Yli 50% maailman väestöstä omistaa ja käyttää matkapuhelinta, matkapuhelinta käytöstä on tullut toiseksi luonteeltaan eniten.

Sähköpostien tarkistamisesta ja tekstiviestien lähettämisestä videoneuvottelujen isännöimiseen monet ammattilaiset luottavat matkapuhelimiin mobiilitoimistona. Jos olet yrityksen omistaja, joka johtaa menestyvää yritystä, on todennäköistä, että sinulla on useita työntekijöitä, jotka käyttävät mobiililaitteitaan työhön.

Kuinka suuri osa rahasta sinun on maksettava takaisin? Mitä henkilökohtaista matkapuhelimen käyttöä pidetään ”työhön liittyvänä”? Ja miten mitataan näitä tekijöitä? Täällä rikkoisimme uusimmat lait matkapuhelinkorvauksissa ja miten voimme taata sekä sinulle että työntekijöillesi kohtuullisen sopimuksen.

Matkapuhelinkorvauslait

matkapuhelimen tarjoaminen korvaus ei ole vain hyväsydäminen pomo. Henkilökohtaisen matkapuhelimen käytöstä maksettaviin korvauksiin liittyy tosiasiallisesti lakeja. Jotkut jopa vertaavat sitä luvattomiin ylitöihin.

Nämä lait suojaavat sekä työntekijöitä että työnantajia. Ilman stipendiä työntekijät voivat haastaa työnantajansa niihin liittyvistä kuluista. Kääntöpuolella työntekijät saattavat olla vastuussa turvallisten yritystietojen vaarantamisesta.

Vaikka nämä lait vaihtelevat osavaltioittain, Kalifornia on edelläkävijä tässä kasvavassa trendissä. Nämä muutokset tulivat kiistanalaisen oikeudenkäynnin kannoille: Cochran vs. Schwanin kotipalvelut.

Tämän virstanpylvään aikana Kalifornian hovioikeus nosti ryhmäkanteen 1500 asiakaspalvelun puolesta. Tapaus perustui siihen, että näille työntekijöille ei maksettu korvauksia työhön liittyvistä kuluista.

Varoitus on, että Kaliforniassa riippumatta siitä, hyväksyykö työnantaja työntekijöiden henkilökohtaisen matkapuhelimen käytön , jos kulut syntyvät, heidän on maksettava. Vaikka tämä saattaa tuntua epäoikeudenmukaiselta joillekin, se on Kalifornian laki.

Tämän lain toinen kiistanalainen näkökohta on, että työntekijät ansaitsevat korvauksen, vaikka työhön liittyvä käyttö ei maksanut heille yhden penniäkään! Jos työntekijällä on rajattomasti minuutteja tai tietoja, työnantajan on silti maksettava ”kohtuullinen prosenttiosuus työntekijän matkapuhelinlaskusta”.

Puolustuksena on, että yritys siirtää sen toimintakulut työntekijälle. Yksi asia on edelleen selvittämättä mikä on kohtuullinen prosenttiosuus? Tämän kysymyksen vuoksi työnantajien on vaikea päättää, minkä tyyppinen matkapuhelinkorvaus luodaan ja miten suojautua laillisilta seurauksilta.

EHDOTETTU LUKU:

Kuinka luoda IRS- vaatimusten mukainen kulujen korvauskäytäntö

Kuinka vastata matkapuhelimen korvaushaasteisiin?

Kuinka yritykset voivat luoda vaatimusten mukaisen, kohtuullisen matkapuhelinkorvauskäytännön niin monien erilaisten lakien ja epäselvien odotusten vuoksi?

Jotkut kieltävät matkapuhelimet työpaikalla, jotta vältetään riskit ja komplikaatiot, jotka liittyvät käytäntöjen ja stipendien luomiseen. Haittapuoli on, että tämä voi vaikuttaa työntekijöiden tuottavuuteen ja yrityksen moraaliin.

Sen sijaan, että antaisit itsesi ”kirottu, jos teet ja kirottu, jos et” t ”, tutkitaan erilaisia tapoja lähestyä matkapuhelinkorvauskeskustelu.

EHDOTETTU LUE: Kulupolitiikkojen noudattamisen ja onnellisten työntekijöiden tasapainottaminen

• Maksa työntekijöille koko matkapuhelinlasku

Vaikka tämä on epäsuosittu ratkaisu monille työnantajille, joillekin se koskee enemmän mielenrauhaa. Maksamalla pelkästään henkilöstön matkapuhelinlaskut, ohitat kaikki tahmeat oikeudelliset ongelmat tai pitkät, pitkät keskustelut prosenttiosuuksista.

