Escrito por Jes D.A.

La etiqueta del correo electrónico es una lucha común para los estudiantes. Sin embargo, es importante concretarlo, porque los profesores al otro lado de sus correos electrónicos son profesionales de la etiqueta. Y aunque eso «es un poco más que intimidante, también significa que podemos ir directamente a la fuente: profesores de la vida real ! —Para aprender a enviar correos electrónicos a un profesor.

Los profesores con los que contactamos dieron respuestas completas llenas de comentarios maravillosos y reflexivos que ayudarán a los estudiantes a escribir mejores correos electrónicos. Se repitieron muchos temas y, a menudo, era fácil darse cuenta de que los profesores tenían fuertes sentimientos sobre ciertos asuntos de etiqueta.

Desde consejos sobre saludos hasta contenido y todo lo demás, estos profesores han brindado consejos para ayudarlo a enviar correos electrónicos. sus profesores según escenarios de la vida real.

Han visto lo peor de sus correos electrónicos; han visto lo mejor de sus correos electrónicos. Entonces, ¿cuál es la conclusión?

Tener un conocimiento firme del idioma inglés

Es importante ser consciente de sí mismo al redactar un correo electrónico. Si tiene un Con un conocimiento firme del idioma inglés, debe poder escribir un correo electrónico gramaticalmente correcto en el que todo esté escrito correctamente, la elección de palabras sea académica y el tono apropiado.

Sin embargo, el idioma inglés es complicado , y precisar los detalles minuciosos puede ser difícil. Si tiene problemas con la gramática o tiende a pasar por alto los errores, será difícil comunicarse profesionalmente con su profesor. Por lo tanto, es posible que desee que se corrijan sus escritos para asegurarse de que su correo electrónico sea completamente libre de errores.

El Dr. Brandon Gilroyed, profesor asistente de investigación sobre digestión anaeróbica y biocombustibles en el campus de la Universidad de Guelph Ridgetown, señala la importancia de una ortografía y gramática correctas al enviar un correo electrónico a un profesor: «He visto muchos correos electrónicos escritos completamente en minúsculas y sin puntuación, probablemente porque el mensaje se escribió en un teléfono inteligente «.

Si bien escribir en su teléfono puede ser más conveniente, el Dr. Gilroyed afirma que todavía denota una mala etiqueta. «Es difícil tomarse en serio al remitente de un mensaje plagado de errores ortográficos y gramaticales», dice.

Tener un conocimiento firme del idioma inglés no termina con la ortografía y el uso de mayúsculas. La claridad en el contenido de su correo electrónico es vital si desea que su profesor responda de manera positiva. Si un correo electrónico no está bien escrito, puede ser difícil entender su contenido.

Dr. Ted Vokes, profesor adjunto del Departamento de Psicología de la Universidad de Windsor, ha impartido más de 100 cursos, entre el Departamento de Psicología y la Escuela de Negocios Odette. Por eso entiende la diferencia entre un correo electrónico bien escrito y mal escrito. Él dice: «Si vale la pena enviar el correo electrónico, vale la pena leerlo antes de enviarlo. Realmente quiero ayudar a los estudiantes, pero si no puedo entender la pregunta, no sé cómo ayuda «.

Revisa tu dirección de correo electrónico

Aquí tienes otro consejo donde la autoconciencia es clave. Envíe un correo electrónico utilizando la dirección de correo electrónico de su estudiante, si tiene una. Si no lo usa o no puede usarlo por alguna razón, sea muy consciente de lo que su dirección de correo electrónico privada le está comunicando a su profesor. Tuve que cambiar la dirección de correo electrónico aquí por razones de privacidad, pero puedo decirles que el Dr. MJ Toswell, profesor del Departamento de Inglés de la Western University, señaló que una vez recibió un correo electrónico enviado desde una cuenta tan poco profesional como «fuzzypyjamas @ example.com «, que es su» mejor ejemplo de una mala cuenta de correo electrónico «. ¡De acuerdo!

Claramente, una dirección de correo electrónico como esta no envía un mensaje profesional a tu profesor, y la etiqueta tiene que ver con el profesionalismo. Sin embargo, existe un problema aún mayor con el uso de cuentas de correo electrónico privadas: spam filtros. El Dr. Toswell relata:

Mi favorito de todos los tiempos fue una secuencia del año pasado, un viernes por la noche. El primer correo electrónico a las 8 p.m. me preguntó si realmente debía entregar una tarea en línea el lunes por la noche. El segundo correo electrónico a las 9 p.m. preguntó por qué no había respondido el primer correo electrónico todavía. Ambos tenían la dirección «Oye» y se enviaron desde una dirección de correo electrónico privada que llegó a mi correo no deseado, por lo que no los vi hasta el sábado por la mañana y casi los eliminé porque el asunto era en blanco también.

