Monista lähteistä peräisin olevia tietoja, mukaan lukien hallinnolliset tiedot ja kyselyt, tallennetaan yhä enemmän täydellisten osoitetietojen yhteydessä. Aikaisempina vuosikymmeninä monet tällaiset aineistot sisälsivät vain postinumero tai paikkanimen. Osoitetiedoilla on suuri arvo maantieteellisessä viitteessä, mutta mahdollinen monimutkainen osoiterakenne on ymmärrettävä kartoittamisen tai tiedonsiirron mahdollisten hyötyjen maksimoimiseksi.

Osoitteet käytännössä

On tärkeää huomata, että useimpiin postiosoitteisiin tallennetut sijaintitiedot eivät ole suoraa tapaa verrata useimpiin yhteiskuntatieteellisiin tietojoukkoihin liitettyihin maantieteellisiin viitteisiin. Tätä voidaan havainnollistaa muutamilla esimerkeillä.

Osoite-esimerkki 1:

Tässä hyvin yksinkertainen esimerkki, kaikki vaaditut elementit ovat voimassa kelvollisen postiosoitteen tekemiseksi. Näihin kuuluvat kiinteistötunnus (tässä tapauksessa talonumero, vaikkakin muissa olosuhteissa se voi olla talon nimi), kulkutie (katu), postikaupunki ja postinumero. Nämä elementit ovat täysin riittäviä jokapäiväisiin tarkoituksiin, kuten postin toimittamiseen tai osoitteeseen käymiseen. Harvat näistä elementeistä kuitenkin todennäköisesti liittyvät yksiselitteisesti maantieteellisiin yksiköihin ja koodeihin, joita käytetään useimmissa yhteiskuntatieteellisissä tiedoissa. Talonumero ”39” voi olla täsmälleen sama kuin yksi kiinteistö, joka on tutkimusyksikkö. Kuitenkin, jos tutkija on todella kiinnostunut kotitalouksista, yksityishenkilöistä tai yrityksistä, on tärkeää huomata, että numero 39 ei välttämättä riitä tunnistamaan yksiselitteisesti kiinnostavat yksiköt. ”Acacia Avenue” ei ole suoraa vertailua mihinkään tilastoyksikköön – pitkä katu katkaisee usein monia eri maantieteellisiä alueita eri koodeilla ja käytettävissä olevilla tilastotiedoilla. ”Silhurst”, postikaupunki, on postinjakelutarkoituksiin määritelty maantieteellinen yksikkö, joka todennäköisesti ei täsmää tarkalleen minkään väestönlaskennan osaston, superlähtöalueen, paikallishallinnon piirin tai muun tavallisen maantieteellisen alueen kanssa. Yksikön postinumero ”SH15 6BP” ei itsessään muodosta tilastollista aluetta, mutta se voidaan liittää useimpiin virallisiin maantieteellisiin yksiköihin vakiohakemistoja käyttämällä. On todennäköistä, että osoite kokonaisuudessaan voidaan yhdistää onnistuneesti yhteen tai useampaan merkintään tärkeimmissä kansallisissa osoiteluetteloissa. On myös mahdollista, että se ei välttämättä sovi yhteen ainutlaatuisella tavalla erilaisista syistä – esimerkiksi jos Acacia Avenuella 39 sijaitsevassa kiinteistössä on useampi kuin yksi osa-alue tai jos Silhurstissa on useampi kuin yksi Acacia Avenue. Yksikkökoodin tarjoama lisävarmuus, joka yleensä liittyy noin 15 osoitteeseen, selittää postinumeron hyödyllisyyden sijaintiviitteenä.

Osoiteesimerkki 2:

Tässä esimerkissä osoiteesimerkkiin 1 on lisätty neljä muuta elementtiä, jotka osoittavat osoiterakenteen muita näkökohtia. Geo-Refer Enterprises Inc. näyttää olevan toiminimi. Tämä on todennäköisesti tärkeää joillekin tutkijoille, mutta se ei muodollisesti ole osa puhetta. Tämä voi olla monien eri yritysten rekisteröity osoite, ja yritysnimiä voidaan usein muuttaa usein samalla, kun kiinteistö itsessään pysyy samana. ”Flat B” viittaa siihen, että kiinteistö ”Acacia Avenue 39” on jaettu osiin. Joitakin asuinosoitteita käytetään myös yritysosoitteina, ja voi olla vaikea erottaa nämä erityyppiset osoitteet analyyttisiin tarkoituksiin. Samoin on vaikea vahvistaa, vastaako ”Flat B, Acacia Avenue 39” -tietue tosiasiallisesti samaa osoitetta kuin ”Acacia Avenue 39” -rekisteri. Tässä esimerkissä paikkakunnan nimi ”North End” on sisällytetty.Paikkakunta on välttämätön osa Royal Mailin postiosoitetta, jos Silhurst-postikaupungissa on useampi kuin yksi ”Acacia Avenue”. Paikkakunnalla ei ole vahvempaa yhteyttä hallinnollisiin tai tilastollisiin maantieteellisiin alueisiin kuin postikaupunki. Läänin nimi sisältyy usein postiosoitteisiin, mutta se ei ole vaatimus, eikä voida taata, että lääni vastaa hallinnollista lääniä samalla nimellä.

Osoiteesimerkki 3:

Vaikka tämä tarkka osoite se on kuvitteellinen, sen pääosat ovat aitoja ja sen tarkoituksena on osoittaa posti- ja hallintoalueiden epäsuhta. Sidcupin postikaupunki ei kuulu Kentin hallinnolliseen lääniin, vaan Bexleyn Lontoon kaupunginosaan. DA15-postialue liittyy Dartfordiin, joka on itse asiassa Kentissä. Halfway Street kuuluu pääasiassa Bexleyn Lontoon kaupunginosaan, mutta ulottuu pienen matkan Lontoon Greenwichin kaupunginosaan. Siksi on oltava selvää, ettei yhtään postiosoiteelementistä tule käyttää suoraan maantieteellisen viittauksen perustana. Joko täydellinen, jäsennelty osoite tai yksikön postinumero on sovitettava luotettuun hakemistoon vastaavien maantieteellisten koodien tarjoamiseksi sopivalla tarkkuustasolla.

Aina kun mahdollista, tutkijoiden tulisi pyrkiä tallentamaan, tallentamaan ja käsittelemään osoitetiedot jäsennetyssä muodossa, vaikka täysin standardien mukaista osoitetta ei voida tuottaa. Osoitteiden jakaminen erillisiksi kentiksi ja kaikkien pääelementtien selkeän rajaamisen vaatiminen lisäävät aina osoitetietojen hyödyllisyyttä ja apuvälineiden vastaavuutta. Osoitteiden tekstimerkkijonojen vastaavuus on monimutkainen, ja mahdolliseen sekaannukseen on monia syitä, mukaan lukien kirjoitusmuunnelmat, useita kieliä ja muunnoslyhenteet. Nämä vähenevät huomattavasti, kun tieto on selkeästi jäsennelty. Tutkijoiden, jotka tarvitsevat laajamittaisen osoiteluettelon täsmäytyksen, tulisi harkita kaupallisen osoitteen täsmäytysohjelmiston tai -palvelujen käyttöä.