Envoi d’un e-mail de demande de congé est une façon moderne et formelle de demander quelques jours de congé pour une raison précise. Les employés reçoivent un certain nombre de congés maladie et vacances chaque année en fonction des politiques de l’entreprise. Avant d’envoyer votre e-mail de demande de congé, familiarisez-vous avec les politiques de congé de votre entreprise. Cela garantit que vous faites la demande correctement.

Laisser les e-mails de demande

Pourquoi devriez-vous envoyer un e-mail de demande de congé

Un e-mail de demande de congé est un document électronique officiel qui informe vos supérieurs et vos employeurs que vous prévoyez de faire une pause dans votre travail pendant une période de temps spécifique. Vous devez avoir une raison légitime de prendre un congé si vous souhaitez que vos employeurs approuvent votre demande.

Que vous envisagiez de rédiger un e-mail de congé personnel ou de maladie, il est important que la demande soit écrite. Voici les principales raisons pour lesquelles vous enverriez cet e-mail:

À des fins de documentation

Si vous ne voulez pas avoir de problèmes, vous devez avoir votre e-mail de demande de congé et toutes les réponses correspondantes sont documentées. Cela préserve vos droits et les droits de votre entreprise en cas de conflit ou de désaccord. Dans ce cas, vous pouvez montrer les e-mails comme preuve que vous avez obtenu l’approbation avant de partir.

Pour les procédures d’approbation de votre entreprise

La plupart des entreprises ont leurs propres procédures d’approbation pour feuilles. Vérifiez si vous devez envoyer une copie imprimée ou un e-mail de demande de congé suffirait. De cette façon, vous n’enfreindrez aucune règle de l’entreprise.

Raisons de rédiger un e-mail de demande de congé

Il existe différentes raisons pour lesquelles les employés prennent un congé. Lorsque vous essayez de vérifier des échantillons de ces lettres, vous pouvez voir des échantillons d’e-mails pour les jours de maladie, des échantillons d’e-mails personnels, etc. La raison que vous indiquez dans votre e-mail peut être:

• Congé annuel: c’est la raison la plus courante pour laquelle les employeurs voient les e-mails de demande de congé. La plupart des employés reçoivent un certain nombre de jours par an qu’ils peuvent prendre séparément ou tous en même temps.
• Vacances ou vacances: pour la plupart des entreprises, il s’agit du même que le congé annuel. Mais pour ceux qui occupent des postes élevés, ils peuvent avoir des vacances ou des congés séparés.
• Congé de maladie: envoyez un e-mail de congé de maladie si vous ne pouvez pas venir travailler en raison d’une maladie ou d’une blessure. Selon les politiques de votre entreprise, vous devrez peut-être fournir des documents supplémentaires pour ce type de congé.
• Congé sans solde: même si vous pouvez toujours obtenir une approbation pour ce type de congé, vous ne serez pas payé pour ça. La plupart des gens utilisent ce type de congé s’ils ont déjà épuisé tous leurs congés annuels.
• Congé d’urgence: également appelé congé à court préavis, vous pouvez l’utiliser en cas d’urgence.
• Congé: pour ce type de congé, vous vous éloignez de vos fonctions et responsabilités mais vous êtes toujours un employé de l’entreprise. L’obtention de l’approbation pour ce type de congé dépend de votre raison.
• Congé d’études: il s’agit d’un type spécial de congé dans lequel l’entreprise permet à ses employés de s’absenter du travail à des fins éducatives comme pour assister à des séminaires, des cours et autres.
• Congé de maternité: les femmes bénéficient de ce type de congé avant et après l’accouchement. La plupart du temps, ils reçoivent également une compensation pendant leur congé.
• Congé compensatoire: les employés qui travaillent des journées ou des heures supplémentaires peuvent bénéficier de ce type de congé.
• Congé de compassion: ce type de congé les congés vont aux employés qui ont vécu un événement malheureux dans leur vie comme une crise personnelle ou un décès.

Conseils pour créer votre e-mail de demande de congé

Beaucoup d’employés peuvent ressentir un certain niveau d’appréhension lors de la demande de congé. Mais cela ne devrait pas être le cas parce que les employés gagnent ces congés, surtout s’ils travaillent déjà dans l’entreprise depuis une longue période.

Tant que vous rédigez un e-mail de demande de congé professionnel et que vous avoir une raison légitime, votre employeur n’aura aucune raison de refuser votre demande. Pour vous aider à créer un excellent e-mail de demande de congé, voici quelques conseils:

Utilisez un ton poli et agréable

Si vous voulez faire bonne impression, c’est la première étape. La composition de votre e-mail de cette manière en fait une bonne lecture qui, à son tour, augmente les chances que votre demande soit approuvée.

Fournissez votre raison

Aucun échantillon d’e-mail personnel ou de congé de maladie ne serait complet sans raison. Vous ne pouvez pas demander un congé simplement parce que vous en voulez un. Assurez-vous également d’avoir une raison légitime si vous voulez un bon résultat.

