Ole ammattilainen: Käytä oikeaa yrityskirjainmuotoa.

Tapa liikekirje näyttää heti antaa lukijalle ensivaikutelman jo ennen kuin hän lukee sitä. Paperin laadulla, kirjelomakkeiden suunnittelulla, marginaaleilla, välillä ja kaikilla muilla on jotain sanottavaa organisaatiosta.

Minkä tahansa näistä elementeistä heikkous voi heikentää viestin tehokkuutta, vaikka se on ammattitaitoisesti kirjoitettu. Yksinkertaisesti sanottuna näytät epäammattimaiselta.

Minulla on pitkä luettelo muodollisen yrityskirjeformaatin elementeistä alla. Mukana on myös muutama näyte, joissa kaikki elementit on korostettu helpompaa käyttöä varten.

Yhteiset yrityskirjeiden muotoiluelementit

Seuraava esimerkki sisältää yleisimpiä elementtejä ammattimaisessa yrityskirjeessä.

Helpompaa käyttöä varten yllä olevan infografin kirjain.

1: Oma osoitteesi.

Useimmissa liiketoimintatilanteissa käytät yrityksesi esipainettuja kirjelomakkeita. Jos käytät tyhjää paperia, kirjoita osoite.

2: Päivämääräviivat

Aseta päivämäärä vähintään kahteen väliin kirjelomakkeen alle. Viiva voi olla tasainen vasemmalle tai oikealle tai keskitetty kirjelomakkeen alle.

Älä lyhennä kuukautta tai käytä nd, st tai th päivän numeroilla, kuten 5. toukokuuta 2011. Älä myöskään käytä kuukauden numeroa. , kuten 23.6.2011.

Molemmat alla luetellut päivämääräjärjestykset ovat sopivia; jälkimmäistä käyttävät kuitenkin pääasiassa hallitus, armeija ja Yhdysvaltojen ulkopuolella olevat henkilöt.

10. joulukuuta 2010 – 10. joulukuuta 2010

3: Vastaanottajan osoite

Kirjoita vastaanottimen osoite tähän osioon.
Osoite
Osoite
Kaupunki, osavaltio Postinumero

Varmista, että henkilön nimi on kirjoitettu oikein. Vastaanottaja voi päättää jättää huomiotta kirjeen, jonka on kirjoittanut joku, joka ei osaa kirjoittaa hänen nimeään.

Kahta tai useampaa miestä kutsutaan herraiksi, mikä tarkoittaa Misters. Älä käytä etunimiä tällä lyhenteellä.
Hyvät herrat. Smith, Wyatt ja Fury

Kaksi tai useampia naisia kutsutaan nimellä Mesdames, Mmes. Tai Mses. Älä käytä etunimiä näiden lyhenteiden kanssa:
Mses. Farb, Lionel ja Grey

Kun puhut pariskunnille, anna molemmat sopivat otsikot:
Dr. ja rouva Harold Wright
herra Harold Wright ja tohtori Margaret Wright
Dr. Harold ja Margaret Wright
Dr. Margaret Wright ja Mr. Steven Jones
Mr. ja rouva Harvey Adams-Quinn
rouva Margaret Wright – Herra Steven Jones

Kun valitset otsikkoa, huomioi aina tapa, jolla henkilö tunnistaa itsensä. Esimerkiksi jotkut, joilla on tutkinto, eivät käytä tittelinsä toisia.

Jotkut naimisissa olevat naiset pitävät parempana rouvaa; toiset mieluummin rouva Jos et tiedä otsikkoa, jota nainen haluaa, käytä tavallista rouva tai pudota otsikko kokonaan:

Sijoita sisäosoite vähintään kaksi riviä päivämäärän alle.

Sijoita henkilön nimi hänen nimensä jälkeen, ellei se ole epätavallisen pitkä, siirry sitten seuraavalle riville.
Ken Green, presidentti
Ken Green
Kansainvälisten toimintojen johtaja

The pilkku ennen lyhenteitä Jr. ja Sr. on valinnainen.
Michael Jordan, Jr.
Michael Jordan Sr.

4: Tervehdys

Käytä aina henkilön nimeä, jos tiedä se.

Rakas Amy: (henkilökohtainen ystävä tai läheinen liikekumppani)
Hyvä rouva Rider:
Hyvä neiti Spears:
Hyvä rouva Tyler: (käytä rouva Jos et tiedä siviilisääty tai mieltymys)
Hyvä herra Farnham:
Hyvä tohtori Doom:
Hyvä Sir Elton John:

Jos et tiedä henkilön nimeä, osoita se yrityksen otsikkoon yrityksessä ja käytä sitten rakasta herraa tai rouva: Tässä on esimerkki:

henkilöstöjohtaja
ABC Company
Sesame Street 123

Arvoisa vastaanottaja:

Käytä tätä kuitenkin vain, jos et todellakaan löydä henkilön nimeä. Suurin osa yrityksistä kertoo kuka henkilö on. Se vaatii vain puhelun. On myös melko helppoa löytää nämä tiedot Linkinistä näinä päivinä.

