Qu’est-ce qu’un reçu de loyer?

Un reçu de loyer est un élément utilisé pour documenter les paiements effectués par les locataires à leur propriétaire. Ceci est très utile pour les deux pour diverses raisons. Pour les locataires, cela prouvera qu’ils ont pu payer leur loyer à temps. Pour les propriétaires, il permet de suivre à la fois les paiements entrants et les chèques sans provision ou les retards de paiement. Il convient de rappeler qu’un reçu de loyer est la seule preuve de paiement pour ceux qui paient en espèces. Tous ces éléments seraient une raison suffisante pour que les locataires et les propriétaires enregistrent leurs propres copies des reçus.

Pour vous donner une idée de la prévalence de l’utilisation de ces documents, il vous suffit de consulter le statistiques globales concernant les immeubles locatifs. Selon Statista, jusqu’à vingt-sept pour cent des citoyens américains louent des maisons. Du côté des choses qui donnent à réfléchir, on estime à partir de la même source que jusqu’à quarante-trois pour cent des non-propriétaires sont incapables de se payer leur propre maison, ce qui nécessite le besoin de propriétés locatives. En fait, l’événement Pew Research Center indique que plus de personnes louent maintenant qu’à tout autre moment au cours des cinquante dernières années. Si vous êtes actuellement locataire ou propriétaire, il est plus que jamais essentiel de connaître les reçus de location.

Les éléments d’un reçu de loyer

Chaque reçu de loyer comportera certains éléments. Si vous comptez créer ce document pour vos propres besoins, il est utile de vous familiariser avec eux. Vous trouverez ci-dessous les éléments nécessaires pour un reçu de loyer qualifié, avec une brève description de chacun.

Comment rédiger un reçu de loyer

Avec la connaissance des éléments désormais enracinés en vous, vient maintenant la partie où nous détaillons les étapes réelles nécessaires pour les assembler et créer un reçu officiel de loyer. Les instructions suivantes sont garanties d’être suffisamment générales et simples pour que tout le monde puisse les suivre, ce qui garantit une expérience simple et rapide.

Étape 1: Choisissez le bon modèle

La première étape qui doit serait fait de choisir un modèle de reçu de loyer qui correspond à celui que vous avez en tête. Opter pour un modèle est le bon début pour une multitude de raisons. Premièrement, vous n’avez pas à tout faire vous-même; en fait, il n’est même pas nécessaire de partir de zéro. Deuxièmement, même si vous ne téléchargez pas de modèle réel, vous pouvez au moins trouver une source de référence pour votre propre reçu. Une fois que cela est fait, vous pouvez passer à une autre considération importante.

Étape 2: Choisissez le bon programme pour éditer le modèle

Ceux qui ont choisi de partir de zéro peuvent ignorer cette étape entièrement. Cette étape se concentrera sur les programmes sur lesquels vous pouvez modifier le modèle choisi. Sachez qu’il y en a beaucoup parmi lesquels choisir, avec des exemples notables étant Microsoft Word, Adobe Photoshop, Excel et d’autres. Il y a de fortes chances qu’il existe déjà des formats préexistants pour chaque modèle à votre disposition. Tout ce que vous avez à faire est de prendre une décision, puis de télécharger le bon format avant d’ouvrir le bon programme pour vos besoins.

Étape 3: Spécifiez le locataire et le montant payé

Dans cette étape, nous commençons sérieusement le processus d’édition / d’écriture. Deux des détails les plus importants à inclure dans votre reçu de loyer sont le nom du locataire et le montant qui vous a été versé sur une période de paiement spécifique. Assurez-vous de noter le nom légal complet du locataire et soyez aussi précis et précis que possible concernant le paiement. À des fins de documentation, ce sont deux choses que vous ne pouvez pas vous permettre de négliger ou de vous tromper. En cas d’augmentation de loyer, assurez-vous d’abord d’envoyer une lettre d’augmentation de loyer au locataire.

Étape 4: Spécifiez l’adresse des locaux

Le prochain détail à vous occuper devrait être l’adresse de la propriété de location elle-même. Encore une fois, l’importance de cela réside dans l’utilisation du reçu de loyer comme document. Notez ou modifiez l’adresse spécifique avant de passer à d’autres détails, tels que la date d’émission du reçu et le numéro du reçu.