Así que, en el mejor de los casos, se pierde esa profesionalidad tan necesaria, y el peor de los casos es que su correo electrónico termine no leído. Sea muy consciente de la dirección de correo electrónico que utiliza para enviar un correo electrónico a un profesor y considere detenidamente lo que podría estar comunicando.

Consulte el programa antes de comenzar a enviar correos electrónicos

La mayoría de los profesores notaron que los estudiantes a menudo ya tienen la información que buscan antes de enviar un correo electrónico. El Dr.Toswell enfatiza que sus «mayores problemas» están relacionados con la importancia de verificar la información que ya está disponible antes de comenzar a enviar correos electrónicos.

Ella señala que los estudiantes a menudo preguntan dónde o cuándo son los exámenes, qué el contenido está incluido en los exámenes, o incluso para estar exento de los exámenes, solo unas horas antes de que comience un examen. El Dr. Toswell dice: «Es difícil explicar cortésmente que los materiales del curso, el programa de estudios y mi las discusiones en clase han cubierto estos temas, y deberían consultar el sitio web. «

Claramente, es mejor no enviarle un correo electrónico a su profesor para obtener información ya está disponible, pero es posible que no se dé cuenta de que la información está disponible. Asegúrese de escuchar en clase, consultar el sitio web del curso y consultar el programa de estudios antes de enviar un correo electrónico a un profesor. Dra. Manina Jones del Departamento de Estudios de Inglés y Escritura de Western University señala que un tema recurrente que encuentran ella y sus colegas es que los estudiantes hacen preguntas urse syllabus puede responder.

Ella aconseja: «Antes de enviar ese correo electrónico, no está de más leer detenidamente el programa para ver si la información está incluida allí». Esto asegurará que no como desatento o perezoso con sus profesores, lo que no dará la mejor impresión si está haciendo una pregunta o solicitando un favor. El Dr. Jones también insinúa que comprobar el programa de estudios también se aplica a los saludos: «A menudo, el programa de estudios le dará la forma preferida de dirección del profesor». En esa nota …

Piense demasiado en el saludo

Dado que el saludo de un correo electrónico suele contener solo un par de palabras, es fácil pasarlo por alto. Sin embargo, el saludo requiere una consideración cuidadosa, especialmente porque es la primera línea de su correo electrónico.

El Dr. Gilroyed señala que es común recibir correos electrónicos demasiado casuales, que comienzan simplemente con «Oye. » El Dr. Jan Plug, profesor asociado y director del Centro para el estudio de la teoría y la crítica en Western University, está de acuerdo en que los estudiantes deben evitar dirigirse a sus profesores de esta manera. Afirma: «Por supuesto, todo esto depende de qué tan bien el estudiante conozca al profesor, pero al iniciar una conversación, un poco de formalidad podría no ser demasiado». Sugiere usar un simple «Estimado» o «Hola» en su lugar. «Las cosas pueden volverse más familiares con el tiempo, pero realmente» no puede salir mal al comenzar de esta manera «.

El Dr. Vokes señala que un saludo informal, sin embargo, puede ser apropiado en algunas situaciones. Considere qué tan bien conoce al profesor. Si ya se ha comunicado con este profesor a través del correo electrónico y en clase, es posible que desee utilizar un saludo más informal. Dr. Vokes dice: «Estoy totalmente de acuerdo con» Hola Dr. Vokes «. Yo establezco un tono informal en clase, así que «me complace cuando los estudiantes se sienten cómodos al hacer preguntas por correo electrónico o en persona de esta manera».

Dirígete a tu profesor de manera apropiada

La forma te diriges a tu profesor comunica algo tanto sobre ti como sobre la persona a la que estás enviando un correo electrónico, por lo que necesita atención. El Dr. Jones señala que tu correo electrónico «requiere un saludo formal y un reconocimiento del estado profesional del profesor (¡y el tuyo propio! ). «

Además, el Dr. Plug dice que» los estudiantes pueden tender a familiarizarse demasiado con su estilo de correo electrónico demasiado rápido «. Necesita dirigirse a su profesor correctamente, por supuesto, considerando cuidadosamente su título. Si su profesor tiene un doctorado, es posible que no quiera que lo llamen «profesor». Del mismo modo, es posible que él o ella no aprecien un «Sr.» o «Sra.» y podría preferir que se dirijan a ella como «Profesora».

