Soyez un professionnel: utilisez le bon format de lettre commerciale.

La voie une lettre commerciale regarde immédiatement donne au lecteur sa première impression avant même de la lire. La qualité du papier, la conception du papier à en-tête, les marges, l’espacement et plus encore ont quelque chose à dire sur l’organisation.

Une faiblesse dans l’un de ces éléments peut nuire à l’efficacité du message, même s’il est écrit de manière experte. Pour faire simple, vous n’avez pas l’air professionnel.

J’ai une longue liste des éléments du format formel de lettre commerciale ci-dessous. Il existe également quelques exemples avec tous les éléments mis en évidence pour une référence plus facile.

Éléments de format de lettre commerciale courants

L’exemple suivant contient les éléments les plus courants dans un format de lettre commerciale professionnelle.

Pour une référence plus simple, la lettre dans l’infographie ci-dessus.

1: votre propre adresse.

Dans la plupart des situations commerciales, vous utiliserez le papier à en-tête pré-imprimé de votre entreprise. Si vous utilisez un papier vierge, saisissez l’adresse.

2: Lignes de date

Placez la date au moins deux espaces sous l’en-tête. La ligne peut être alignée à gauche ou à droite, ou centrée sous l’en-tête.

Ne pas abréger le mois ou utiliser nd, st ou th avec les numéros de jour, comme le 5 mai 2011. N’utilisez pas non plus le numéro du mois. , comme le 23/06/11.

Les deux ordres de date indiqués ci-dessous sont appropriés; cependant, ce dernier est principalement utilisé par le gouvernement, l’armée et ceux en dehors des États-Unis.

10 décembre 2010
10 décembre 2010

3: Adresse du récepteur

Saisissez l’adresse des destinataires dans cette section.
Destinataire
Adresse
Ville, État Code postal

Assurez-vous que le nom d’une personne est correctement orthographié. Un destinataire peut décider d’ignorer une lettre qui a été écrite par quelqu’un qui ne peut pas épeler son nom.

Deux hommes ou plus sont appelés Messieurs, ce qui signifie Messieurs. N’utilisez pas de prénoms avec cette abréviation.
Messieurs. Smith, Wyatt et Fury

Deux femmes ou plus sont appelées Mesdames, Mmes. Ou Mses. N’utilisez pas de prénoms avec ces abréviations:
Mses. Farb, Lionel et Gray

Lorsque vous vous adressez à des couples, donnez les deux titres appropriés:
Dr. et Mme Harold Wright
M. Harold Wright et Dr. Margaret Wright
Drs. Harold et Margaret Wright
Dr. Margaret Wright et M. Steven Jones
M. et Mme Harvey Adams-Quinn
Mme Margaret Wright et M. Steven Jones

Lors de la sélection d’un titre, observez toujours la façon dont un individu s’identifie. Par exemple, certains diplômés n’utilisent pas leurs titres tandis que d’autres le font.

Certaines femmes mariées préfèrent Mme .; d’autres préfèrent Mme Si vous ne connaissez pas le titre que la femme préfère, utilisez la Mme standard ou supprimez complètement le titre:

Placez l’adresse intérieure au moins deux lignes sous la date.

Placez le titre d’une personne après son nom à moins qu’il ne soit anormalement long, puis passez à la ligne suivante.
Ken Green, président
Ken Green
Vice-président des opérations internationales

Le une virgule avant les abréviations Jr. et Sr. est facultative.
Michael Jordan, Jr.
Michael Jordan Sr.

4: Salutation

Utilisez toujours le nom de l’individu si vous sachez-le.

Chère Amy: (amie personnelle ou associée proche)
Chère Mme Rider:
Chère Miss Spears:
Chère Mme Tyler: (utilisez Mme Si vous ne savez pas l’état matrimonial ou la préférence)
Cher M. Farnham:
Cher Dr. Doom:
Cher Sir Elton John:

Si vous ne connaissez pas le nom de l’individu, adressez-le au titre de l’individu dans l’entreprise et utilisez ensuite cher Monsieur ou Madame: Voici un exemple:

Responsable des ressources humaines
ABC Company
123 Sesame Street

Cher Monsieur ou Madame:

Mais veuillez n’utiliser ceci que si vous ne pouvez vraiment pas trouver le nom de la personne. La plupart des entreprises vous diront qui est la personne. Tout ce qu’il faut, c’est un appel téléphonique. Il est également assez facile de trouver ces informations sur Linkin ces jours-ci.