Étape 5: Spécifiez le mode de paiement utilisé

Tout aussi important que le montant devrait être le mode de paiement utilisé par le locataire. Il y a plus de quelques raisons pour lesquelles cela est nécessaire. Par exemple, plusieurs locataires louent plusieurs propriétés. Parmi tous, l’un d’entre eux a choisi de payer le loyer en espèces. Alors que les autres disposent d’autres moyens de documentation (comme les reçus en ligne ou les reçus bancaires), les paiements en espèces signifient que le reçu de loyer créé et conservé par le propriétaire est la seule preuve réelle que le loyer a été payé en totalité et à temps. Par conséquent, il est nécessaire que vous spécifiiez la méthode sur le reçu lui-même.

Étape 6: Entrez les autres détails importants

Avec ceux à l’écart, vous pouvez terminer les choses en entrant tous les autres détails nécessaires. Cela comprendra votre propre adresse, votre numéro de contact, le numéro de contact du locataire, le nom de la personne qui a reçu le paiement (dans le cas où vous ne l’avez pas vous-même reçu directement ou personnellement), et plus encore. À la fin, il y aurait la signature du propriétaire. Apposez-le en bas du document pour le rendre officiel.

Étape 7: Assurez-vous de tout vérifier avant d’imprimer

Maintenant que vous avez terminé toutes les étapes précédentes , l’une des dernières choses que vous devez accomplir est de revérifier tout ce qui a été écrit jusqu’à présent. Vérifiez non seulement les fautes de frappe habituelles ou la saisie incorrecte, mais également tout ce qui induit en erreur qui pourrait causer des problèmes sur toute la ligne. Après avoir déterminé que tout va bien, vous pouvez procéder à la seule chose qui reste à faire avec un document imprimable comme celui-ci: l’imprimer. Vous pouvez également envoyer une copie numérique à votre locataire ou faire les deux, ce qui vous assurera que vous et le locataire avez plusieurs copies du reçu de loyer.

Les choses à faire et à ne pas faire d’un reçu de loyer

Un reçu de loyer peut être similaire à divers autres documents, liés ou non à l’immobilier et aux affaires. Il y aura des listes de choses à faire et à ne pas faire pour aider à guider ses utilisateurs loin des nombreux pièges et vers le succès et la sécurité. Pour ce type d’article, il est préférable de se pencher sur ce que les locataires et les propriétaires peuvent faire pour s’assurer qu’ils sont dans les positions les plus avantageuses possibles. Parcourez cette liste et voyez par vous-même ce que sont ces choses.

À faire

Gardez à l’esprit ce que votre état ou comté exige concernant les reçus de location.

En fonction sur votre lieu de résidence, les lois concernant l’exigence de reçus de location peuvent varier. Certains peuvent même ne pas obliger les propriétaires à les fournir en premier lieu. La première chose à faire que vous devez garder à l’esprit est d’en apprendre le plus possible sur vos lois locales ou nationales. Cela a priorité en raison des conséquences potentielles de vos actions et de votre inaction.

Assurez-vous de conserver votre copie du reçu en lieu sûr.

Outre les exigences de l’État , la fonction première des reçus est de servir de documentation et de preuve des paiements effectués par le locataire à son propriétaire. Pour les deux parties, il est essentiel de conserver des copies des reçus dans un endroit sûr. Vous ne savez jamais quand des conflits peuvent survenir. Soyez plus prudent que désolé et préparez-vous aux pires scénarios en ayant vos propres enregistrements des reçus que vous avez reçus / préparés au fil des ans.

Ne négligez pas le numéro de reçu.

Peut-être l’un des éléments les plus négligés d’un reçu de loyer serait le numéro du reçu. C’est ce que les propriétaires et les locataires peuvent utiliser pour suivre le nombre de paiements effectués et, dans une certaine mesure, le nombre de reçus émis. Cela ne fera que rendre le processus de documentation et de suivi beaucoup plus facile car cela ajoute à ce que l’élément « date d’émission » apporte déjà à la table. Simplifiez-vous les choses et ne négligez pas cela même une fois.

Assurez-vous que rien n’est inexact ou négligé concernant les éléments du reçu.

Encore une fois, il s’agit d’un « do » qui s’applique à la fois au locataire et au propriétaire. Compte tenu de l’utilisation du reçu comme forme de documentation, il n’est pas difficile de voir que l’exactitude est une chose absolument importante à garantir. S’il y a des erreurs, qu’elles soient découvertes par vous ou signalées par l’autre partie, vous devez les rectifier dès que possible. Tout comme l’entrée précédente de cette liste, vous pouvez vous retrouver face à une sorte de différend ou au pire des cas à un moment donné. Il vaut mieux être prêt si cela devait arriver et un contenu précis est une façon de le faire.

Fournissez un reçu dès que possible une fois qu’un paiement particulier a été effectué.

