Projektin laajuuden hallinta on määritelty prosessi väliaikaisen projektin loppuun saattamiseksi. Se on olennainen tekijä minkä tahansa tiimin toiminnalle, joka varmistaa maksimaalisen tehokkuuden, poistaa tarpeettoman tai turhan työn ja pitää tiimin samalla sivulla joka askeleella. Projektin laajuus auttaa myös hallitsemaan asiakkaan odotuksia ja pitämään projektin ajoissa ja budjetissa.

Mikä on projektinhallinta?

Project Scope Management tarkoittaa joukkoa prosesseja, jotka on suoritettava valmistunut toimittamaan ”projekti”, joka voi olla tuote, palvelu tai tulos, jolla on erityiset ominaisuudet tai toiminnot. Laajuuden hallinta keskittyy ”miten pääsemme sinne” tai ehkä tarkemmin ”mitä toimia teemme saavuttaaksemme?” Nämä vaiheet on määritelty ja kartoitettu siten, että projektipäälliköt ja esimiehet voivat määrittää tarvittavan työn määrän ja mihin tiimin ponnistelut keskitetään projektin loppuun saattamiseksi.

Projektin laajuutta ei pidä sekoittaa tuotteeseen Scope Management, joka keskittyy enemmän tuotteen / palvelun / tuloksen toiminnallisiin vaatimuksiin.Tämän tyyppinen soveltamisala määrittelee, mikä tuote on, miltä se näyttää ja miten se toimii, onko se tuote kokonaisuutena vai onko se Tuotteen komponentti.

Projektin laajuuden hallinta sisältää kolme prosessia:

• Suunnittelu – Projekti määritellään ja projektin toteuttamiseen tarvittava työ (tai prosessit) määritetään.
• Hallinta – Tähän sisältyy projektin etenemisen seuranta, hallinta ja seuranta, mukaan lukien seuranta-asiakirjat, laajuuden hiipiminen, työn seuranta kunkin vaiheen aikana ja muutosten hylkääminen / hyväksyminen.
• Päättyminen – Tämä on prosessin ”kääri” -osa, johon sisältyy projektin suoritteiden tarkastus ja lopputuotteen tulosten tarkasteleminen alkuperäisen suunnitelman mukaisesti.

Tässä on esimerkki projektin laajuuden hallintasuunnitelmasta:

Lähde: MindGenius

Voit myös muotoilla projektin laajuuden hallintasuunnitelmat oppaiksi. Muita esimerkkejä löytyy täältä.

Määritä projektisi laajuuslauseke

Laajuuslauseke on paikka, josta löydät työn, joka on tehtävä projektin loppuun saattamiseksi. Se määrittelee tavoitteet ja ohjaa prosessit projektin loppuun saattamiseksi. Saatat nähdä myös laajuuslausekkeen, jota kutsutaan ”työilmoitukseksi” tai ”toimeksiannoksi”.

Selkeä soveltamislauseke varmistaa, että kaikki tietävät mitä odottaa, että jokainen vaadittu vaihe on toteutettu. ja että projekti on saatu päätökseen ajoissa ja budjetilla.

Lausekeselvityksen tulisi sisältää luettelo kaikesta, mikä tarvitaan projektin kehyksen luomiseen, mukaan lukien: projektin tavoitteet, suoritteet, ominaisuudet, toiminnot, tehtävät , määräajat ja kustannukset.

Projektipäällikön tulisi yhdessä tiimin johtajien ja sidosryhmien kanssa kehittää soveltamisalaa koskeva lausunto varmistaen seuraavat:

• Se sisältää vain vaadittava työ (laajuus);
• projektin jokainen vaihe voidaan suorittaa ajoissa ja
• että projekti voidaan saattaa päätökseen määrätyn budjetin puitteissa.

Laajuuslausekkeen tulisi sisältää:

1. Projektin rajat (mikä on ja mitä ei ole mukana)
2. Kunkin tiimin vastuut ja yksittäiset tiimin jäsenet
3. Menettelyt projektin jokaisen vaiheen suorittamiseksi
4. Kuinka jokainen vaihe tarkistetaan ja hyväksytään

Miksi projekti laajuuslausunto on välttämätön

Et voisi mennä pitkälle matkalle ilman karttaa. Projektin laajuuslausunto on kuin kartta, jota käytetään alusta loppuun. Ilman tätä lausuntoa tiimin jäsenille ei voi olla selvää, mitä heidän pitäisi tehdä ja milloin. Olet myös todennäköisemmin myöhästymässä määräajoista, tekemällä virheitä ja ylittämällä budjetin.

