Haluatko oppia luomaan työntekijöiden osallistumiskäytännön?

Menestyneillä yrityksillä ympäri maailmaa on yksi yhteinen piirre – heillä kaikilla on erinomainen työntekijöiden läsnäolo.

Mutta mitä tapahtuu, kun työntekijäsi eivät tule paikalle?

Prosessisi häiriintyvät, kohtaat henkilöstökoiran ja menetät väistämättä määräaikasi. Ja kun COVID-19-pandemia vaikuttaa yrityksiin kaikkialla, työntekijöiden läsnäolon seuranta on entistä vaikeampaa!

Eikö kuulosta ihanteelliselta, eikö?

Yksityiskohtainen työntekijöiden läsnäolopolitiikka on tehokas tapa välttää nämä osallistumisongelmat.

Siinä hahmotellaan kaikki, mitä työntekijöidesi on tiedettävä työhön saapumisesta ja työntekijöiden huonon läsnäolon seurauksista.

Autamme sinua selvittämään, mikä on läsnäolokäytäntö ja mitä sinun on sisällytettävä politiikkaasi. Aloittamiseksi annamme sinulle mallin työntekijöiden läsnäolopolitiikasta.

Tämä artikkeli sisältää:

• mikä on työntekijä Läsnäolopolitiikka
• Miksi tarvitset läsnäolopolitiikkaa
• Mitä työntekijän läsnäolokäytännössä on käsiteltävä
• Malli työntekijöiden läsnäolopolitiikasta

Mikä on työntekijöiden osallistumiskäytäntö?

Huomaa: Nämä ensimmäiset osiot käsittelevät läsnäolokäytäntöjen perusteita ja mitä niiden tulisi kattaa, jos haluat siirtyä eteenpäin malliin, napsauta tätä .

Työntekijöiden läsnäolopolitiikka on asiakirja, joka sisältää kaikki tiedot, joita työntekijät tarvitsevat läsnäoloon liittyen. Se sisältää kuinka työntekijöiden odotetaan osallistuvan työhön, odotettavissa olevan läsnäolotason ja jopa läsnäoloon liittyvät ongelmat.

Esimerkiksi oikeudenmukainen työntekijöiden läsnäolopolitiikka kattaa useita yleisiä läsnäolo-ongelmia. Nämä läsnäolokysymykset voivat vaihdella myöhästymisestä ja odottamattomasta poissaolosta, ja niihin voi sisältyä jopa sairauspäiviä ja henkilökohtaista lomaa.

Tämä käytäntö auttaa sinua myös selittämään kurinpitotoimia niille, jotka eivät noudata yrityksen läsnäolovaatimuksia.

Miksi tarvitset osallistumiskäytäntöä?

Ottaa työntekijän läsnäolopolitiikalla on useita etuja:

Pitää kaikki samalla sivulla

Läsnäolopolitiikka auttaa työntekijää ymmärtämään, mitä heiltä odotetaan läsnäolosta työssä. Tämä käytäntö selittää myös, miksi heidän täsmällisyytensä ja säännöllinen läsnäolonsa ovat tärkeitä.

Siinä hahmotellaan myös selkeästi seuraamukset, jos läsnäoloa koskevia ohjeita ei noudateta – varmistaen, että kaikki tietävät, mitä heidän on vältettävä.

Suojaa itseäsi mahdollisilta oikeudenkäynneiltä

Mitä tapahtuu, jos työntekijän poissaolo ja sitä seuraava rangaistus johtavat kyseisen työntekijän epäoikeudenmukaiseen kohteluun?

Suojellaksesi itseäsi läsnäolopolitiikkasi toimii oikeudellisena asiakirjana. Koska se kattaa selkeästi monenlaisia läsnäolokysymyksiä – jokainen työntekijä tietää, mitä heille on tarjolla.

