Vous voulez savoir comment créer une politique de présence des employés?

Les entreprises prospères du monde entier ont une chose en commun: toutes ont une excellente présence de leurs employés.

Mais que se passe-t-il lorsque vos employés ne se présentent pas?

Vos processus sont perturbés, vous êtes confronté à une crise de personnel et vous manquerez inévitablement vos délais. Et avec la pandémie COVID-19 qui affecte les entreprises partout dans le monde, la surveillance de la présence des employés à distance devient plus difficile que jamais!

Cela ne semble pas idéal, non?

Une politique détaillée de présence des employés est une moyen efficace d’éviter ces problèmes d’assiduité.

Il décrira tout ce que vos employés doivent savoir sur le fait de se présenter au travail et les conséquences d’une faible présence des employés.

Pour vous aider, nous expliquerons ce qu’est une politique de présence et ce que vous devez inclure dans votre politique. Pour commencer, nous vous donnerons un exemple de modèle de politique de présence des employés.

Cet article contient:

• Qu’est-ce qu’un employé Politique de présence
• Pourquoi vous avez besoin d’une politique de présence
• Ce qui doit être couvert dans votre politique de présence des employés
• Un exemple de modèle de politique de présence des employés

Qu’est-ce qu’une politique de présence des employés?

Remarque: ces premières sections couvrent les principes de base des politiques de présence et ce qu’elles doivent couvrir, si vous souhaitez passer au modèle, cliquez ici .

Une politique d’assiduité des employés est un document qui contient toutes les informations dont vos employés ont besoin concernant l’assiduité. Il contiendra la manière dont les employés sont censés assister au travail, les niveaux de présence attendus et même les problèmes associés à la présence.

Par exemple, une politique de présence équitable des employés couvrira une variété de problèmes de présence courants. Ces problèmes d’assiduité peuvent aller du retard et des absences imprévues, et même inclure des jours de maladie et des congés personnels.

Cette politique vous aide également à expliquer les mesures disciplinaires pour ceux qui ne respectent pas les exigences de présence de l’entreprise.

Pourquoi avez-vous besoin d’une politique de présence?

une politique d’assiduité des employés présente plusieurs avantages:

permet à tout le monde de rester sur la même longueur d’onde

Une politique d’assiduité permet à l’employé de comprendre ce qu’on attend d’eux en matière d’assiduité au travail. Cette politique explique également pourquoi leur ponctualité et leur présence régulière sont importantes.

Il décrira également clairement les conséquences du non-respect des consignes de présence – en s’assurant que chacun est conscient de ce qu’il doit éviter.

Se protège contre d’éventuels litiges

Que se passe-t-il si l’absence d’un employé et la sanction qui en découle entraîne des réclamations de traitement injuste de la part de cet employé?

Pour vous protéger de cela, votre politique de présence sert de document juridique. Comme il couvre clairement une grande variété de problèmes d’assiduité, chaque employé sait ce qui lui est réservé.

De cette façon, en cas de litige futur, vous pouvez vous référer à la politique dans leur manuel de l’employé comme preuve que tout a été expliqué et que l’employé a consenti à suivre ces règlements.

En quoi consiste une politique d’assiduité des employés?

Vous savez maintenant pourquoi une politique d’assiduité des employés est importante, mais que devrait contenir cette politique?

Pour assurez-vous de ne rien manquer d’important, nous avons compilé une liste des sections importantes qui devraient être traitées dans votre politique.

Clarifications sur tous les aspects de la fréquentation

Comment pouvez-vous vous assurer que votre politique de présence est comprise par tout le monde?

Vous souhaitez couvrir une variété de problèmes de présence dans votre politique.

Cependant, avoir trop de termes commencera à semer la confusion chez votre employé.

Expliquer clairement les différents termes utilisés dans la politique vous aidera à éviter toute confusion possible sur les attentes des employés en matière d’assiduité.

