitar.

Esta política describirá las expectativas y los procedimientos que esperamos de nuestros empleados con respecto a su asistencia.

Asistencia de los empleados

En estamos orgullosos de haber construido un lugar de trabajo justo y responsable para todos nuestros empleados. Cuando la tardanza o el ausentismo excesivo de un empleado comienza a causar una interrupción a los demás y a las operaciones diarias de la empresa, se considera un «comportamiento inapropiado» y comenzarán los procedimientos disciplinarios.

Ausentismo vs.

El absentismo se definirá como ausencia no declarada y / o no verificada.

La tardanza se definirá como la incapacidad de cumplir con el horario de trabajo diario establecido para el empleado. Esto incluye la llegada tardía y / o horarios de salida anticipados y pausas para el almuerzo / café demasiado extendidas. Los tiempos que excedan los XX minutos se considerarán tardanzas.

El absentismo debe evitarse en todo momento, sin embargo, entendemos que no todos los días transcurren según lo planeado . Requerimos que nuestros empleados hagan lo mejor que puedan para comunicar a su supervisor cualquier ausentismo no planificado.

Si el empleado se encuentra en una circunstancia impredecible que resulta en una ausencia no planificada, la responsabilidad es el empleado para notificar a su supervisor inmediatamente.

El empleado será marcado como ausente si no informa un motivo verificable a su supervisor inmediato.

Si un empleado está marcado ausente durante tres o más días consecutivos, el empleado debe proporcionar pruebas para justificar su prolongada ausencia.

Lo siguiente no se considera una excusa apropiada para el ausentismo de un empleado:

• Problemas o mal funcionamiento del automóvil
• Condiciones médicas no verificadas
• Enfermedad no verificada de un miembro de la familia
• Días de licencia no aprobados
• Dormir demasiado
• Tareas / diligencias diarias personales

Asistencia de los empleados excepciones

El supervisor tendrá en cuenta las siguientes circunstancias especiales para el ausentismo de un empleado:

• Accidente automovilístico,
• Parto,
• Duelo,
• Servicio militar,
• Condiciones climáticas extremas
• Funerales,
• Servicio de jurado,
• Cita médica,
• Emergencias inevitables.

El empleado tiene la responsabilidad de proporcionar a su supervisor la documentación oficial para probar la circunstancia especial que resultó en su ausencia.

Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA)

Si califica para licencia FMLA bajo la Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA), es su responsabilidad comunicarse y organizar su tiempo libre con su supervisor XX días antes de su absentismo planificado.

Procedimiento disciplinario y sistema de puntos

La asistencia deficiente constante por parte de un empleado, durante XX meses / días, resultará en una acción disciplinaria y la posible rescisión del contrato del empleado.

Las infracciones de esta política de asistencia se medirán utilizando un sistema de puntos. Este sistema está configurado para medir razonablemente la asistencia de un empleado:

• Ausente, con razón comprobada: XX punto.
• Ausente, sin excusa: XX puntos.
• Tardanza: XX punto.
• No se presenta a trabajar a la hora programada
• Regreso tardío del almuerzo o descanso: XX punto (más de XX minutos).
• No en la estación de trabajo durante el horario de trabajo: XX puntos

Estos puntos de asistencia negativos se calcularán y, dependiendo de los puntos acumulados, se tomarán medidas disciplinarias progresivas de la siguiente manera:

• XXX puntos: se da una advertencia verbal.
• XXX puntos: se da una advertencia por escrito.
• XXX puntos: reunión con el supervisor, posible solución o suspensión .
• XXX puntos: el empleado estará sujeto a despido.

Otras razones para la acción disciplinaria pueden incluir:

• Una solución no puede ser encontrado después de XXX reuniones entre el empleado y el supervisor.
• Un empleado no ayuda responsablemente en el seguimiento de su asistencia.
• Un empleado no respeta continuamente las reglas de esta política.
• Un empleado, en múltiples ocasiones, ignora las advertencias que se le han dado

Los puntos serán restablecer a cero al final de cada año.

Bonificación por asistencia

Aquellos empleados que hayan alcanzado un récord de asistencia del XX% serán recompensados cada mes. Aquellos que logren una asistencia del XX% durante el año tendrán la oportunidad de ganar un bono de asistencia anual por valor de XX.

Se otorgarán puntos de asistencia al empleado que:

• Llegue constantemente a tiempo a su turno de trabajo.
• No sale de la oficina para hacer diligencias personales.
• Mantiene a su supervisor informado sobre las licencias.

–

He leído y comprendido el contenido de este documento que se describen en esta política de asistencia.

Yo ____________________ acepto cumplir con las pautas descritas en esta política.

Leído y aceptado por:

Empleado: ____________________

Firma: ____________________

Supervisor: ____________________

Firma : ____________________

Fecha: ____________________

Exención de responsabilidad: esta plantilla de política que proporcionamos solo tiene la intención de ser una guía general y solo se puede utilizar como referencia. Es posible que esta plantilla de política no tenga en cuenta las leyes locales, estatales o federales y otras leyes aplicables, y no debe considerarse un documento legal. Ni el autor ni Time Doctor asumirán ninguna responsabilidad legal que pueda surgir del uso de este ejemplo de política de asistencia de empleados.

Enlaces de descarga:

• Política de asistencia de los empleados (Google Doc)
• Política de asistencia de los empleados (Word Doc)

Conclusión

Lo más importante que debe recordar al elaborar su política de asistencia es que sus empleados son humanos. Tener una perspectiva empática al redactar esta política fomentará la equidad y creará un sistema que funcione para todos.

Y para asegurarse de crear una política de asistencia de empleados justa para su manual de empleados, simplemente siga los pasos que describimos aquí y estará bien.