Siitä hetkestä lähtien, kun uusi työnantaja palkkaa ensimmäisen työntekijänsä, avautuu kokonaan uusi palkkalogistiikan, verohallinnon verolomakkeiden ja muiden uusien vastuiden maailma. Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on jännittävää aikaa – yrityksesi kasvaa! – On tärkeää saada käsiksi uudet vastuut.

Siitä huolimatta tiedämme, että osa näistä vastuista voi tuntua pelottavalta. Verolomakkeiden jäsentäminen ja FICA: n pidätykset eivät tule luonnollisesti monille pienyritysten omistajille, eikä myöskään IRS-verkkosivusto ole niin hyödyllinen.

Siksi kirjoitimme tämän oppaan yhdessä muiden kanssa yksinkertaistaaksemme ja selitä palkkaverojen, raportoinnin ja IRS-lomakkeiden uusi maailma.

Tässä puhumme IRS-lomakkeesta W-3, palkka- ja veroilmoitusten lähettämisestä. Selitämme kaiken, mitä uusien ja kokenut työnantajien tulisi tietää, mukaan lukien:

• Mikä lomake W-3 on
• Miksi sosiaaliturvalaitos (SSA) ja IRS vaativat työnantajia toimittamaan se
• Kuinka tietää, tarvitseeko lomake W-3 toimittaa?
• Milloin ja miten lomake W-3 lähetetään

Mikä on lomake W-3?

Jos tarvitset vain laihaa, tässä on tärkeimmät tiedot lomakkeesta W-3:

• Mitä lomakkeessa W-3 ilmoitetaan: Yhteensä työntekijöiden palkat ja verot pidätetään
• Kun se jätetään: Vuosittain
• Kenen on ilmoitettava: Useimmat työnantajat Yhdysvalloissa

Lyhyesti sanottuna lomake W-3 on IRS: n ja sosiaaliturvan käyttämä asiakirja Administration (SSA) tiivistää ja välittää työnantajan W-2-lomakkeet.

IRS ja SSA käyttävät W-3-lomaketta palkkojen, palkkojen, palkkioiden, vinkkien ja muiden työnantajien maksamien palkkojen seuraamiseen. vuosi. Lomakkeessa ilmoitetaan myös työntekijöiden palkkakuluista pidätetyt tulot ja liittovaltion vakuutusmaksulaki (FICA).

Lomakkeen W-3 yksityiskohdat, muun muassa:

• Tulot yhteensä ja työnantajan (kaikille työntekijöille) maksama palkka
• Sosiaaliturva- ja sairausvakuutusveron alaisen palkanlaskun kokonaismäärä
• Pidätetty kokonaisvero (sekä tulot että FICA) siitä palkasta

Miten lomake W-3 eroaa lomakkeesta W-2?

Lomakkeet W-3 ja W-2 ovat erittäin samanlaisia. He raportoivat suurelta osin samoja tietoja, ja jokaisen työnantajan, jonka on toimitettava yksi tai useampi W-2-lomake, on myös toimitettava lomake W-3.

Tärkein ero on, että lomake W-2 raportoi tietoja, kuten yhteensä palkat ja verot pidätetään jokaiselle työntekijälle. Lomake W-3 ilmoittaa sitä vastoin työnantajan pidätetyt kokonaispalkat, verotettavat palkat ja verot.

Lyhyesti sanottuna lomake W-2 kertoo IRS: lle ja SSA: lle, kuinka paljon olet maksanut ja pidättänyt Janelle vuoden aikana – lomake W-3 kertoo heille, kuinka paljon maksoit ja pidätit kaikista työntekijöistäsi.

Kuinka lomake W-3 eroaa lomakkeesta W-4?

Kääntöpuolelta W-4-lomaketta pidetään osana kaikkea uutta vuokrausasiakirjaa. Aina kun olet uuden työntekijän aluksella, työnantajat ovat vastuussa siitä, että he täyttävät W-4-lomakkeen ja lähettävät täytetyn lomakkeen asianmukaiseen uusien työntekijöiden osavaltiohakemistoon. Löydät oikean hakemiston omalle osavaltiollesi täältä.

