Cómo utilizar el formato de carta comercial correcto
Sea un profesional: utilice el formato de carta comercial correcto.
La forma una carta comercial le da al lector su primera impresión de inmediato, incluso antes de leerla. La calidad del papel, el diseño del membrete, los márgenes, el espaciado y más, tienen algo que decir sobre la organización.
Una debilidad en cualquiera de estos elementos puede restar valor a la eficacia del mensaje, aunque está escrito por expertos. En pocas palabras, parece poco profesional.
A continuación, tengo una larga lista de los elementos del formato formal de carta comercial. También hay algunas muestras con todos los elementos resaltados para facilitar la referencia.
Elementos comunes del formato de carta comercial
El siguiente ejemplo contiene los elementos más comunes en un formato de carta comercial profesional.
Para una referencia más fácil, la letra en la infografía anterior.
1: Su propia dirección.
En la mayoría de situaciones comerciales, utilizará papel con membrete preimpreso de su empresa. Si está utilizando un papel en blanco, escriba la dirección.
2: Líneas de fecha
Coloque la fecha al menos dos espacios debajo del membrete. La línea puede estar alineada a la izquierda o derecha, o centrada debajo del membrete.
No abrevie el mes ni use nd, st o th con los números de día, como el 5 de mayo de 2011. Además, no use un número de mes , como el 23/6/11.
Ambos órdenes de fecha que se enumeran a continuación son apropiados; sin embargo, este último es utilizado principalmente por el gobierno, el ejército y aquellos fuera de los Estados Unidos.
10 de diciembre de 2010
10 de diciembre de 2010
3: Dirección del receptor
Escriba la dirección de los receptores en esta sección.
Destinatario
Dirección
Ciudad, Estado Código postal
Asegúrese de que el nombre de una persona esté escrito correctamente. Un destinatario puede decidir ignorar una carta que fue escrita por alguien que no puede deletrear su nombre.
Dos o más hombres reciben el nombre de señores, lo que significa señores. No utilice nombres de pila con esta abreviatura.
Sres. Smith, Wyatt y Fury
A dos o más mujeres se les llama Mesdames, Mmes. O Mses. No use nombres con estas abreviaturas:
Mses. Farb, Lionel y Gray
Cuando se dirija a parejas, dé los dos títulos apropiados:
Dr. y Sra. Harold Wright
Sr. Harold Wright y Dra. Margaret Wright
Dres. Harold y Margaret Wright
Dr. Margaret Wright y el Sr. Steven Jones
Sr. y Sra. Harvey Adams-Quinn
Sra. Margaret Wright
Sr. Steven Jones
Al seleccionar un título, observe siempre la forma en que una persona se identifica a sí misma. Por ejemplo, algunos que tienen títulos no usan sus títulos mientras que otros sí.
Algunas mujeres casadas prefieren a la Sra.; otros prefieren Sra. Si no sabe el título que prefiere la mujer, use el título estándar Sra. o elimine el título por completo:
Coloque la dirección interior al menos dos líneas debajo de la fecha.
Coloque el título de una persona después de su nombre a menos que sea inusualmente largo, luego vaya a la siguiente línea.
Ken Green, Presidente
Ken Green
Vicepresidente de Operaciones Internacionales
El la coma antes de las abreviaturas Jr. y Sr. es opcional.
Michael Jordan, Jr.
Michael Jordan Sr.
4: Saludo
Utilice siempre el nombre de la persona si lo sé.
Estimada Amy: (amiga personal o socia comercial cercana)
Estimada Sra. Rider:
Estimada Srta. Spears:
Estimada Sra. Tyler: (use Sra. Si no sabe el estado civil o la preferencia)
Estimado Sr. Farnham:
Estimado Dr. Doom:
Estimado Sir Elton John:
Si no conoce el nombre de la persona, Diríjase al título de la persona en la empresa y luego use Estimado señor o señora: Aquí hay un ejemplo:
Jefe de Recursos Humanos
ABC Company
123 Barrio Sésamo
Estimado señor o señora:
Pero, por favor, utilice esto solo si realmente no puede averiguar el nombre de la persona. La mayoría de las empresas le dirán quién es la persona. Todo lo que necesita es una llamada telefónica. También es bastante fácil encontrar esta información en Linkin en estos días.