Tällä tavoin tulevissa oikeudenkäynneissä voit viitata työntekijöiden käsikirjassa olevaan käytäntöön todisteena siitä, että kaikki on selitetty ja työntekijä suostui noudattamaan näitä määräyksiä.

Mikä muuttuu työntekijöiden osallistumiskäytännöksi?

Nyt tiedät, miksi työntekijöiden läsnäolopolitiikka on tärkeä, mutta mitä sen tulisi sisällyttää tähän?

Varmista, että et menetä mitään tärkeätä. Olemme koonneet luettelon tärkeistä osioista, jotka tulisi käsitellä käytännössäsi.

Selvennyksiä kaikkiin läsnäolon osa-alueisiin

Kuinka voit varmistaa, että kaikki ymmärtävät läsnäolopolitiikkasi?

Haluat käsitellä erilaisia läsnäolokysymyksiä politiikkasi.

Liian monien termien käyttö kuitenkin hämmentää työntekijääsi.

Käytännössä käytettyjen eri termien selittäminen auttaa välttämään mahdollisia sekaannuksia työntekijöiden läsnäoloa koskevissa odotuksissa.

Tässä on joitain esimerkkejä termeistä, jotka sinun tulisi määritellä käytännössä:

A. Poissaolot

Kun alat määritellä poissaoloja politiikassa, sinun on määriteltävä tarkasti, mikä merkitsee työntekijää poissaolevaksi. Muista, että poissaolot voivat sisältää lomapäiviä, sairauslomaa tai tuomariston tehtäviä.

Työntekijöiden on myös tiedettävä, mitä heidän on tehtävä välttääkseen negatiiviset läsnäolopisteet tai kurinpitotoimet.

Muista sisällyttää myös mielestäsi liiallinen poissaolot tai työpaikan hylkääminen ja kurinpitotoimet näihin läsnäolorikkomuksiin.

B. Hyväksytty poissaolo vs. perusteeton poissaolo

Vaikka haluatkin poistaa työntekijöiden poissaolot, on tilanteita, jolloin työntekijät eivät voi pysyä työaikataulussaan. Selittämällä politiikkasi hyväksytty poissaolo, työntekijät eivät todennäköisesti ole tarpeettomasti merkitty poissaoleviksi.

Hyväksytty poissaolo voidaan vahvistaa käyttämällä virallisia asiakirjoja, kuten lääkärin tai tuomariston ilmoituksia.Henkilöstöosastosi voi hoitaa nämä olosuhteet tarvittaessa.

C. Vapautetut ja vapaat työntekijät

Politiikkaasi on myös sisällytettävä ero vapautettujen työntekijöiden ja vapautettujen työntekijöiden välillä. FLSA: n säännöissä todetaan selvästi, että vapautetut työntekijät eivät voi vaatia ylityökorvauksia.

Toisaalta työntekijä, joka ei ole vapautettu verosta, VOI vaatia ylityökorvausta kaikista ylimääräisistä työstään.

D. Sairauspäivä vs henkilökohtainen loma

Aiotko jakaa palkallista sairauslomaa vakuutuksessasi?

Mitä on annettava, jotta saisit sairausloman?

Nämä ovat vain joitain kysymyksiä, joihin sinun on vastattava politiikassa.

Läsnäolopolitiikkaasi voi sisältyä myös henkilökohtaisia lomavaihtoehtoja, jotta työntekijät eivät käytä sairauslomiaan väärin. Voit myös lisätä ylimääräisen maksetun vapaa-ajan vaihtoehdon, kuten lomapäivän, joustavuuden lisäämiseksi.

E. FMLA-suojattu loma

Onko yrityksesi suojattu FMLA-lomalle?

Perhe- ja sairauslomalain mukaan tukikelpoisilla työntekijöillä on oikeus ottaa 12 viikon palkaton loma 12 kuukauden aikana.

Varmista, että työhön osallistumispolitiikkasi ottaa tämän huomioon ja selittää prosessin selvästi.

F. Viivästys

Kuinka määrität viivästyneen käyttäytymisen?