Jotkut yritykset eivät halua pelata nikkeli- ja pensaikkapeliä, ja sen sijaan, maksa vain koko summa. Tämä sopii erityisesti yrityksille, joiden työntekijät käyttävät henkilökohtaisia puhelimiaan säännöllisesti työhön. Tämän vaihtoehdon suurin haittapuoli on ilmeinen – kustannukset. Yrityksen koosta ja työntekijöiden lukumäärästä riippuen useiden matkapuhelinlaskujen maksaminen voi olla melko kallista.

• Vaadi työntekijöitä todistamaan matkapuhelimen käyttö

Todiste on vanukasta, ja monet työnantajat haluavat nähdä tarkalleen, mitä heidän työntekijänsä väittävät työhön liittyviksi kuluiksi.

Tässä tilanteessa yritykset laativat politiikan, joka vaatii henkilöstöä todistamaan kaikki työhön liittyvät matkapuhelimen käyttö ja kulut. Kuten voitte kuvitella, tämä lähestymistapa on melko tylsää ja aikaa vievää.

Ratkaisu on laskea keskimääräinen työhön käytetty aika ja maksaa sitten osa työntekijän matkapuhelimen kokonaislaskusta. Jopa tämä voi viedä kallisarvoista aikaa ja energiaa, jota käytetään paremmin muualle.

Tämän lähestymistavan etuna on, että työnantajat maksavat vain siitä, mitä työntekijät todella käyttävät.Tätä pidetään myös tarkimpana tapana laskea kohtuullinen prosenttiosuus käytöstä – jos sinulla on siihen aikaa ja kärsivällisyyttä.

EHDOTETTU LUE: Kuinka hallita kuitteja, jotta tiimisi on aina valmis tarkastukseen ?

• Maksa työntekijöille kiinteä summa

Niille yrityksille, jotka haluavat vähentää hallintokustannuksia, yksinkertainen kiinteän summan maksaminen työntekijöille on toteuttamiskelpoinen vaihtoehto. Muista kuitenkin, että työntekijöiden on sovittava tästä määrästä, ja se on määriteltävä selkeästi käytännössä.

Jos työntekijät tuntevat oikeutensa enemmän kuin kiinteä summa, monet yritykset vaativat heitä toimittamaan todisteet. Suurin hyöty tästä lähestymistavasta on, että kustannukset ovat suhteellisen vakaat. Tämä helpottaa työnantajien budjetointia ja varojen myöntämistä matkapuhelinkorvausten kattamiseksi. Suurin haittapuoli tämän tyyppisessä matkapuhelinkorvauksessa on harmaa alue, joka on kiinteän määrän ja työntekijöiden mielestä heidän oikeutensa välillä. Tätä menetelmää käyttämällä yritykset avaavat oven lukemattomille eroille, joista voi tulla hankalia. sekä taloudellisesti että oikeudellisesti.

EHDOTETTU LUE: Kuinka luoda IRS-yhteensopiva kulujen korvauskäytäntö

• Luo matkapuhelimen kulutustilejä

Kulutilit ovat yleisiä suuremmissa yrityksissä, jotka vaativat työntekijöitä matkustamaan ja verkostoitumaan osana työnkuvaa. Miksei siis kertaluonteinen matkapuhelinkäyttö kulutustilien sateenvarjossa?

Tämä tarkoittaa, että työntekijöille maksetaan heidän tarkka summa työhön liittyvän henkilökohtaisen matkapuhelimen käyttö – penniäkään. Tämä asettaa työntekijälle vastuun.

Tämä tarkoittaa työnantajille enemmän hallinnollista työtä, mikä voi lisätä yleiskustannuksia. On myös vaikea laskea todellinen luku työntekijöiden matkapuhelinten käytöstä Rajoittamattomat tietosuunnitelmat.

• Myönnä yrityksen puhelimia

Tämä on suosittu vaihtoehto monille yrityksille. Yrityksen matkapuhelimen tarjoaminen työntekijöille tarkoittaa, että kulut on jo laskettu.

Jos työntekijä päättää käyttää henkilökohtaista mobiililaitettaan, se on heillä! Olet toimittanut matkapuhelimen nimenomaan tähän tarkoitukseen. Toisaalta työnantajien tehtävänä on nyt varmistaa, että työntekijät eivät käytä yrityksen puhelinta henkilökohtaiseen käyttöön.

