J’aime penser à Microsoft PowerPoint comme un test des compétences de base en marketing. Pour créer une présentation passagère, je dois démontrer des compétences en conception, des connaissances techniques et un sens du style personnel.

Si la présentation a un problème (comme une police involontaire, un lien cassé ou un texte illisible) , alors j’ai probablement échoué au test.

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Même si ma présentation orale est bien préparée, une mauvaise expérience visuelle peut la ruiner pour le public.

L’expertise ne veut rien dire sans une bonne présentation pour la sauvegarder. Pour commencer, prenez votre collection de modèles PowerPoint gratuits ci-dessous et utilisez les conseils qui suivent pour perfectionner votre prochaine présentation.

Quel que soit votre sujet, les PowerPoints réussis dépendent de trois facteurs principaux: votre maîtrise de PowerPoint. des outils de conception, votre attention aux processus de présentation et votre attachement à un style cohérent. Voici quelques conseils simples pour vous aider à maîtriser chacun de ces facteurs, et n’oubliez pas de consulter les ressources supplémentaires au bas de cet article.

Comment faire une présentation PowerPoint

Une présentation est composée de plusieurs diapositives, et maintenant que vous savez comment en créer une, vous pouvez plonger plus profondément dans PowerPoint « s .

Ouvrez à nouveau une présentation vierge ou recommencez à partir de celle que vous avez déjà créée.

Si vous avez déjà créé une présentation, double-cliquez sur l’icône pour ouvrir la f ile. Sinon, ouvrez Microsoft PowerPoint, cliquez sur «Fichier» dans le coin supérieur gauche et cliquez sur «Nouvelle présentation». À partir de là, vous pouvez suivre les invites pour configurer une nouvelle présentation.

Choisissez un « thème » ou créez le vôtre.

Microsoft propose des thèmes intégrés et des variations de couleurs pour vous aider vous concevez vos diapositives avec un look cohérent. Pour choisir parmi ces thèmes prédéfinis, choisissez à nouveau l’onglet « Fichier », sélectionnez « Nouveau », choisissez l’une des options et cliquez sur « Créer ».

Sinon, vous pouvez utiliser des éléments PowerPoint, votre le sens du design et la palette de couleurs de votre marque pour créer votre propre « thème ».

Créez une variété de diapositives à des fins différentes.

Vous ne voulez pas présenter la même chose diapositive exacte, juste avec un contenu différent dessus. Cela ennuierait votre public. Assurez-vous de créer plusieurs variantes, en tenant compte de certaines des utilisations courantes des diapositives. Au minimum, vous aurez besoin de:

• Une diapositive de titre
• Une diapositive d’ordre du jour ou de table des matières
• Une diapositive qui présente l’orateur
• Différentes diapositives de contenu (créez différentes mises en page en fonction du type de multimédia que vous utiliserez)

Utilisez la fonction Dupliquer les diapositives pour gagner du temps.

Il n’y a aucune raison de créer ces designs encore et encore. Maintenant que vous en avez quelques-uns, vous pouvez simplement les dupliquer avant de saisir votre contenu. Voici comment procéder:

1. Dans le volet gauche, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la miniature de la diapositive que vous souhaitez dupliquer.
2. Choisissez « Dupliquer la diapositive » dans le menu contextuel.

Ceci ajoutera automatiquement une copie de cette diapositive à la présentation. À partir de là, vous pouvez le personnaliser selon vos besoins.

Ajoutez des transitions à vos diapositives (facultatif).

Bien fait, les transitions peuvent ajouter un peu de mouvement et de mise en valeur à votre présentation . PowerPoint propose plusieurs transitions intégrées parmi lesquelles vous pouvez choisir.

Pour y accéder, sélectionnez l’onglet « Transitions » dans le ruban supérieur. De là, vous pouvez sélectionner une transition pour qu’elle soit prévisualisée sur votre écran. Pour le personnaliser davantage, cliquez sur « Options d’effets » et jouez avec les fonctionnalités pour trouver quelque chose qui vous convient. Pour supprimer une transition, sélectionnez «Transitions» et cliquez sur «Aucune». »

Ajoutez des animations à vos diapositives (facultatif).

Comme les transitions, les animations peuvent ajouter du mouvement, révéler des informations et vous aider à souligner les points sur lesquels vous voulez toucher pendant votre discours. animez un élément, procédez comme suit:

1. Sélectionnez l’élément que vous souhaitez animer en cliquant dessus.
2. Choisissez « Animations » dans le ruban supérieur.
3. Vous aurez la possibilité de choisir parmi plusieurs effets affichés dans le ruban.
4. En cliquant sur l’un d’eux vous donnera un aperçu.
5. Pour personnaliser l’animation, sélectionnez « Options d’effet . « 
6. Pour supprimer une animation, cliquez sur » Aucun « dans le ruban.

