Es un momento en la carrera profesional de todos que requiere una celebración.

No, no es una promoción o una gran presentación para el equipo ejecutivo, aunque también son cosas buenas.

Es en el momento en que su cuenta de Gmail llega a Inbox Zero, el fenómeno empresarial en el que su bandeja de entrada permanece vacía o lo más vacía posible.

Aprenda a usar Gmail en su máximo potencial.

Seguro, podrías arriesgarte a archivar todos tus mensajes (no recomendado) y empezar desde cero, pero sin los consejos adecuados de organización de Gmail, tu bandeja de entrada estará repleta de mensajes nuevos y no leídos antes de que te des cuenta.

Sugerencias para la organización de Gmail: por qué es tan importante

¿Cuántos correos electrónicos diría que recibe en un día?

Según un informe de una tecnología En una empresa de investigación de mercado, el trabajador promedio enviará o recibirá 140 correos electrónicos comerciales al día en 2018. En una jornada laboral típica de ocho horas, eso es más de 17 correos electrónicos cada hora, o un correo electrónico casi cada cuatro minutos.

Considere cualquier correo electrónico personal o no deseado que también pueda ir a su cuenta de trabajo, y ese número podría superar fácilmente los 200 correos electrónicos por día. Imagínese cuánto más productivo podría ser si no tuviera que perder tiempo revisando todos esos correos electrónicos para determinar cuáles son los más importantes y requieren una respuesta inmediata.

5 consejos de organización de Gmail para ayudarlo a lograr sus objetivos Inbox Zero

Puede parecer un desafío imposible y puede llevar algún tiempo ajustarlo, pero organizar su cuenta de Gmail lo ayudará a reducir el estrés y administrar mejor su tiempo y sus prioridades.

A continuación, presentamos cinco sencillos consejos de organización de Gmail que puede utilizar para llegar a Inbox Zero y ser más productivo en el lugar de trabajo.

1. Seleccione su diseño para organizar Gmail

El primer paso para organizar su Gmail es para seleccionar su diseño preferido.

Cuando abra su bandeja de entrada, haga clic en el símbolo de engranaje en la esquina superior derecha y seleccione «Configuración». Luego, en la parte superior de la ventana de configuración, haga clic en la pestaña «Bandeja de entrada». Desde aquí, Gmail le ofrece cinco opciones de diseño para su bandeja de entrada.

• Predeterminado: este es el formato estándar que organiza su Gmail por fecha en que se recibe un correo electrónico. En esta vista, puede seleccionar diferentes categorías en las que se colocan sus correos electrónicos. Aparecen como pestañas en la parte superior de la pantalla y pueden ser útiles para determinar cuáles de sus correos electrónicos probablemente sean más importantes.
• Importante primero: en esta vista, Gmail intenta predecir qué correos electrónicos es más importante para usted. importante (señalado con un marcador amarillo) y muestra esos mensajes en una bandeja de entrada superior. Los mensajes menos importantes se muestran en una bandeja de entrada inferior en la parte inferior de la pantalla.
• No leídos primero: esta vista es similar a la opción Importante primero, sin embargo, su bandeja de entrada superior incluye mensajes que aún no ha abierto , mientras que la bandeja de entrada inferior incluiría todo lo demás.
• Destacados primero: tu vista Destacados primero también divide tu bandeja de entrada en dos campos y muestra solo los correos electrónicos que has destacado en la vista superior. Todo lo demás aparece en la segunda vista a continuación.
• Bandeja de entrada prioritaria: es como una combinación de todas las vistas. Gmail utiliza un análisis predictivo para determinar con qué correos electrónicos es más probable que interactúe en función de las acciones pasadas. Luego, coloca esos correos electrónicos en la vista superior.

Encontrar un diseño que funcione para usted lo ayudará a mantener su Gmail organizado.

2. Agregue un panel de vista previa a Organizar Gmail

La vista predeterminada de Gmail solo muestra el remitente, la línea de asunto y un poco de texto de vista previa antes de que la fila se quede sin espacio. En la mayoría de los casos, necesitará abrir el correo electrónico para determinar si es algo que realmente vale la pena leer.

Puede ahorrar tiempo y organizar su Gmail agregando un panel de vista previa. Haz clic en el símbolo del engranaje y en «Configuración» del menú desplegable. Luego, selecciona «Labs» en las pestañas que aparecen. Desplácese hacia abajo hasta «Panel de vista previa» y haga clic en habilitar. Guarde los cambios y luego tendrá la opción de ver una vista previa de cada correo electrónico que ingrese.

3. Cree etiquetas y carpetas personalizadas para organizar Gmail

En el lado izquierdo de su bandeja de entrada, verá una lista de etiquetas a las que puede agregar correos electrónicos para ayudar mantén tu bandeja de entrada organizada. ¿Pero sabías que también puedes crear etiquetas personalizadas en esta área?