También es mejor evitar las direcciones de género. Las profesoras contactadas a menudo citadas están en desacuerdo con la dirección de la «Sra.» La Dra. Jones afirma que sí «. un saludo particularmente irritante porque hace suposiciones sobre mi estado civil y el rol de mi género «. De manera similar, la Dra. Toswell señala que odia tanto que la llamen Sra. Toswell,» es «visceral». ¡Definitivamente ese no es el tipo de reacción que desea obtener de un profesor!

De la misma manera, las direcciones como «Señor» pueden parecer poco profesionales en los correos electrónicos a su profesor. Señor, «lo cual está bien, pero claramente les transmite a los profesores que todavía cree que está en la escuela secundaria», señala el Dr. Vokes.

El Dr. Vokes dice, sin embargo, que entiende cómo dirigirse a los profesores apropiadamente es confuso para los estudiantes: «No todos los profesores son médicos. . . y no todos los médicos que enseñan son profesores. . . . Soy miembro de la sesión, pero debido a que me nombraron adjunto, ambos son precisos. Entonces, por supuesto, los estudiantes de posgrado que enseñan no son ninguno de los dos, y el «Sr.» o «Sra.» es apropiado «. Es confuso, pero eso también significa que, cuando lo hagas bien, tus profesores notarán y apreciarán tu tiempo y esfuerzo para abordarlos correctamente.

Errar del lado de ser demasiado formal

Tienes que pensar en el nombre real que usarás para dirigirte a tu profesor.Obviamente, desea escribir su nombre correctamente. No habrá una gran recompensa por esto, pero deletrear un nombre incorrectamente parece extremadamente irrespetuoso. Por lo general, se incluye un apellido en la dirección de correo electrónico, por lo que no hay excusa para deletrear el nombre incorrectamente en el cuerpo del correo electrónico. El Dr. Vokes dice: «Recibí» Dr. Votes «esta mañana. Entiendo que la autocorrección es probablemente el culpable en este caso, pero obtengo «Bokes» y «Voakes» «. Si bien él señala que» no se ofende en estos casos en lo más mínimo, también señala: «Da la impresión de que este La persona no está tan atenta a los detalles.

Además, es vital deletrear correctamente la dirección de correo electrónico del profesor. El Dr. Jones dice: «Debido a que mi apellido es común, incluso he recibido correos electrónicos destinados a otro profesor», así que asegúrese de verificar que tiene la dirección adecuada.

Sobre cómo usar su profesor «Con el nombre en el correo electrónico, el Dr. Gilroyed señala que saludar a un profesor por su nombre de pila está bien si se acuerda de antemano, pero hacerlo de otro modo es una etiqueta de correo electrónico inadecuada. Él dice:» La primera comunicación por correo electrónico entre estudiante y profesor no es un buen momento para comenzar a usar el nombre de pila «.

En caso de duda, el Dr. Jones señala que los profesores le dirán directamente si prefieren que se les llame por su nombre de pila. «todavía no está segura, ella advierte que» la elección más formal del saludo nunca ofenderá, y luego puede ser corregido (es más fácil decir «Por favor, llámame Bob» que decir «Um, yo» preferiría que no me llamaras Bob «)».

El Dr. Plug también señala que, después del primer correo electrónico, puedes comenzar a seguir el ejemplo del profesor, y el Dr. Jones acepta es. En mi correo electrónico original al Dr. Jones, me dirigí a ella como «Dra. Jones», eligiendo con seguridad una dirección más formal. Después de que firmó como «Manina» en su respuesta, era seguro asumir que de ahora en adelante podría dirigirme a ella como «Manina», lo que hice en mis correos electrónicos posteriores. Ella tomó nota de esto al devolverme los consejos, ¡así que realmente funciona! Leer los letreros con atención te ayudará a elegir la dirección correcta.

Proporciona suficiente información general

Cuando envías correos electrónicos a los profesores, debes recordar que reciben toneladas de correos electrónicos todos los días. Estos correos electrónicos provienen de diferentes estudiantes en diferentes clases, a veces en diferentes facultades, o incluso de diferentes campus.

Cuando envía un correo electrónico a su profesor y no se identifica correctamente, su profesor puede tener problemas para ubicarlo. recordar cuando eres solo un estudiante en una clase enorme es una preocupación aún mayor si tienes un nombre común. El Dr. Gilroyed señala que «en clases más grandes, puede haber tres estudiantes llamados Matthew o cinco estudiantes llamados Jessica».