Laajennusselvitys tulee myös osaksi olennaisia asiakirjojasi, mikä osoittaa, että kaikille osapuolille ilmoitettiin projektista ja allekirjoitettiin ennen työn aloittamista. . Tarvitset tällaisen lausunnon etujen suojaamiseksi asiakkaan, urakoitsijoiden, alihankkijoiden tai työntekijöiden kanssa syntyvissä riidoissa.

Tässä on esimerkki projektilaajennusselvityksestä:

Lähde: Example.com

Täältä löytyy lisää esimerkkejä projektin soveltamisalasta.

Projektinhallinta vaiheet

Projektin laajuuden hallinta vaatii useita vaiheita varmistaakseen oikeat prosessit. Yleensä on 6 vaihetta, joita voidaan soveltaa melkein mihin tahansa toimialaan tai projektityyppiin, olipa kyseessä sitten uusi tuote, tietokoneverkkojärjestelmä, tietokoneohjelmisto / -laitteisto, suunnitteluprojekti, rakennusprojekti tai organisaation uusi osasto.

Suunnitelman laajuuden hallinta

Tämä ensimmäinen vaihe sisältää prosessin suunnittelun ja laajuuden hallintasuunnitelman luomisen. Tämän vaiheen tarkoituksena on selvittää, miten laajuus määritellään, hallitaan, todennetaan ja hallitaan.

Laajuudenhallintasuunnitelmassa on neljä pääosaa:

• Vaatimukset
• laajuuslauseke
• työn erittelyaikataulu
• WBS (työn erittelyrakenne) sanakirja

kerää vaatimukset

Tässä toisessa vaiheessa selvitetään, mitä projektin aikana on saavutettava. Sinun on kerättävä kaikkien sidosryhmien vaatimukset, mukaan lukien asiakas, ylimmän johdon, sijoittajat, valtion sääntelyviranomaiset, naapurit tai läheiset maanomistajat. Määrität projektin aikajanan, resurssien kohdentamisen ja asetat projektin tavoitteet.

Projektivaatimuksia on 5 luokkaa:

• Yritysvaatimukset
• Sidosryhmävaatimukset
• Tuotevaatimukset
• Siirtymävaatimukset
• Laatuvaatimukset

Määritä soveltamisala

Tässä vaiheessa määritetään projektin toteuttamiseksi tarvittavan työn laajuus. Sen tulisi kuvata vaiheet, jotka toteutetaan projektin tavoitteiden saavuttamiseksi.

Määritä projektin laajuus tunnistamalla:

• Projektin tavoitteet
• Tavoitteet
• Alivaiheet
• Tehtävät
• Resurssit
• Budjetti
• Aikataulu

Tässä vaiheessa määrität myös projektin parametrit. Toisin sanoen, sinun on määriteltävä tarkalleen, mikä sisältyy projektiin ja mikä ei. Näin varmistetaan, että asiakas, sidosryhmät, ylimmän johdon, projektipäällikön ja tiimin jäsenet ovat kaikki tietoisia odotetusta.

Luo WBS

Työnjaottelurakenne (WBS) sisältää alajakauman projektin suoritteet pienempiin yksiköihin. Periaatteessa jaat projektin vaiheisiin, mukaan lukien kunkin vaiheen suorittamiseen tarvittavat tehtävät.

Jos rakennat taloa, WBS-vaiheet saattavat sisältää:

• Suunnittelu – Suunnitelmien / suunnitelmien luominen ja suunnitelmien muuttaminen
• Rakenteelliset – kaivaminen, kaataminen, kaiverrus, kipsilevyt ja kattopalkit
• Apuohjelmat – Putkityöt, sähkö- ja LVI
• Viimeistely – Maalaus, ikkunat, katto, sivuraide ja maisemointi

WBS-esimerkki:

Lähde: Lucidchart

5. Vahvista laajuus

Tämä vaihe liittyy suoritteiden hyväksymisen virallistamiseen. Tämä vaihe ei koske itse suoritteita, vaan sitä, miten ne hyväksytään ja hyväksytään. Tämän vaiheen tarkoituksena on välttää sidosryhmiä päättämästä, että asiat olisi pitänyt tehdä toisin hankkeen päätyttyä.