Si se dirige a una organización y no a un individuo, utilice lo siguiente:
Damas y caballeros:
Y si desea resaltar la letra para un individuo (s) en la organización, use la línea de atención de la siguiente manera:
Atención: Miss J. Fonda, CEO y Sr. M. Jackson, CFO
Damas y caballeros:
Si se dirige a funcionarios, es necesario un saludo más formal. Consulte Envío de cartas comerciales para funcionarios para obtener más información.
Consulte también el saludo de cartas comerciales para obtener más información.
5: Cuerpo de la letra
Este es el cuerpo de su carta. El resto de este sitio explica más sobre cómo escribir de manera efectiva para cada tipo de carta que desea escribir.Intento explicar cómo escribir el cuerpo de manera eficaz para que pueda transmitir su mensaje y lograr su objetivo.
6: Cierre de cortesía
Para un formato de carta comercial normal, prefiero usar Saludos, Atentamente y Sinceramente suyo. Otro cierre de carta comercial formal aceptable incluye Cordialmente, Cordialmente suyo, Muy sinceramente suyo, Muy cordialmente suyo, Suyo muy sinceramente, Muy verdaderamente suyo y si la persona es de alta estatura, Respetuosamente suyo.
Incluyendo la última oración de la carta.
7: Firma
Utilice un título (Sr., Srta., Sra.) para indicar su preferencia y su sexo y proporcione su nombre y apellido.
El título oficial de su empresa va debajo de su nombre. Esto es opcional y depende de qué tan serio quieras ser. Por ejemplo, una carta de oferta de empleo formal requeriría una.
The Paper
Recomiendo usar 20 libras para uso normal y 32 libras para cartas importantes como cartas de presentación de currículum vitae y cartas de agradecimiento.
Color: el blanco es el estándar y generalmente se debe usar. Los tintes claros (gris, azul, verde, etc.) también se están volviendo populares.
Tamaño: Para mí, Letter o A4 son los únicos tamaños aceptables. Hay otros tamaños, pero no lo recomiendo a menos que esté en el campo creativo o esté tratando de llamar la atención para una carta de ventas.
Diseño
En un formato de carta comercial, hay muchos diseños; los tres más populares son el semibloqueado, el bloqueado y el bloqueado total. A continuación se muestran ejemplos de cómo se verán estos diseños en una carta de dos páginas. (haga clic en la imagen a continuación para ver las muestras)
Formatos de cartas comerciales
Sea cual sea el diseño que desee utilizar, en realidad no importa. En cuanto a mí, prefiero el bloqueado simplemente porque es más fácil de escribir en la computadora.
Márgenes
Izquierdo y derecho 1 pulgada
Superior e inferior 1 ½ pulgada
Espaciado
La mayoría de las cartas comerciales que utilizan el formato de carta comercial correcto son a espacio sencillo. Use doble espacio para letras cortas. Deje una línea en blanco entre párrafos, 2 líneas en blanco antes del cierre complementario (es decir, Atentamente) y de 3 a 4 líneas para la firma.
Sobres
Asegúrese de que la dirección en su sobre sea fácil de leer para que no sea arrojada a una sala de correo. Coloque la dirección justo debajo del centro vertical y justo a la derecha del centro horizontal.
Cualquier instrucción especial, como «Personal», «Reenviar» o «Confidencial», va en el lado izquierdo del sobre debajo del dirección de devolución. Coloque una «línea de atención» directamente debajo del nombre de la empresa en un sobre.
Confidencial: Sra. Susan Johnson
Asegúrese de que la dirección en el sobre esté escrita de manera que El trabajador postal puede leerlo de un vistazo.
Cuando se proporciona una dirección postal y una calle, el servicio postal entregará su carta a la dirección que aparece directamente encima del código postal.
En la dirección del sobre, escriba los nombres de países extranjeros en mayúsculas.
Deletree todos los nombres numéricos de las calles del uno al diez.
127 Ninth Avenue, North
127 E. Calle 15
Five Park Avenue
One Wingren Plaza
Use un guión entre la calle y el número de residencia.
556 – Calle 91