Se on hetki kaikkien ammatillisessa urassa, joka vaatii juhlia.

Ei, se ei ole ylennystä tai suuren esityksen naulaamista johtoryhmälle – vaikka myös nämä ovat hyviä asioita.

Se on heti, kun Gmail-tilisi saavuttaa Saapuneet-postin nollan, liike-elämän ilmiö, jossa postilaatikkosi pysyy tyhjä tai mahdollisimman lähellä tyhjää.

Opi käyttämään Gmailia parhaimmillaan.

Toki, voit pelata vain arkistoimalla kaikki viestisi (ei suositeltavaa) ja aloittaa alusta alkaen, mutta ilman asianmukaisia Gmail-organisaatiovinkkejä postilaatikko on täynnä uusia ja lukemattomia viestejä, ennen kuin tiedät se.

Gmail-organisaation vinkkejä – miksi se on niin tärkeää

Kuinka monta sähköpostia voisit sanoa saavasi päivässä?

Teknologian raportin mukaan markkinatutkimusyrityksen mukaan keskimääräinen työntekijä lähettää tai vastaanottaa 140 yrityssähköpostia päivittäin vuoteen 2018 mennessä. Tyypillisessä kahdeksan tunnin työpäivässä se on yli 17 sähköpostia tunnissa tai yksi sähköposti lähes joka neljäs minuutti.

Harkitse henkilökohtaiset tai roskapostiviestit, jotka saattavat myös mennä työtilillesi, ja tämä numero voi helposti lisätä 200 sähköpostia joka päivä. Kuvittele, kuinka paljon tuottavampi voisit olla, jos sinun ei tarvitse tuhlata aikaa kaikkien näiden sähköpostiviestien läpi selvittämiseksi, mitkä ovat tärkeimmät ja vaativat välitöntä vastausta.

5 Gmail-organisaation vihjeitä saavuttamiseksi Saapuneet-kansion nolla

Se saattaa tuntua mahdottomalta haasteelta ja sen hienosäätö voi viedä jonkin aikaa, mutta Gmail-tilisi järjestäminen auttaa vähentämään stressiä ja hallitsemaan paremmin aikaa ja prioriteetteja.

Tässä on viisi yksinkertaista Gmail-organisaatiovinkkiä, joiden avulla voit saavuttaa Inbox Zero -työkalun ja lisätä tuottavuuttasi työpaikalla.

1. Järjestä Gmail valitsemalla asettelusi

Ensimmäinen vaihe järjestelyssä Gmailin on valittava haluamasi asettelu.

Kun avaat postilaatikon, napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta ja valitse Asetukset. Napsauta sitten asetusikkunan yläosassa ”Saapuneet” -välilehteä. Tästä eteenpäin Gmail tarjoaa sinulle viisi asetteluasetusta postilaatikkoon.

• Oletus: Tämä on vakiomuoto, joka järjestää Gmailisi sähköpostiviestin saapumispäivän mukaan. Tässä näkymässä voit valita eri luokat, joihin sähköpostisi sijoitetaan. Ne näkyvät välilehdinä näytön yläosassa ja voivat olla hyödyllisiä määritettäessä, mitkä sähköpostisi todennäköisesti ovat tärkeämpiä.
• Tärkeää ensin: Tässä näkymässä Gmail yrittää ennustaa, mitkä sähköpostit olet eniten tärkeä (merkitty keltaisella merkinnällä) ja näyttää kyseiset viestit ylimmässä postilaatikossa. Vähemmän tärkeät viestisi näkyvät alemmassa postilaatikossa ruudun alaosassa.
• Lukematon ensin: Tämä näkymä on samanlainen kuin Tärkeät ensin -vaihtoehto, mutta ylimmässä postilaatikossa on viestejä, joita et ole vielä avannut. , kun taas alimpaan postilaatikkoon sisältyisi kaikki muu.
• Tähdellinen ensin: Tähdellä merkitty -näkymä jakaa myös postilaatikkosi kahteen kenttään ja näyttää vain tähdellä merkitsemäsi sähköpostit ylänäkymässä. Kaikki muu näkyy alla olevassa toisessa näkymässä.
• Tärkeät postit: Tämä on kuin yhdistelmä kaikkia näkymiä. Gmail määrittää ennakoivan analyysin avulla, mitkä sähköpostit olet todennäköisesti vuorovaikutuksessa aiempien toimien perusteella. Sitten ne vievät sähköpostit ylänäkymään.

Löydät sinulle sopivan asettelun helpottamaan Gmailisi järjestämistä.

2. Lisää esikatseluruutu Järjestä Gmail

Gmailin oletusnäkymä näyttää vain lähettäjän, aiherivin ja vähän esikatselutekstiä ennen kuin rivillä loppuu tilaa. Useimmissa tapauksissa sinun on avattava sähköposti sen selvittämiseksi, onko se todella lukemisen arvoinen.

Voit säästää aikaa ja järjestää Gmailin lisäämällä esikatseluruudun. Napsauta avattavasta valikosta rataskuvaketta ja ”Asetukset”. Valitse sitten näkyviin tulevista välilehdistä ”Labs”. Vieritä alas ”Esikatseluruutu” -kohtaan ja napsauta Ota käyttöön. Tallenna muutokset ja sitten sinulla on mahdollisuus nähdä jokaisen saapuvan sähköpostin esikatselu.

3. Luo mukautettuja tarroja ja kansioita järjestääksesi Gmailin

Saapuneet-kansion vasemmalla puolella on luettelo tarroista, joihin voit lisätä sähköposteja. Pidä postilaatikkosi järjestyksessä. Mutta tiesitkö, että voit luoda mukautettuja tunnisteita myös tälle alueelle?