Tiedot, jotka uudet työntekijät antavat täyttäessään W-4-lomakkeen, kertovat sinulle, kuinka paljon tuloveroa pidätetään työntekijän jokaisesta palkkakuvasta.

Sinua ei vaadita, mutta monet työnantajat valitsevat työntekijöiden täyttämään uuden W-4-lomakkeen vuosittain varmistaakseen, että pidät oikean määrän.

Miksi IRS ja SSA vaatii työnantajia jättämään lomakkeen W-3

Kun ihmiset tekevät vuotuisen veroilmoituksensa, he ilmoittavat ansaitsemansa kokonaistulot, jo maksetut verot (yleensä työnantajan lähdeverojen kautta) ja verosaatavan (tai erääntyneet) palautetaan). Sekä IRS: llä että SSA: lla on etu varmistaa, että henkilöt ilmoittavat tarkasti kaikki vuoden aikana maksamansa tulot, joten he vaativat työnantajia toimittamaan jokaiselle työntekijälle W-2-lomakkeet.

Vastaavasti Jotta voidaan seurata kaikkia työnantajan pidättämiä palkkoja, tuloja ja FICA-veroja, SSA vaatii W-3-lomaketta toimimaan kansilehteen ja kokoamaan kaikki mukana olevat W-2-lomakkeet.

Mitä ovat lähdeverot ja FICA-verot?

Joten ehkä olet kuullut tuloveronpidätyksistä ja FICA-veroista, mutta oletko täysin selvillä siitä, mitä ne ovat? Jos vastaus on ”ei”, otetaan askel taaksepäin ja selitetään.

Palkka- ja työvoimaverojen osalta veroja on kolme päätyyppiä:

• Lähdeverot: Nämä ovat verot, jotka pidätät työntekijän palkasta, ja ne sisältävät sekä tavallisen tuloveron että työntekijän osan FICA-veroista. Sinun on pidättää nämä verot ja tallettaa ne asianomaiselle veroviranomaiselle. Nämä ovat osa mitä lomakkeella W-3 ilmoitetaan.
• Työnantajaverot: Kuten nimestä voi päätellä, sinä, työnantaja, maksat nämä verot kokonaisuudessaan.
• Jaetut verot: Nämä verot jaetaan (yleensä 50/50) sinun ja työntekijöidesi kesken. Sosiaaliturva- ja Medicare-verot (tai FICA) ovat merkittävimpiä jaettuja veroja. Kaikkien työntekijöiden näiden verojen maksuosuuksien summa ilmoitetaan myös W-3-lomakkeellasi.

Tuloverot edustavat suurinta osaa IRS-veropohjasta. Toisaalta FICA-verot maksetaan SSA: n Social Security and Medicare -ohjelmaan (joka tunnetaan myös nimellä sosiaaliturvaverkko-ohjelma).

Jokaisen työntekijän tuloveroprosentti vaihtelee heidän vuotuisten tulojensa, pätevien huollettaviensa, henkilökohtaisten henkilöidensä mukaan etusija ja muut tekijät. Siksi sinun on kerättävä lomake W-4 jokaiselta työntekijältä. Lomakkeessa kerrotaan, kuinka paljon tuloveroja vähennetään jokaisesta palkkakehityksestä.

FICA: n vuoden 2019 vakioveroasteet ovat yhteensä 7,65% kullekin osapuolelle, työnantaja ja työntekijä mukaan lukien. Jaottelu näyttää tältä:

• 6,2% sosiaaliturvavero (kutsutaan myös nimellä OASDI)
• 1,45% Medicare-vero

On tärkeää Huomaa, että sosiaaliturvaveroa sovelletaan vain ensimmäisiin 132 900 dollariin, jonka työntekijä maksaa vuonna. Kun heidän tulonsa ylittävät tämän kynnysarvon, sinulta tai työntekijältä ei peritä ylimääräistä sosiaaliturvaveroa.