Si vous vous adressez à une organisation et non à un individu, utilisez ce qui suit:

Mesdames et Messieurs:

Et si vous souhaitez mettre la lettre en surbrillance à une ou plusieurs personnes de l’organisation, utilisez la ligne d’attention comme suit:

Attention: Mlle J. Fonda, PDG et M. M. Jackson, directeur financier

Mesdames et Messieurs:

5: Corps de la lettre

C’est le corps de votre lettre. Le reste de ce site explique plus en détail comment écrire efficacement pour chaque type de lettre que vous souhaitez écrire.J’essaie de comprendre comment rédiger efficacement le corps afin que vous puissiez faire passer votre message et atteindre votre objectif.

6: Clôture gratuite

Pour un format de lettre commerciale normal, je préfère utiliser Cordialement, Sincèrement et sincèrement vôtre. Une autre lettre commerciale formelle acceptable à proximité comprend Cordialement, Cordialement la vôtre, Très sincèrement la vôtre, Très cordialement la vôtre, La vôtre très sincèrement, Très vraiment la vôtre et si la personne est de haute stature, respectueusement la vôtre.

7: Signature

Utilisez un titre (M., Mlle, Mme) pour indiquer votre préférence et votre sexe et vous donner le prénom et le nom.

Le titre officiel de votre entreprise va sous votre nom. Ceci est facultatif et dépend de votre sérieux. Par exemple, une lettre d’offre d’emploi formelle en exigerait une.

Le papier

Je recommande d’utiliser le 20lb pour une utilisation normale et le 32lb pour les lettres importantes comme les lettres d’accompagnement de CV et les lettres de remerciement.

Couleur: Le blanc est la norme et doit généralement être utilisé. Les teintes claires (gris, bleu, vert, etc.) deviennent également populaires.

Taille: Pour moi, la lettre ou A4 sont les seules tailles acceptables. Il existe d’autres tailles, mais je ne le recommande pas, sauf si vous êtes dans le domaine de la création ou si vous essayez d’attirer l’attention sur une lettre de vente.

Mise en page

Dans un format de lettre commerciale, il existe de nombreuses mises en page; les trois plus populaires sont les semi-bloqués, bloqués et complètement bloqués. Vous trouverez ci-dessous des exemples de l’apparence de ces mises en page sur une lettre de deux pages. (cliquez sur l’image ci-dessous pour voir les exemples)

Formats de lettre commerciale

Quelle que soit la mise en page que vous souhaitez utiliser, cela n’a pas vraiment d’importance. Quant à moi, je préfère le bloqué simplement parce qu’il est plus facile de taper sur l’ordinateur.

Marges

Gauche et Droite 1 pouce
Haut et bas 1 ½ pouce

Espacement

La plupart des lettres commerciales utilisant le bon format de lettre commerciale sont à simple interligne. Utilisez un double espace pour les lettres courtes. Laissez une ligne vide entre les paragraphes, 2 lignes vides avant la clôture complémentaire (c’est-à-dire sincèrement) et 3 à 4 lignes pour la signature.

Enveloppes

Assurez-vous que l’adresse sur votre enveloppe est facile à lire afin qu’elle ne soit pas jetée dans une salle de courrier. Placez l’adresse juste en dessous du centre vertical et juste à droite du centre horizontal.

Toute instruction spéciale telle que «Personnel», «Veuillez transférer» ou «Confidentiel» apparaît sur le côté gauche de l’enveloppe sous le adresse de retour. Placez une « ligne d’attention » directement sous le nom de l’entreprise sur une enveloppe.

Confidentiel: Mme Susan Johnson

Assurez-vous que l’adresse sur l’enveloppe est écrite de manière à Le travailleur postal peut le lire en un coup d’œil.

Lorsqu’une rue et une adresse postale sont indiquées, le service postal livrera votre lettre à l’adresse qui apparaît directement au-dessus du code postal.

Sur l’adresse de l’enveloppe, tapez les noms des pays étrangers en majuscules.

Épelez tous les noms de rue numériques de un à dix.
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
Five Park Avenue
One Wingren Plaza

Utilisez un trait d’union entre les numéros de rue et de résidence.
556 – 91 Street