Desde el momento en que un nuevo empleador contrata a su primer empleado, se abre un mundo completamente nuevo de logística de nómina, formularios de impuestos del IRS y otras responsabilidades nuevas. Si bien contratar a su primer empleado es un momento emocionante (¡su negocio está creciendo!), Es importante manejar sus nuevas responsabilidades.

Dicho esto, sabemos que algunas de esas responsabilidades pueden parecer abrumadoras. Analizar los formularios de impuestos y la retención de FICA no es algo natural para muchos propietarios de pequeñas empresas, y el sitio web del IRS tampoco es tan útil.

Es por eso que escribimos esta guía, junto con otras, para simplificar y explique el nuevo mundo de los impuestos sobre la nómina, los informes y los formularios del IRS.

Aquí, estamos hablando del Formulario W-3 del IRS, la transmisión de declaraciones de salarios e impuestos. Explicamos todo lo que los empleadores nuevos y experimentados deben saber, incluido:

• Qué es el Formulario W-3
• Por qué la Administración del Seguro Social (SSA) y el IRS requieren que los empleadores presenten it
• Cómo saber si necesita presentar el Formulario W-3
• Cuándo y cómo enviar el Formulario W-3

¿Qué es el Formulario? ¿W-3?

Si solo necesita el flaco, estos son los puntos principales que debe saber sobre el Formulario W-3:

• Lo que se informa en el Formulario W-3: Total salarios e impuestos de los empleados retenidos
• Cuándo se presenta: anualmente
• Quién debe presentar la declaración: la mayoría de los empleadores en los EE. UU.

En pocas palabras, el Formulario W-3 es un documento utilizado por el IRS y el Seguro Social Administración (SSA) para resumir y transmitir los formularios W-2 de un empleador.

El IRS y la SSA usan el Formulario W-3 para rastrear los sueldos, salarios, comisiones, propinas y otras compensaciones que los empleadores pagan en todo el año. El formulario también informa el ingreso total y los impuestos de la Ley de Contribución al Seguro Federal (FICA) retenidos de los cheques de pago de los empleados.

Detalles del formulario W-3, entre otra información:

• Ingreso total y salario pagado (a todos los empleados) por un empleador
• La porción total de esa nómina que está sujeta a impuestos de Seguro Social y Medicare
• El impuesto total (tanto sobre ingresos como FICA) retenido de ese pago

¿En qué se diferencia el Formulario W-3 del Formulario W-2?

Los Formularios W-3 y W-2 son extremadamente similares. Proporcionan gran parte de la misma información, y cada empleador que debe presentar uno o más formularios W-2 también debe presentar el formulario W-3.

La diferencia clave es que el formulario W-2 informa información como el total salarios e impuestos retenidos para cada empleado. El formulario W-3, por el contrario, informa los salarios totales, los salarios sujetos a impuestos y los impuestos retenidos para un empleador.

En resumen, el formulario W-2 le dice al IRS y a la SSA cuánto pagó y retuvo por Jane a lo largo del año: el formulario W-3 les indica cuánto pagó y retuvo en total para todos sus empleados.

¿En qué se diferencia el formulario W-3 del formulario W-4?

Por otro lado, el formulario W-4 se considera parte de todos los trámites de contratación nueva. Siempre que incorpore a un nuevo empleado, los empleadores son responsables de que llenen un formulario W-4 y lo envíen al Directorio estatal de nuevos empleados correspondiente. Puede encontrar el directorio correcto para su estado aquí.

La información que brindan los nuevos empleados cuando completan un formulario W-4 le indica cuánto impuesto sobre la renta retener de cada uno de los cheques de pago del empleado.

No está obligado a hacerlo, pero muchos empleadores optan por que los empleados llenen un nuevo formulario W-4 cada año, para asegurarse de que está reteniendo la cantidad correcta.

Por qué el IRS y La SSA requiere que los empleadores presenten el Formulario W-3

Cuando las personas presentan su declaración anual de impuestos, informan el ingreso total que han ganado, los impuestos ya pagados (generalmente a través de la retención del empleador) y los impuestos adeudados (o adeudados). a reembolsar). Tanto el IRS como la SSA tienen un gran interés en garantizar que las personas informen con precisión todos los ingresos que reciben durante el año, por lo que requieren que los empleadores presenten formularios W-2 para cada empleado.

De manera similar, Para realizar un seguimiento de todos los salarios pagados, los ingresos y los impuestos FICA retenidos por un empleador, la SSA requiere que el Formulario W-3 actúe como portada y compilación de todos los formularios W-2 incluidos.

