La gestión del alcance del proyecto es un proceso definido para completar un proyecto temporal. Es un elemento esencial para la función de cualquier equipo, asegurando la máxima eficiencia, eliminando trabajos innecesarios o redundantes, y manteniendo un equipo en la misma página en cada paso del camino. El alcance del proyecto también ayudará a gestionar las expectativas del cliente y a mantener el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión del alcance del proyecto se refiere a un conjunto de procesos que deben ser completado con el fin de entregar un «proyecto», que podría ser un producto, servicio o resultado con características o funciones específicas. Scope Management se enfoca en «cómo llegamos allí» o quizás más exactamente «¿qué pasos tomamos para llegar allí?» Estos pasos están definidos y mapeados para que los gerentes y supervisores del proyecto puedan determinar la cantidad de trabajo necesario y dónde enfocar los esfuerzos del equipo para completar el proyecto.

La gestión del alcance del proyecto no debe confundirse con el producto. Gestión del alcance, que se centra más en los requisitos funcionales del producto / servicio / resultado. Este tipo de alcance define qué es el producto, cómo se verá y cómo funcionará, ya sea el producto como un todo o un componente del producto.

La gestión del alcance del proyecto incluye tres procesos:

• Planificación: se define el proyecto y se determina el trabajo (o procesos) necesarios para entregarlo.
• Control: esto implica el seguimiento, la gestión y el seguimiento del progreso de un proyecto, incluido el seguimiento de la documentación, el avance del alcance, el seguimiento del trabajo durante cada fase y la desaprobación / aprobación de cualquier cambio en el camino.
• Cierre: esta es la parte de «conclusión» del proceso, que implica una auditoría de los entregables del proyecto y el acceso a los resultados del producto final contra el plan original definido.

Aquí hay un ejemplo de un plan de gestión del alcance del proyecto:

Fuente: MindGenius

También puede formatear los planes de Gestión del Alcance del Proyecto como guías. Se pueden encontrar ejemplos adicionales aquí.

Determine la declaración del alcance de su proyecto

La declaración del alcance es donde identificará el trabajo que debe realizarse para completar el proyecto. Define sus objetivos y dirige los procesos para completar el proyecto. También puede ver la declaración de alcance denominada «declaración de trabajo» o «término de referencia».

Tener una declaración de alcance clara garantizará que todos sepan qué esperar, que se tomen todos los pasos necesarios. , y que el proyecto se complete con éxito a tiempo y dentro del presupuesto.

La declaración del alcance debe incluir una lista de todo lo necesario para crear el marco para el proyecto, incluyendo: objetivos del proyecto, entregables, características, funciones, tareas , plazos y costos.

El gerente del proyecto, trabajando junto con los líderes del equipo y las partes interesadas, debe desarrollar la declaración del alcance, asegurándose de lo siguiente:

• Incluye solo el trabajo (alcance) requerido;
• Cada paso del proyecto se puede completar a tiempo, y
• Que el proyecto se puede completar dentro del presupuesto asignado.

La declaración del alcance debe incluir:

1. Los límites del proyecto (qué está y qué no está incluido)
2. Las responsabilidades de cada equipo y los miembros individuales del equipo
3. Los procedimientos para completar cada paso del proyecto
4. Cómo se verificará y aprobará cada paso

Por qué el proyecto La declaración de alcance es esencial

No realizaría un viaje largo por carretera sin un mapa. La declaración del alcance del proyecto es como un mapa que se usa para llegar de principio a fin. Sin esta declaración, los miembros del equipo no pueden tener claro qué se supone que deben hacer y cuándo. También es más probable que no cumpla con los plazos, cometa errores y se exceda del presupuesto.

La declaración del alcance también se convierte en parte de su documentación esencial, lo que demuestra que todas las partes fueron informadas y firmaron el proyecto antes de que comenzara cualquier trabajo. . Necesita una declaración de este tipo para proteger sus intereses en caso de disputas con el cliente, contratistas, subcontratistas o trabajadores.

A continuación se muestra un ejemplo de declaración del alcance del proyecto:

Fuente: Example.com

Se pueden encontrar ejemplos adicionales de declaraciones de alcance del proyecto aquí.

Gestión de proyectos pasos

La gestión del alcance del proyecto requiere una serie de pasos para garantizar que se implementen los procesos correctos. En general, hay 6 pasos que se pueden aplicar a casi cualquier industria o tipo de proyecto, ya sea un producto nuevo, un sistema de red de computadoras, un software / hardware de computadora, un proyecto de ingeniería, un proyecto de construcción o un nuevo departamento dentro de una organización.

Planificar la gestión del alcance

Este primer paso implica planificar el proceso y crear un plan de gestión del alcance. El objetivo de este paso es determinar cómo se definirá, administrará, verificará y controlará el alcance.

Hay 4 partes principales del plan de gestión del alcance:

• Requisitos
• Declaración de alcance
• Programa de desglose del trabajo
• Diccionario de la EDT (estructura de desglose del trabajo)

Recopilar requisitos

Este segundo paso establecerá lo que se debe lograr durante el proyecto. Deberá recopilar los requisitos de todas las partes interesadas, que pueden incluir el cliente, la alta dirección, los inversores, los reguladores gubernamentales, los vecinos o los propietarios de tierras cercanas. Usted determinará el cronograma del proyecto, la asignación de recursos y establecerá los objetivos del proyecto.

