Con más del 50% de la población mundial que posee y usa un dispositivo móvil, teléfono celular el uso se ha convertido en algo natural para la mayoría.

Desde revisar correos electrónicos y enviar mensajes de texto hasta realizar videoconferencias, muchos profesionales confían en los teléfonos celulares como su oficina móvil. Si usted es propietario de una empresa que dirige una empresa exitosa, es probable que tenga varios empleados que utilizan sus dispositivos móviles para trabajar.

¿Cuánto de ese dinero debe devolver? ¿Qué uso personal del teléfono celular se considera «relacionado con el trabajo»? ¿Y cómo mides estos factores? Aquí desglosaremos las leyes más recientes sobre reembolso de teléfonos celulares y cómo garantizar que tanto usted como sus empleados reciban un trato justo.

Leyes para el reembolso de teléfonos celulares

Oferta de teléfono celular El reembolso no se trata solo de ser un jefe de buen corazón. En realidad, existen leyes que regulan a qué tienen derecho los empleados cuando se trata de compensación por el uso personal del teléfono celular. Algunos incluso lo comparan con las horas extras no autorizadas.

Estas leyes protegen tanto a los empleados como a los empleadores. Sin un estipendio, los miembros del personal pueden demandar a sus empleadores por los costos asociados. Por otro lado, los empleados pueden ser responsables de comprometer la seguridad de la información de la empresa.

Si bien estas leyes varían de un estado a otro, California está liderando el camino en esta tendencia creciente. Estos cambios se produjeron inmediatamente después de un controvertido caso judicial: Cochran vs. Schwan «s Home Services.

Durante este caso histórico, el Tribunal de Apelaciones de California presentó una demanda colectiva en nombre de 1,500 servicios al cliente gerentes. La base del caso fue que estos empleados no fueron reembolsados por los gastos incurridos por uso relacionado con el trabajo.

La advertencia es que, en California, independientemente de si el empleador aprueba el uso personal del teléfono celular para los empleados , si se incurre en gastos, tienen que pagar. Si bien esto puede parecer injusto para algunos, es la ley de California.

Otro aspecto controvertido de esta ley es que los empleados merecen un reembolso incluso si el uso relacionado con el trabajo ¡no les costó ni un centavo! Si el empleado tiene minutos o datos ilimitados, el empleador aún debe pagar «un porcentaje razonable de la factura del teléfono celular del empleado».

La defensa es que la empresa está transfiriendo sus gastos operativos al empleado. Una cosa que aún permanece sin saber ermined es lo que constituye un porcentaje razonable? Esta pregunta dificulta que los empleadores decidan qué tipo de reembolso de teléfono celular crear y cómo protegerse contra las ramificaciones legales.

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¿Cómo abordar los desafíos de reembolso de teléfonos celulares?

Con tantas leyes diferentes y expectativas poco claras, ¿cómo pueden las empresas crear una política de reembolso de teléfonos celulares razonable y compatible?

Algunos están llegando a prohibir los teléfonos celulares en el lugar de trabajo, para evitar el riesgo y las complicaciones asociadas con la creación de políticas y estipendios. La desventaja es que esto podría afectar la productividad de los empleados y la moral de la empresa.

En lugar de resignarse a ser «maldito si lo hace y maldito si no», examinemos diferentes formas de abordar el problema Debate sobre reembolso de teléfonos celulares.

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• Pagar a los empleados «la factura completa del teléfono celular

Si bien esta es una solución impopular para muchos empleadores, para algunos, se trata más de tranquilidad. Con solo pagar las facturas del teléfono celular de su personal, está evitando cualquier problema legal complicado o debates prolongados y prolongados sobre los porcentajes.

Algunas empresas prefieren no jugar al juego de las monedas de cinco y diez centavos, y en su lugar, solo paga el monto total. Esto es especialmente adecuado para empresas cuyos empleados utilizan sus teléfonos personales para trabajar de forma regular. La principal desventaja de esta opción es obvia: el costo. Dependiendo del tamaño de la empresa y la cantidad de empleados, pagar varias facturas de teléfono celular podría resultar bastante costoso.

• Exigir a los empleados que demuestren el uso del teléfono celular

La prueba está en el pudín y muchos empleadores quieren ver exactamente lo que sus empleados reclaman como gastos relacionados con el trabajo.

En esta situación, las empresas crean una política que requiere que el personal demuestre cualquier uso y gastos del teléfono celular. Como puede imaginar, este enfoque se vuelve bastante tedioso y consume mucho tiempo.

Una solución es calcular el tiempo promedio dedicado a proyectos relacionados con el trabajo y luego pagar esa parte de la factura total del teléfono celular del empleado. Incluso esto puede llevar un tiempo y una energía valiosos que se gastan mejor en otra parte.

La ventaja de este enfoque es que los empleadores solo pagan por lo que los empleados realmente usan.Esta también se considera la forma más precisa de calcular un porcentaje razonable de uso, si tiene el tiempo y la paciencia para hacerlo.

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• Pagar a los empleados una cantidad fija

Para aquellas empresas que buscan reducir los costos administrativos, simplemente pagar a los empleados una cantidad fija es una opción viable. Pero recuerde, los empleados deben estar de acuerdo con esta cantidad, y debe estar claramente descrita en la política.