Hyvä uutinen on, että työnantajalla on pääsy kaikkiin matkapuhelintietueisiin ja hän voi hallita niihin liittyviä puhelimia. Työnantajat voivat myös levätä helposti tietäen, että työntekijöillä on tarvittavat työkalut työn suorittamiseen. Yritysten on myös otettava huomioon kustannukset, kun on kyse puhelinten ostamisesta koko yritykselle. Ei ole myöskään takeita siitä, että työntekijät kohtelevat annettuja puhelimia huolellisesti. Yritykset ovat vaarassa, että työntekijät vahingoittavat, kadottavat tai varastavat yrityksen puhelimia – tämä lisää yhtälöön korvauskustannuksia.

EHDOTETUT LUKEMISET:

Yleisimmät virheet yrityksen kustannushallinnassa

Rahoitusryhmät kohtaavat matka & kustannusten hallinnan

Mitä tuodaan BYOD-käytäntöihin?

BYOD tai tuo oma laite, käytännöt ovat yleistymässä työympäristöissä. Näiden käytäntöjen mukaan monet työnantajat maksavat 30-50 dollaria kuukaudessa työntekijän matkapuhelinlaskuihin. Tämä luku vaihtelee yrityksen ja sovitun politiikan mukaan.

Näihin maksuihin viitataan mobiilipalkkioina. Työnantajat ottavat huomioon useita tekijöitä laatiessaan vastuuvelvollisia ehdokkaiden korvauksia ja määrittäessään stipendimääriä. Tässä on vain muutama:

• Operaattorimaksut
• Mobiilihallinnan yleiskustannukset
• Uusien laitteiden ostot
• Mobiilikulujen hallintaohjelmistot

Mutta nämä BYOD-käytännöt kattavat paljon enemmän kuin vain matkapuhelinlaskut. Ne käsittelevät myös turvatoimenpiteitä, jotka pitävät sekä työntekijän että yrityksen tiedot turvassa ja luottamuksellisina.

Loppuväitteet

Matkapuhelimaksujen korvaamiseen ei sovelleta yhtä kokoa. työntekijöille.

Työnantajien on suojattava laillisia etujaan ja koskemattomuuttaan. Tässä on muutamia asioita, jotka on pidettävä mielessä harkitessasi, minkä tyyppinen matkapuhelimen korvauskäytäntö on yrityksellesi paras:

Laske kustannukset

Kuten useimmissa asioissa elämässä, se tulee rahaksi. Mikä näistä vaihtoehdoista on taloudellisesti järkevin yrityksellesi?

• Jos sinulla on työvoimaa, tarkin tapa tarjota matkapuhelinkorvaus on luoda kulutustilejä tai tarjota kiinteä summa.
• Jos raha ei ole esine, anna yrityksen matkapuhelimia tai maksa vain työntekijöillesi koko lasku .

Istu alas ja murskaa numeroita, ennen kuin pääset ratkaisuun.

Luo helposti ymmärrettävä matkapuhelimen korvauskäytäntö

Wh milloin tahansa tekemäsi korvauskäytäntö, varmista, että ohjeet ovat täysin selkeät.

• Sisällytä yksityiskohtainen kuvaus yrityksen odotuksista.
• Kuinka paljon olet valmis maksamaan ja kuinka prosenttiosuus lasketaan.
• Jos päätät toimittaa yrityksen matkapuhelimia, ole valmis seuraamaan niiden käyttöä ja ilmoittamaan selkeästi, mikä on hyväksytty työhön liittyvä käyttö.

EHDOTETTU LUKU:

Viisi tapaa helpottaa kuluraportointia työntekijöille

Kulukäytäntöjen noudattamisen ja tyytyväisten työntekijöiden tasapainottaminen

Kuinka Fyle voi auttaa matkapuhelinstipendien maksamisessa?

Nykypäivän nopeatempoisessa maailmassa jokaisella on nenä puhelimessa suurimman osan päivästä. Ei ole mikään yllätys, että matkapuhelimen korvaamisesta on tullut kuuma aihe. Silti kysymys on edelleen, kuinka suuri osa on henkilökohtaiseen käyttöön, ja kuinka paljon se liittyy työhön? Tähän kysymykseen yritykset yrittävät vastata kaikkialla maailmassa.

Vaikka jätämme valinnat sinun vastuullesi, Fyle voi tehdä paljon muutakin kuin yksinkertaistaa työntekijän palkkioita! Tarvitsetko apua yrityksesi kulujen hallinnassa ja selkeiden käytäntöjen laatimisessa? Fyle on uuden aikakauden kustannustenhallintaohjelmisto, joka pystyy ratkaisemaan kaikki kustannushallintasi ongelmat! Aikata esittely tänään ja anna aloittaa!