Sin embargo, ¿qué son las retenciones y los impuestos FICA?

Entonces, tal vez haya oído hablar de las retenciones de impuestos sobre la renta y los impuestos FICA, pero ¿tiene muy claro cuáles son? Si la respuesta es «No», retrocedamos un paso y expliquemos.

Cuando se trata de impuestos sobre nómina y nómina, existen tres tipos principales de impuestos:

• Retención de impuestos: estos son los impuestos que retiene del sueldo de su empleado e incluyen tanto el impuesto sobre la renta estándar como la parte del empleado de los impuestos FICA. Es su trabajo retener estos impuestos y depositarlos ante la autoridad fiscal correspondiente. Estos son parte de lo que se informa en el Formulario W-3.
• Impuestos del empleador: como su nombre lo indica, usted, el empleador, paga la totalidad de estos impuestos.
• Impuestos compartidos: estos impuestos se dividen (generalmente 50/50) entre usted y sus empleados. Los impuestos al Seguro Social y al Medicare (o FICA) son algunos de los impuestos compartidos más notables. El total de todas las contribuciones de sus empleados a estos impuestos también se informa en su formulario W-3.

Los impuestos sobre la renta representan la mayor parte de la base impositiva del IRS. Los impuestos FICA, por otro lado, se pagan al Seguro Social y Medicare (también conocido como programa de red de seguridad social) dentro de la SSA.

La tasa de impuesto sobre la renta de cada empleado varía según sus ingresos anuales, dependientes calificados, preferencia y otros factores. Es por eso que deberá recopilar el formulario W-4 de cada empleado. El formulario le indica cuánto impuesto sobre la renta deducir de cada cheque de pago.

Las tasas impositivas estándar de la FICA de 2019 suman un 7,65% para cada parte, incluidos el empleador y el empleado. El desglose se ve así:

• 6.2% de impuesto al Seguro Social (también llamado OASDI)
• 1.45% de impuesto al Medicare

Es importante Tenga en cuenta que el impuesto al Seguro Social solo se aplica a los primeros $ 132,900 que gana un empleado en el año. Una vez que sus ingresos superan ese umbral, usted o el empleado no incurren en ningún impuesto adicional al Seguro Social.

Por el contrario, los empleados que ganan más de un umbral de ingresos establecido deben pagar un impuesto adicional de Medicare del 0,9% sobre las ganancias superiores a $ 200,000 para los que presentan la declaración como soltero o $ 250,000 para los que presentan una declaración conjunta con su cónyuge. Recuerde: El impuesto adicional al Medicare lo paga solo el empleado y no el empleador.

¿Tengo que enviar el Formulario W-3?

En resumen, si debe presentar uno o más formularios W-2 para empleados, entonces también debe presentar el Formulario W-3 ante la Administración del Seguro Social (SSA). Para desglosarlo, si usted:

• Retuvo cualquier impuesto sobre ingresos, Seguro Social o Medicare de los salarios de los empleados
• Pagó $ 600 o más en salarios, incluso si no retener cualquier impuesto a la renta, al Seguro Social o al Medicare

Luego, debe presentar tanto el Formulario W-2 como el Formulario W-3.

¿Necesito enviar el formulario W-3 a los empleados?

Aquí tiene una respuesta fácil: No. Los empleadores deben enviar a cada empleado su formulario W-2 respectivo antes del 31 de enero de cada año, pero no envían el formulario W-3 a cualquier persona que no sea la Administración del Seguro Social (SSA).

Cómo completar el Formulario W-3

Si se encuentra entre la gran mayoría de empleadores que deben presente los formularios W-2 y, por lo tanto, el formulario W-3, hablemos de cómo y cuándo lo hará. Para completar el Formulario W-3, deberá tener esta información a mano:

• Los detalles de su empresa, incluido el número de identificación del empleador (EIN), dirección legal y otro contacto información
• Salarios totales (salario, propinas, comisiones y otras compensaciones) pagados a los empleados durante el año anterior
• Salarios totales sujetos a impuestos para el Seguro Social y Medicare
• Total de impuestos retenidos, tanto federales como estatales
• Total de impuestos del Seguro Social retenidos
• Total de impuestos de Medicare retenidos

La buena noticia es que la mayoría de las Los sistemas (incluido Wave) realizan un seguimiento de toda esta información por usted. Cuando llega el momento de la declaración de impuestos, puede obtener estos detalles de manera rápida y sencilla y más.