Jos osoitat organisaatiolle etkä yksityishenkilölle, käytä seuraavaa:

Hyvät naiset ja herrat:

Ja jos haluat korostaa kirjaimen käytä organisaatiossa olevalle henkilölle / henkilöille tarkkaavaisuuslinjaa seuraavasti:

Huomio: toimitusjohtaja neiti J.Fonda ja talousjohtaja M.Jackson

Hyvät naiset ja herrat:

5: Letter Body

Tämä on kirjeesi runko. Tämän sivuston loppuosa kertoo lisää siitä, kuinka kirjoittaa tehokkaasti jokaiselle haluamallesi kirjeelle.Yritän käsitellä, miten teksti kirjoitetaan tehokkaasti, jotta voit saada viestisi eteenpäin ja saavuttaa tavoitteesi.

6: Ilmainen sulku

Normaalissa yrityskirjeessä haluaisin mieluummin käyttää Terveisiä, Ystävällisin terveisin ja Ystävällisin terveisin. Muihin hyväksyttäviin muodollisiin yrityskirjeisiin sisältyy sydämellisesti, sydämellisesti sinun, erittäin vilpittömästi sinun, erittäin sydämellisesti, sinun todella, todella aidosti, ja jos henkilö on korkea, kunnioittavasti sinun.

7: Allekirjoitus

Käytä otsikkoa (herra, neiti, rouva) osoittamaan mieltymyksesi ja sukupuolesi mukaan antamasi etu- ja sukunimi.

Virallinen toiminimesi menee nimesi alle. Tämä on valinnainen ja riippuu siitä, kuinka vakava haluat olla. Esimerkiksi virallinen työtarjouskirje vaatisi sellaisen.

Paperi

Suosittelen, että käytät 20 kiloa normaaliin käyttöön ja 32 kiloa tärkeisiin kirjeisiin, kuten ansioluetteloiden ja kiitoskirjeiden jatkamiseen.

Väri: Valkoinen on vakio, ja sitä tulisi yleensä käyttää. Vaaleat sävyt (harmaa, sininen, vihreä jne.) Ovat myös tulossa suosittuja.

Koko: Minulle vain Letter tai A4 ovat hyväksyttäviä kokoja. On olemassa muita kokoja, mutta en suosittele sitä, ellet ole luovalla alalla tai yrität kiinnittää huomiota myyntikirjeeseen.

Asettelu

Yrityskirjeessä on monet asettelut; kolme suosituinta ovat osittain estetty, estetty ja täysin estetty. Alla on esimerkkejä siitä, miltä nämä asettelut näyttävät kaksisivuisella kirjeellä. (näytä näytteet napsauttamalla alla olevaa kuvaa)

Yrityskirjeiden muodot

Mitä asettelua haluat käyttää, sillä ei ole väliä. Minusta on mieluummin estetty yksinkertaisesti siksi, että sitä on helpompi kirjoittaa tietokoneella.

Marginaalit

Vasen ja oikea 1 tuumaa
ylä ja ala 1 ½ tuumaa

Väli

Useimmat oikeaa liikekirjeiden muotoa käyttävät yrityskirjeet ovat erillisinä. Käytä kaksinkertaista välilyöntiä lyhyille kirjaimille. Jätä yksi tyhjä rivi kappaleiden väliin, 2 tyhjää riviä ennen täydentävää sulkeutumista (ts. Ystävällisin terveisin) ja 3-4 riviä allekirjoitukseen.

Kirjekuoret

Varmista, että kirjekuoresi osoite on helppo lukea, jotta sitä ei heitetä joihinkin postihuoneisiin. Sijoita osoite pystysuoran keskipisteen alapuolelle ja vaakakeskipisteen oikealle puolelle.

Kaikki erityisohjeet, kuten ”Henkilökohtainen”, ”Lähetä edelleen” tai ”Luottamuksellinen”, menevät kirjekuoren vasemmalle puolelle. palautusosoite. Aseta ”huomion viiva” suoraan yrityksen nimen alle kirjekuoreen.

Luottamuksellinen: Neiti Susan Johnson

Varmista, että kirjekuoren osoite on kirjoitettu siten, että postityöntekijä voi lukea sen yhdellä silmäyksellä.

Kun sekä katu että postiosoite annetaan, postipalvelu lähettää kirjeesi suoraan postinumeron yläpuolella olevaan osoitteeseen.

Kirjoita kirjekuoriosoitteeseen ulkomaiden nimet, joissa on kaikki kirjaimet.

Kirjoita kaikki numeeriset kadunnimet yhdestä kymmeneen.
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 katu – Five Park Avenue
One Wingren Plaza

Käytä väliviivaa katujen ja asuinpaikkanumeroiden välissä.
556 – 91 katu