Revisar el informe de antigüedad de cuentas por cobrar al menos una vez al mes, e idealmente con más frecuencia, puede ayudar a garantizar que sus clientes y los clientes te pagan. Al menos le dice dónde se encuentran para que pueda tomar medidas para recolectarlos si es necesario.

Explicación de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar a veces llamadas «cuentas por cobrar» o «A / R», son los montos adeudados a una empresa por sus clientes. Puede considerarlos como «pagos adeudados a mi empresa».

Las cuentas por cobrar se consideran un activo comercial porque tienen valor. Son el monto total adeudado a su negocio. Están en un lugar alto en la lista de activos porque pueden convertirse en efectivo. Tan pronto como se les paga, se convierten en efectivo.

Algunas empresas de efectivo o empresas que dependen en gran medida de un cliente que usa tarjetas de crédito no tienen cuentas por cobrar. Pero si factura a sus clientes y les ofrece términos como pagar durante un tiempo determinado, querrá poder ejecutar un informe de antigüedad de cuentas por cobrar para ver cuánto adeuda cada uno de ellos.

Método de contabilidad y cuentas por cobrar

Probablemente esté utilizando el método de contabilidad de acumulación en lugar de la contabilidad de caja si su empresa tiene un número considerable de clientes que no pagar inmediatamente. Este método de contabilidad se utiliza para hacer coincidir los ingresos y los gastos en el año correcto. Con la contabilidad de acumulación, puede incluir un monto por cobrar en el ingreso bruto del año fiscal si puede establecer su derecho a recibir el dinero y el monto, con una factura, por ejemplo.

El proceso de cobrar dinero de los clientes en este tipo de negocios generalmente comienza con una factura, una factura al cliente. La factura indica el monto adeudado y la fecha de vencimiento, incluidas las condiciones de pago. Las condiciones de pago a veces incluyen un descuento por pago anticipado. También puede mostrar las condiciones y el cargo por extender el tiempo de pago.

Informe de antigüedad de las cuentas por cobrar

La antigüedad de las cuentas por cobrar, a veces llamada conciliación de cuentas por cobrar, es el proceso de categorizar todas las cantidades adeudadas por todos sus clientes, incluido el período de tiempo las cantidades han sido pendientes y no pagadas. Usted «está envejeciendo» esta información. El informe de antigüedad se utiliza para cobrar deudas y establecer crédito.

Las categorías estándar para este tipo de informe incluyen:

• Actual: vencimiento inmediato
• 1 a 30 días: vencimiento dentro de los próximos 30 días
• 31 a 60 días: un mes de atraso
• 61 a 90 días: dos meses de atraso
• 91 días o más: más de dos meses de atraso

Si un cliente tiene varias facturas en las que se incurrió en diferentes momentos, el informe mostrará cuánto adeuda y a que hora. Por ejemplo, un informe de antigüedad de las cuentas por cobrar de Delicatessen de JR podría leer algo como esto:

• $ 230 30 días
• $ 120 60 días
• $ 390 Más de 90 días.

El propósito de esta antigüedad de cuentas por cobrar es mostrarle qué cuentas por cobrar deben tratarse con mayor urgencia porque » Llevo más tiempo retrasado. Este informe es estándar con la mayoría de los programas de software de contabilidad empresarial, incluidos los sistemas en línea.

Importancia de un informe de antigüedad de cuentas por cobrar

La regla número uno en el cobro de deudas es que cuanto más tiempo se adeuda una deuda, es menos probable que usted «vas a poder cobrarlo. Conocer a tus clientes y sus deudas es vital para cobrarles.

Cómo usar un informe de antigüedad de cuentas por cobrar

Primero, observe las mayores cantidades de dinero adeudadas por todos los clientes. ¿Están vigentes estas cantidades? ¿Son 30 días? ¿O estas facturas han estado pendientes durante 120 días o más?

Considere el principio 80/20 (a veces llamado el principio de Pareto) que dice que aproximadamente el 80% de los problemas son causados por el 20% del grupo. Si se enfoca en el 20%, los clientes con los saldos más altos, está maximizando sus cobros. Esto le brindará el mayor rendimiento. Determine cómo manejará cada una de estas grandes facturas, luego elabore un plan y haga que su administrador de cuentas por cobrar comience a trabajar.

Tomando Clientes a cobros

Ahora, mire las facturas vencidas por un largo período de tiempo. Determine si está listo para llevar a cada uno de estos clientes al siguiente paso del proceso de cobranza, enviando las cuentas a una agencia de cobranza o entablando una demanda en la corte de reclamos menores. Es posible que sepa que la esposa de un cliente tiene cáncer terminal, por lo que podría decidir no llevar a esa persona a los tribunales.Es su empresa, así que usted decide.

Por último, utilice su sistema de cobranza para determinar cómo se comunicará con todos los clientes con facturas vencidas de 30 días o más. Deje que el sistema lo guíe, pero no dude en hacer excepciones.

Antes de intentar llevar a alguien a los tribunales por una deuda incobrable, tenga en cuenta el estatuto de su estado de limitaciones a las colecciones. Este período de tiempo varía según el estado.

El período promedio de cobranza

Es posible que también desee calcular un índice de análisis comercial llamado «período promedio de cobranza». Este cálculo muestra la cantidad de días, en promedio, que se necesitan para cobrar las ventas de su negocio. Puede ver si esta proporción aumenta con el tiempo, lo que lleva mucho tiempo recolectar.

La fórmula para el período promedio de recolección es:

Qué si no puede cobrar?

Es posible que pueda reclamar una deducción por deudas incobrables en su declaración de impuestos comerciales si no puede cobrar una cuenta por cobrar. Debe utilizar el método de contabilidad de acumulación para hacer esto.

Antes