lomalähetyssähköpostin lähettäminen on moderni, muodollinen tapa pyytää muutama päivä vapaata tietystä syystä. Työntekijät saavat vuosittain tietyn määrän sairaus- ja lomavapaita yrityksen politiikan mukaan. Ennen kuin lähetät lomahakemuksen sähköpostin, tutustu yrityksesi lomakäytäntöihin. Tämä varmistaa, että teet pyynnön oikein.

Jätä pyynnön sähköpostit

Miksi sinun pitäisi lähettää lomapyyntö sähköpostiviesti

Vapaapuhelupyyntö on virallinen sähköinen asiakirja, josta ilmoitetaan esimiehillesi ja työnantajillesi että aiot pitää tauon tietystä ajasta. Sinulla on oltava perusteltu syy lomalle, jos haluat työnantajien hyväksyvän pyyntösi.

Olitpa sitten halunnut kirjoittaa henkilökohtaisen tai sairauslomaa koskevan sähköpostin, on tärkeää, että pyyntö on kirjallinen. Tässä ovat tärkeimmät syyt, miksi lähetät tämän sähköpostin:

Asiakirjoja varten

Jos et halua joutua vaikeuksiin, sinulla on oltava lomahakemuksen sähköpostiosoite ja kaikki vastaukset siihen dokumentoidaan. Tämän tekeminen säilyttää sinun ja yrityksesi oikeudet, jos konflikteja tai erimielisyyksiä syntyy. Tällöin voit näyttää sähköpostit todisteena siitä, että sait hyväksynnän ennen lomalle lähtöä.

Yrityksesi hyväksymismenettelyihin

Useimmilla yrityksillä on omat hyväksymismenettelyt lähtee. Tarkista, onko sinun lähetettävä painettu kopio vai riittääkö lomapyynnön sähköposti. Tällä tavalla et riko mitään yrityksen sääntöjä.

Syyt lomapyynnön kirjoittamiseen

Työntekijät lähtevät lomasta eri syistä. Kun yrität tarkistaa näiden kirjeiden näytteet, saatat nähdä sairauspäivän sähköpostinäytteitä, henkilökohtaisen päivän sähköpostinäytteitä ja paljon muuta. Syy, jonka ilmoitat sähköpostissasi, voi olla:

• Vuosiloma: Tämä on yleisin syy, jonka työnantajat näkevät lomapyynnöissä. Suurin osa työntekijöistä saa vuosittain tietyn määrän päiviä, jotka he voivat käyttää erikseen tai kaikki samanaikaisesti.
• Loma- tai lomaloma: Useimmille yrityksille tämä on sama kuin vuosiloma. Mutta korkeilla tehtävillä olevilla henkilöillä voi olla erillinen loma- tai lomaloma.
• Sairausloma: Lähetä sairauslomaviesti, jos et voi tulla töihin sairauden tai vamman takia. Yrityksesi käytännöistä riippuen joudut ehkä toimittamaan lisätietoja tällaisesta lomasta.
• Palkaton loma: Vaikka saatat silti saada hyväksynnän tämän tyyppiselle lomalle, sinulle ei makseta sitä varten. Useimmat ihmiset käyttävät tämän tyyppistä lomaa, jos he ovat jo käyttäneet kaikki vuosilomansa.
• Hätäloma: Tätä kutsutaan myös lyhyeksi varoitusajaksi ja voit käyttää sitä hätätilanteissa.
• Poissaolovapaat: Tämän tyyppistä lomaa varten luopuisit velvollisuuksistasi, mutta olisit silti yrityksen työntekijä. Hyväksyminen tämän tyyppiseen lomaan riippuu syystäsi.
• Koulutusloma: Tämä on erityinen lomalaji, jossa yritys antaa työntekijöilleen mahdollisuuden ottaa vapaata työstä koulutustarkoituksiin, kuten käydä seminaareissa, kursseilla, ja vastaavat.
• Äitiysloma: Naiset saavat tämän tyyppistä lomaa ennen vauvan synnyttämistä ja sen jälkeen. Suurimman osan ajasta he saavat myös korvausta lomalla ollessaan.
• Korvaava loma: Työntekijät, jotka työskentelevät ylimääräisiä päiviä tai tunteja, voivat saada tämän tyyppistä lomaa.
• Myötätuntoinen loma: Tämän tyyppinen loma loma menee työntekijöille, jotka ovat kokeneet elämässään valitettavan tapahtuman, kuten henkilökohtaisen kriisin tai kuoleman.