Voici quelques exemples de termes que vous devriez définir dans votre politique:

A. Absentéisme

Lorsque vous commencez à définir l’absentéisme dans votre politique, vous devez être précis sur ce qui marque un employé comme absent. N’oubliez pas que l’absentéisme peut inclure des jours de vacances, des congés pour raison médicale ou des fonctions de juré.

Vos employés doivent également savoir ce qu’ils doivent faire pour éviter des points de présence négatifs ou des mesures disciplinaires.

N’oubliez pas d’inclure également ce que vous considérez comme un absentéisme excessif ou un abandon d’emploi, ainsi que les mesures disciplinaires pour ces infractions de présence.

B. Absence approuvée ou absence non motivée

Même si vous souhaitez éliminer les absences des employés, il y aura des moments où les employés ne pourront pas respecter leur horaire de travail. En expliquant l’absence approuvée dans votre politique, les employés sont moins susceptibles d’être marqués absents inutilement.

L’absence approuvée peut être vérifiée à l’aide de documents officiels tels que la note du médecin ou les avis de devoir de juré.Ces circonstances peuvent être gérées par votre service des ressources humaines en cas de besoin.

C. Employés exemptés et employés non exemptés

Votre politique doit également inclure la différence entre les employés exemptés et les employés non exemptés. Les règlements de la FLSA indiquent clairement que les employés exonérés ne peuvent pas réclamer la rémunération des heures supplémentaires.

Un employé non exonéré, par contre, PEUT réclamer une rémunération des heures supplémentaires pour les heures supplémentaires qu’il a travaillées.

D. Jour de maladie vs congé personnel

Allouerez-vous des congés de maladie payés dans votre police?

Que faut-il fournir pour bénéficier de ce congé de maladie?

Voici quelques-unes des questions auxquelles vous devez répondre dans votre politique.

Votre politique de présence peut également inclure des options de congé personnel afin que vos employés n’utilisent pas leurs congés de maladie de manière inappropriée. Vous pouvez également inclure une option de congé payé supplémentaire, comme un jour de vacances, pour plus de flexibilité.

E. Congé protégé FMLA

Votre entreprise est-elle couverte pour un congé FMLA?

Conformément à la loi sur les congés familiaux et médicaux, les employés éligibles ont le droit de prendre 12 semaines de congé sans solde pendant une période de 12 mois.

Assurez-vous que votre politique d’assiduité au travail en tient compte et explique clairement ce processus.

F. Retard

Comment définissez-vous un comportement tardif?

Votre politique doit inclure la manière dont vous définissez le retard. Cette clarification aidera les employés à comprendre l’importance de la ponctualité et à en bénéficier.

Par exemple, un employé sera-t-il marqué comme en retard s’il arrive avec 15 minutes de retard pour son quart de travail prévu? Ou serez-vous plus indulgent en ce qui concerne l’heure de début d’un horaire de travail?

Si vous ne souhaitez traiter que les comportements tardifs, envisagez de mettre en place une politique de retard pour accompagner votre politique de présence.

Comment allez-vous mesurer la présence des employés?

Vous avez maintenant clarifié tous les termes importants de votre politique.

Mais comment allez-vous suivre et mesurer la présence de chaque employé de votre entreprise?

C’est ici que vous mentionnez votre système de gestion des présences dans votre politique.

Par exemple, utiliserez-vous des identifiants, des scanners biométriques ou de simples fiches de présence?

Ou, alors que le travail à distance devient si populaire, utiliserez-vous plutôt des outils en ligne pour suivre la fréquentation?

Il est important d’expliquer cela dans votre politique de présence car cela permet aux employés de clarifier la fréquentation processus pour éviter tout malentendu à l’avenir.

Allez-vous ajouter un bonus de présence?

Récompenser les employés pour leur excellente présence est une excellente incitation pour les employés, ce qui contribue également à stimuler le moral des employés.