Käytäntöösi on sisällytettävä tapa, jolla määrität myöhästymisen. Tämä selvennys auttaa työntekijöitä ymmärtämään täsmällisyyden tärkeyden ja täyttämään sen.

Esimerkiksi merkitäänkö työntekijä viivästyneeksi, jos he saapuvat 15 minuuttia myöhässä aikataulun mukaiseen työvuoroonsa? Vai olisitko lempeämpi työaikataulun alkamisajan suhteen?

Jos haluat puuttua vain viivästyneeseen käyttäytymiseen, harkitse hiljaisuuskäytännön asettamista läsnäolokäytäntösi mukana.

Kuinka mitataan työntekijöiden läsnäoloa?

Olet nyt selvittänyt kaikki käytännössäsi olevat tärkeät termit.

Mutta miten seuraat ja mitat jokaisen työntekijän läsnäoloa yrityksessäsi?

Tässä mainitset läsnäolohallintajärjestelmän käytännössäsi.

Käytätkö esimerkiksi kirjautumisia, biometrisiä skannereita vai yksinkertaisia aikakortteja?

Vai etätkö etätyön tulosta niin suosittua, käytätkö online-työkaluja läsnäolon seuraamiseen?

Tämän selittäminen läsnäolokäytännössänne on tärkeää, koska se antaa työntekijöille selkeyden läsnäolosta prosessi estääksesi väärinkäsityksiä tulevaisuudessa.

Aiotko lisätä osallistumisbonuksen?

Työntekijöiden palkitseminen erinomaisesta läsnäolosta on loistava kannustin työntekijöille, joka toimii myös erinomaisena työntekijän moraalin korottajana.

Voit mitata hyvää läsnäoloa arvioimalla seuraavaa:

• Johdonmukaisesti ajoissa työhön.
• Älä poistu toimistosta henkilökohtaisten asioiden suorittamiseksi.
• Ilmoita aina esimiehelle mahdollisista lähdöistä.

Määrittämällä jokaiselle näistä aktiviteeteista läsnäolopisteitä voit mitata tarkasti työntekijän säännöllisen läsnäolon.

Mutta kuinka usein sinun pitäisi palkita hyvä läsnäolo työskennellessäsi työntekijän moraalin korostajana?

Voit palkita hyvän osallistumisen joko kuukausittain tai vuosittain. Tämä antaa sinulle tarpeeksi aikaa tarkkaan mittaamiseen ja työntekijöiden läsnäoloon.

Kurinpitomenettelyt

Kun hahmotellaan kurinpitomenettelyt politiikassa, työntekijät tietävät työntekijöiden huonon läsnäolon seuraukset.

Voit käyttää yksinkertaista ”piste” -järjestelmää seuraamaan mahdollisia työntekijöiden läsnäolo-ongelmia, kuten:

• Poissa, todistettu syy: 1 piste.
• Poissa, ei puhelua tai tekosyitä: 2 pistettä.
• Tardy: ½ piste.
• Ilmoittautuminen työstä aikataulun mukaisena työaikana ei onnistu: ½ piste.
• Myöhäinen paluu lounaalta tai tauolta: 1 piste (yli 30 minuuttia).
• Ei työasemalla työaikana: 3 pistettä

Voit käyttää näitä heikkoja läsnäoloja pistettä työntekijän läsnäolorikkomusten laskemiseksi ja etenevien kurinpitotoimien määrittämiseksi:

• 15 pistettä: Suullinen varoitus annetaan.
• 30 pistettä: Kirjallinen varoitus annetaan.
• 45 pistettä: tapaaminen esimiehen kanssa, mahdollinen ratkaisu tai keskeytys.
• 60 pistettä: työntekijä irtisanotaan.

Näyte työntekijöiden läsnäolosta käytäntömalli

Tässä on esimerkki työntekijöiden läsnäolokäytännöstä, jota voit käyttää organisaatiossasi:

(Tämän mallin ladattava versio on tämän osan lopussa.)