Si seleccionas un mensaje o varios mensajes, puedes hacer clic en el botón en la parte superior de tu bandeja de entrada que parece una etiqueta de compra. Esto le permite asignar esos mensajes a etiquetas predefinidas que Gmail utiliza para mantener organizada su bandeja de entrada.

También puede crear etiquetas personalizadas en esta área seleccionando «Crear nuevo». Incluso tiene la opción de anidar etiquetas dentro de otras etiquetas, similar a crear subcarpetas al guardar archivos en su disco duro.

Incluso tiene la opción de codificar por colores sus etiquetas para distinguir aún más la prioridad. Por ejemplo, puede seleccionar rojo para una etiqueta llamada VIP en la que archiva todos los mensajes de su jefe.

Una vez que cree una etiqueta, notará que agrega una carpeta en la lista a la izquierda de su bandeja de entrada y agrega el nombre de la etiqueta junto a la línea de asunto. Ahora, cuando archive este mensaje, se moverá a esa carpeta específica.

Al personalizar sus opciones, es más fácil organizar sus carpetas de Gmail y mantener limpia su bandeja de entrada.

4. Crea filtros para organizar Gmail

Después de crear etiquetas personalizadas, puedes aplicar filtros a los mensajes para enviar ciertos correos electrónicos directamente a sus carpetas y mantenerlos fuera de tu bandeja de entrada general.

Por ejemplo, si sabe que todos los viernes recibirá un boletín de comunicaciones internas que realmente no tiene tiempo para leer, puede usar filtros para enviar ese mensaje a una carpeta específica donde puede consultarlo o eliminarlo. – más tarde.

Después de seleccionar el correo electrónico o los correos electrónicos que desea filtrar, haga clic en el botón «Más» en la parte superior de su bandeja de entrada y seleccione «Filtrar mensajes como este» en el menú desplegable. Desde allí, puede seleccionar filtrar los mensajes por remitente, línea de asunto, palabras clave y archivos adjuntos, entre otras cosas. Después de seleccionar sus criterios, haga clic en «Crear filtro con esta búsqueda» y seleccione la acción que desea que realice este filtro, como asignar una carpeta o etiqueta personalizada y omitir la bandeja de entrada. Cuando termine, haga clic en «Crear filtro».

Es importante tener en cuenta que también puede seleccionar que se aplique este filtro a todas las conversaciones que coincidan con los criterios, de modo que no tenga que crear filtros individuales para cada una.

5. Utilice la función Enviar y archivar para organizar Gmail

Ahora que ha organizado su bandeja de entrada de Gmail para archivar automáticamente ciertos correos electrónicos en carpetas personalizadas, realmente puede limpiar su bandeja de entrada archivando los mensajes al mismo tiempo que enviar respuestas.

Para activar esta función, haga clic en el ícono de ajustes y en «Configuración» en el menú desplegable. Desplácese hacia abajo y seleccione «Mostrar ‘Enviar & botón Archivar ‘en respuesta «. Guarde sus cambios.

Ahora, cuando responda a un mensaje, tendrá dos opciones de envío. Uno es un envío tradicional y el otro enviará el mensaje y enviará automáticamente la cadena de correo electrónico al archivo de Todos los correos. Si asignó una etiqueta al mensaje, en su lugar, irá a esa carpeta específica. Si alguien responde a su correo electrónico enviado, la conversación volverá automáticamente a su bandeja de entrada.

Activar esta función es una forma rápida y eficaz de despejar el desorden de su bandeja de entrada y mantener su Gmail organizado.

Seguir estos consejos de organización de Gmail puede hacer que Inbox Zero sea posible

Inbox Zero no solo será un sueño difícil de alcanzar si sigues estos sencillos consejos de organización de Gmail.

Pero al igual que cualquier atajo, necesita encontrar un sistema que funcione para usted. Si uno de estos métodos le dificulta encontrar mensajes archivados o realizar un seguimiento de las conversaciones importantes, pruebe con algo más. Una vez que encuentre los procedimientos que tienen sentido para su rutina diaria, su bandeja de entrada será una máquina bien engrasada.

Aumente su productividad de Gmail

La mayoría de las personas entienden cómo usar los conceptos básicos de su bandeja de entrada de Gmail, pero ¿qué pasa con los consejos y trucos esenciales que podrían hacer su vida más fácil, su trabajo más eficiente y sus interacciones más exitosas? Hemos reunido once trucos que existen tanto en Gmail como a través de las extensiones externas de Google Chrome, que le mostrarán cómo usar mejor Gmail. Estos trucos le permitirán mejorar su bandeja de entrada, ahorrar tiempo y escalar su negocio. Haga clic en la foto de abajo para aprender a usar Gmail.