L’examen de votre rapport sur le vieillissement des comptes clients au moins une fois par mois, et idéalement plus souvent, peut aider à garantir que vos clients et les clients vous paient. Il vous indique au moins où ils en sont afin que vous puissiez prendre des mesures pour les collecter si nécessaire.

Explication des comptes clients

Les comptes clients, parfois appelés «créances» ou «A / R», sont les montants dus à une entreprise par ses clients. Vous pouvez les considérer comme des « paiements dus à mon entreprise ».

Les créances sont considérées comme un actif commercial, car elles ont une valeur. Ils représentent le montant total dû à votre entreprise. Ils sont classés en haut de la liste des actifs, car ils peuvent être convertis en espèces. Dès qu’ils « sont payés, ils deviennent des espèces.

Certaines entreprises de trésorerie ou des entreprises qui dépendent fortement d’un client qui utilise des cartes de crédit n’ont pas de créances. Mais si vous facturez vos clients et que vous leur proposez des conditions telles que le paiement sur une certaine période, vous voudrez pouvoir exécuter un rapport de vieillissement A / R afin de voir le montant dû de chacun d’eux.

Méthode comptable et créances

Vous utilisez probablement la méthode de la comptabilité d’exercice par opposition à la comptabilité de caisse si votre entreprise compte un bon nombre de clients qui ne le font pas payer immédiatement. Cette méthode comptable est utilisée pour faire correspondre les revenus et les dépenses de l’année correcte. Avec la comptabilité d’exercice, vous pouvez inclure un montant à recevoir dans le revenu brut de l’année d’imposition si vous pouvez établir votre droit de recevoir l’argent et le montant, avec une facture, par exemple.

Le processus de collecte d’argent auprès des clients de ce type d’entreprise commence par une facture – une facture au client. La facture indique le montant dû et sa date d’échéance, y compris les conditions de paiement. Les conditions de paiement incluent parfois une remise pour paiement anticipé. Elle peut également indiquer les conditions et les frais de prolongation du délai de paiement.

Rapport sur le vieillissement des comptes clients

Le vieillissement des comptes clients, parfois appelé rapprochement des comptes clients, est le processus de catégorisation de tous les montants dus par tous vos clients, y compris la durée pendant laquelle des montants ont été impayés et impayés. Vous « re » vieillissez « ces informations. Le rapport de vieillissement est utilisé pour recouvrer les dettes et établir le crédit.

Les catégories standard pour ce type de rapport incluent:

• Actuel: à échéance immédiate
• 1 à 30 jours: échéance dans les 30 prochains jours
• 31 à 60 jours: un mois en retard
• 61 à 90 jours: deux mois en retard
• 91 jours et plus: plus de deux mois en retard

Si un client a plusieurs factures qui ont été engagées à des moments différents, le rapport indiquera le montant dû et à quelle heure. Par exemple, un rapport de chronologie des comptes clients pour l’épicerie fine de JR peut lire quelque chose comme ceci:

• 230 USD 30 jours
• 120 USD 60 jours
• 390 $ sur 90 jours.

Le but de cette chronologie des comptes clients est de vous montrer quelles créances doivent être traitées plus rapidement car elles  » Je suis en retard depuis plus longtemps. Ce rapport est standard avec la plupart des logiciels de comptabilité d’entreprise, y compris les systèmes en ligne.

Importance d’un rapport sur le vieillissement des comptes clients

La règle numéro un en matière de recouvrement de créances est que plus une dette est due, moins il est probable que vous « vous serez en mesure de le récupérer. Il est essentiel de connaître vos clients et leurs dettes pour les recouvrer.

Comment utiliser un rapport de vieillissement A / R

Tout d’abord, examinez les montants les plus élevés dus par tous les clients. Ces montants sont-ils à jour? Sont-ils 30 jours? Ou ces factures sont-elles impayées depuis 120 jours ou plus?

Considérez le principe 80/20 (parfois appelé principe de Pareto) qui dit qu’environ 80% des problèmes sont causés par 20% du groupe. Si vous vous concentrez sur les 20%, les clients avec les soldes les plus élevés, vous optimisez vos collections. Vous obtiendrez ainsi le meilleur rendement. Déterminez comment vous allez gérer chacune de ces grosses factures, puis rédigez un plan et demandez à votre responsable des comptes clients de commencer à travailler.

Prise Clients des recouvrements

Maintenant, regardez les factures qui sont dues depuis longtemps. Déterminez si vous êtes prêt à faire passer chacun de ces clients à l’étape suivante du processus de recouvrement, à envoyer les comptes à une agence de recouvrement ou à intenter une action devant le tribunal des petites créances. Vous savez peut-être que l’épouse d’un client est atteinte d’un cancer en phase terminale. pourrait décider de ne pas poursuivre cette personne en justice.C’est à vous de décider.

Enfin, utilisez votre système de recouvrement pour déterminer comment vous allez contacter tous les clients dont les factures sont en souffrance depuis 30 jours ou plus. Laissez le système vous guider, mais n’hésitez pas à faire des exceptions.

Avant de tenter de poursuivre quelqu’un en justice pour une créance irrécouvrable, tenez compte du statut de votre État des limitations sur les collections. Cette période varie selon l’état.

La période de collecte moyenne

Vous pouvez également calculer un ratio d’analyse commerciale appelé «période de collecte moyenne». Ce calcul montre le nombre de jours, en moyenne, qu’il faut pour collecter sur les ventes de votre entreprise. Vous pouvez voir si ce ratio augmente avec le temps, ce qui prend beaucoup de temps à collecter.

La formule pour la période moyenne de collecte est:

Quoi si vous ne parvenez pas à recouvrer?

Vous pourrez peut-être demander une déduction pour créances irrécouvrables dans votre déclaration de revenus professionnelle si vous ne pouvez pas recouvrer une créance. Pour ce faire, vous devez utiliser la méthode de comptabilité d’exercice.

Avant