Vinkkejä lomapyyntösi sähköpostin luomiseen

Monet työntekijät saattavat tuntea jonkin verran huolta, kun lomaa pyydetään. Mutta näin ei pidä olla, koska työntekijät ansaitsevat nämä lehdet, varsinkin jos he ovat olleet yrityksen palveluksessa jo huomattavan pitkän ajan.

Niin kauan kuin kirjoitat ammatillisen lomapyynnön ja sinä sinulla on perusteltu syy, työnantajallesi ei ole syytä kieltää pyyntöäsi. Tässä on joitain vinkkejä auttamaan sinua luomaan loistava lomahakemussähköposti:

Käytä kohteliasta ja miellyttävää ääntä

Jos haluat tehdä hyvän vaikutelman, tämä on ensimmäinen askel. Sähköpostisi kirjoittaminen tällä tavalla tekee siitä hyvän lukemisen, mikä puolestaan lisää mahdollisuuksiasi saada pyyntösi hyväksytyksi.

Anna syy

Ei henkilökohtaista tai sairaspäivän sähköpostinäytettä täydellinen ilman syytä. Et voi pyytää lomaa vain siksi, että haluat sen. Varmista myös, että sinulla on perusteltu syy, jos haluat hyvän tuloksen.

Anna selkeät tiedot

Monet työnantajat ovat hyvin yksityiskohtiin suuntautuneita.Joten haluat ehkä lisätä selkeät tiedot, kuten lomasi päivämäärän tai kellonajan. Lisää myös tarkka päivämäärä, jolloin palaat töihin. Ilmoita myös, voivatko he ottaa sinuun yhteyttä, kun olet lomalla.

Jos pidät pitkää lomaa, on myös hyvä antaa tietoja nykyisistä tehtävistä tai projekteista, joita jätät takana. Jos olet määrittänyt jonkun työskentelemään näiden asioiden hoitamiseksi tai huolehtimaan asioista, kun olet poissa, lisää nämä tiedot sähköpostiosoitteeseesi työnantajan eduksi.

Lähetä pyyntösi etukäteen

Lopuksi, älä koskaan lähetä lomapyyntöäsi päivää tai kaksi ennen lomalle lähtöä. Anna työnantajalle riittävästi aikaa hyväksyä loma ja suunnitella asioita, kun olet poissa toimistosta. Tämä lisää myös mahdollisuuksiasi, että pyyntösi hyväksytään.

Huomioita ennen lomapyyntösi lähettämistä

Jos olet jo suunnitellut lomasi, sinun tulee lähettää lomapyyntö sähköpostitse heti olet viimeistellyt kaikki suunnitelmat. Lisäksi on joitain huomioita, jotka sinun on otettava huomioon ennen pyynnön lähettämistä. Näitä ovat:

Yrityksen vaatimukset

Jos aiot lähteä yrityksellesi hyvin kiireisenä aikana, kun he tarvitsevat sinua, odota, että pyyntösi hylätään. On tärkeää miettiä lomasi vaikutusta työympäristöön. Vaikka sinulla on oikeus ottaa lomaa silloin tällöin, sinun on myös mietittävä sopiva aika lomallesi.

Vaikka työnnätkin lomaa ja vaatisi, että työnantajasi hyväksyvät sen, et välttämättä nauti itsestäsi, koska ajattelet yritystäsi tai he yrittävät jatkuvasti tavoittaa sinut huolenaiheiden vuoksi.