Jos valitset viestin tai useita viestejä, voit napsauttaa postilaatikon yläosassa olevaa painiketta, joka näyttää Shopping-tagi. Tämän avulla voit määrittää nämä viestit ennalta määritettyihin tunnisteisiin, joita Gmail käyttää postilaatikkosi järjestyksessä.

Voit myös luoda omia tunnisteita tälle alueelle valitsemalla Luo uusi. Sinulla on jopa mahdollisuus sijoittaa tarroja muihin tarroihin, samanlainen kuin alikansioiden luominen, kun tallennat tiedostoja kiintolevylle.

Sinulla on jopa mahdollisuus koodata tarrasi prioriteetin erottamiseksi toisistaan. Voit esimerkiksi valita punaisen VIP-tarralle, johon arkistoit kaikki pomosi viestit.

Kun luot tunnisteen, huomaat, että se lisää kansion luettelon vasemmalla puolella. postilaatikkoon ja lisää tarran nimen aiherivin viereen. Nyt kun arkistoit tämän viestin, se siirretään kyseiseen kansioon.

Mukauttamalla asetuksiasi on helpompaa järjestää Gmail-kansiot ja pitää postilaatikko puhtaana.

4. Luo suodattimia Gmailin järjestämiseksi

Kun olet luonut mukautetut tunnisteet, voit käyttää suodattimia viesteihin lähettääksesi tiettyjä sähköposteja suoraan niiden kansioihin ja pidä ne poissa yleisestä postilaatikostasi.

Esimerkiksi, jos tiedät, että saat joka perjantai sisäisen viestinnän uutiskirjeen, jota sinulla ei todellakaan ole aikaa lukea, voit käyttää suodattimia lähettämään viestin tiettyyn kansioon, jossa voit tarkistaa sen – tai poistaa sen – myöhemmin.

Kun olet valinnut suodatettavat sähköpostit tai sähköpostit, napsauta postilaatikon yläosassa olevaa Lisää-painiketta ja valitse avattavasta valikosta Suodata tällaiset viestit. Sieltä voit valita suodattaa viestit muun muassa lähettäjän, aiherivin, avainsanojen ja liitteiden mukaan. Kun olet valinnut ehdot, napsautat ”Luo suodatin tällä haulla” ja valitset toiminnon, jonka haluat tämän suodattimen suorittavan – kuten määrität muokatulle kansiolle tai tunnisteelle ja ohitat postilaatikon. Kun olet valmis, napsauta Luo suodatin.

On tärkeää huomata, että voit myös valita, että tätä suodatinta käytetään kaikissa kriteereitä vastaavissa keskusteluissa, joten sinun ei tarvitse luoda erillisiä suodattimia kullekin niistä.

5. Käytä Järjestä Gmail -toimintoa Lähetä ja arkistoi -ominaisuuden avulla

Nyt kun olet järjestänyt Gmail-postilaatikkosi arkistoimaan tietyt sähköpostit automaattisesti mukautettuihin kansioihin, voit todella puhdistaa postilaatikkosi arkistoimalla viestejä samalla kun lähetä vastauksia.

Aktivoi tämä ominaisuus napsauttamalla avattavassa valikossa rataskuvaketta ja Asetukset. Vieritä alaspäin ja valitse ”Näytä” Lähetä & Arkistoi-painike vastauksena. ” Tallenna muutokset.

Nyt kun vastaat viestiin, sinulla on kaksi lähetysvaihtoehtoa. Yksi on perinteinen lähetys ja toinen lähettää viestin ja lähettää sähköpostiketjun automaattisesti All Mail -arkistoon. Jos määritit viestille tunnisteen, se menee sen sijaan kyseiseen kansioon. Jos joku vastaa lähettämääsi sähköpostiin, keskustelu siirtyy automaattisesti takaisin postilaatikkoosi.

Tämän ominaisuuden ottaminen käyttöön on nopea ja tehokas tapa poistaa sotku postilaatikosta ja pitää Gmail järjestyksessä.

Näiden Gmail-organisaatiovihjeiden seuraaminen voi tehdä postilaatikon nollasta mahdollisen

Saapuneet-kansion nolla ei ole vain vaikea unelma, jos noudatat näitä yksinkertaisia Gmail-organisaation vinkkejä.

Mutta aivan kuten kaikki pikakuvakkeet, sinun on löydettävä järjestelmä, joka toimii sinulle. Jos jokin näistä menetelmistä vaikeuttaa arkistoitujen viestien löytämistä tai tärkeiden keskustelujen seuraamista, kokeile jotain muuta. Kun löydät päivittäisen rutiinisi kannalta järkevät menettelyt, postilaatikkosi on hyvin öljytty kone.

Lisää Gmail-tuottavuuttasi

Useimmat ihmiset ymmärtävät, miten heidän Gmail-postilaatikkonsa, mutta entä hienovaraiset vinkit ja vihjeet, jotka voivat tehdä elämästäsi helpompaa, työsi tehokkaamman ja vuorovaikutuksen onnistuneemmaksi? Olemme koonneet yhteen yksitoista temppua, jotka ovat olemassa sekä Gmailissa että ulkoisissa Google Chrome -laajennuksissa, jotka osoittavat, kuinka voit käyttää Gmailia paremmin. Näiden temppujen avulla voit parantaa postilaatikkoa, säästää aikaa ja laajentaa liiketoimintaasi. Napsauta alla olevaa kuvaa saadaksesi lisätietoja Gmailin käytöstä.