Presentar formularios W-2

El formulario W-3 informa el total de salarios, salarios imponibles e impuestos su negocio retenido durante todo el año. Pero su propósito principal es actuar como una «portada» para sus formularios W-2.

Los empleadores también deben presentar el Formulario W-2, que detalla la misma información que el Formulario W-3, pero desglosado por empleado, por cada empleado que tuvo durante el año. Cuando llegue el momento, presentará un formulario W-2 para cada empleado junto con un formulario W-3 para resumirlos todos.

Cuándo enviar el Formulario W-3

El Formulario W-3 es una presentación anual, por lo que el IRS y la SSA requieren que los empleadores lo llenen y presenten una vez al año. La fecha límite anual para presentar el Formulario W-3 ( junto con todos los formularios W-2 correspondientes) es el 31 de enero.

Recuerde: También debe enviar copias de los formularios W-2 a sus empleados antes de la misma fecha límite.

Enviar el Formulario W-3 al gobierno

Los empleadores tienen algunas opciones para elegir cuando llegue el momento de enviar el Formulario W-3:

• Presentación electrónica en línea
• Envíe su formulario por correo
• Trabaje con un contable para presentar la solicitud por usted
• Cualquier combinación de las opciones anteriores ons

Nota: Los empleadores que necesitan presentar más de 250 formularios W-2 en un año deben presentar el formulario W-3 de forma electrónica en línea. En 2021, ese umbral máximo bajará a 100 o más. A partir de 2022, el número máximo de formularios se reduce a 10 o más.

Presentación electrónica en línea

Según la SSA, la presentación electrónica es más rápida, más precisa y más segura . Y recuerde: si está presentando más de 250 formularios W-2 (para 2019) junto con su Formulario W-3, debe presentarlo en línea.

Para presentar el Formulario W-3 en línea, utilizará el portal de Servicios comerciales en línea (o BSO) de la SSA.Al usar el portal de la BSO, tendrá dos opciones para completar el Formulario W-3:

• Cree una versión completa del formulario e imprima copias para enviar O
• Cargue archivos de salarios desde su software de impuestos o nómina (BSO generará automáticamente el Formulario W-3 correspondiente).

Cuando se trata de pagar su retención anual y saldo de impuestos FICA y hacer depósitos en línea, puede usar el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS).

Si elige trabajar con un profesional de impuestos o un software de impuestos, el IRS recomienda realizar sus pagos mediante Retiro electrónico de fondos (o EFW). Esta opción le permite presentar electrónicamente y autorizar el pago en un solo paso.

Envíe su formulario por correo

Si bien la SSA prefiere que los empleadores presenten la declaración en línea, las pequeñas empresas también tienen la opción de enviar por correo en el Formulario W-3 junto con todos sus formularios W-2 y los pagos de impuestos correspondientes.

Antes de enviar su formulario y pago por correo, deberá solicitar copias impresas de los Formularios W-2 y W- 3 del IRS. Nota: estos formularios no se pueden descargar del sitio web del IRS y luego enviarlos por correo; debe solicitar copias impresas a la SSA.

Una vez que haya pedido y completado los formularios, puede enviarlos por correo al dirección que se indica a continuación (así como en la página 5 de las Instrucciones para los formularios W-2 y W-3):

Administración del Seguro Social

Centro de operaciones directas

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Nota: Si necesita enviar los formularios durante la noche para cumplir con la fecha límite (generalmente a través de transportistas privados como Fedex o UPS), deberá enviarlos a este dirección en su lugar:

Centro de operaciones de datos

ATTN: Proceso W-2

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Trabaje con un contador para que presente la declaración en su nombre

La última opción que tienen los empleadores para presentar el Formulario W-3 y cualquier pago o depósito pendiente es trabajar con un profesional de impuestos que puede manejar tanto la presentación como el depósito por usted. Ambos se hacen a menudo a través del sistema de Retiro Electrónico de Fondos (EFW) al que se hizo referencia anteriormente.

Conclusión

Uf, hoy cubrimos mucho sobre el Formulario W-3 del IRS. Para una referencia rápida, estos son los puntos principales que los empleadores como usted deben saber:

• El formulario W-3 informa el salario total y los salarios pagados a todos sus empleados, junto con los ingresos totales y los impuestos FICA retenido durante el año anterior
• Todo empleador que presente uno o más formularios W-2 también debe presentar el formulario W-3
• Solicite copias impresas del formulario en el sitio web del IRS y archivo a través del portal BSO de la SSA