Sitä vastoin työntekijöiden, jotka ansaitsevat yli asetetun tulorajan, on maksettava lisäksi 0,9% Medicare-vero yli 200 000 dollarin tuloista. niille, jotka jättävät yhden tai 250 000 dollaria niille, jotka jättävät yhdessä puolison kanssa. Muista: Ylimääräisen Medicare-veron maksaa vain työntekijä eikä työnantaja.

Pitääkö minun lähettää lomake W-3?

Lyhyesti sanottuna, jos olet yksi tai useampi W-2-lomake työntekijöille, sinun on myös toimitettava lomake W-3 sosiaaliturvalaitokselle (SSA). Voit eritellä asian seuraavasti:

• pidätät tulo-, sosiaaliturva- tai Medicare-verot työntekijöiden palkoista
• maksoit vähintään 600 dollaria palkoina, vaikka et pidättää tulo-, sosiaaliturva- tai Medicare-verot

Sitten sinun on toimitettava sekä lomake W-2 että lomake W-3.

Pitääkö minun Lähetetäänkö lomake W-3 työntekijöille?

Tässä on helppo vastaus sinulle: Ei. Työnantajien on lähetettävä jokaiselle työntekijälle vastaava W-2-lomake viimeistään kunkin vuoden 31. tammikuuta – mutta he eivät lähetä lomaketta W-3 muille kuin sosiaaliturvalaitokselle (SSA).

Kuinka täyttää lomake W-3

Jos kuulut valtaosaan työnantajia, joiden on vaadittava tiedosto W-2-lomakkeet ja siten lomake W-3, puhutaan siitä, miten ja milloin teet juuri sen. Lomakkeen W-3 täyttämiseksi sinulla on oltava nämä tiedot valmiina:

• Yritystiedot, mukaan lukien työnantajan tunnistenumero (EIN), virallinen osoite ja muu yhteyshenkilö tiedot
• Edellisen vuoden aikana työntekijöille maksetut palkat (palkka, vihjeet, palkkiot ja muut korvaukset)
• Sosiaaliturvan ja lääketieteen verotettavat palkat yhteensä
• Tulovero pidätetty – sekä liittovaltion että osavaltion
• Sosiaaliturvamaksun pidätetty kokonaisuudessaan
• yhteensä Medicare-veron pidätetty

Hyvä uutinen on, että suurin osa palkanlaskennasta järjestelmät (myös Wave) seuraavat kaikkia näitä tietoja puolestasi. Kun veroaika saapuu, voit hakea nämä ja muut tiedot nopeasti ja helposti.

W-2-lomakkeiden jättäminen

Lomake W-3 ilmoittaa palkat, verotettavat palkat ja verot yrityksesi pidätettiin koko vuoden ajan. Mutta sen ensisijainen tarkoitus on toimia ”kansilehtenä” W-2-lomakkeillesi.

Työnantajien on myös toimitettava lomake W-2 – joka sisältää samat tiedot kuin lomake W-3, mutta jaoteltuna työntekijän mukaan – jokaisen työntekijän osalta, jonka sinulla on ollut koko vuoden ajan. Kun aika tulee, sinun tulee lähettää jokaiselle työntekijälle W-2-lomake yhdessä yhden lomakkeen W-3 kanssa.

Milloin lomake W-3 on lähetettävä

Lomake W-3 on vuosittainen hakemus, joten IRS ja SSA vaativat työnantajia täyttämään ja toimittamaan sen kerran vuodessa. Vuotuinen määräaika lomakkeen W-3 jättämiselle ( yhdessä kaikkien vastaavien W-2-lomakkeiden kanssa) on 31. tammikuuta.

Muista: Sinun on myös lähetettävä kopiot W-2-lomakkeista työntekijöillesi samaan määräaikaan mennessä.

Lomakkeen W-3 toimittaminen hallitukselle

Työnantajilla on valittavanaan muutama vaihtoehto, kun on aika lähettää lomake W-3:

• E-tiedosto verkossa
• Lähetä lomake lomakkeessa
• Tee arkistointi kirjanpitäjän kanssa
• mikä tahansa edellisen vaihtoehdon yhdistelmä on

Huomaa: Työnantajien, joiden on toimitettava yli 250 W-2-lomaketta vuodessa, on lähetettävä sähköinen lomake W-3 verkossa. Vuonna 2021 enimmäiskynnys laskee 100: een tai enemmän. Vuodesta 2022 alkaen lomakkeiden enimmäismäärä laskee 10: ään tai enemmän.