Si los empleados se sienten con derecho a una cantidad superior a la fija, muchas empresas les exigen que presenten pruebas. El mayor beneficio de este enfoque es que el costo es relativamente estable. Esto hace que sea más fácil para los empleadores presupuestar y asignar fondos para cubrir el reembolso del teléfono celular. El mayor inconveniente de esta forma de reembolso de teléfonos celulares es la zona gris que existe entre la cantidad fija y lo que los empleados sienten que tienen «derecho». Al utilizar este método, las empresas abren la puerta a innumerables discrepancias, que pueden volverse problemáticas. tanto financiera como legalmente.

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• Crear cuentas de gastos de teléfonos celulares

Las cuentas de gastos son algo común en las grandes corporaciones que requieren que los empleados viajen y se relacionen como parte de la descripción de su trabajo. ¿Por qué no agrupar el uso de teléfonos celulares bajo el paraguas de las cuentas de gastos?

Esto significa que a los empleados se les paga por su cantidad de uso personal del teléfono celular relacionado con el trabajo, por un centavo. Esto coloca la responsabilidad en el empleado.

Para los empleadores, esto significa más trabajo administrativo, lo que puede aumentar los costos generales. También es difícil calcular una cifra real en términos de uso de teléfonos celulares para los empleados planes de datos ilimitados.

• Emitir teléfonos de empresa

Esta es una opción popular para una amplia gama de empresas. Proporcionar a los empleados un teléfono celular de la empresa significa que los gastos ya están calculados.

Si el empleado elige usar su dispositivo móvil personal, ¡eso está en ellos! Usted ha proporcionado un teléfono celular específicamente para ese propósito. Por otro lado, los empleadores ahora tienen la tarea de asegurarse de que los empleados no estén usando el teléfono de la empresa para uso personal.

La buena noticia es que el empleador tiene acceso a todos los registros de teléfonos celulares y puede controlar los Los empleadores también pueden estar tranquilos sabiendo que sus empleados tienen las herramientas necesarias para completar el trabajo. Las empresas también deben considerar el costo cuando se trata de comprar teléfonos en toda la empresa. Tampoco hay garantía de que los empleados traten los teléfonos entregados con cuidado. Las empresas corren el riesgo de que los empleados dañen, pierdan o les roben teléfonos de la empresa; esto agrega costos de reemplazo a la ecuación.

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¿Qué son las políticas de traiga su propio dispositivo (BYOD)?

BYOD, o traiga su propio dispositivo, las políticas son cada vez más comunes en los entornos de trabajo. Bajo estas políticas, muchos empleadores pagan entre $ 30 y $ 50 por mes para las facturas de teléfonos celulares de los empleados. Esta cifra varía según la empresa y la política pactada.

Estos pagos se conocen como estipendios móviles. Los empleadores consideran varios factores al redactar políticas responsables para el reembolso de los candidatos y determinar los montos de los estipendios. Estos son solo algunos:

• Tarifas del operador
• Gastos generales de administración de dispositivos móviles
• Compras de dispositivos nuevos
• Software de administración de gastos de dispositivos móviles

Pero estas políticas BYOD cubren mucho más que solo las facturas del teléfono celular. También abordan las medidas de seguridad que mantienen la información de los empleados y la empresa segura y confidencial.

Argumentos finales

No existe un enfoque único para el reembolso de teléfonos celulares para los empleados.

Los empleadores deben proteger sus intereses legales, así como su integridad. A continuación, se incluyen algunas cosas que se deben tener en cuenta al considerar qué tipo de política de reembolso de teléfonos celulares es mejor para su empresa:

Calcule el costo

Como ocurre con la mayoría de las cosas en la vida, todo se reduce al dinero. ¿Cuál de estas opciones tiene más sentido financiero para su empresa?

• Si tiene la mano de obra, la forma más precisa de ofrecer reembolsos de teléfonos celulares es crear cuentas de gastos u ofrecer una cantidad fija.
• Si el dinero no es un problema, emita teléfonos celulares de la empresa o simplemente pague la factura completa de sus empleados .

Siéntese y analice números antes de decidirse por una solución.

Cree una política de reembolso de teléfonos celulares fácil de entender

Wh Independientemente de la política de reembolso de gastos que elabore, asegúrese de que las pautas sean muy claras.

• Incluya un esquema detallado de las expectativas de la empresa.
• Cuánto está dispuesto a pagar y cómo se calculará ese porcentaje.
• Si opta por proporcionar teléfonos móviles de la empresa, esté preparado para supervisar su uso y sea explícito sobre qué es el uso relacionado con el trabajo aprobado.

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¿Cómo puede ayudar Fyle con los estipendios para teléfonos celulares?

En el acelerado mundo actual, todo el mundo tiene la nariz metida en sus teléfonos durante la mayor parte del día. No es de extrañar que el reembolso de los teléfonos móviles se haya convertido en un tema candente. Sin embargo, la pregunta sigue siendo, ¿cuánto de eso es para uso personal y cuánto está relacionado con el trabajo? Esta es la pregunta que las empresas de todo el mundo están tratando de responder.

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