Voici quelques-unes des façons de personnaliser les animations:

• Au clic
• Avec la précédente
• Après la précédente
• Durée
• Retard

Ces Décrivez comment vous voulez que l’effet se comporte, alors jouez avec eux jusqu’à ce que vous trouviez un effet qui vous convient.

Vous aurez également la possibilité de déplacer des animations pendant que vous les éditez vos diapositives avec la fonction « Réorganiser l’animation » dans le ruban supérieur.

Enregistrez votre présentation.

Cliquez sur « Fichier » et « Enregistrer », en veillant à spécifier le dossier ou la destination que vous voulez que votre PowerPoint soit stocké.

Exécutez votre présentation.

Il est toujours bon de faire un essai pour vous assurer que vos diapositives sont correctement configurées et que vos animations se déclenchent de manière appropriée vous vous attendez à ce qu’ils le fassent.

Pour présenter votre PowerPoint, allez dans l’onglet « Diaporama » et cliquez sur « Lire depuis le début ». La diapositive couvrira tout votre écran, bloquant votre bureau et le logiciel PowerPoint. C’est ainsi que votre public (dans ce cas, vous pour l’essai) se concentre uniquement sur les éléments visuels de votre présentation.

Faites avancer les diapositives.

Lorsque vous avez terminé avec une diapositive et que vous souhaitez afficher la suivante de votre séquence, cliquez sur votre souris en mode présentation. Cela fera avancer la diapositive.

Style PowerPoint

1 . Ne laissez pas PowerPoint décider comment vous utilisez PowerPoint.

Microsoft souhaitait fournir aux utilisateurs de PowerPoint de nombreux outils. Mais cela ne signifie pas que vous devez tous les utiliser. Voici quelques éléments clés à prendre en compte:

• Assurez-vous que les thèmes PPT prédéfinis correspondent à vos besoins avant de les adopter.
• Essayez d’éviter d’utiliser la valeur par défaut de Microsoft Office polices, Calibri et Cambria. L’utilisation de ces deux polices peut rendre la présentation décevante.
• Les professionnels ne doivent jamais utiliser les sons d’action de PPT. (Veuillez considérer votre public au-dessus de vos préférences personnelles.)
• PowerPoint rend automatique les puces, mais demandez-vous: les puces sont-elles réellement adaptées à ce que vous devez faire? Parfois, ils le sont, mais pas toujours.
• Les valeurs par défaut PPT récentes incluent une petite ombre sur toutes les formes. Supprimez cette ombre si elle n’est pas réellement nécessaire. Ne laissez pas non plus les formes dans leur bleu par défaut.

2. Créez des tailles de diapositives personnalisées.

Pendant que vous pouvez généralement vous en sortir avec la taille de diapositive par défaut pour la plupart des présentations, vous devrez peut-être l’ajuster pour des présentations plus volumineuses sur des écrans de taille étrange. diapositives avant que vous y ajoutiez des objets ou les dimensions de vos objets deviendront faussées.

3. Modifiez la conception de votre modèle de diapositive.

Souvent, il est beaucoup plus facile de modifier votre modèle PowerPoint avant de commencer – de cette façon, vous n’avez pas à concevoir chaque diapositive à la main. Voici comment procéder.

• Sélectionnez « Thèmes » dans la barre de navigation du haut.
• À l’extrême droite, cliquez sur « Modifier le masque », puis sur « Masque des diapositives ». « 
• Apportez les modifications que vous souhaitez, puis cliquez sur » Fermer le masque « . Toutes les diapositives actuelles et futures de cette présentation utiliseront ce modèle.

4. Rédigez du texte en pensant à votre public.

Une partie importante du contenu d’un PowerPoint est le texte. Une bonne copie peut faire ou défaire votre présentation, donc évaluer votre travail écrit sous différents angles pourrait vous faire paraître plus convaincant. Réfléchir à la manière dont votre texte est reçu différencie les bons présentateurs des meilleurs.

Typographie:

De nombreuses personnes sous-estiment l’influence de la police, mais il est important de choisir la bonne police – la perception de votre type de police peut influencer l’impression que votre public a de vous. la bonne police est une opportunité de transmettre une personnalité et un professionnalisme cohérents à la marque.