Tämän läsnäolopolitiikan yleiskatsaus ja tarkoitus

Säännöllistä läsnäoloa suositellaan klo. Kaikki työntekijät asemasta ja osastoista riippumatta ovat tärkeitä yrityksen menestymisen kannalta. Ei ilmestyminen työhön ja viivästyminen aiheuttaa ei-toivottuja häiriöitä, joita haluamme välttää.

Tässä käytännössä hahmotellaan odotukset ja menettelyt, joita odotamme työntekijöiltämme heidän läsnäolostaan.

Henkilökunnan läsnäolo

Olemme ylpeitä siitä, että olemme rakentaneet oikeudenmukaisen ja vastuullisen työpaikan kaikille työntekijöillemme. Kun työntekijän myöhästyminen tai liiallinen poissaolo alkaa aiheuttaa häiriöitä muille ja yrityksen päivittäiselle toiminnalle, sitä pidetään ”sopimattomana käyttäytymisenä” ja kurinpitomenettelyt alkavat.

Poissaolot vs. myöhästyminen:

Poissaolot määritellään ilmoittamattomiksi ja / tai vahvistamattomiksi poissaoloiksi.

Viivästyminen määritellään kyvyttömyydeksi pysyä työntekijälle asetetussa päivittäisessä työaikataulussa. Tähän sisältyy myöhäinen saapuminen ja / tai varhainen lähtöaika ja liian pitkät kahvi- / lounastauot. XX minuutin ylittäviä aikoja pidetään myöhästymisinä.

Poissaoloja tulisi välttää aina, mutta ymmärrämme, että joka päivä ei mene suunnitelmien mukaan . Vaadimme työntekijöitämme yrittämään parhaansa mukaan kommunikoida esimiehelleen suunnitelmattomista poissaoloista.

Jos työntekijä joutuu odottamattomaan tilanteeseen, joka johtaa suunnittelemattomaan poissaoloon, vastuu on työntekijän ilmoittamaan heille valvoja välittömästi.

Työntekijä merkitään poissaolevaksi, jos todennettavasta syystä ei ilmoiteta välittömälle esimiehelleen.

Jos työntekijä on poissaolevana vähintään kolme peräkkäistä päivää, työntekijän on toimittaa todisteita pitkäaikaisen poissaolonsa perustelemiseksi.

Seuraavaa ei pidetä asianmukaisena tekosyynä työntekijän poissaoloon:

• auto-ongelmat tai toimintahäiriöt
• vahvistamattomat sairaudet
• Vahvistamaton perheenjäsenen sairaus
• Hyväksymättömät lomapäivät
• Nukkuminen
• Henkilökohtaiset päivittäiset tehtävät / toimeksiannot

Työntekijöiden läsnäolo poikkeukset

Ohjaaja ottaa huomioon seuraavat erityisolosuhteet työntekijän poissaolojen vuoksi:

• auto-onnettomuus,
• synnytys,
• Kipeys,
• Sotilaallinen tehtävä,
• Äärimmäiset sääolosuhteet
• Hautajaiset,
• Tuomaristo,
• Lääketieteellinen nimitys,
• väistämättömät hätätilanteet.

Työntekijän on toimitettava esimiehelleen viralliset asiakirjat heidän poissaolonsa johtaneiden erityisten olosuhteiden todistamiseksi.

Perhe- ja sairauslomalaki (FMLA)

Jos olet oikeutettu FMLA-lomaan perhe- ja sairauslomalain (FMLA) nojalla, sinun vastuullasi on kommunikoida ja järjestää vapaa-aika esimiehesi kanssa XX päivää ennen suunniteltua poissaoloa.

Kurinpitomenettely ja pistejärjestelmä

Työntekijän jatkuva huono läsnäolo XX kuukaudeksi / päiväksi johtaa kurinpitotoimiin ja työntekijän sopimuksen mahdolliseen irtisanomiseen.