El Dr. Jones afirma de manera similar que a veces enseña muchas clases importantes en el mismo semestre y que conocer el nombre de cada estudiante es difícil. ¡Eso ni siquiera incluye problemas en diferentes clases o secciones! Por lo tanto, es imperativo que se ubique exacta y completamente. Incluir su nombre y apellido, clase, hora y día de clase y número de sección ayudará al profesor a ubicarlo correctamente. El Dr. Jones señala que también puede proporcionar contexto en términos de continuar una conversación anterior o desarrollar un tema que ya haya discutido en persona.

Además, debe proporcionar información de fondo en términos de El Dr. Gilroyed dice: «Los estudiantes a menudo escriben correos electrónicos en los que se enfocan inmediatamente en un tema o detalle muy específico sin proporcionar contexto o preámbulo. Si bien el contenido del mensaje puede ser perfectamente claro para el estudiante, un profesor que tiene docenas o cientos de estudiantes puede necesitar más información para comprender el alcance de la «consulta» del estudiante. También señala que explicar completamente una situación es «mejor que asumir que tu profesor sabrá o recordará cada detalle de inmediato».

Note la diferencia entre ser casual y descuidado

Si tu » Si ya le envié un correo electrónico y hablé con su profesor y establecí una correspondencia más informal, sus mensajes podrían leerse de manera incómoda si son demasiado formales. Los profesores animan a ser casual en este caso. Sin embargo, es vital notar la diferencia entre ser casual y ser descuidado.

Nunca debes recurrir al lenguaje de los mensajes de texto. Obviamente, no es profesional. El Dr. Gilroyed señala: «El uso de este tipo de lenguaje me comunica que un estudiante no desea dedicar el tiempo a construir un mensaje adecuado, sin embargo, a menudo querrán que pase mi tiempo leyendo el mensaje y luego haciendo algo por «.

De manera similar, el Dr. Jones dice que no es apropiado utilizar formas cortas y emoticonos. Esto también significa la diferencia entre un inglés correctamente escrito y los correos electrónicos plagados de errores tipográficos. El Dr. Vokes comenta que, después de un saludo respetuoso, «la información escrita clara y respetuosa en el cuerpo del correo electrónico debe seguir.»Hay una diferencia entre un mensaje escrito casualmente y uno incorrecto y descuidado.

También existe una diferencia entre ser casual y ser descuidado en términos de contenido. Tu profesor no quiere saber demasiado información; incluso si él o ella es amigable contigo, algunas conversaciones deben reservarse solo para amigos. Por ejemplo, la Dra. Jones señala que recibe correos electrónicos de estudiantes que ofrecen excusas por faltar a clases que simplemente brindan demasiada información. No necesito saber que los amigos de un estudiante le organizaron una fiesta de cumpleaños y él tiene resaca y quiere hacer un examen de recuperación, o que ella decidió tomar un fin de semana largo o se quedó atascada en el tráfico «. dice ella.

No hagas la temida pregunta

Aunque este consejo no está directamente relacionado con la etiqueta del correo electrónico, se ha incluido porque varios profesores lo mencionaron sin pedir ayuda y se refiere al contenido de su correo electrónico. Varios profesores notaron una cierta pregunta que comúnmente se les hace que los vuelve absolutamente locos. Los estudiantes que faltan a clases a menudo preguntan: «¿Me perdí algo en la clase el lunes?» El Dr. Plug dice: «Siempre quiero decir» No , no hicimos absolutamente nada, como de costumbre. «»

La Dra. Jones señala que la misma pregunta es «la gran perdición de todos los profesores». Ella ofrece este poema que aborda el tema. ¿Por qué es tan Sin embargo, una pregunta terrible, ¿y qué la hace tan inapropiada? El profesor Jones ofrece una respuesta:

En primer lugar, es insultante insinuar que el contenido de cualquier es posible que la clase no haya sido importante, o que se pueda resumir en un breve correo electrónico, y en segundo lugar, no es responsabilidad del profesor ofrecer múltiples iteraciones de la clase. Si pierde una clase sin una razón legítima, es su responsabilidad coordinar el acceso a las notas de otro estudiante y / o averiguar qué se cubrió.

¡Claramente, es mejor evitar esta pregunta!

Reconozca su gratitud

Antes de firmar, es importante que incluya una despedida, es decir, una Adiós. El Dr. Jones señala la importancia de una despedida en la etiqueta adecuada del correo electrónico, incluso si es solo una declaración rápida como «¡Gracias por su ayuda!» Ella dice: «Vale la pena reconocer que si estás pidiendo algo (incluso si es solo información), tu profesor merece un reconocimiento por su tiempo y problemas».