Certaines polices sont considérées comme propres et professionnelles, mais cela ne signifie pas qu’elles « sont ennuyeuses. Une erreur courante est de penser que votre police n’est pas » t « excitant » assez, ce qui pourrait vous amener à choisir une police qui détourne l’attention de votre message global.

Source: Workfront

Cela dit, vous pouvez toujours utiliser des polices amusantes et excentriques – avec modération. Compenser une police amusante ou de grandes lettres avec quelque chose de plus professionnel peut créer une présentation attrayante. Par-dessus tout, assurez-vous que vous « restez cohérent » afin que votre présentation soit la même dans chaque diapositive, afin que votre public ne soit pas distrait par trop de polices disparates.

Source: Design Shack

5. Assurez-vous que tous vos objets sont correctement alignés.

Avoir des objets correctement alignés sur votre diapositive est la clé pour lui donner un aspect soigné et professionnel. Vous pouvez essayer manuellement d’aligner vos images … mais nous savons tous comment cela fonctionne généralement. Vous essayez de vous assurer que tous vos objets traînent au milieu de votre diapositive, mais lorsque vous les faites glisser là-bas, cela n’a toujours pas l’air tout à fait correct. Débarrassez-vous de votre jeu de devinettes et laissez PowerPoint opérer sa magie avec cette astuce.

Comment aligner plusieurs objets:

• Sélectionnez tous les objets en maintenant « Shift » et en cliquant sur tous.
• Sélectionnez « Organiser » dans la barre d’options supérieure, puis choisissez « Aligner ou distribuer ».
• Choisissez le type d’alignement que vous « aimeriez ».

Comment aligner des objets sur la diapositive:

• Sélectionnez tous les objets en maintenant « Shift » vers le bas et en cliquant sur chacun d’eux.
• Sélectionnez « Organiser » dans la barre d’options supérieure, puis choisissez « Aligner ou distribuer ».
• Sélectionnez « Aligner sur la diapositive ».
• Sélectionnez à nouveau « Organiser » dans la barre d’options supérieure, puis choisissez « Aligner ou répartir ».
• Choisissez le type d’alignement que vous « aimeriez ».

PowerPoint Design

6. Utilisez les « Menus de mise en forme » pour mieux contrôler les conceptions de vos objets.

Les menus de mise en forme vous permettent de faire des ajustements fins qui semblent autrement impossibles. Pour ce faire, faites un clic droit sur un objet et sélectionnez l’option « Format ». Ici, vous pouvez affiner les ombres, ajuster les mesures de forme, créer des reflets, et bien plus encore. Le menu qui apparaîtra ressemble à ceci:

Bien que les principales options se trouvent dans les barres d’outils de format de PowerPoint, recherchez un contrôle complet dans le menu de la fenêtre de format. D’autres exemples d’options disponibles incluent:

• Ajustement du texte à l’intérieur d’une forme.
• Création d’une ombre en perspective naturelle derrière un objet.
• Recoloration des photos manuellement et avec des options automatiques.

7. Tirez parti des formes de PowerPoint.

De nombreux utilisateurs ne réalisent pas à quel point les outils de forme de PowerPoint sont devenus flexibles. En combinaison avec les options de format étendues publiées par Microsoft en 2010, le potentiel d’une bonne conception avec des formes est facilement disponible. PowerPoint offre à l’utilisateur un tas d’options de formes exceptionnelles au-delà des modèles traditionnels de rectangle, ovale et rectangle arrondi, contrairement aux programmes de conception même professionnels comme Adobe Creative Suite ou Quark.

Les formes d’aujourd’hui incluent des formes intelligentes hautement fonctionnelles fonction, qui vous permet de créer des diagrammes et des organigrammes en un rien de temps. Ces outils sont particulièrement utiles lorsque vous considérez que PowerPoint est un support visuel. Les paragraphes et les listes à puces sont ennuyeux – vous pouvez utiliser des formes pour aider à exprimer votre message plus clairement.

8. Créez des formes personnalisées.

Lorsque vous créez une forme, faites un clic droit et appuyez sur « Modifier les points ». En modifiant des points, vous pouvez créer des formes personnalisées qui correspondent à vos besoins spécifiques. Par exemple, vous pouvez remodeler les flèches pour qu’elles correspondent aux dimensions que vous aimez.

Une autre option consiste à combiner deux formes ensemble. Lorsque vous sélectionnez deux formes, cliquez avec le bouton droit de la souris et accédez au sous-menu « Regroupement » pour voir une variété d’options.