Vous pouvez mesurer une bonne participation en évaluant les éléments suivants:

• Toujours à l’heure au travail.
• Ne pas quitter le bureau pour faire ses courses personnelles.
• Toujours informer son superviseur des éventuels congés.

En attribuant des points de présence à chacune de ces activités, vous pouvez mesurer avec précision la présence régulière de votre employé.

Mais à quelle fréquence devriez-vous récompenser une bonne participation pour travailler comme un stimulant du moral des employés?

Vous pouvez récompenser une bonne participation sur une base mensuelle ou annuelle. Cela vous donnera suffisamment de temps pour mesurer avec précision et la présence des employés.

Procédures disciplinaires

Lorsque vous décrivez les procédures disciplinaires dans votre politique, vos employés connaîtront les conséquences d’une faible présence des employés.

Vous pouvez utiliser un simple système de «points» pour suivre les problèmes de présence des employés, tels que:

• Absent, avec raison avérée: 1 point.
• Absent, pas d’appel ni d’excuse: 2 points.
• Retard: ½ point.
• Ne se présente pas au travail à l’heure prévue: ½ point.
• Retour tardif du déjeuner ou de la pause: 1 point (plus de 30 minutes).
• Pas au poste de travail pendant les heures de travail: 3 points

Vous pouvez utiliser ces faibles taux de présence points pour calculer les infractions de présence de l’employé et attribuer les mesures disciplinaires progressives:

• 15 points: un avertissement verbal est donné.
• 30 points: un avertissement écrit est donné.
• 45 points: rencontre avec le superviseur, solution possible ou suspension.
• 60 points: l’employé sera sujet à licenciement.

Un exemple de présence d’un employé modèle de politique

Voici un exemple de politique de présence des employés que vous pouvez utiliser pour votre organisation:

(Une version téléchargeable de ce modèle ate est disponible à la fin de cette section.)

Présentation et objectif de cette politique de présence

Une participation régulière est encouragée à. Tous les employés, quels que soient leur poste et leur service, sont importants pour le succès de l’entreprise. Ne pas se présenter au travail et les retards provoquent des perturbations indésirables que nous voulons éviter.

Cette politique décrira les attentes et les procédures que nous attendons de nos employés concernant leur présence.

Présence des employés

Chez nous sommes fiers d’avoir bâti un lieu de travail équitable et responsable pour tous nos employés. Lorsque le retard ou l’absentéisme excessif d’un employé commence à perturber les autres et les opérations quotidiennes de l’entreprise, il est considéré comme un «comportement inapproprié» et les procédures disciplinaires commencent.

Absentéisme ou retard:

L’absentéisme sera défini comme une absence non signalée et / ou non vérifiée.

Le retard sera défini comme l’incapacité de respecter l’horaire de travail quotidien défini pour l’employé. Cela inclut l’arrivée tardive et / ou les heures de départ anticipé et les pauses café / déjeuner trop longues. Les heures de plus de XX minutes seront considérées comme des retards.

L’absentéisme doit être évité à tout moment, cependant, nous comprenons que tous les jours ne se passent pas comme prévu . Nous demandons à nos employés de faire de leur mieux pour informer leur supérieur hiérarchique de tout absentéisme imprévu.

Si l’employé se trouve dans une circonstance imprévisible entraînant une absence non planifiée, il incombe à l’employé d’informer son superviseur immédiatement.

L’employé sera marqué comme absent s’il n’a pas signalé une raison vérifiable à son supérieur immédiat.

Si un employé est marqué absent pendant trois jours consécutifs ou plus, il doit fournir des preuves pour justifier leur absence prolongée.

Ce qui suit n’est pas considéré comme une excuse appropriée pour l’absentéisme d’un employé:

• Problèmes ou dysfonctionnements de voiture
• Problèmes de santé non vérifiés
• Maladie d’un membre de la famille non vérifiée
• Jours de congé non approuvés
• Overleeping
• Tâches / courses quotidiennes personnelles

Présence des employés exceptions

Les circonstances spéciales suivantes seront prises en considération par le superviseur pour l’absentéisme d’un employé:

• Accident de voiture,
• Accouchement,
• Deuil,
• Service militaire,
• Conditions météorologiques extrêmes
• Funérailles,
• Jury Duty,
• Rendez-vous médical,
• Urgences inévitables.