Verkossa oleva E-tiedosto

SSA: n mukaan sähköinen arkistointi on nopeampaa, tarkempaa ja turvallisempaa. . Ja muista: Jos jätät yli 250 W-2-lomaketta (vuodelle 2019) lomakkeen W-3 kanssa, sinun on tehtävä tiedosto verkossa.

Voit lähettää lomakkeen W-3 verkossa, käytät SSA: n Business Services Online (tai BSO) -portaalia.BSO-portaalin avulla sinulla on kaksi vaihtoehtoa lomakkeen W-3 täyttämiseen:

• Luo lomake täytettävä versio ja tulosta kopiot lähettämistä varten TAI
• Lähetä palkkatiedostot vero- tai palkanlaskentaohjelmistostasi (BSO luo automaattisesti vastaavan lomakkeen W-3).

Kun maksat vuotuisen lähdeverosi ja FICA-verosaldosi ja talletuksia verkossa, voit käyttää sähköistä liittovaltion veromaksujärjestelmää (EFTPS).

Jos päätät työskennellä veroalan ammattilaisen tai vero-ohjelmiston kanssa, IRS suosittelee maksujen suorittamista sähköisten varojen peruuttamisen (tai EFW) kautta. Tämän vaihtoehdon avulla voit lähettää tiedostoja sähköpostitse ja valtuuttaa maksamisen yhdellä askeleella.

Mail lomakeessa

Vaikka SSA mieluummin työnantajat arkistoivat verkossa, pienillä yrityksillä on myös mahdollisuus lähettää sähköpostia lomakkeella W-3 sekä kaikki W-2-lomakkeet ja vastaavat veromaksut.

Ennen kuin lähetät lomakkeellesi ja maksat, sinun on tilattava paperikopiot lomakkeista W-2 ja W- 3 IRS: ltä. Huomaa: Näitä lomakkeita ei voi ladata IRS: n verkkosivustolta ja lähettää ne postitse – sinun on tilattava paperikopioita SSA: lta.

Kun olet tilannut ja täyttänyt lomakkeet, voit lähettää ne osoitteeseen alla lueteltu osoite (samoin kuin lomakkeiden W-2 ja W-3 ohjeiden sivulla 5):

Sosiaaliturvan hallinta

Suorien toimintojen keskus

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Huomaa: Jos sinun on lähetettävä lomakkeet yön yli määräajan asettamiseksi (yleensä yksityisten operaattoreiden, kuten Fedexin tai UPS: n kautta), sinun on lähetettävä ne tähän osoite sen sijaan:

Data Operations Center

ATTN: W-2-prosessi

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Tee kirjanpitäjän kanssa arkistointi sinulle

Viimeinen vaihtoehto, jonka työnantajat voivat jättää lomakkeen W-3 ja kaikki maksamattomat maksut tai talletukset, on työskennellä veroasiantuntijan kanssa. voi hoitaa sekä arkistoinnin että tallettamisen puolestasi. Molemmat näistä tehdään usein aiemmin viitatun EFW (Electronic Funds Withdrawal) -järjestelmän kautta.

Kääriminen

Phew – kerroimme tänään paljon IRS-lomakkeesta W-3. Pikaohjeita varten tässä ovat tärkeimmät seikat, jotka sinun on tiedettävä:

• Lomake W-3 ilmoittaa kaikille työntekijöillesi maksetut kokonaispalkat sekä tulot ja FICA-verot pidätetty koko edellisen vuoden
• Jokaisen työnantajan, joka jättää yhden tai useamman W-2-lomakkeen, on myös toimitettava lomake W-3
• Tilaa lomakkeen paperikopiot IRS: n verkkosivustolta ja tiedosto SSA: n BSO-portaalin kautta