• Combiner crée une forme personnalisée qui a des parties superposées des deux formes précédentes coupées
• Union crée une forme complètement fusionnée.
• Intersect crée une forme des sections qui se chevauchent uniquement des deux formes précédentes.
• Soustraire coupe le chevauchement. partie d’une forme de l’autre.

En utilisant ces outils plutôt que d’essayer de modifier des points avec précision, vous pouvez créer des formes personnalisées mesurées avec précision.

9. Recadrez les images en formes personnalisées.

Outre la création de formes personnalisées dans votre présentation, vous pouvez également utiliser PowerPoint pour recadrer des images existantes en de nouvelles formes.Voici comment procéder:

En savoir plus sur la création d’images pour vos canaux marketing dans la vidéo ci-dessous.

10. Présentez des sites Web dans PowerPoint.

La tradition dit que si vous souhaitez afficher un site Web dans un PowerPoint, vous devez simplement créer un lien vers la page et inviter un navigateur à s’ouvrir. Pour les utilisateurs de PC, il existe une meilleure option.

Logiciel tiers qui s’intègre complètement dans l’onglet développeur de PowerPoint peut être utilisé pour intégrer un site Web directement dans votre PowerPoint en utilisant un iframe HTML normal. L’un des meilleurs outils est LiveWeb, un logiciel tiers développé indépendamment.

En utilisant LiveWeb, vous n’avez pas besoin d’interrompre votre présentation PowerPoint et votre présentation restera fluide et naturelle. Que vous intégriez une page Web entière ou simplement une vidéo YouTube, cela peut être une amélioration tierce de haute qualité.

Malheureusement , Les utilisateurs de Mac n’ont pas d’option similaire. Le deuxième choix est de prendre des captures d’écran du site Web, de créer un lien via un navigateur ou d’intégrer des médias (comme une vidéo YouTube) en les téléchargeant directement sur votre ordinateur.

11. Essayez d’utiliser des GIF.

Les GIF sont des images animées en boucle utilisées pour communiquer une humeur, une idée, des informations et bien plus encore. Les utilisateurs ajoutent des GIF aux Powerpoints pour être amusants ou faire une démonstration rapide d’un processus. Il est facile d’ajouter des GIF à vos diapositives. Pour ce faire, procédez comme suit:

Processus PowerPoint

12. Restez simple.

PowerPoint est un excellent outil pour soutenir votre présentation avec des informations visuelles, des graphiques et des points supplémentaires. Cela signifie que votre PowerPoint ne doit pas être l’intégralité de votre présentation. Vos diapositives, aussi créatives et belles soient-elles, ne doivent pas être la vedette de la Afficher. Gardez votre texte et vos images clairs et concis, en les utilisant uniquement pour compléter votre message et votre autorité.

Si vos diapositives contiennent des informations denses et encombrées, cela détournera à la fois l’attention de votre public et vous fera perdre beaucoup plus d’attention. Rien dans vos diapositives ne doit être superflu! Gardez votre présentation convaincante en la gardant propre. Il existe plusieurs façons de procéder:

• Limitez les puces et le texte.
• Évitez les paragraphes et les guillemets longs.
• Conservez un « espace blanc » ou « espace négatif ».
• Gardez les pourcentages, les graphiques et les données extrêmement basiques.

13. Incorporez vos fichiers de polices.

Un problème constant que les présentateurs rencontrent avec PowerPoint est que les polices semblent changer lorsque les présentateurs passent d’un ordinateur à un autre. En réalité, les polices ne changent pas – l’ordinateur de présentation n’a tout simplement pas les mêmes fichiers de polices installés. Si vous utilisez un PC et que vous faites une présentation sur un PC, vous pouvez résoudre ce problème en douceur. (Lorsque vous utilisez des systèmes Mac, la solution est un peu plus rude. Voir Astuce n ° 11.)
Voici l’astuce: lorsque vous enregistrez votre fichier PowerPoint (uniquement sur un PC), vous devez cliquer sur Enregistrer les options dans la section «Enregistrer sous … « Fenêtre de dialogue. Ensuite, cochez la case «Incorporer les polices TrueType» et appuyez sur «OK». Désormais, votre présentation conservera le fichier de polices et vos polices ne changeront pas lorsque vous déplacerez des ordinateurs (à moins que vous ne donniez votre présentation sur un Mac).

14. Enregistrez vos diapositives au format JPEG.

Dans PowerPoint pour Mac 2011, il n’existe pas d’option permettant d’incorporer des polices dans la présentation. Donc, à moins que vous n’utilisiez des polices omniprésentes comme Arial ou Tahoma, votre PPT va probablement subir des changements de police sur différents ordinateurs.