Vahvista laajuuden tulisi sisältää:

• onko projektin suoritteet hyväksytäänkö?
• Kuka hyväksyy projektin suoritteet?
• Missä olosuhteissa suoritteet hyväksytään?

Ohjausalue

Tämä viittaa prosessin aikana tapahtuvan edistymisen seurantaan ja muutosten hallintaan. Se seuraa ”laajuuden hiipimistä”, joka tapahtuu, kun lisätään / muutetaan uusia tehtäviä tekemättä tarvittavia muutoksia laajuuteen aikataulun, kustannusten ja resurssien suhteen. Tämä on olennainen osa prosessia, koska muutokset voivat johtaa ajan menetykseen, kustannusten ylitykset, ja se edellyttää resurssien ja työvoiman uudelleenjakoa.

10 vinkkiä onnistuneelle projektisuunnittelulle ja -hallinnalle

Projektin suunnittelu vaatii projektin kattavaa hallintaa. Sinulla on oltava selkeä suunnitelma jotta kaikki osapuolet tietäisivät mitä odottaa ja mitkä ovat heidän roolinsa.

Tässä on 10 viimeistä vinkkiä onnistuneeseen projektialueiden hallintaan:

1. Ymmärrä projekti – sinä hänen on tunnistettava ja ymmärrettävä asiakkaan edut, tarpeet ja tavoitteet ja ymmärrettävä lujasti projektin tavoitteet.
2. Tunnista projektivaatimukset – Jotta tiedät, mitä resursseja tarvitaan, sinun on tunnistettava sinun on koottava tee m, määritä roolit ja jaa tehtävät.
3. Palkkaa pätevä projektipäällikkö – Maailman paras suunnitelma hajoaa, jos sinulla ei ole oikeaa projektipäällikköä. Heidän tulee olla taitava hallitsemaan tiimiä ja ymmärtämään selkeästi, kuinka tehtävät jaetaan kunkin henkilön taitojen ja persoonallisuuden perusteella.
4. Määritä virstanpylväät – Projektin loppuun saattamiseksi sinun on määriteltävä keskeiset vaiheet projektin tai virstanpylvään. Sinun on myös määriteltävä, miten kukin vaihe / virstanpylväs arvioidaan ja hyväksytään.
5. Ylläpitää viestintää – Sinun on kyettävä kommunikoimaan sidosryhmien, projektipäällikön, esimiehien, urakoitsijoiden ja tiimin jäsenten kanssa keskustellaksesi asioista ja muutoksista niin että kaikki pysyvät samalla sivulla.
6. Tunnista tiimin jäsenten vahvuudet ja heikkoudet – Tietäminen tiimin jäsenten vahvuuksista ja heikkouksista tekee tiimistä tehokkaamman, jotta voit täyttää projektivaatimukset.
7. Hyödynnä johtamista työkalut – Online-projektinhallintaohjelmistossa on monia resursseja. Nämä työkalut voivat olla keskitetty alusta kaikkien projektissa mukana olevien seuraamiseen, hallintaan, jakamiseen ja kommunikointiin kaikkien kanssa.
8. Riskienhallinta – Potentiaalisten riskien hallinta on välttämätöntä mahdollisten uhkien tunnistamiseksi ja virheiden ja virheiden välttämiseksi. kustannusten ylitykset, jotka voivat johtaa projektin suistumiseen.
9. Testitulokset – Jotta projekti voidaan toteuttaa menestyksekkäästi, sinun on kehitettävä testejä kriittisillä virstanpylväillä. Tämä varmistaa, että jokaisen vaiheen vaatimukset on täytetty.
10. Projektin arviointi – Projektin päätyttyä projektipäällikön tulisi tarkistaa ja arvioida projektin eri osat ja projekti kokonaisuutena. Tavoitteena on tunnistaa onnistumiset ja alueet, joihin voidaan tehdä parannuksia tulevien projektien virheiden välttämiseksi.

Paranna projektinhallintaosaamistasi

Global Knowledge tarjoaa kattava kirjasto projektinhallinnan kursseista ja sertifikaateista, mukaan lukien CompTIA, ITIL®, Project Management Institute (PMI) ja paljon muuta.

• Tarkastele projektinhallinnan kursseja
• Näytä projektijohtamisen sertifiointikoulutusta