Fournissez des détails clairs

De nombreux employeurs sont très soucieux des détails.Ainsi, vous voudrez peut-être inclure des détails clairs comme la date ou l’heure de votre congé. Indiquez également la date exacte de votre retour au travail. Indiquez également s’ils peuvent ou non vous contacter pendant votre congé.

Si vous prenez un long congé, c’est également une bonne idée de fournir des détails sur les tâches ou les projets en cours que vous quittez derrière. Si vous avez chargé quelqu’un de travailler sur ces derniers ou de résoudre des problèmes pendant votre absence, incluez ces détails dans votre e-mail pour le bénéfice de votre employeur.

Soumettez votre demande à l’avance

Enfin, n’envoyez jamais votre e-mail de demande de congé juste un jour ou deux avant de prendre un congé. Donnez à votre employeur suffisamment de temps pour approuver le congé et planifier les choses pour votre absence du bureau. Cela augmente également les chances que votre demande soit approuvée.

Considérations avant d’envoyer votre e-mail de demande de congé

Si vous avez déjà planifié votre congé, vous devez envoyer un e-mail de demande de congé juste après vous avez finalisé tous vos plans. De plus, vous devez prendre en compte certaines considérations avant d’envoyer votre demande. Ceux-ci incluent:

Exigences de l’entreprise

Si vous prévoyez de partir pendant une période très chargée pour votre entreprise quand elle a besoin de vous, attendez-vous à ce que votre demande soit refusée. Il est important que vous réfléchissiez à l’effet de votre congé sur l’environnement de travail. Bien que vous ayez le droit de prendre un congé de temps en temps, vous devez également réfléchir au moment opportun pour prendre votre congé.

Même si vous poussez votre congé et exigez que vos employeurs l’approuvent, vous pourriez ne pas le faire. amusez-vous parce que vous pensez à votre entreprise ou qu’ils continuent d’essayer de vous contacter pour des préoccupations.

Votre remplaçant ou la personne responsable

Ceci est particulièrement important si vous prévoyez de prendre un long congé. Vous pouvez affecter un remplaçant ou une personne en charge de vos tâches. Dans tous les cas, vous devez bien instruire cette personne et informer votre employeur que vous lui avez indiqué quoi faire pendant votre absence.

La période de préavis

Comme mentionné ci-dessus, il est important d’envoyer votre demande de congé le plus tôt possible. De cette façon, votre employeur s’attend à ce que vous n’entriez pas au travail et il peut le planifier.

Jours fériés

Vérifiez si les jours où vous prévoyez de prendre votre congé coïncident avec vacances publiques. Dans de tels cas, vous n’avez même pas à faire de demande du tout, surtout si votre entreprise ferme pendant les jours fériés.

Erreurs à éviter lors de la rédaction d’un e-mail de demande de congé

Quand il s’agit d’écrire des e-mails de congé personnel, des e-mails de congé de maladie et même d’autres types d’e-mails formels au travail, il y a certaines erreurs que vous devez éviter. Gardez à l’esprit que lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu’un d’autre au bureau, cela reflète votre propre professionnalisme. Voici quelques erreurs que vous devez éviter lors de la rédaction de votre e-mail:

Ne pas utiliser de message d’accueil ou de clôture

Lorsque vous rédigez un e-mail, commencez toujours par un message d’accueil. Sans cela, votre e-mail semble exigeant et laconique. Aussi, terminez votre e-mail par une déclaration de clôture appropriée pour montrer votre politesse et votre professionnalisme.

Être trop décontracté ou trop formel

Les e-mails de demande de congé et autres types d’e-mails de bureau doivent avoir un bon équilibre entre formalité et convivialité. Il n’est pas approprié d’envoyer à votre patron le même type d’e-mail que vous enverriez à l’un de vos amis les plus proches. Assurez-vous de maintenir le niveau de respect dans votre e-mail.

De plus, être trop formel peut ne pas convenir à certains employés. L’utilisation d’un tel langage peut donner l’impression que vous êtes contrarié ou que vous exigez quelque chose du destinataire. Vous devez trouver un bon équilibre entre ces extrêmes lors de la rédaction de votre e-mail.

En utilisant la phrase « À qui cela peut concerner »

C’est un énorme non-non, surtout quand vous ‘ vous envoyez un e-mail de demande d’autorisation. Pour ce type d’e-mail, vous devriez déjà savoir à qui l’envoyer. Par conséquent, utilisez le nom de cette personne dans la salutation au lieu de cette expression générique.

Ne pas modifier le ligne d’objet

L’un des aspects les plus importants des e-mails est la ligne d’objet. Lorsque vous envoyez le premier e-mail, indiquez un objet approprié. Mais si vous avez commencé avec un nouveau fil de discussion ou une nouvelle discussion à partir de cet e-mail, assurez-vous de modifier également la ligne d’objet.

Cliquer sur «répondre à tous» lorsque vous n’avez besoin de répondre qu’à une seule personne

Cela peut être une situation potentiellement embarrassante, surtout si votre employeur vous a demandé de préciser votre « raison personnelle » et vous ne vouliez pas que tout le monde sache ce que c’est. Donc, avant de cliquer sur « envoyer », assurez-vous que l’e-mail ne contient que l’e-mail add d’un destinataire dans le champ « À: ».