C’est quelque chose qui servira de rappel important aux propriétaires. Une fois que vos locataires ont effectué leur dernier paiement, ne tergiversez pas. Rédigez le reçu immédiatement ou dès que vous le pouvez. Les exigences de la vie quotidienne peuvent naturellement interférer avec la rapidité avec laquelle vous pouvez fournir certains documents, mais en les reportant, vous courez le risque d’oublier ou de ne pas donner à votre locataire le reçu nécessaire. Donnez la priorité à cela et minimisez les risques que l’un de vous ait des problèmes.

À ne pas faire

Ne fournissez pas de reçus si le locataire n’a pas encore effectué de paiement pour une période donnée.

Ce premier « ne pas » s’adresse spécifiquement aux propriétaires. Il s’agit d’un simple rappel que les reçus ne doivent pas être émis tant que le locataire n’a pas effectué un paiement effectif. Même si vous avez décidé de télécharger des modèles ou de créer un vous ne pouvez pas utiliser d’informations spécifiques pour le remplir. Aucun montant ni aucune date ne doivent être notés tant que le paiement n’a pas été effectué. En cas de problème, il serait prudent pour les propriétaires envoyez d’abord un avis de loyer tardif.

N’oubliez pas d’apposer votre signature ou d’inclure votre cachet officiel sur le reçu.

Pour rendre quelque chose d’officiel, il est souvent nécessaire de laisser derrière vous une marque. Pour les documents comme un reçu de location, le propriétaire peut soit apposer sa signature sur le papier, soit, s’il représente une entreprise, apposer cachet officiel dessus. Cela montre qu’il est dûment autorisé par quelqu’un ou par une entité qui a ce droit. Le but de la preuve et de la documentation ne serait pas complet avec cela, alors assurez-vous de ne pas oublier de faire ce petit mais important acte.

Ne négligez pas le solde restant lorsqu’il s’agit de paiements périodiques.

Cette entrée particulière de la liste des choses à ne pas faire va s’inscrire dans une perspective à plus long terme. Il faut dire que les locataires ne peuvent pas toujours fournir le montant total du paiement à chaque date d’échéance possible. Pour cette raison, des accords de paiement périodiques peuvent être conclus entre eux et leurs propriétaires afin de rendre la charge financière beaucoup plus facile à supporter. Dans le cas des propriétaires, il est sage de tenir un registre du montant restant à payer par le locataire. qu’il puisse être inclus dans les reçus de location émis tout au long des périodes de paiement. Documentez tout et ne laissez aucune information passer entre les mailles du filet.

N’acceptez aucun reçu de location de ceux qui ne le sont pas autorisé.

Un propriétaire peut toujours choisir de percevoir le paiement lui-même ou elle-même, mais dans le cas où ce n’est pas une option viable, un représentant peut toujours faire la collecte. Pour ce «ne pas» en particulier, il est important de rappeler aux locataires que la réception des reçus de location ne doit être effectuée que lorsqu’ils interagissent avec le propriétaire ou un représentant choisi. Toute autre situation serait un scénario potentiellement dangereux dans lequel s’impliquer soi-même.

N’hésitez pas à demander que certains articles soient inclus dans le reçu.

En tant que locataire, il est important de prendre note par vous-même de ce qui a été payé, combien , la manière dont cela a été fait, et d’autres. Bien que vous puissiez peut-être mettre votre confiance uniquement entre les mains compétentes de votre propriétaire, il y a des moments où vous devriez vraiment vous assurer que tout est enregistré comme il se doit. Pendant ces périodes , n’hésitez pas à parler avec votre propriétaire et à insister pour que certaines choses soient incluses dans le reçu. Tout article omis pourrait vous causer des problèmes en cas de litige de location, alors assurez-vous de garder un œil sur tout ce qui ne va pas avec le document.

N’attendez aucune inco nsistances et erreurs à corriger.

Ce dernier bit est également destiné aux locataires. Une fois que vous avez reçu votre reçu, parcourez-le immédiatement pour voir si tout a été bien fait. Regardez le document et voyez si quelque chose que vous avez demandé a été écrit, et s’il y a des erreurs, n’attendez pas que le propriétaire ou la propriétaire l’ait remarqué. Il est conseillé d’être proactif pour régler de telles erreurs dès que vous les rencontrez.

Même quelque chose d’aussi simple qu’un modèle de reçu de loyer a beaucoup à faire. Cela montre combien de travail est consacré à ce type de documents. Ceux qui en ont besoin peuvent facilement trouver les meilleurs échantillons en ligne. Chaque modèle est imprimable et assez facile à modifier pour quiconque. Ce qui est important, c’est que vous obteniez correctement vos informations afin de ne pas avoir à passer trop de temps à créer votre propre reçu de paiement de location.