Varasi tai vastuuhenkilösi

Tämä on erityisen tärkeää, jos aiot ottaa pitkä loma. Voit nimetä sijaisen tai vastuuhenkilön. Kummassakin tapauksessa sinun on opetettava tätä henkilöä hyvin ja ilmoitettava työnantajalle, että olet suuntautunut henkilölle siitä, mitä tehdä poissaolon aikana.

Irtisanomisaika

Kuten edellä mainittiin, on tärkeää lähettää lomapyyntösi mahdollisimman aikaisin. Tällä tavalla työnantaja odottaa, ettet tule työhön, ja hän voi suunnitella sen.

Juhlapyhät

Tarkista, sopivatko lomasi lomapäivät mihinkään muuhun yleiset vapaapäivät. Tällaisissa tapauksissa sinun ei tarvitse edes esittää pyyntöä lainkaan, varsinkin jos yrityksesi sulkeutuu yleisten vapaapäivien aikana.

Vääriä virheitä, kun kirjoitat lomapyyntöä koskevaa sähköpostia

Milloin henkilökohtaisten lomaviestien, sairauslomaviestien ja jopa muunlaisten virallisten sähköpostien kirjoittamisessa on joitain virheitä, joita sinun on vältettävä. Muista, että kun lähetät sähköpostin jollekin muulle toimistossa, se heijastaa omaa ammattitaitoasi. Tässä on joitain virheitä, joita sinun on vältettävä kirjoittaessasi sähköpostia:

Tervehdyksen tai sulkemisen käyttämättä jättäminen

Kun kirjoitat sähköpostia, aloita se aina tervehdyksellä. Ilman tätä sähköpostiosoitteesi näyttää vaativalta ja tiukalta. Lopeta myös sähköpostisi asianmukaisella loppulausekkeella osoittaaksesi kohteliaisuutesi ja ammattitaitosi.

Liian rennon tai liian muodollisen olemisen

Lähtöpyyntöjen ja muun tyyppisten toimistosähköpostien on oltava hyviä tasapaino muodollisuuden ja ystävällisyyden välillä. Ei ole asianmukaista lähettää samanlaista sähköpostia kuin lähetät lähimmälle ystävällesi pomollesi. Varmista, että ylläpidät kunnioitustasi sähköpostissa.

Liian muodollinen oleminen ei välttämättä sovi joillekin työntekijöille. Tällaisen kielen käyttäminen saattaa näyttää siltä, että olet järkyttynyt tai vaatit jotain vastaanottajalta. Sinun on löydettävä hyvä tasapaino näiden ääripäiden välillä kirjoittaessasi sähköpostia.

Lausekkeen ”Kenelle se saattaa huolestua” käyttäminen

Tämä on valtava ei-ei, varsinkin kun sinä lähetät lomalähetyssähköpostin uudelleen. Tämän tyyppisessä sähköpostissa sinun on jo tiedettävä, kenelle se lähetetään. Käytä siksi tervehdyksessä kyseisen henkilön nimeä tämän yleisen lauseen sijaan.

Ei muuta aihe rivi

Yksi tärkeimmistä sähköpostiviesteistä on aiherivi. Kun lähetät ensimmäisen sähköpostin, anna sopiva aihe. Mutta jos olet aloittanut uuden viestiketjun tai keskustelun tästä sähköpostista, muista vaihtaa myös aiherivi.

Napsauta ”Vastaa kaikille”, kun sinun on vastattava vain yhdelle henkilölle

Tämän tekeminen voi olla mahdollisesti kiusallinen tilanne, varsinkin jos työnantajasi pyysi sinua selvittämään ”henkilökohtaisen syyn” etkä halunnut kaikkien selvittävän mikä se on. Joten ennen kuin napsautat ”lähetä”, varmista, että sähköpostiviesti sisältää vain lisättävän sähköpostin. yhden vastaanottajan vastaanotto Vastaanottaja: -kentässä.