Il incombe à l’employé de fournir à son supérieur des documents officiels pour prouver la circonstance particulière qui a entraîné son absence.

Loi sur le congé familial et médical (FMLA)

Si vous êtes admissible à un congé FMLA en vertu de la loi sur le congé familial et médical (FMLA), il est de votre responsabilité de communiquer et d’organiser votre congé avec votre superviseur XX jours avant votre absentéisme prévu.

Procédure disciplinaire et système de points

Une faible présence constante d’un employé, pendant XX mois / jours, entraînera des mesures disciplinaires et la résiliation possible du contrat d’un employé.

Les violations de cette politique de présence seront mesurées à l’aide d’un système de points. Ce système est mis en place pour mesurer raisonnablement la présence d’un employé:

• Absent, avec raison avérée: XX points.
• Absents, sans excuse: XX points.
• Retard: XX points.
• Ne se présente pas au travail à l’heure de travail prévue
• Retour tardif du déjeuner ou de la pause: XX points (plus de XX minutes).
• Pas au poste de travail pendant les heures de travail: XX points

Ces points de présence négatifs seront calculés et en fonction des points accumulés, des mesures disciplinaires progressives auront lieu comme suit:

• XXX points: un avertissement verbal est donné.
• XXX points: un avertissement écrit est donné.
• XXX points: rencontre avec le superviseur, solution possible ou suspension .
• XXX points: l’employé sera sujet à un licenciement.

D’autres raisons de mesures disciplinaires peuvent inclure:

• Une solution ne peut pas être retrouvée après XXX rencontres entre l’employé et le superviseur.
• Un employé n’assiste pas de manière responsable dans le suivi de sa présence.
• Un employé ne respecte pas continuellement les règles de cette politique.
• Un employé, à plusieurs reprises, ne tient pas compte des avertissements qui lui sont donnés

Des points seront remise à zéro à la fin de chaque année.

Bonus de présence

Les employés ayant atteint un record de présence de XX% seront récompensés chaque mois. Ceux qui atteindront une participation de XX% au cours de l’année auront une chance de gagner une prime de présence annuelle d’une valeur de XX.

Des points de présence seront attribués à l’employé qui:

• Est constamment à l’heure pour son quart de travail.
• Ne quitte pas le bureau pour faire des courses personnelles.
• Tient son superviseur informé des congés.

–

J’ai lu et compris le contenu présenté dans ce document qui sont décrites dans cette politique de présence.

Je ____________________ accepte de respecter les directives décrites dans cette politique.

Lu et accepté par:

Employé: ____________________

Signature: ____________________

Superviseur: ____________________

Signature : ____________________

Date: ____________________

Clause de non-responsabilité: Ce modèle de politique que nous vous avons fourni est uniquement un guide général et ne peut être utilisé qu’à titre de référence. Ce modèle de politique peut ne pas tenir compte des lois locales, étatiques ou fédérales et d’autres lois applicables et ne doit pas être considéré comme un document juridique. Ni l’auteur ni Time Doctor n’assumeront de responsabilité légale pouvant découler de l’utilisation de cet exemple de politique de présence des employés.

Liens de téléchargement:

• Politique de présence des employés (Google Doc)
• Politique de présence des employés (Word Doc)

Conclusion

La chose la plus importante à retenir lors de l’élaboration de votre politique de présence est que vos employés sont humains. Avoir une attitude empathique lors de l’élaboration de cette politique encouragera l’équité et créera un système qui fonctionne pour tous.

Et pour vous assurer de créer une politique de présence des employés équitable pour votre manuel des employés, suivez simplement les étapes que nous avons décrites ici et tout ira bien.