Tämän läsnäolokäytännön rikkomukset mitataan pistejärjestelmällä. Tämä järjestelmä on perustettu mittaamaan kohtuullisesti työntekijän läsnäolo:

• Poissa, todistettu syy: XX piste.
• Poissa, ei tekosyytä: XX pistettä.
• Tardy: XX piste.
• Ilmoittautuminen työstä aikataulun mukaisena työaikana
• Myöhäinen paluu lounaalta tai tauolta: XX piste (yli XX minuuttia).
• Ei työasemalla työaikana: XX pistettä

Nämä negatiiviset läsnäolopisteet lasketaan ja kertyneiden pisteiden mukaan asteittainen kurinpitotoimi tapahtuu seuraavasti:

• XXX pistettä: Sanallinen varoitus annetaan.
• XXX pistettä: Annetaan kirjallinen varoitus.
• XXX pistettä: tapaaminen esimiehen kanssa, mahdollinen ratkaisu tai keskeytys .
• XXX pistettä: Työntekijä irtisanotaan.

Muita syitä kurinpitotoimiin voivat olla:

• Ratkaisua ei voida löytyvät XXX tapaamisen jälkeen työntekijän ja esimiehen välillä.
• Työntekijä ei auta vastuullisesti seuraamaan läsnäoloa.
• Työntekijä ei kunnioita jatkuvasti tämän käytännön sääntöjä.
• Työntekijä jättää useita kertoja huomiotta heille annetut varoitukset

Pisteitä annetaan nollautuu kunkin vuoden lopussa.

Läsnäolobonus

Niille työntekijöille, jotka ovat saavuttaneet XX%: n osallistumisrekisterin, palkitaan joka kuukausi. Niillä, jotka saavuttavat vuoden aikana XX% osallistumisprosentin, on mahdollisuus voittaa vuotuinen osallistumispalkkio, jonka arvo on XX.

Läsnäolopisteet annetaan työntekijälle, joka:

• on jatkuvasti ajoissa työvuorossaan.
• ei lähde toimistosta suorittaa henkilökohtaisia tehtäviä.
• Tiedottaa esimiehelleen lomista.

–

Olen lukenut ja ymmärtänyt tämän asiakirjan sisällön, joka on kuvattu tässä läsnäolopolitiikassa.

Hyväksyn ____________________ noudattaa tässä käytännössä esitettyjä ohjeita.

Lukenut ja hyväksynyt:

Työntekijä: ____________________

Allekirjoitus: ____________________

Valvoja: ____________________

Allekirjoitus : ____________________

Päivämäärä: ____________________

Vastuuvapauslauseke: Tämän tarjoamamme käytäntömallin on tarkoitus olla vain yleinen opas, ja sitä voidaan käyttää vain viitteenä. Tämä käytäntömalli ei välttämättä ota huomioon paikallisia, osavaltion tai liittovaltion lakeja ja muita sovellettavia lakeja, eikä sitä pidä pitää oikeudellisena asiakirjana. Kirjoittaja ja Time Doctor eivät ota mitään oikeudellista vastuuta, joka voi johtua tämän työntekijöiden osallistumiskäytännön käytöstä.

Latauslinkit:

• Työntekijöiden osallistumiskäytäntö (Google Doc)
• Työntekijöiden osallistumiskäytäntö (Word Doc)

Kokoonpano

Tärkeintä on muistaa läsnäolopolitiikkaa laadittaessa on, että työntekijät ovat ihmisiä. Empaattinen näkemys tätä politiikkaa laadittaessa edistää oikeudenmukaisuutta ja luo kaikille sopivan järjestelmän.

Ja varmista, että luot oikeudenmukaisen työntekijöiden läsnäolokäytännön työntekijäsi käsikirjaan, yksinkertaisesti noudattamalla tässä kuvattuja ohjeita ja olet kunnossa.