Hay 5 categorías de requisitos del proyecto:

• Requisitos comerciales
• Requisitos de las partes interesadas
• Requisitos del producto
• Requisitos de transición
• Requisitos de calidad

Definir el alcance

Este paso implica determinar el alcance del trabajo que se involucrará para entregar el proyecto. Debe describir los pasos que se tomarán para cumplir con las metas y objetivos del proyecto.

Defina el alcance del proyecto identificando:

• Objetivos del proyecto
• Metas
• Subfases
• Tareas
• Recursos
• Presupuesto
• Programación

En esta fase también establecerás los parámetros del proyecto. En otras palabras, debe definir exactamente qué está incluido en el proyecto y qué no. Esto asegura que el cliente, las partes interesadas, la alta gerencia, el gerente de proyecto y los miembros del equipo estén al tanto de lo que se espera.

Crear WBS

La estructura de desglose del trabajo (WBS) implica subdividir los entregables del proyecto en unidades más pequeñas. Básicamente, divide el proyecto en fases, incluidas las tareas necesarias para completar cada fase.

Si estuviera construyendo una casa, las fases de WBS podrían incluir:

• Diseño: creación de planos / planos y realización de cambios en los planos
• Estructural: excavación, cimientos de vertido, marcos, paneles de yeso y vigas de techo
• Servicios públicos: plomería, electricidad y HVAC
• Acabados: pintura, ventanas, techos, revestimientos y jardinería

Un ejemplo de WBS:

Fuente: Lucidchart

5. Validar Alcance

Este paso tiene que ver con formalizar la aceptación de entregables. Esta fase no se ocupa de los entregables en sí, sino de cómo se aceptarán y aprobarán. El objetivo de esta fase es evitar que las partes interesadas decidan que las cosas deberían haberse hecho de manera diferente después de que se haya completado el proyecto.

Validar el alcance debe incluir:

• Si los entregables del proyecto ¿Se aceptan?
• ¿Quién acepta los entregables del proyecto?
• ¿Bajo qué condiciones se aceptarán los entregables?

Alcance del control

Esto se refiere al proceso de monitorear el progreso y administrar los cambios que surgen durante el proyecto. Supervisa la «fuga de alcance», que ocurre cuando se agregan / cambian tareas adicionales, sin realizar los cambios necesarios en el alcance en términos de cronograma, costos y recursos. Esta es una parte esencial del proceso, ya que los cambios pueden resultar en una pérdida de tiempo. costos excesivos y requerirá la reasignación de activos y mano de obra.

Diez consejos para una planificación y gestión de proyectos exitosas

La planificación de cualquier proyecto requiere una gestión sólida del alcance del proyecto. Debe tener un plan claro para que todas las partes involucradas sepan qué esperar y cuáles serán sus roles.

Aquí hay 10 consejos finales para tener una gestión exitosa del alcance del proyecto:

1. Comprenda el proyecto: usted debe identificar y comprender los intereses, necesidades y metas del cliente y tener una comprensión firme de los objetivos del proyecto.
2. Identificar los requisitos del proyecto: para saber qué recursos se necesitan, debe identificar los requisitos para completar el proyecto. Luego, deberá preparar un té m, defina roles y asigne tareas.
3. Contrate a un gerente de proyecto calificado: el mejor plan del mundo se derrumbará si no tiene el gerente de proyecto adecuado. Deben ser expertos en la gestión de un equipo, con una comprensión clara de cómo asignar las tareas en función de las habilidades y personalidades de cada persona.
4. Definir hitos: para completar un proyecto, debe definir las fases clave de un proyecto o hito. También debe definir cómo evaluar y aprobar cada fase / hito.
5. Mantener las comunicaciones: debe poder comunicarse con las partes interesadas, el gerente del proyecto, los supervisores, los contratistas y los miembros del equipo para discutir problemas y cambios para que todos permanezcan en la misma página.
6. Identifique las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo: ser consciente de las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo hará que el equipo sea más eficiente para que pueda cumplir con los requisitos del proyecto.
7. Aproveche la gestión herramientas: hay muchos recursos en el software de gestión de proyectos en línea. Estas herramientas pueden ser una plataforma centralizada para rastrear, administrar, compartir y comunicarse con todos los involucrados en el proyecto.
8. Practique la gestión de riesgos: la gestión de riesgos potenciales es esencial para identificar amenazas potenciales y evitar errores y sobrecostos que podrían descarrilar un proyecto.
9. Entregables de prueba: para entregar un proyecto con éxito, necesita desarrollar pruebas en hitos críticos. Esto asegurará que se cumplan los requisitos de cada paso.
10. Evaluación del proyecto: una vez que se completa un proyecto, el director del proyecto debe revisar y evaluar los diversos componentes del proyecto y el proyecto en su conjunto. El objetivo es identificar los éxitos y las áreas en las que se pueden realizar mejoras para evitar errores en proyectos futuros.

Mejorar su conjunto de habilidades de gestión de proyectos

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