Le moyen le plus sûr d’éviter cela est d’enregistrer votre présentation finale au format JPEG, puis de les insérer JPEG sur vos diapositives. Sur un Mac, les utilisateurs peuvent facilement faire glisser et déposer les JPEG dans PPT avec un temps de chargement rapide. Si vous n’utilisez pas d’actions dans votre présentation, cette option fonctionne particulièrement bien.

Si vous voulez que votre présentation apparaisse « animée », vous devrez « bricoler un peu. Tout ce que vous avez à faire est de sauvegarder les JPEG de chaque « image » de l’animation. Ensuite, dans votre présentation finale, vous n’afficherez que ces JPEG dans l’ordre dans lequel vous souhaitez que l’animation apparaisse. Alors que vous aurez techniquement plusieurs nouvelles diapositives à la place de un original, votre public ne connaîtra pas la différence.

Une considération importante: si votre PPT comprend beaucoup de JPEG, la taille du fichier augmentera.

15. Incorporer multimédia.

PowerPoint vous permet de créer un lien vers des fichiers vidéo / audio en externe ou d’intégrer le contenu multimédia directement dans votre présentation. Vous devez intégrer ces fichiers si vous le pouvez, mais si vous utilisez un Mac, vous ne pouvez pas réellement intégrer la vidéo (voir la remarque ci-dessous). Pour les PC, deux bonnes raisons d’intégrer sont:

• L’intégration vous permet de lire le contenu multimédia directement dans votre présentation. Cela aura l’air beaucoup plus professionnel que de passer d’une fenêtre à l’autre.
• L’intégration signifie également que le fichier reste dans la présentation PowerPoint, il doit donc être lu normalement sans travail supplémentaire (sauf sur un Mac).

Remarque: les utilisateurs Mac OS de PowerPoint doivent faire très attention à l’utilisation de fichiers multimédias.

Si vous utilisez PowerPoint pour Mac, vous devrez toujours apporter la vidéo et / ou fichier audio avec vous dans le même dossier que la présentation PowerPoint. Il est préférable de n’insérer des fichiers vidéo ou audio qu’une fois que la présentation et le dossier contenant ont été enregistrés sur un lecteur portable dans leur dossier permanent. De plus, si la présentation sera lue sur un ordinateur Windows, les utilisateurs Mac doivent s’assurer que leurs fichiers multimédias sont au format WMV. Cette astuce devient un peu compliquée, donc si vous voulez utiliser PowerPoint efficacement, pensez à utiliser le même système d’exploitation pour la conception et la présentation, quoi qu’il arrive.

16. Apportez votre propre matériel.

Entre les systèmes d’exploitation, PowerPoint est encore un peu nerveux. Même entre les versions PPT différentes, les choses peuvent changer. Une façon de résoudre ces problèmes est de vous assurer que vous disposez du bon matériel. Apportez donc simplement votre propre ordinateur portable lorsque vous « présentez ».

17. Utilisez « Présentateur ».

Dans la plupart des situations de présentation, il y aura à la fois l’écran d’un présentateur et l’écran principal projeté pour votre présentation. PowerPoint dispose d’un excellent outil appelé Affichage du présentateur, que vous trouverez dans l’onglet « Diaporama » de PowerPoint 2010 (ou 2011 pour Mac). La vue Présentateur comprend une zone pour les notes, un minuteur / horloge et un affichage de présentation.

Pour de nombreux présentateurs, cet outil peut aider à unifier leur présentation orale et leur aide visuelle. Vous ne voulez jamais donner l’impression que PowerPoint est une pile de notes que vous utilisez une béquille. Utilisez l’option Affichage du présentateur pour créer une présentation plus naturelle.

Conseil de pro: Au début de la présentation, vous devriez également appuyer sur CTRL + H pour faire disparaître le curseur. Appuyer sur la touche « A » le ramènera si vous en avez besoin!

Avec des processus de style, de conception et de présentation à votre actif, vous pouvez faire beaucoup plus avec PowerPoint que de simples présentations pour vos clients. PowerPoint et les applications de diapositives similaires sont des outils flexibles qu’il ne faut pas oublier. Avec un excellent modèle, vous pouvez être sur la bonne voie pour créer des présentations qui épateront votre public.

Note de l’éditeur: Cet article a été publié à l’origine en août 2019 et a été mis à jour pour des raisons d’exhaustivité.

Publié à l’origine le 10 septembre 2020 17h30 : 00 PM, mis à jour le 25 janvier 2021