En lugar de lanzándote directamente a lo que quieres pedirle a tu profesor, puedes reconocer tu gratitud o lo ocupado que está. Hacerlo es una pequeña forma agradable de reconocer los esfuerzos del profesor al responder a sus correos electrónicos, y el gesto será apreciado. El Dr. Jones proporciona un ejemplo de una despedida eficaz: «Intente algo como» Sé que está ocupado, pero «espero que» pueda hacer algo de tiempo para reunirse y repasar mis respuestas en el cuestionario «».

Puede parecer una nota pequeña o insignificante, pero definitivamente puede ayudar a su correo electrónico para ser recibido con una luz positiva y pintarlo favorablemente, especialmente entre una gran cantidad de correos electrónicos que no incluyen despedidas. El Dr. Vokes señala, «De la investigación, sabemos que las primeras impresiones afectan mucho el deseo de una persona de ser de asistencia «. Si das una buena primera impresión, es más probable que tu profesor te ayude o, al menos, estarán más felices de ayudarte.

Considera cuidadosamente tu aprobación

Su aprobación es tan importante como cualquier otra cosa al enviar un correo electrónico a un profesor. Al igual que su saludo de apertura, comunica algo sobre usted. También podrá establecer aún más el tono del correo electrónico, ya sea más formal (utilizando algo como «saludos») o más informal (utilizando algo como «todo lo mejor»). Ofrecer «saludos» no siempre será apropiado , así que de nuevo, considere qué tan bien conoce al profesor al que está enviando un correo electrónico.

Dr. Gilroyed afirma: «Cada correo electrónico a un profesor debe adherirse a la construcción estándar de una carta, que incluye un saludo de apertura, el cuerpo del mensaje y una firma apropiada». Es por eso que usar una firma inapropiada, o ninguna, es una mala etiqueta de correo electrónico y debe evitarse. Una simple aprobación está bien; trate de equilibrar la informalidad y la profesionalidad.

También puede usar su firma para distinguirse aún más entre un mar de estudiantes. El Dr. Gilroyed señala que los estudiantes deben firmar «con un saludo de cierre apropiado y luego un nombre completo». Una vez más, los profesores reciben muchos correos electrónicos todos los días. Algunos no tienen firmas, y algunos usan solo tu nombre. Incluir tu nombre completo ayudará a tu profesor a reconocerte e identificarte rápida y fácilmente.

Poniéndolo en práctica

Bien, ahora que tenemos una lista de consejos de etiqueta de correo electrónico de profesores reales, ¿qué tal si los ponemos en práctica? Aquí tienes un ejemplo de un excelente correo electrónico para un profesor:

Un correo electrónico no es solo una correspondencia.Es un ejercicio para comunicarse bien y usted es juzgado por él. Con estos consejos de profesores reales sobre cómo enviar un correo electrónico a un profesor, se le puede juzgar favorablemente. El Dr. Gilroyed dice: «No puedo hablar por todos los profesores, pero ciertamente me doy cuenta cuando recibo un correo electrónico bien elaborado de un estudiante. Me muestra que se preocupan lo suficiente como para esforzarse por redactar un mensaje adecuado y que respetan mi tiempo «.

Aún mejor, puede usar el correo electrónico a un profesor para su ventaja al hacer preguntas genuinas e intelectuales. Como explica el Dr. Toswell, «No use lo que yo considero la moneda de su correo electrónico (solo hay un límite de ancho de banda en mi cerebro para un estudiante y sus preguntas, a menos que realmente se involucren con el material del curso) en consultas incorrectas. » Además, puede utilizar estas preguntas para establecer un vínculo con sus profesores. El Dr. Toswell dice además: «Envíe un correo electrónico para establecer una conexión y que sea sólida». Si su correo electrónico sigue estos consejos, usted » Sin duda, podremos establecer una conexión que dure a lo largo de la universidad y más allá.

Un agradecimiento especial a todos los profesores que compartieron sus consejos de etiqueta de correo electrónico con nosotros para este artículo. ¡Apreciamos mucho su tiempo y sus conocimientos!

Fuente de la imagen: Nosnibor137 / BigStockPhoto.com

Envíe correos electrónicos profesionales.

Acerca del autor

Jes es un mago y un mecánico; es decir, crea fragmentos de escritura de la nada para compartir como escritora, y limpia el óxido y la grasa de otros escritos como editora. Sabe que siempre hay algo valioso que sacar de una página en blanco o algo brillante que descubrir en una que necesita un poco de pulido. Cuando Jes no está conjurando o manteniendo oraciones, las devora, siempre hambrienta de más palabras.